REFLEX Bedienungsanleitung Eingangsrechungen Zahlungen exportieren

1 Eingangsrechnungen: Zahlungen exportieren

Sie können die Zahlungen exportieren, um sie z.B. in ein Online-Banking Programm zu übernehmen.

1.1 Allgemeine Vorgehensweise

Zuerst erfassen Sie im Programmteil Eingangsrechnungen die Zahlungen, die Sie vornehmen wollen. Dort geben Sie das Zahlungsdatum, die ausführende Bank (also Ihre Bank), die Empfängerbank sowie den Zahlbetrag an. Sie müssen dabei nicht unbedingt die ausführende Bank schon angeben. Das können Sie auch später (beim Exportieren) noch machen!
Dann öffnen Sie das Export-Fenster. Hier können Sie die Zahlungen anschauen. Außerdem können Sie hier noch die Bankdaten ändern, sowohl die ausführende als auch die Empfänger-Bank!
Dann legen Sie fest, in welche Datei(en) exportiert werden soll. Sie können alle Zahlungen in eine Datei schreiben oder die Zahlungen für verschiedene ausführende Banken und/oder für Kostenstellen getrennt in Dateien schreiben. Das Programm unterstützt Sie dabei, indem es den Dateinamen je nach Option vorschlägt, z. B. für die ausführende Banken mit unterschiedlichen Namen.
Dann exportieren Sie die Daten. Jeder Zahlungsbuchungssatz, der exportiert wurde, erhält ein Kennzeichen, das ihn als „Exportiert“ kennzeichnet. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie nicht versehentlich eine Zahlung zweimal exportieren. Dieses Kennzeichen können Sie jedoch wieder zurückstellen, um einen Export warum auch immer zweimal auszuführen.

⇨ Beim ersten Öffnen des Exportfensters werden Sie aufgefordert, das Verzeichnis anzugeben, in das die Exportdatei(en) geschrieben werden sollen. Diese Angabe wird in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

1.2 Exportieren

Wählen Sie in den Eingangsrechnungen Zahlungen exportieren (F11). Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Export vorgenommen werden kann. Beispiel:

Hinweis zu IBAN und BIC/SWIFT:

Wenn in der Bankverbindung, die bei der Zahlung angegeben wurde, IBAN oder BIC/SWIFT fehlen, wird die Zeile gelb markiert! Diese Zahlungen können seit Februar 2014 nicht mehr exportiert werden! Sollten die Bank-Stammdaten nach der Zahlungserfassung ergänzt worden sein, können Sie die Bankdaten in dieser Übersicht aktualisieren:

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Empfängerbank...
oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü den Eintrag Empfängerbank ändern aus
oder drücken Sie Strg+E

Dann können Sie die neue Bankverbindung für diese Zahlung aktualisieren bzw. eine andere Bankverbindung wählen. Wenn in den Kontakt-Stammdaten keine Bankverbindung mit IBAN vorhanden ist, müssen Sie diese zuerst dort anlegen!

1.3 Auflistung und Filterung der Zahlungsdaten

In diesem Fenster werden die anstehenden Zahlungen aufgeführt. Die Anzeige ist gefiltert:

...nach der ausführenden Bank ("Nur Bank"). Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld und wählen die gewünschte Bank aus. Die Anzeige wird dann gefiltert und die Summe der Zahlungsbeträge für diese Bank unten angezeigt. Diese Option sollte normalerweise ausgewählt werden, weil ja später eine Datei erzeugt werden soll, die Überweisungen einer bestimmten Bank auslösen soll!
...optional nach dem Zahlungsdatum, indem Sie das gewünschte Datum aus dem Feld „Ausgewählte Zahlungen für“ auswählen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden immer nur die Zahlungen angezeigt, die als Zahldatum das angegebene Datum haben. Das Zahlungsdatum wurde bei der Zahlungserfassung angegeben.
- Die Banken werden in den Programm-Parametern und –Einstellungen festgelegt.
...Optional können Sie die Anzeige auch nach Kostenstellen filtern.

Sie können zusätzlich festlegen, dass Sie nur bestimmte Zahlungen anzeigen wollen:

1 - Noch nicht exportierte Daten
2 - Bereits exportierte Daten
3 - Alle

Dieser Filter bezieht sich grundsätzlich auch auf die anderen Filter-Optionen.

Sie können den Export nur starten, wenn Sie „1 Noch nicht exportierte Daten“ ausgewählt haben!

Wie oben gesagt, können Sie die anstehenden Zahlungen nach Ihren Banken filtern. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zahlungen zwischen Ihren Banken zu „jonglieren“, weil Sie jeweils die Gesamtzahlungssummen der ausgewählten Bank sehen und eine Zahlung ggf. von einer anderen Bank ausführen lassen können.

Wenn Sie „2 bereits exportierte Daten“ ausgewählt haben, werden nur die Zahlungen angezeigt, die schon exportiert wurden. Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine oder mehrere Zahlungen noch mal exportieren wollen, so markieren Sie in der unteren Tabelle diese Zahlungen und klicken mit der rechten Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie „Export-Kennzeichen zurücksetzen“ aus. Dann werden alle markierten Zahlungen als „Nicht exportiert“ gekennzeichnet und Sie können diese noch mal exportieren.

Achtung:

Wenn Sie noch mal exportieren, werden die Zahlungen u.U. doppelt ausgeführt! Gehen Sie sehr sorgsam mit dem Mehrfach-Export um!

1.4 Ausführende Bank ändern

Wenn Sie eine Zahlung von einer anderen Bank ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der auf die Zeile der Zahlung und

klicken Sie auf die Schaltfläche Empfängerbank...
oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü den Eintrag Empfängerbank ändern aus
oder drücken Sie Strg+E

Danach legen Sie die Bank fest. Beispiel:

Wenn Sie die Anzeige nach einer anderen Bank gefiltert haben, verschwindet sie aus der Tabelle, die Zahlungssumme wird aktualisiert.

1.5 Empfängerbank ändern

Wenn Sie eine Zahlung auf eine andere Bank des Lieferanten ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Zahlung und wählen aus dem Kontextmenü „Empfängerbank ändern“ aus. Die in den Kontaktstammdaten gespeicherten Banken des Lieferanten werden angezeigt. Danach legen Sie die Bank fest.

1.6 Zahlungsdatum ändern

Wenn Sie eine Zahlung an einem anderen Tag ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Zahlung und wählen aus dem Kontextmenü „Zahlungsdatum ändern“ aus. Geben Sie das gewünschte Datum ein.

1.7 Exportkennzeichen setzen

Manchmal kann es sinnvoll sein, die bestehenden Eingangsrechnungen/Zahlungen als "Exportiert" zu kennzeichnen, obwohl sie nicht exportiert wurden, beispielweise wenn man mit dem Export beginnen will, ohne die alten Eingangsrechnungen/Zahlungen zu berücksichtigten. Dann kann man die gewünschten Zeilen markieren (einzeln oder mit dem Button "Alle") und dann mit der rechten Maustaste "Exportkennzeichen setzen" wählen:

1.8 Weiter zum Export

Wenn Sie die Zahlungen nun exportieren wollen, klicken Sie auf [Weiter] oder drücken die Funktionstaste [F2].

Je nachdem, welches Export-Format Sie ausgewählt haben, wird nun eine Seite für den Export geöffnet.

2 Export im StarMoney©/SFirm©-Format

Das Programm schlägt nun einen Dateinamen für den Export vor:

Wenn Sie eine bestimmte Kostenstelle oder Bank gewählt haben (Filter, s.o.), so wird die ausgewählte Kostenstelle bzw. Bank in den Dateinamen eingesetzt.

2.1 Optionen

2.1.1 BLZ, Konto-Nummer

Bis Februar 2014 kann man innerhalb Europas Überweisungen mit PLZ/Kontonummer durchführen. Seit diesem Datum muss man IBAN/BIC verwenden.

2.1.2 IBAN, BIC/SWIFT

Seit Februar 2014 muss man IBAN/BIC für Überweisungen verwenden.

Hinweise:

Die Auswahl "IBAN/BIC" an dieser Stelle hat keine Auswirkung auf das Dateiformat, insbesondere wird dabei nicht das SEPA-XML-Dateiformat ausgewählt! Dieses Dateiformat wird über die Registerseite SEPA-XML-Format ausgewählt!
Einige Banken akzeptieren trotzdem noch das SFirm-Format, allerdings mit IBAN/BIC.

2.1.3 IBAN und BIC ohne Anführungszeichen

In einigen Banking-Programmen muss IBAN und BIC ohne Anführungszeichen angegeben werden, bei anderen mit. Wählen Sie die Option, die Ihre Banking-Software verlangt.

2.1.4 Mit Kreditorennummer und Rechnungsnummer

Wenn Sie diese Option einschalten, wird ans Ende jedes Datensatzes die Kreditorennummer (=Lieferanten-Nummer) und die Rechnungsnummer exportiert.

2.1.5 Mit Verwendungszweck 2 und 3

Standardmäßig werden drei Verwendungszwecke in die Export-Datei geschrieben. Wenn Sie diese Option ausschalten, können Sie Verwendungszweck 2 und Verwendungszweck 3 unterdrücken, diese werden also nicht in die Exportdatei geschrieben.

Bitte beachten Sie:

In den Programm-Parametern kann man für den Verwendungszweck sog. "Variable" verwenden. Das sind Platzhalter, die beim Export durch die Datenfelder ersetzt werden. Folgende Variablen sind möglich:

Variable	Beschreibung
<LIEFERNR>	Lieferanten-Nummer (Kreditoren-Nummer)
<LIEFERBEZEICHNUNG>	Lieferbezeichnung aus der Eingangsrechnung.
<RECHNR>	Rechnungsnummer der Eingangsrechnung.
<RECHDAT>	Rechnungsdatum der Eingangsrechnung.
<BESTELLNR>	Bestellnummer der zugehörigen Bestellung.
<ZAHLHINWEIS>	Zahlungshinweis.
<IBAN>	IBAN
<SWIFT>	BIC/SWIFT
<BUCHNR>	Buchungsnummer der Eingangsrechnung

Weiter geht es mit dem Punkt Export_starten.

3 Export im SEPA-Format

3.1 Bank- und Firmen-Daten

Im Fenster oben werden die Daten der ausgewählten (Haus-)Bank angezeigt:

Name
BIC
IBAN
Verarbeitungsnummer: Dies ist eine Fortlaufende Nummer, die pro Bank - von 1 beginnend - bei jedem Export-Vorgang automatisch hochgezählt wird.

Beispiel:

Die Firmen-Informationen werden aus den Programm-Parametern-->Formulartexte geholt.

Die Haus-Nummer ist bei SEPA ein separates Feld. Sie wird aus der Angabe der Strasse extrahiert.

Die Landesbezeichnung wird aus der Klartext-Angabe in den Formular-Texten geholt:

Aus "GERMANY" oder "DEUTSCHLAND" wird "DE"
Aus "SWITZERLAND" oder "SCHWEIZ" oder "SUISSE" oder "SVIZZERA" wird "CH"
Aus "AUSTRIA" oder "ÖSTERREICH" wird "AT"
Aus "NEDERLAND" oder "NETHERLANS" wird "NL"

Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle!

3.2 Der Dateiname

Das Programm schlägt einen Dateinamen für den Export vor:

Der Dateiname muss eindeutig sein. Deshalb besteht der Dateinamen aus:
- BIC der ausgewählten Bank
- Verarbeitungsnummer der ausgewählten Bank
- Datum und die Uhrzeit

Wenn Sie eine bestimmte Kostenstelle, so wird die ausgewählte Kostenstelle in den Dateinamen eingesetzt.

Der Dateiname entspricht der sog. "Message Identification". Die Message Identification ist innerhalb einer SEPA-Datei eine eindeutige Kennzeichnung eines Vorgangs. Anhand dieser Kennzeichnung erfolgt z.B. Bank-seitig die Doppeleinreichungskontrolle, das Nachvollziehen und Suchen von Nachrichten usw.

3.3 Wichtig

3.3.1 Bank-BIC und IBAN

In der XML-Datei ist u.a. die BIC der ausgewählten (Haus-)Bank enthalten. Diese muss in den Programm-Parametern eingestellt werden. Bis Februar 2014 stand da noch die Bankleitzahl und Kontonummer, ab Februar 2014 muss dort die BIC und IBAN der Bank eingetragen werden!

Das Programm prüft, ob an dieser Stelle noch eine BLZ steht und zeigt ggf. diese Fehlermeldung an:

Die BIC der Hausbank in den Programm-Parametern ist noch eine BLZ (1234567)!
In den Programm-Parametern->Banken muss BIC und IBAN Ihrer Bank(en) angegeben werden!

Korrigieren Sie (oder ein Admin) diese Angabe. Erst dann kann der Export gestartet werden!

3.3.2 Firmen-Name

In der SEPA-Datei ist auch der Name der Firma (Ihrer Firma) enthalten. Dieses wird in den Programm-Parametern unter Verwaltung->Formular-Texte und Firmen-Name für SEPA-Zahlungsexport angegeben.

3.3.3 SEPA-Verwendungszweck

Es wird nur der Verwendungszweck 1 aus den Programm-Parametern in die Export-Datei geschrieben! Max. 70 Zeichen sind möglich.

Bitte beachten Sie:

In den Programm-Parametern kann man für den Verwendungszweck sog. "Variable" verwenden. Das sind Platzhalter, die beim Export durch die Datenfelder ersetzt werden. Folgende Variablen sind möglich:

Variable	Beschreibung
<LIEFERNR>	Lieferanten-Nummer (Kreditoren-Nummer)
<LIEFERBEZEICHNUNG>	Lieferbezeichnung aus der Eingangsrechnung.
<RECHNR>	Rechnungsnummer der Eingangsrechnung.
<RECHDAT>	Rechnungsdatum der Eingangsrechnung.
<BESTELLNR>	Bestellnummer der zugehörigen Bestellung.
<ZAHLHINWEIS>	Zahlungshinweis.
<IBAN>	IBAN
<SWIFT>	BIC/SWIFT
<BUCHNR>	Buchungsnummer der Eingangsrechnung (ab Rel. 160114)

Bedenken Sie bitte, dass die Variable selbst nur wenige Zeichen in Anspruch nimmt, die eingefügten Daten jedoch wesentlich größer sein können! Überstehende Zeichen werden beim Export abgeschnitten.

3.4 Ausführungsdatum

Bestätigen Sie das vom Programm vorgegebene Datum oder überschreiben Sie dieses mit einem von Ihnen gewünschten Datum.

Das Programm gibt als Vorgabe den übernächsten Geschäftstag vor. Dabei werden Samstage, Sonntage und Feiertage berücksichtigt.

3.5 Optionen

Es gibt ein paar Optionen, mit denen der SEPA-Export gesteuert werden kann. Diese werden in diesem Artikel beschrieben.

Weiter geht es mit dem Punkt Export_starten.

4 Export starten

Starten Sie nun den Export mit der Schaltfläche [Exportieren!].

Alle selektierten Datensätze werden in die Exportdatei geschrieben (wenn sie nicht fehlerhaft sind!). Anschließend wird das Kennzeichen „Exportiert“ und das tatsächliche Zahlungsdatum (also heute) gesetzt.

Danach wird ein Protokoll angezeigt, in dem die Exportvorgänge und eventuelle Fehler aufgeführt werden.

Falls beim Export Fehler aufgetreten sind, werden diese in der Spalte „Hinweis“ angezeigt. Datensätze mit Fehlern werden nicht exportiert!

Sie können nun die weitere Vorgehensweise bestimmen:

4.1 Nächster Export

Wenn der Export durchgeführt wurde, können Sie einen neuen Exportvorgang ausführen, z. B. mit einer anderen Bank oder einer anderen Kostenstelle.

Wenn Sie mehrere Banken/Kostenstellen haben und den Export nach diesen trennen wollen, müssen Sie den Exportvorgang für jede Bank/Kostenstelle wiederholen.

4.2 Protokoll drucken

Sie können das angezeigte Protokoll ausdrucken. Das Protokoll ist eine HTML-Datei, die in dem Export-Verzeichnis gespeichert wird. Der Name der Protokolldatei steht im Protokoll, er besteht aus dem Exportdateinamen plus Datum/Uhrzeit. Wenn Sie das Protokoll zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen/drucken wollen, können Sie die Datei mit jedem Internet-Browser öffnen. Gehen Sie dazu in den Windows-Explorer, öffnen Sie das Export-Verzeichnis und doppelklicken Sie auf die gewünschte Protokolldatei.