GEVAS-Professional MultiStat Technische Doku

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1 Allgemeines

Hier werden die technischen Hintergründe für das Modul MultiStat von GEVAS-Professsional beschrieben.

2 Datenfluss

2.1 Beispiel einer Datenbank-Umgebung

Es gibt 2 Datenbanken:

MultiStat Schaubild 01.png

  • In der Datenbank GevasKF arbeiten die Abteilung (=Lager/Filiale) "KF" und "MASKE" (MultiLager aktiviert).
  • In der Datenbank GevasRF arbeitet die Abteilung (=Lager/Filiale) "RF" (MultiLager nicht aktiviert).

Als Hauptdatenbank, in der sich auch die MultiStat-Tabellen befindet, wurde GevasKF ausgewählt (man hätte auch GevasRF verwenden können).

2.2 Datenfluss, Import und Erfassung

Die Daten aus den verschiedenen Datenbanken bzw. Abteilungen fließen zentral in die speziellen MultiStat-Tabellen:

MultiStat Schaubild 02.png


Ausgang, Eingang
...werden automatisch aus den Lagerprotokollen (Tabelle "PROT") importiert.
Einkauf, Verkauf
...werden manuell erfasst, getrennt nach Lager/Filialen.

2.3 Reports, Auswertungen, Diagramme

Alle Reports, Auswertungen und Diagramme werden aus den MultiStat-Tabellen der Datenbank GevasKF erzeugt:


MultiStat Schaubild 03.png

3 Lager/Filialen

Die Lager/Filialen werden in der Hauptdatenbank unter Stammdaten⇒Lager/Filialen angelegt.


3.1 Filiale "MASKE"

Die Filiale "MASKE" ist eine spezielle Filiale, die statistisch teilweise anders behandelt wird:

  • Eine Abteilung "MASKE" verwaltet Schminke usw. mit dem Programm.
  • Diese werden jedoch nicht vermietet sondern es geht immer um Verbrauchsmaterial!
  • Deshalb gibt es in der Statistik keinen Ausgang (Miet-Ausgabe) und keinen Eingang (Miet-Rücknahme)!
  • Bei den Ausgangs- und Eingangs-Statistiken wird "MASKE" ignoriert, d.h. es werden keine Ausgangs- und Eingangszahlen berechnet!

3.2 Ausgang/Eingang

Seit dem Release 190328 werden die Daten automatisch importiert...

...wenn man in MultiStat den Eingang oder Ausgang aufruft und einen bestimmten Monat/ein bestimmtes Jahr anwählt.
...wenn man in MultiStatReport eine Eingangs- oder Ausgangs-Statistik aufruft für einen bestimmten Monat/ein bestimmtes Jahr.

Wenn man als Programm-Admin angemeldet ist, kann man den Import protokollieren lassen (Check-Box "Import protokollieren" rechts oben) und per Button anzeigen lassen ("Import-Protokoll") daneben).


3.2.1 Woher kommen die Daten?

Die Statistik Ausgang (Miet-Ausgabe) und Eingang (Miet-Rücknahme) wird aus den definierten Datenbanken ermittelt.

Wichtig!
  • Ausgang und Eingang werden ohne Berücksichtigung des Filial-Kennzeichens aus den verschiedenen Datenbanken errechnet.
  • Wenn man also z.B. eine Datenbank "GevasRF" und eine "GevasKF" hat, wird der Ausgang/Eingang aus diesen Datenbanken geholt.
In diesen Datenbanken wird bei dieser Statistik nicht zusätzlich nach Filiale gefiltert.
Beispiel
Es gibt eine Datenbank "GevasRF" und eine "GevasKF":
In "GevasKF" ist MultiLager aktiviert und es sind die Filialen "KF" und "MASKE" festgelegt worden.
In den Datenbank-Tabellen wird das jeweilige Filial-Kennzeichen (Feld "FILIALE") gespeichert.
In dieser Datenbank werden also 2 Abteilungen bearbeitet. Die Benutzer/innen schalten auf "MASKE" um, wenn von der Maske etwas abgebucht werden soll.
Wird dabei vergessen, sich wieder in "KF" anzumelden, werden die folgenden Vermietungen auf "MASKE" gebucht, was eigentlich falsch ist.
Um diesen Anwendungs-Fehler zu umgehen, wird bei den Statistiken Ausgang und Eingang (also beim Import der Daten in die MultiStat-Tabellen) nicht nach Filiale gefiltert!
In "GevasRF" ist MultiLager nicht aktiviert, es sind keine Filialen festgelegt worden, in den Datenbank-Tabellen sind also keine Filial-Kennzeichen (Feld "FILIALE") enthalten!

3.2.2 Lager-Protokoll

Die Statistiken für Eingang und Ausgang werden aus dem Lagerprotokoll erzeugt. Maßgebend für den Tag ist dabei das tatsächliche Buchungsdatum! Wenn also z.B. ein Auftrag über mehrere Tage hinweg ausgegeben wird, so werden die Stückzahlen und Positionen für den jeweiligen Tag ausgewertet! Daraus kann sich ergeben, dass ein Auftrag mit z.B. 97 Positionen insgesamt 99 Positionen in der Statistik ausweist, weil an verschiedenen Tagen verschiedene Ausgaben statt fanden. Wenn eine Position mehrfach ausgegeben wurde, können in der Statistik so auch mehrere Einträge für dieselbe Position auftauchen.


3.2.3 Auftragsarten

In der Statistik werden nur Vorgänge berücksichtigt, die eine der folgenden Auftragsarten haben:

Name Beschreibung
1 Eigenproduktion
2 Auftragsproduktion
3 Beistellung
4 Kunde mit Rechnung
11 Kunde ohne Rechnung


Die Auftragsart wird hier im Programm festgelegt:

GEVAS-Pro MultiStat Auftragsart.png

4 Reports, Auswertungen, Diagramme

4.1 FastReport

Alle Reports, Auswertungen und Diagramme werden mit dem integrierten Report-Generator FastReport© erzeugt.

Einzelheiten finden Sie hier:

4.2 Mengen

Die Auswertungen beziehen sich immer auf ganzzahlige Mengen!

Mengen mit Dezimalstellen werden beim Import aufgerundet.

Seit dem Release 190328 werden die Daten automatisch importiert...

...wenn man in MultiStat den Eingang oder Ausgang aufruft und einen bestimmten Monat/ein bestimmtes Jahr anwählt.
...wenn man in MultiStatReport eine Eingangs- oder Ausgangs-Statistik aufruft für einen bestimmten Monat/ein bestimmtes Jahr.

Die Import-Funktionen prüfen dabei die gespeicherten Positionen und Mengen, die in den Statistk-Tabellen gespeichert sind und vergleichen diese mit den Positionen und Mengen aus dem Lagerprotokoll. Wenn sich dort eine Differenz ergibt, wird der entsprechende Monat/das Jahr neu importiert.

  • Das Report-Programm importiert in diesem Fall das ganze Jahr ab dem angegebenen Monat!

Wenn im Lagerprotokoll Mengen mit Dezimalstellen enthalten sind, ergibt der Vergleich immer eine Differenz (weil in den Statistik-Daten nur ganze Zahlen enthalten sind), so dass der Import noch einmal durchgeführt wird.

In den Programm-Parametern von GEVAS-Professional kann man einstellen, ob die Eingabe von Dezimal-Stellen bei der Lagerausgabe zulässig ist oder nicht.

Einstellung:

Menü Datei
⇒ Admin-Optionen ⇒ Programm-Parameter und Einstellungen
Im Baum
⇒Lager... ⇒ Eingabe von Kommastellen in der Menge ⇒ Auswahl

5 Programmdateien

GEVAS-Professional besteht aus einer Reihe von Programmdateien.

Eine Liste der Dateien finden Sie hier.

Zusätzlich zu den "normalen" INI-Dateien wird die spezielle INI-Datei "GMultiStat.ini" verwendet, Einzelheiten siehe hier.

6 Tabellen der Datenbank

In der Haupt-Datenbank (s.o.) gibt es einige Tabellen speziell für MultiStat. Diese werden hier beschrieben.


7 Import von Excel

Die zum Importieren Excel©-Dateien müssen der unten angegebenen Struktur entsprechen.

Die Struktur wird hier beschrieben über [FeldName]=[Spalte des XLS-Datei].

7.1 Einkauf

Es gibt 3 auswählbare Varianten:

Variante 1
LFDNR_IM_MONAT=A
EING_DATUM=B
PROD_NAME=C
PROD_NUMMER=D
LIEFERSCHEIN_NR=E
LIEFERANT=F
ANZAHL_POS=G
GES_MENGE=H
GES_PREIS=I
BEMERKUNG=J
Variante 2
PROD_NAME=A
PROD_NUMMER=B
LIEFERANT=C
LIEFERSCHEIN_NR=D
ANSPRECHPARTNER=E
ANZAHL_POS=F
GES_MENGE=G
GES_PREIS=H
EING_DATUM=I
PROD_LEITER=J
ANZAHL_POS_DAVON_GELIEFERT=K
GES_MENGE_DAVON_GELIEFERT=L
GES_PREIS_DAVON_GELIEFERT=M
ANZAHL_POS_DAVON_VO=N
GES_MENGE_DAVON_VO=O
GES_PREIS_DAVON_VO=P
Variante 3
LFDNR_IM_MONAT=A
EING_DATUM=B
LIEFERANT=C
BESTELL_NR=D
LIEFERSCHEIN_NR=E
ANSPRECHPARTNER=F
ANZAHL_POS=G
GES_MENGE=H
GES_PREIS=I

7.2 Verkauf

LFDNR_IM_MONAT=A
AUSG_DATUM=B
EMPFAENGER=C
BESTELL_NR=D
LIEFERSCHEIN_NR=E
ANSPRECHPARTNER=F
ANZAHL_POS=G
GES_MENGE=H
GES_PREIS=I


Siehe auch: GEVAS-Professional MultiStat Tabellen

8 Links

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