E-Mails mit SMTP: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 18. November 2022, 11:39 Uhr

1 Automatisches E-Mail per SMTP

Automatische E-Mails können auch per SMTP-Protokoll verschickt werden.

Vorteile:

• Man benötigt keinen E-Mail-Client, um Mails verschicken zu können! Das ist insbesondere dann wichtig, wenn man für den E-Mail-Versand einen Server (z.B. Exchange©) verwendet und auf dem Server keinen E-Mail-Client einrichten will! Bisher musste man auf dem Server einen E-Mail-Client inclusive E-Mail-Konto einrichten, was den Administratoren überhaupt nicht gefiel!
• Beim Versenden einer E-Mail über Outlook©zeigt sich ein Dialogfenster, mit dem man den Versand des E-Mails über ein "Fremdprogramm" bestätigen musste. Nachteile:
  • Erst nach drei Sekunden kann man diese Meldung bestätigen.
  • Bei der Lager-Rückgabe "drängelt" sich dieses Outlook-Fenster nach vorne und verdeckt u.U. das Dialog-Fenster von REFLEX, das Meldung über den Buchungsvorgang anzeigt. REFLEX reagiert dann lt. Windows nicht mehr und "stürzt ab" (in Wirklichkeit wartet das Programm nur auf das "OK", das man aber nicht geben kann, weil das zugehörige Fenster im Hintergrund liegt. Man könnte nun mit Alt-TAB auf das Meldungsfenster umschalten, aber wer weiß das schon...).

GEVAS-Professional bzw. REFLEX bieten die Möglichkeit, Mails ohne oder mit SSL-Verschlüsselung zu senden. Mit Verschlüsselung ist natürlich die empfohlene Methode!

1.1 Mit SSL-Verschlüsselung:

Dazu müssen die Einstellungen in den REFLEX-Programmparametern vorgenommen werden:

In Detail:

1.1.1 SMTP-Test

Das kann man wie oben angegeben machen, zum Testen ist das allerdings etwas langwierig.

Deshalb gibt es ein Tool namens SMTPTest, mit dem die Einstellungen schnell und einfach getestet werden können. Zum Starten des Tools den REFLEX-Admin starten und dort die Seite „Tools“ öffnen. Dann auf den Link SMTP-Test klicken.

• Hinweise:
  • RxAdmin und SMTPTest müssen mind. Release 210820 haben!
  • Alternativ kann man SMTPTest.exe auch direkt aus dem Programmverzeichnis starten. Dieses erhalten Sie ggf. vom GEVITAS-Support.

Die Eingabe-Felder:

Hier kann man nun die Einstellungen testen und bei Erfolg in die Programmparameter eintragen.

Hinweis

• Das Programm SMTPTest.exe muss im Programmverzeichnis vorhanden sein. Dieses erhalten Sie ggf. vom GEVITAS-Support.

Testen

• Um die Parameter zu testen und zu speichern benötigt man natürlich die Zugangsdaten des Providers, also User und Passwort!

Danach gibt man die ermittelten Einstellungen in die Programmparameter von REFLEX ein, s.u.

1.1.2 Einstellungen in den Programm-Parametern

Serverdaten

User und Passwort werden vom Provider festgelegt.

Das Passwort wird übrigens verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

TLS-Einstellungen

SSSl-Einstellungen

Authorisierung

Absender

Bei Verwendung von Office365/Exchange darf kein Absender angegeben werden, weil das automatisch eingesetzt wird.

Testen

1.1.3 Technische Voraussetzungen

Für die Verschlüsselung werden spezielle Module benötigt:

• libeay32.dll
• ssleay32.dll

in der 32-Bit-Version (auch wenn Ihr Betriebssystem 64-Bit hat!). Diese DLL's müssen in das REFLEX-Programmverzeichnis kopiert werden.

Die Dateien erhalten Sie ggf. vom GEVITAS-Support.

1.2 Auswahl des Parameters ohne SSL-Verschlüsselung:

Wenn Sie E-Mails per SMTP versenden wollen, so wählen Sie diesen Punkt im Parameter-Baum:

Geben Sie anschließend die gewünschten Daten für den SMTP-Versand ein:

1.3 E-Mail per SMTP testen

Mit diesem Punkt können Sie das Versenden eines E-Mails per SMTP testen.

2 Anwendung

2.1 Versenden der Mails

Die Mails, die per |Auto-Mail-Funktion erzeugt werden, werden im Hintergrund gesendet. Als Anwender/in merkt man also nichts davon.

2.2 Mail-Protokoll

Weil die Mails, die mit SMTP verschickt werden, nicht im Postausgang des Standard-Mail-Programms (z.B. Outlook©) landen, gibt es ein in REFLEX eingebautes Protokoll über die gesendeten Mails. Das Protokoll kann aus dem Menü Info/Drucken -> Im E-Mail-Protokoll suchen... aufgerufen werden:

Dieses Dialogfenster gibt Ihnen die Möglichkeit, nach beliebigen Inhalten im Protokoll zu suchen. Geben Sie dazu mind. drei Zeichen als Suchbegriff ein.

Standardmäßig werden nur die Protokolle der letzten 90 Tage durchsucht. Sie können das Datum dazu jedoch auch ändern.

Wenn Sie Details zu einem Protokoll-Eintrag anschauen wollen, so klicken Sie auf oder doppelklicken Sie auf eine Zeile in der Tabelle.

3 Links