SecurityPackage
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Das Package ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Die Lizenzgebühr richtet sich nach den eingesetzten Programmen und der Anzahl der Lizenzen. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Das SecurityPackage umfasst mehrere Funktionen und Module.
Die Preise entnehmen Sie bitte der GEVITAS Preisliste.
1.1 Erweiterte Passwort-Behandlung und -Überwachung
1.1.1 Passwort-Regeln
Die Passwort-Regeln werden vom Administrator in den Admin-Optionen ⇒ SecurityPackage Passwort-Optionen festgelegt.
- Das Passwort läuft z.B. jährlich (einstellbar) ab und muss zwangsweise erneuert werden.
- Es kann bis zu 30 Zeichen umfassen.
- Zeichen müssen mind. 3 der 4 Zeichengruppen beinhalten:
- Großbuchstaben A-Z
- Kleinbuchstaben a-z
- Ziffern 0-9
- Sonderzeichen
Die minimale Länge kann in den Datenschutz-Optionen festgelegt werden.
Die erweiterte Passwort-Behandlung umfasst REFLEX bzw. GEVAS-Professional und alle Zusatz-Module, wie:
- GevitasFormPrint
- GevitasListPrint
- GevitasLabelPrint
- GevitasCarnet
- InfoCenter
- TPS, TPSKonfig
usw.
1.1.2 Anmeldung nach der Aktivierung
Nach der Aktivierung kann man sich beim ersten Mal mit seinem alten Passwort anmelden.
Danach erhält man jedoch die Meldung:
Ihr Passwort ist abgelaufen, Sie müssen es neu eingeben!
Danach kommt man automatisch in den Dialog zur Eingabe des neuen Passwortes.
Das neue Passwort muss den o.a. Regeln entsprechen!
1.2 Modul "GEVITAS-Datenschutz"
Das Modul "GEVITAS-Datenschutz" ist ein Programm, mit dem man Datenschutz-Aufgaben erledigen kann:
Einzelheiten siehe Modul GEVITAS-Datenschutz.
1.2.1 Anzeigen/Löschen von alten Personendaten
- Anzeigen von Personen-Daten, die seit einer bestimmten Anzahl von Jahren im Programm nicht mehr angesprochen wurden. Dazu wird die Datenbank der Personen (=Ansprechpartner) nach Vorgängen durchsucht, wie z.B.
- Angebote
- Aufträge
- Rechnungen
- Bestellungen
- bei denen die Person beteiligt war.
- Personen, die im angegebenen Zeitraum an keinem dieser Vorgänge beteiligt waren, werden zum Löschen angeboten.
- In der Tabelle der zu löschenden Personen kann man bestimmten, welche Personendaten gelöscht werden sollen und welche nicht.
- Anschließend kann man die markierten Personendaten löschen.
- Die Löschungen werden in einer (verschlüsselten) Datenbank-Tabelle protokolliert, damit man später den Nachweis der Löschung erbringen kann.
- Diese Tabelle wird nirgendwo im Programm abgefragt, nur im Modul "GEVITAS-Datenschutz". Auf dieses Modul kann man nur mit einem speziellen Zugriffsrecht zugreifen. Die Tabelle ist verschlüsselt, so dass man selbst mit externen Datenbank-Programmen den Inhalt nicht darstellen kann.
1.2.2 Auskunft über das Löschen der Daten einer bestimmten Person
- In der verschlüsselten Datenbank-Tabelle der Löschvorgänge kann man nach einer Person suchen.
- Vom Löschvorgang kann man einen Ausdruck machen oder eine PDF-Datei erzeugen.
- Dies ermöglicht die Vorgabe der DSGVO, für Löschungen einen Nachweis zu erbringen.
1.3 Auskunft über gespeicherte Personendaten
Da man lt. DSGVO dazu verpflichtet ist, eine Auskunft über die gespeicherten Personendaten zu liefern, gibt es einen zusätzlichen Button in den Kontakt-Stammdaten, mit dem man schnell und einfach einen Report erzeugen kann, der die gespeicherten Personendaten enthält.
Diesen Report kann man ausdrucken oder eine PDF-Datei davon erzeugen.
Der Button ist nur sichtbar, wenn man das Zugriffsrecht "Datenschutz" besitzt.
2 Aktivieren
Wenn Sie das SecurityPackage käuflich erworben haben, erhalten Sie ein Update der betroffenen Programme und Module.
Es muss ein Datenbank-Update durchgeführt werden, damit das SecurityPackage aktiviert werden kann.
