REFLEX Programm-Parameter für Auftrag

Inhaltsverzeichnis

1 Programm-Parameter
2 Links
3 Links

1 Programm-Parameter

1.1 Auftragsnummern

Parameter	Beschreibung
Nummern...
Nächste Auftragsnummer:	Hier kann man die nächste Auftragsnummer festlegen, die beim Anlegen eines neuen Angebots, Auftrags usw. verwendet werden soll. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn man nur eine Auftragsnummer hat. Wenn man verschiedene Auftragsnummernkreise verwendet, werden die Nummern dort festgelegt.
Auftragsnummerkreise:	Auftragsnummerkreise bearbeiten, wenn man mehrere Auftragsnummern verwenden will. Beispiel: Für Miete und Verkauf unterschiedliche Nummern oder wenn mehrere Firmen das Programm benutzen. Bereich/Filiale: Hier kann man festlegen, dass unter bestimmten Umständen der Nummernkreis automatisch vom Programm gewählt wird: - MultiLager: Hier gibt man das Filialkennzeichen vor, das für den jeweiligen Nummernkreis gilt. - Ohne MultiLager: Hier kann man "M" für Mietaufträge oder "V" für Verkausfaufträge vorgeben.

1.2 Dispo

Parameter	Beschreibung
Dispo...
Automatische Dispo-Prüfung beim Speichern:	Beim Speichern einer Auftragsposition wird automatisch eine Dispo-Prüfung durchgeführt und ggf. vor Unterdeckungen gewarnt.
Behandlung von Unterdeckungen in der Auftragsverwaltung:	Hier kann man die erweiterte Unterdeckungsbehandlung einschalten. Hierbei werden "live" die Dispo-Prüfungen von allen betroffenen Auftragspositionen ausgeführt/aktualisiert. Siehe auch REFLEX-Dispo: Behandlung von Unterdeckungen in der Auftragserfassung Kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Auftragsbearbeitung verschlechtern!
Erweiterte Dispo: Automatisches Live-Update der Konflikte...	Hierbei werden "live" die Dispo-Prüfungen von allen betroffenen Auftragspositionen ausgeführt und anschließend aktualisiert. Das kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Auftragsbearbeitung verschlechtern! Wenn man einen Auftrag öffnet, wird automatisch der Dispo-Check durchgeführt. Und zwar nur von den Positionen, die zwischenzeitlich von anderen Aufträge zeitlich betroffen sind! Siehe auch REFLEX-Dispo: Behandlung von Unterdeckungen in der Auftragserfassung
Standard-Zeiten/-Einheit für die Dispo	Hier kann man die Uhrzeiten festlegen, die beim Anlegen eines neuen Auftrags/Angebots standardmäßig eingetragen werden sollen. Die Von-Uhrzeit sollte kleiner sein als die Bis-Uhrzeit, sonst erhält man anfangs eine Warnmeldung des Programms. Grund: Beim Anlegen eines neuen Auftrags wird erst einmal das aktuelle Datum in Datum-Von und Datum-Bis eingetragen. Wenn die Bis-Uhrzeit kleiner ist als die Von-Uhrzeit, warnt REFLEX den Anwender!
Standard-Uhrzeiten auch in VA-Zeit übernehmen:	Wenn aktiviert, werden die Standard-Uhrzeiten beim Anlegen eines neuen Auftrags auch in die Veranstaltungszeiten eingetragen.
Dispo- und Veranstaltungszeitraum immer identisch:	Im Auftrag werden die Dispo- und Veranstaltungszeiträume identisch gehalten. Bei der Eingabe eines des Datenfelder wird das jeweils andere automatisch übernommen.
Vorgangsprotokoll für Dispo benutzen?	Es gibt die Möglichkeit, alle Vorgänge, die mit der Dispo zu tun haben, in einem Protokoll zu speichern. Dispo-Vorgänge sind im Wesentlichen die Erfassungen und Änderungen von Auftragspositionen. Das klingt verlockend, aber leider entsteht so ein riesiger Daten-Bestand, weil in der Auftragsverwaltung permanent erfasst/geändert wird! Deshalb sollte man diese Option mit Vorsicht geniessen! Mögliche Optionen: - Nein, kein Protokoll - Ja, Vorgangsprotokoll verwenden - Nur für Löschungen verwenden
Beim Dispo-Check auch Verkaufsartikel prüfen/anzeigen?	Hier kann man festlegen, ob beim Dispo-Check auch Verkaufsartikel geprüft werden sollen. Wichtig: Bei Verkaufsaufträgen werden Artikel IMMER geprüft, unabhängig von diesem Parameter!
Dispo-Check (Prüfe Verfügbarkeit...) in X-Sekunden-Takt ausführen:	Hier kann man festlegen, in welchem SEKUNDEN-Rhythmus eine und dieselbe Position im Auftrag mit der Funktion "Prüfe Verfügbarkeit…" geprüft werden sollten. Bei jedem Speichern-Vorgang einer Position wird diese ständig nach Verfügbarkeit geprüft (nochmal Geprüft), dass in sehr kurzen Zeitabständen nur selten Sinnvoll ist. Jetzt wird diese durch eine "intelligente" Funktion gesteuert die nicht nur die Zeit-Abstände beachtet sondern auch jede relevante (für Dispo-Check) Änderung in einer Position überwacht. Wird z.B. "Auftragsmenge" oder z.B. "Datum Von" in einer Position geändert wird Dispo-Check (also Prüfe Verfügbarkeit…" unabhängig von optional eingestellten Sekunden-Rhythmus beim Speichern dieser Position bedingungslos durchgeführt. Wir empfehlen eine Einstellung von 60 Sekunden.
Bei Dispo-Prüfung auch Vergangenheit prüfen?	Festlegen, ob beim Dispo-Check auch aktive Aufträge aus der Vergangenheit geprüft werden sollen. Standard: [Ja]. [Nein] verbessert u.U. die Performance, verfälscht aber u.U. die Dispo!
Nach Dispo-Check im Auftrag die Dispo-Seite öffnen?	Standardmäßig wird bei Unterdeckungen die Dispo-Seite im Auftrag geöffnet. Hiermit können Sie das ausschalten. Weitere Informationen dazu. Diese Änderung wirkt sich erst nach einem Programm-Neustart aus!

1.3 Preise/Berechnung/Kalkulation

Parameter	Beschreibung
Miet-Berechnungsbasis...	Wenn man einen Miet-Auftrag erfasst, gibt man u.a. die Zeiträume für die Veranstaltung und die Dispo (Reservierung) an. Daraus errchnet das Programm als Vorschlag, wieviel Tage (bzw. Wochen oder Monate) berechnet werden sollen. Legen Sie hier fest, wie der Vorschlag zur Miet-Berechnung errechnet werden soll: - Aus dem Dispo-Zeitraum (Einsatz-Zeitraum) - Aus dem Veranstaltungszeitraum - Keine Berechnung, immer 1 vorgeben!
Selbstkosten Berechnungsbasis:	Hier können Sie einstellen, wie die Selbstkosten eines Artikels im Auftrag berechnet werden sollen:
Kunden-/Artikelpreise	Hier kann man einschalten, dass man Kunden-/Artikelpreise verwenden will: Neben den Standardpreisen der Artikel können Sie für jeden Kunden spezielle Preise für bestimmte Artikel vergeben. Wenn bei einem Artikel für einen bestimmten Kunden Artikelpreise vorhanden sind, werden diese benutzt. Wenn nicht, gelten die Standardpreise aus den Artikelstammdaten.
Artikel-Verpackungseinheit auf Reservemenge aufrunden:	Wenn aktiviert, errechnet das Programm aus der Verpackungseinheit des Artikels und der eingegebenen Auftragsmenge die Reservermenge. Beispiel: Verpackungseinheit: 3 Eingegeben wird die Auftragsmenge 4 Die Reservemenge wird 2 (4 + 2 = 6), also 2 Verpackungseinheiten! Beispiel: Verpackungseinheit: 3 Eingegeben wird die Auftragsmenge 4 Die Reservemenge wird 2 (4 + 2 = 6), also 2 Verpackungseinheiten! Diese Änderung wird erst wirksam, wenn das Programm neu gestartet wurde! Mit dieser Option wird die Reservemenge also automatisch errechnet. Das schließt aber natürlich aus, dass man die Reservemenge manuell eingeben kann, wenn der betreffende Artikel eine Verpackungseinheit > 1 hat. Für Artikel ohne Verpackungseinheit oder mit der Verpackungseinheit=1 gilt das nicht, hier gibt es keinen Automatismus durch das Programm! Ein Hinweis zeigt die automatische Berechnung an. Sinn der Sache ist es, dass man die jeweiligen Verpackungseinheiten reserviert, aber nur die tatsächliche Auftragsmenge berechnet.
Auftragssumme berechnen mit...	Hier kann man einstellen, wie die Summen im Auftragsfuss errechnet werden sollen: - Aus den einzelnen Positionssummen - Aus den Kapitelsummen Hat man eingestellt, dass die einzelnen Positionen zur Summenbildung verwendet werden sollen, tritt u.U. eine Rundungsdifferenz auf, wenn man Kapitel-Pauschalen verwendet! Das liegt daran, dass bei Pauschalpreisen ein Rabatt auf die einzelnen Positionen errechnet wird. Hat man eingestellt, dass die Kapitel zur Summenbildung verwendet werden sollen, tritt u.U. ein Problem auf, wenn ein Kapitel (=eine Kapitelsumme) fehlt, weil sie z.B. fälschlicherweise manuell überschrieben wurde!
Geräteversicherung Standard-Text/Prozent	Für die Auftragserfassung (Miete) kann man einen Standard-Text und -Prozentwert festlegen. Wird nur für Mietaufträge verwendet!
Geräteversicherung berechnen aus	Für die Auftragserfassung (Miete) kann man festlegen, ob die Geräteversicherung mit/ohne Rabatt berechnet wird.
Vorlagen für Auftragsbudget-Assistent	Hier kann man die Vorlagen für den Auftragsbudget-Assistenten bearbeiten. Diese legen fest, welche Kostenarten für die optionale Budget-Kalkulation verwendet werden sollen.
Vorgabe für Preise bei Zeitraum-Änderung im Auftrag	Hier geht es darum, ob bei einer Zeitraum-Änderung die Artikelpreise standardmäßig neu geholt werden sollen oder nicht.
Fragen, wenn sich Miettage im Auftragskopf geändert haben:	Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Sie nach Änderung der Miettage gefragt, ob Sie diese Änderung in die Positionen übernehmen wollen.

1.4 Schweizer Rundung

Schweizer Rundung aktivieren:

In der Schweiz gibt es im Geschäftsleben keine "unrunden" Preise. Sehr paktisch! Hier kann man die Aufrundung der Endbeträge auf 5 Rappen festlegen.

Siehe auch Rappenrundung in Wikipedia.

1.5 Pflichtfelder/Überwachung

Parameter	Beschreibung
Bei neuem Auftrag: Versandart-Zwang	Beim Anlegen eines Auftrags muss eine Versandart angegeben werden!
Projektleiter	Pflichtfeld Projektleiter' bei der Auftragserfassung ein-/ausschalten. Wenn die Option eingeschaltet ist, muss man bei der Auftragserfassung einen Projektleiter angeben/auswählen!
Termin-Zwang für Miet-Aufträge!	Pflicht Termin bei der Auftragserfassung ein-/ausschalten: Mindestens ein Termin muss angelegt werden.
Beim Drucken "AUFT" Kreditlimit berechnen...	Beim Drucken einen Auftrags ab dem Status "AUFT" wird optional das Kreditlimit berechnet. Wenn es erreicht/überschritten wurde, ist das Drucken von Auftragsbestätigungen nicht möglich! Es wird dann eine entsprechend Meldung angezeigt und die Druck-Funktion wird abgebrochen! Anfragen und Angebote können trotzdem gedruckt werden. Errechnung des Kredits: Der Kredit wird errechnet aus: Summe Offene Posten (Rechnungen)² + Summe bestätigter Aufträge^1,2 + Summe aktiver Aufträge^1,2 ¹ Nur unbezahlte! ² Brutto, also incl. Mehrwertsteuer! Grund: Viele Firmen unterliegen einer sog. "Soll-Versteuerung", d.h. sie müssen die Mehrwertsteuer (Vorsteuer) an das Finanzamt abführen, sobald die Rechnung erstellt wurde! Sollte der Kunde die Vorsteuer nicht bezahlen, muss man sie trotzdem an das Finanzamt überweisen. Es ist also nicht einzusehen, warum man beim Kreditlimit die Vorsteuer nicht berücksichtigen soll! Diese Meldung kann nicht übergangen werden! Die einzige Lösung ist es, das Kreditlimit des Kunden von einer berechtigten Person höher setzen zu lassen! Diese Option kann man in den Programm-Parametern einschalten. Das Kreditlimit wird auch bei der Eingabe in den Kunden-Stammdaten überwacht (wenn die Option eingeschaltet ist). Wenn man also ein zu niedriges Limit angibt und das Feld mit TAB oder ENTER verlässt, wird die Eingabe überprüft. Reicht das eingegebene Limit nicht aus, muss man ein höheres angeben. Wenn das Limit 0 beträgt, wird keine Kreditlimit-Prüfung durchgeführt! Standardmäßig ist die Option ausgeschaltet.
Manuelle Eingabe der Fremdmenge...	Hiermit kann man die manuelle Eingabe der Fremdmenge in der Auftragserfassung ein-/ausschalten. Wenn die Option ausgeschaltet ist (Standard), kann man bei der Auftragserfassung eine Fremdmenge in das entsprechende Eingabefeld manuell eintragen. Wenn die Option eingeschaltet ist, kann man bei der Auftragserfassung eine Fremdmenge in das entsprechende Eingabefeld nicht manuell eintragen! In diesem Fall wird die Fremdmenge durch das Programm automatisch eingetragen: Wenn man einen Bestell-Auftrag druckt oder mailt oder Wenn man einen Bestell-Auftrag freigibt.

1.6 Diverses

Parameter	Beschreibung
Bearbeiter bei neuem Auftrag leer lassen	Normalerweise wird der Bearbeiter bei neuem Auftrag mit dem aktuellen Benutzer gefüllt. Mit dieser Option können Sie festlegen, dass der Bearbeiter leer gelassen wird.
Auftragsbuch-Eintrag bei Status AUFTRAG?:	Wird ab vers. 6.4 nicht mehr unterstützt, siehe TerminManager!
Warenkorb nach Benutzung wieder leeren:	Empfehlenswerte Option: Wenn Benutzer den Warenkorb zur Erfassung von Auftragspositionen benutzen, wird dabei für jeden Auftrag ein Warenkorb angelegt, der alle derzeit vorhandenen Artikel umfasst. In diesem Warenkorb kann man nun recht komfortabel die gewünschten Mengen für diesen Auftrag eintragen und dann in den Auftrag übernehmen. Der Warenkorb wird dabei für den ausgewählten Auftrag beim Öffnen neu erstellt, wenn er nicht vorhanden ist. Das dauert ein paar Sekunden, je nach Umfang der Artikel-Stammdaten. Wenn man den Warenkorb verlässt und diese Option nicht eingeschaltet ist, bleibt er gespeichert und ist beim nächsten Aufruf schon da. Das geht schneller, vergrößert aber die Datenbank!
Zeitraum für Arbeitszeitartikel...	Legt fest, ob bei Arbeitszeitartikeln eine Zeitraumeingabe ermöglich wird oder nicht. Wenn man den TerminManager zur Planung verwendet, sollte man diese Option einschalten, weil man damit schon der Auftragsposition einen Zeitraum (=Datum/Zeit-Von, Datum/Zeit-Bis) angeben kann.
Standard-Memo-Datei:	Im Auftrag kann man beliebige viele Memos hinterlegen. Memos sind wichtige Hinweise zu dem Auftrag. Hiermit kann man festlegen, dass bei einem neuen Auftrag immer ein Memo angelegt wird, dessen Inhalt aus einer Standard-Datei (RTF-Format) gefüllt wird. Dort klickt man <b>[Neu] und dann [Standard].
Positionstexte standardmäßig fest beibehalten:	Die Positionstexte werden beim Einfügen eines Artikel aus den Artikel-Stammdaten-->Texte in die Auftragsposition geholt, und zwar abhängig von den Optionen des Textes, der Sprache und ggf. des Bereiches /Miete/Verkauf). Wenn man nun den Status des Auftrags oder die Sprache ändert, werden die Texte neu aus den Stammdaten geholt. Hat man aber individuelle Text in den Positionstexten eingegeben, werden diese mit den Artikel-Textbausteinen überschrieben, sind also weg! Diese Option hier bedeutet: Die Positionstexte standardmäßig fest beibehalten, d.h. beim Statuswechsel eines Auftrags bleiben sie erhalten und werden nicht neu aus den Stammdaten geholt!
Einfügen des Ansprechpartners in Auftrag, Faktura, usw…:	Übernahme der Ansprechpartnerdaten in den AUftragskopf: Je nach gewähltem Parameter wird der Kurzname des Ansprechpartners oder der zusammengesetzte Vor- und Zuname verwendet. Eigentlich ist die Option "Vorname und Nachname" die richtige Auswahl. Wenn Sie jedoch z.B. Kontaktdaten aus einem anderen Programm importiert haben, das keinen Vor- und Nachnamen hatte, müssen Sie... - Die Kontakt-Stammdaten komplett überarbeiten Die Option Kurzname hier einschalten und bei neu-angelegten Ansprechpartnern im Kurznamen eingeben, der auch für die Auftragsverwaltung benutzt wird!
Feld "Packlistenmenge" verwenden als...	→ Konzernmenge → Ausgabemenge (Anweisung an das Lager): Wenn man Teilmengen ausliefern will, kann man in der Auftragsverwaltung in diesem Feld angeben, welche Teil-Menge nun ausgeliefert werden soll. Das Lager weiß dann, dass nicht alles, sondern nur diese Menge ausgeliefert werden soll. Vor Allem für den Verkauf gedacht.
Feld im Auftragskopf (und Rechnungskopf!) mit Filialkennzeichen füllen	Hier kann man ein Datenbankfeld (MAUFKO.xxx) festlegen, in das bei einem neuen Auftrag das Filialkennzeichen gesetzt wird. Wirkt sich auch auf die Faktura aus!
Aufträge "In Bearbeitung" für andere Bearbeiter sperren?	Wenn eingeschaltet, kann ein Auftrag mit dem Status "In Bearbeitung" nur von dem eingetragenen Auftrags-Bearbeiter verändert werden.
Fixierte Aufträge sperren	Standardmäßig können (z.B. vom Lager nach Drucken der Packliste) fixierte Aufträge von anderen Bearbeitern nachträglich bearbeitet werden. Der Auftrag bekommt dann den Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung". Wenn man mit der Bearbeitung fertig ist, kann man ein automatisches E-Mail (z.B. an das Lager) senden mit der Mitteilung, dass der eigentlich fixierte Auftrag nun verändert wurde. Optional kann man festlegen, dass ein fixierter Auftrag nur vom eingetragenen Bearbeiter oder einem REFLEX-Administrator bearbeitet/geändert werden kann. Diese Option kann man in den Programm-Parametern einschalten: Standardmäßig ist die Option ausgeschaltet. Siehe auch Aufträge "In Bearbeitung" für andere Bearbeiter sperren.
Zusammenfügen von Zubehörpositionen:	Beim Einfügen von Zubehörartikeln im Auftrag werden gleiche Artikel zu einer Position zusammengefasst. Es gibt zwei Möglichkeiten solcher Zusammenfassung: 1.) Ein Zubehörartikel wird NUR innerhalb eines Kapitels zu einer Position zusammengefasst 2.) Ein Zubehörartikel wird innerhalb des gesamtes Auftrags zu einer Position zusammengefasst ACHTUNG: Es werden NUR solche Artikel zusammengefasst, bei denen auch in den Artikel-Stammdaten die Einstellung [Zusammenfassen als Zubehör] aktiv ist. Das bedeutet, dass erst dann, wenn dieser Artikel als Zubehörartikel eingefügt wird, er zu einer Position zusammengefasst wird. Wird ein so gekennzeichneter Artikel als normale Position im Auftrag eingefügt (also NICHT als Zubehörartikel!), dann wird er NICHT mit anderen Positionen, die den gleichen Artikel enthalten, zusammengefügt. AUSNAHME: ___________________ Zubehörartikel die zu einem SET gehören, können/dürfen NICHT zusammengefasst werden. Für Set-Artikel ist die Zusammenfassung von Zubehör Positionen UNTERSAGT und wird nicht ausgeführt. Hintergrund: Löscht mein einen Set, dann müssen auch alle seine Positionen gelöscht werden. Würden diese Zusammengefasst (also mit NICHT-Set Positionen verschmolzen), dann wäre das Löschen solcher Positionen nicht möglich.
Auftragskennzeichen	bearbeiten, mit denen man z.B. den Druck von Angeboten, Aufträgen usw. steuern kann. Die Feld-Titel und –Auswahlmöglichkeiten werden in den Programm-Parametern und –Einstellungen angegeben! Siehe auch CrystalReports: Formular-Steuerung durch Auftragskennzeichen.
Auftragsarten:	Festlegen der Auftragsarten
Überschriften für Kapitel:	Standard-Texte für Kapitelüberschriften bearbeiten.
Auftragsbestellungen oder Fremdleistungen benutzen...	Mit der Auftragsbestellungen kann man in der Auftragserfassung Fremdmengen eingeben und aus diesen Angaben dann Bestellungen erzeugen. Die Fremdleistungen sind etwas universeller, aber nicht so komfortabel anzuwenden. Seit dem Release 120619 muss man das nicht mehr festlegen, weil der Benutzer per Menü wählen kann, welche Methode er verwenden will!
Versicherungsberechnung(Auftrag-Fuss/Faktura-Fuss).	Man kann hier angeben, dass in einen neuen Mietauftrag immer eine Versicherung in den Auftragsfuß eingefügt wird. Dazu muss man den Parameter „AUFTRVERSICH“ Variante „1“ anlegen und in die Spalte „Text1“ den gewünschten Text (z.B. „Elektronikversicherung“) eintragen, in die Spalte „Zahl1“ den gewünschten Prozentsatz (ohne Kommastellen!). Mit dieser Option kann man einstellen, wie die Berechnung stattfinden soll: - Versicherung zum Netto addieren - Versicherung zum Brutto addieren (In Deutschland gesetzlich vorgeschrieben)
Zulassen, dass Auftrag den Status "AUFT" bekommt, auch wenn Kontaktdaten "Ungeprüft" sind	Mit diesem Parameter kann man festlegen, dass ein Kunde keine Auftragsbestätigung (Status "AUFT") bekommt, wenn in den Kontakstammdaten der Bearbeitungsstatus nicht auf "Geprüft" steht: Standardmäßig ist dieser Parameter ausgeschaltet.