REFLEX Programm-Parameter Verzeichnisse, Dateinamen, Dokumente, Dokumenten-Archivierung

Inhaltsverzeichnis

1 Programm-Parameter
2 Links
3 Hilfreiche Links

1 Programm-Parameter

Parameter Beschreibung

Dokumenten-Basispfad:

In diesem Verzeichnis (bzw. den darunter liegenden Dokumenten-Unterordnern) werden alle Dokumente abgelegt, die von REFLEX automatisch erzeugt werden. Dabei handelt es sich um PDF-Dateien. Diese werden von REFLEX über Dateiverknüpfungen mit der Datenbank verknüpft, z.B. mit einem Angebot, einer Rechnung usw.

Im Dokumenten-Basispfad werden weitere Unterordner angelegt, deren Namen Sie selbst vergeben können (siehe Optionen unten!). Dabei können Sie auch mehrere Ebenen an Unterordnern anlegen, nur begrenzt durch das Betriebssystem! Die Unterordner werden von REFLEX automatisch nach und nach angelegt.

Den Basispfad sollten Sie selbst über das Betriebssystem anlegen. Nur dann können Sie ihn auswählen, wenn Sie ihn mit diesem Parameter festlegen wollen!

Der Basispfad sollte zweckmäßigerweise auf einen Server zeigen, auf den alle Benutzer zugreifen können! Auch muss man den Benutzern das Schreibrecht einräumen.

Wichtig:

Wir empfehlen, für den Zugriff auf den Server einen Laufwerksbuchstaben zu verwenden und nicht mit einer URL!!! Grund: Wenn Sie eine URL angeben (z.B. "\\MeinServer\Freigaben\Dokumente") wird diese in den Datei-Verknüpfungen gespeichert. Ändert sich später der Server-Name, stimmen alle Datei-Verknüpfungen nicht mehr!

Haben Sie jedoch z.B. das Laufwerk "T:" mit dem Server-Verzeichnis ("\\MeinServer\Freigaben\Dokumente") verknüpft, wird nur das Laufwerk "T:" in die Datenbank-Verknüpfungen gespeichert. Ändert sich der Server, muss man nur die Verknüpfung von "T:" ändern und die Datei-Verknüpfungen funktionieren noch problemlos!

Dokumenten-Unterordner für Auftrag

Innerhalb des Dokumenten-Basispfades werden hier alle Dokumente abgelegt, die aus der Auftragsverwaltung heraus automatisch erzeugt werden!

Erlaubte/Verbotene Zeichen:
Für die Verzeichnisnamen können Sie alle Zeichen verwenden, die das Betriebssystem zulässt (siehe Dateinamen und Verzeichnisstruktur).

Unter Windows sind folgende Zeichen nicht erlaubt:

< > ? " : | \ / *

Variablen:

Innerhalb des Unterordner-Namens können Sie Variablen verwenden, die dann zur Laufzeit von REFLEX mit den tatsächlichen Werten gefüllt werden.

Variablen-Name

Beschreibung

{KONTAKT}

Wichtigste Variable: Sie repräsentiert den Kontakt-Kurznamen. Wenn Sie keine aufwendige Ordnerstruktur haben wollen, so müssen Sie wenigstens den Kontakt-Kurznamen als Variable in allen Dokumentenarten festlegen!

{NAME}

Ansprechpartner-Namen, nur verfügbar bei den Kontakt-Dokumenten!

{BESTNR}

Bestellnummer im Bestellwesen

{AUFTRNR}

Im Bestellwesen kann hier zusätzlich die Auftragsnummer festgelegt werden, auf die sich die Bestellung bezieht.

{TYP}

In der Werkstatt (Reparaturauftrag) bezieht sich diese Variable auf den Artikel-Typ des ausgewählten Artikels. Damit kann man die Werkstatt-Aufträge z.B. nach typbezogenen Ordnern sortieren.

{NR}

Auftrag: Auftragsnummer

Faktura: Rechnungsnummer

{VANAME}

Veranstaltungsname, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{VAORT}

Veranstaltungsort, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{STATUS}

Status:

Generell kann ein Dokumentenstatus-Name folgende Namen bekommen:

Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Lieferschein
Bestell-Anfrage
Bestellung
Mahnung
Werkstatt-Auftrag

Um eine Variable in den Unterordner-Namen einzufügen, klicken Sie einfach auf eine der angezeigten Schaltflächen!

{FILIALE}

Filiale (nur Zusatzmodul "MultiLager"). Kürzel der ausführenden Filiale. Wenn Se die Filiale als erstes Kriterium haben wollen und darunter z.B. den Kontakt, sieht Ihre Festlegung so aus:

{FILIALE}\{KONTAKT}

Wollen Sie, dass zuerst der Kontakt und dann die Filiale als Ordner angelegt werden, so sieht Ihre Festlegung so aus:

{KONTAKT}\{FILIALE}

Beispiel:

Sie geben den Ordner-Namen wie folgt an:

{FILIALE}\{KONTAKT}\{STATUS}\{NR}-{VANAME}-{VAORT}

Somit wird im Ordner der Filialen ein Kundenordner und darin ein Unterordner mit dem Status (z.B. "ANG", "AUFTR", "RECH" usw., darin ein Ordner mit der Auftrags-/Rechnungsnummer und dem Veranstaltungsnamen und -ort.

Beispiel:

Basisordner	Filiale	Kundenordner	Unterordner (Filiale\Status\Nr-VAName-VAOrt:)
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15263-Musterveranstaltung-Potsdam
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15268-AuchNeVeranstaltung-München
X:\Dokumente\	\Hamb	\Müller	\Auf\14582-Präsentation-Stuttgart
X:\Dokumente\	\Hamb	\Meier	\Rech\20000-Präsentation-Stuttgart

Diese Struktur bietet sich an, wenn Sie filialbezogene Datei-Zugriffsbeschränkungen vergeben wollen, also einer Filiale nur den Zugriff auf die eigenen Dateien gestatten wollen. Sie können dann nämlich die Ebene der Filial-Ordner den Benutzer(-Gruppen) zuweisen.

Natürlich können Sie die Ordnerstruktur auch anders herum anlegen, z.B. zuerst die Auftragsnummer, dann Filiale und zuletzt den Ordner für den Status!

Sie können also in dem Eingabefeld für den Ordner auch das Backslash-Zeichen "\" verwenden, wenn Sie weitere Unterordner verwenden wollen. Geben Sie jedoch am Anfang und am Ende der Eingabe keinen Backslash an!

Auch bei den Kontakten und Bestellungen gibt es die o.a. Möglichkeiten, allerdings mit teilweise unterschiedlichen Parametern. Beachten Sie, dass Sie die Ordner-Parameter für die verschiedenen Dokumentenarten miteinander abstimmen, damit bei den Aufträgen nicht die Filiale vorne steht und bei den Bestellungen die Bestellnummer (außer, Sie wollen es wirklich so haben!)

Um diese neue Option einzurichten, öffnen Sie Datei -> Admin-Optionen -> Programmparameter und Einstellungen -> Verzeichnisse, Dateinamen....

Dokumenten-Unterordner für die Faktura

Dokumenten-Unterordner für die Faktura, also Rechnungen und Gutschriften, innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Dokumente, die man aus einer Rechnung oder Gutschrift heraus erzeugt, werden in einem festgelegten Verzeichnis gespeichert. Alles diese Dokumente werden im BASIS-Pfad + hier angegebenen Unterordner angelegt!

Es gibt getrennte Einstellungen für Auftrag/Faktura, Bestellungen und Kontakte. Die hier angegebenen Ordner werden im sog. Dokumenten-Basispfad angelegt, der ebenfalls in den Programmparametern festgelegt wird. Innerhalb dieses Basispfades sollten Sie mindestens eine Untergliederung vornehmen, z.B. nach dem Kontakt-Namen (Kurznamen). Wie das geht, wird weiter unten beschrieben.

Sie können die Namen von Unterordnern als festen Text angeben, z.B. "Vorgänge". Dann wird im jeweiligen Ordner ein weiterer Ordner mit dem Namen "Vorgänge" angelegt und alle Dokumente werden dort abgelegt. Besser ist es jedoch, die Variablen zu nutzen, um eine sinnvolle Struktur der Ordner zu erhalten.

Folgende Variable gibt es (nicht alle Variablen sind in allen Dokumentenarten verfügbar):

Variablen-Name

Beschreibung

{KONTAKT}

Wichtigste Variable: Sie repräsentiert den Kontakt-Kurznamen. Wenn Sie keine aufwendige Ordnerstruktur haben wollen, so müssen Sie wenigstens den Kontakt-Kurznamen als Variable in allen Dokumentenarten festlegen!

{NAME}

Ansprechpartner-Namen, nur verfügbar bei den Kontakt-Dokumenten!

{BESTNR}

Bestellnummer im Bestellwesen

{AUFTRNR}

Im Bestellwesen kann hier zusätzlich die Auftragsnummer festgelegt werden, auf die sich die Bestellung bezieht.

{TYP}

In der Werkstatt (Reparaturauftrag) bezieht sich diese Variable auf den Artikel-Typ des ausgewählten Artikels. Damit kann man die Werkstatt-Aufträge z.B. nach typbezogenen Ordnern sortieren.

{NR}

Auftrag: Auftragsnummer

Faktura: Rechnungsnummer

{VANAME}

Veranstaltungsname, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{VAORT}

Veranstaltungsort, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{STATUS}

Status:

Generell kann ein Dokumentenstatus-Name folgende Namen bekommen:

Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Lieferschein
Bestell-Anfrage
Bestellung
Mahnung
Werkstatt-Auftrag

Um eine Variable in den Unterordner-Namen einzufügen, klicken Sie einfach auf eine der angezeigten Schaltflächen!

{FILIALE}

Filiale (nur Zusatzmodul "MultiLager"). Kürzel der ausführenden Filiale. Wenn Se die Filiale als erstes Kriterium haben wollen und darunter z.B. den Kontakt, sieht Ihre Festlegung so aus:

{FILIALE}\{KONTAKT}

Wollen Sie, dass zuerst der Kontakt und dann die Filiale als Ordner angelegt werden, so sieht Ihre Festlegung so aus:

{KONTAKT}\{FILIALE}

Beispiel:

Sie geben den Ordner-Namen wie folgt an:

{FILIALE}\{KONTAKT}\{STATUS}\{NR}-{VANAME}-{VAORT}

Somit wird im Ordner der Filialen ein Kundenordner und darin ein Unterordner mit dem Status (z.B. "ANG", "AUFTR", "RECH" usw., darin ein Ordner mit der Auftrags-/Rechnungsnummer und dem Veranstaltungsnamen und -ort.

Beispiel:

Basisordner	Filiale	Kundenordner	Unterordner (Filiale\Status\Nr-VAName-VAOrt:)
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15263-Musterveranstaltung-Potsdam
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15268-AuchNeVeranstaltung-München
X:\Dokumente\	\Hamb	\Müller	\Auf\14582-Präsentation-Stuttgart
X:\Dokumente\	\Hamb	\Meier	\Rech\20000-Präsentation-Stuttgart

Diese Struktur bietet sich an, wenn Sie filialbezogene Datei-Zugriffsbeschränkungen vergeben wollen, also einer Filiale nur den Zugriff auf die eigenen Dateien gestatten wollen. Sie können dann nämlich die Ebene der Filial-Ordner den Benutzer(-Gruppen) zuweisen.

Natürlich können Sie die Ordnerstruktur auch anders herum anlegen, z.B. zuerst die Auftragsnummer, dann Filiale und zuletzt den Ordner für den Status!

Sie können also in dem Eingabefeld für den Ordner auch das Backslash-Zeichen "\" verwenden, wenn Sie weitere Unterordner verwenden wollen. Geben Sie jedoch am Anfang und am Ende der Eingabe keinen Backslash an!

Auch bei den Kontakten und Bestellungen gibt es die o.a. Möglichkeiten, allerdings mit teilweise unterschiedlichen Parametern. Beachten Sie, dass Sie die Ordner-Parameter für die verschiedenen Dokumentenarten miteinander abstimmen, damit bei den Aufträgen nicht die Filiale vorne steht und bei den Bestellungen die Bestellnummer (außer, Sie wollen es wirklich so haben!)

Um diese neue Option einzurichten, öffnen Sie Datei -> Admin-Optionen -> Programmparameter und Einstellungen -> Verzeichnisse, Dateinamen....

Dokumenten-Unterordner für allgemeine Dokumente für Kontakte

Dokumente, die man aus den Kontakten heraus erzeugt, werden in einem festgelegten Verzeichnis gespeichert. Alle diese Dokumente werden im Basis-Pfad + hier angegebenem Unterordner angelegt!

Es gibt getrennte Einstellungen für Auftrag/Faktura, Bestellungen und Kontakte. Die hier angegebenen Ordner werden im sog. Dokumenten-Basispfad angelegt, der ebenfalls in den Programmparametern festgelegt wird. Innerhalb dieses Basispfads sollten Sie mindestens eine Untergliederung vornehmen, z.B. nach dem Kontakt-Namen (Kurznamen). Wie das geht, wird weiter unten beschrieben.

Sie können die Namen von Unterordnern als festen Text angeben, z.B. „Vorgänge“. Dann wird im jeweiligen Ordner ein weiterer Ordner mit dem Namen „Vorgänge“ angelegt und alle Dokumente werden dort abgelegt. Besser ist es jedoch, die Variablen zu nutzen, um eine sinnvolle Struktur der Ordner zu erhalten.

Folgende Variable gibt es (nicht alle Variablen sind in allen Dokumentenarten verfügbar):

Variablen-Name

Beschreibung

{KONTAKT}

Wichtigste Variable: Sie repräsentiert den Kontakt-Kurznamen. Wenn Sie keine aufwendige Ordnerstruktur haben wollen, so müssen Sie wenigstens den Kontakt-Kurznamen als Variable in allen Dokumentenarten festlegen!

{NAME}

Ansprechpartner-Namen, nur verfügbar bei den Kontakt-Dokumenten!

{BESTNR}

Bestellnummer im Bestellwesen

{AUFTRNR}

Im Bestellwesen kann hier zusätzlich die Auftragsnummer festgelegt werden, auf die sich die Bestellung bezieht.

{TYP}

In der Werkstatt (Reparaturauftrag) bezieht sich diese Variable auf den Artikel-Typ des ausgewählten Artikels. Damit kann man die Werkstatt-Aufträge z.B. nach typbezogenen Ordnern sortieren.

{NR}

Auftrag: Auftragsnummer

Faktura: Rechnungsnummer

{VANAME}

Veranstaltungsname, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{VAORT}

Veranstaltungsort, nur in Auftrag, Faktura und Bestellung verfügbar.

{STATUS}

Status:

Generell kann ein Dokumentenstatus-Name folgende Namen bekommen:

Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Lieferschein
Bestell-Anfrage
Bestellung
Mahnung
Werkstatt-Auftrag

Um eine Variable in den Unterordner-Namen einzufügen, klicken Sie einfach auf eine der angezeigten Schaltflächen!

{FILIALE}

Filiale (nur Zusatzmodul "MultiLager"). Kürzel der ausführenden Filiale. Wenn Se die Filiale als erstes Kriterium haben wollen und darunter z.B. den Kontakt, sieht Ihre Festlegung so aus:

{FILIALE}\{KONTAKT}

Wollen Sie, dass zuerst der Kontakt und dann die Filiale als Ordner angelegt werden, so sieht Ihre Festlegung so aus:

{KONTAKT}\{FILIALE}

Beispiel:

Sie geben den Ordner-Namen wie folgt an:

{FILIALE}\{KONTAKT}\{STATUS}\{NR}-{VANAME}-{VAORT}

Somit wird im Ordner der Filialen ein Kundenordner und darin ein Unterordner mit dem Status (z.B. "ANG", "AUFTR", "RECH" usw., darin ein Ordner mit der Auftrags-/Rechnungsnummer und dem Veranstaltungsnamen und -ort.

Beispiel:

Basisordner	Filiale	Kundenordner	Unterordner (Filiale\Status\Nr-VAName-VAOrt:)
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15263-Musterveranstaltung-Potsdam
X:\Dokumente\	\Berlin	\Meier	\Ang\15268-AuchNeVeranstaltung-München
X:\Dokumente\	\Hamb	\Müller	\Auf\14582-Präsentation-Stuttgart
X:\Dokumente\	\Hamb	\Meier	\Rech\20000-Präsentation-Stuttgart

Diese Struktur bietet sich an, wenn Sie filialbezogene Datei-Zugriffsbeschränkungen vergeben wollen, also einer Filiale nur den Zugriff auf die eigenen Dateien gestatten wollen. Sie können dann nämlich die Ebene der Filial-Ordner den Benutzer(-Gruppen) zuweisen.

Natürlich können Sie die Ordnerstruktur auch anders herum anlegen, z.B. zuerst die Auftragsnummer, dann Filiale und zuletzt den Ordner für den Status!

Sie können also in dem Eingabefeld für den Ordner auch das Backslash-Zeichen "\" verwenden, wenn Sie weitere Unterordner verwenden wollen. Geben Sie jedoch am Anfang und am Ende der Eingabe keinen Backslash an!

Auch bei den Kontakten und Bestellungen gibt es die o.a. Möglichkeiten, allerdings mit teilweise unterschiedlichen Parametern. Beachten Sie, dass Sie die Ordner-Parameter für die verschiedenen Dokumentenarten miteinander abstimmen, damit bei den Aufträgen nicht die Filiale vorne steht und bei den Bestellungen die Bestellnummer (außer, Sie wollen es wirklich so haben!)

Um diese neue Option einzurichten, öffnen Sie Datei -> Admin-Optionen -> Programmparameter und Einstellungen -> Verzeichnisse, Dateinamen....

Dokumenten-Unterordner für Bestellungen

Dokumenten-Unterordner für Bestellungen innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Dokumenten-Unterordner für Mahnungen

Dokumenten-Unterordner für Mahnungen innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Dokumenten-Unterordner für Werkstatt/Reparaturen

Dokumenten-Unterordner für Werkstatt/Reparaturen innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Dokumenten-Unterordner für Fertigungskalkulation Dokumenten-Unterordner für die Fertigungskalkulation innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Dokumenten-Unterordner für ProjektManager Dokumenten-Unterordner für den ProjektManager innerhalb des Dokumenten-Basispfades!

Pfad zu den Word-Vorlagen: Pfad zu den Word-Vorlagen, die für manuell angelegte Word©-Dokumente verwendet werden können. Siehe [[CrystalReports:_Textmarken_für_Word-Vorlagen|Textmarken für Vorlagen].

Sonderzeichen aus Dokumenten-Pfaden entfernen: Optional werden Sonderzeichen /+*# usw. aus Pfadangaben durch "_" ersetzt.

Dateinamen für Auftrags-/Faktura-Dokumente:

Hier kann man festlegen, wie die Dateinamen der PDF-Dateien aufgebaut sein sollen, die in der Auftragsverwaltung und der Faktura für die PDF-Dateien benutzt werden.

Erlaubte/Verbotene Zeichen:
Für die Dateinamen können Sie alle Zeichen verwenden, die das Betriebssystem zulässt (siehe Dateinamen).

Unter Windows sind folgende Zeichen nicht erlaubt:

< > ? " : | \ / *

Einstellungen für Digitale Archivierung (Optional) Diese Einstellung sind nur in Verbindung mit einem externen Archivierungssystem (z.B. ELO) vorzunehmen!