REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Veranstaltungsorte
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Im Menü "Stammdaten" ⇒ "Veranstaltungsorte" können Sie die Örtlichkeiten, technischen Gegebenheiten usw. der einzelnen Veranstaltungsorte hinterlegen. Um diese Informationen nicht jedes Mal neu ermitteln zu müssen, können Sie über diesen Programmteil wichtige Informationen (Raumbeschreibungen, Strom, Parkmöglichkeiten, Routen usw.) abspeichern.
Wenn Sie diese Programmdatei auswählen, erscheint zuerst ein Suchen-Fenster.
Wenn Sie einen Veranstaltungsort auswählen stehen Ihnen mehrere Registerseiten im oberen Bildschirmbereich zur Verfügung: Adresse, Strecke, Parken, Telefon, Veranstaltungen.
2 Funktionen
Sie können bereits gespeicherte Veranstaltungsorte auswählen und bearbeiten oder neue Veranstaltungsorte anlegen:
- Datensatz bearbeiten
- Drücken/Klicken Sie auf [F2] oder [Bearbeiten].Es öffnet sich der angeklickte Datensatz zu Bearbeitung.
- Datensatz speichern
- Drücken/Klicken Sie auf [F3] oder [Speichern]
- Datensatz suchen
- Drücken/Klicken Sie auf [F4] oder [Suchen]. Sie können durch Anklicken der Feldbezeichnungen den Suchbegriff auswählen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, sich diese Daten auf- oder absteigend anzeigen zu lassen. Der rote Pfeil in der Überschriftenzeile zeigt dann nach unten bzw. nach oben.
3 Registerseiten
3.1 Adresse
- Eingabefeld Kurzname
- Tragen Sie hier den Kurznamen der Halle/Veranstaltung ein. Nach dem Kurznamen können Sie auch Suchen/Sortieren. Verwenden Sie daher einen „sprechenden“ Namen.
- Eingabefeld Name
- Eingabe der Halle/des Veranstaltungsortes
- Eingabefeld Straße
- Eingabe der Straße
- Eingabefeld L/PLZ/Ort
- Eingabe des Länderkennzeichens/der Postleitzahl/der Stadt
- Kategorie
- Telefon
- Eingabe der Telefon-Nummer
- Telefax
- Eingabe der Telefax-Nummer
- Bem.
- Fahrtzeit
- Eingabe der Fahrtzeit
- Entfernung
- Eingabe der Entfernung
- Strecke
- Eingabe der Fahrstrecke
- VOrt-Nr.
- das Programm vergibt automatisch eine Nummer für die Adresse des Veranstaltungsortes
- Adr.-Nr.
3.2 Parken
Hier können Sie alle notwendigen Informationen zu den Parkgegebenheiten hinterlegen.
- Parkmöglichkeiten
- Tragfähigkeit
- Rampe außen
- Ist ein Rampe vorhanden, wird ein Haken gesetzt
- Parkgenehmigung erteilt
- Tel.
- Pol.Abs.erford.
- Ist eine polizeiliche Absperrung erforderlich, muss hier ein Haken gesetzt werden.
- Tel.
3.3 Telefon
Hier können Telefon-Nummern von Ansprechpartner der Veranstaltungsorte hinterlegt werden.
- Name
- Eingabe des Names des Ansprechpartners
- Abteilung
- Eingabe der Abteilung
- Pers.Anrede
- Telefon
- Eingabe der Telefon-Nummer
- Bemerkung
3.4 Veranstaltungen
Hier werden die Veranstaltungen vermerkt, die bereits an diesem Veranstaltungsort durchgeführt wurden.
- Rechn.-Nr.
- Eingabe der Rechnungs-Nummer
- VA-Name
- Eingabe der Veranstaltungsnamen
- VA-Kunde
- Eingabe des Veranstaltungskunden
3.5 Räume
Für jeden Veranstaltungsort kann man beliebig viele Räume anlegen.
⇒ Der Raum-Name muss eindeutig sein!
Jeder Raum kann folgende Informationen haben: Raum-Maße, Akustik, Bühne
3.6 Projektion
3.7 Strom
3.8 Dokumente
In den Veranstaltungsorten kann man auch Dokumente verknüpfen, wie bei den Artikel, Kontakten usw.
Dabei gibt es zwei Verknüpfungsmöglichkeiten:
- Dokumente für den ganzen Veranstaltungsort
- Dokumente für einen bestimmten Raum
In jeder Registerseite gibt es eine Leiste mit Schaltflächen zum Bearbeiten der Dokumentenverknüpfungen:
Über die Schaltfläche [Bild laden] kann man eine Bilddatei direkt in der Datenbank speichern. Im Gegensatz zu einer Verknüpfung sind die Bilddaten dann direkt in der Datenbank enthalten. Das ermöglicht es, das Bild in einem Report direkt einzubinden. Auf diese Art und Weise können jedoch nur JPG-Dateien eingebunden werden!
4 Technische Hinweise
Es wird bereits bestehende, aber unbenutzte Tabelle VORTDOK verwendet, die durch das Update ergänzt wird. Sie beinhaltet folgende Felder:
- VORTNR
- Verbindung zum VA-Ort.
- RAUM
- Verbindung zu einem Raum, wenn es sich um eine Verknüpfung zu einem Raum handelt. Wenn es eine Verknüpfung zum VA-Ort ist, ist dieses Feld leer (Neues Feld!).
- DATEINAME
- PFADNAME
- BILD_IN_DB
- Dieses Integer-Kennzeichenfeld beinhaltet 0, wenn kein Bild in der Datenbank gespeichert ist und 1, wenn ein Bild direkt in die Datenbank gespeichert wurde (s.u.).
- BILD
- Gespeichertes Bild (JPG), das direkt in der Datenbank abgelegt wurde.
