GEVAS-Professional Lagerausgabe
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
In der Lagerausgabe werden die Artikel aus dem Lager ausgebucht und ein (oder mehrere) Lieferschein(e) erstellt.
Die Ausgabe erfolgt dabei immer auf einen bestimmten Auftrag.
Sie können einen neuen Auftrag anlegen oder einen zuvor angelegten Auftrag aussuchen.
2 Ausgabe anhand eines Beispiels
Wir wollen Ihnen nun auf den folgenden Seiten anhand eines Beispiels die Lagerausgabe von GEVAS-Professional zeigen.
- Sie müssen entweder einen bestehenden Auftrag aussuchen oder einen neuen Auftrag anlegen.
Die prinzipiellen Schritte bei der Lagerausgabe sind dabei:
2.1 Neuer Auftrag
- Im Hauptmenü F5-Neuer Auftrag anwählen. Den Empfänger (Kunden) auswählen, Zeitraum eingeben usw. Dabei wird ein Auftrag (und automatisch im Hintergrund) auch ein Lieferschein angelegt.
oder
2.2 Auftrag suchen
Im Hauptmenü F4-Auftrag suchen anwählen, den gewünschten Auftrag aussuchen und auswählen.
- Eine Lagerausgabe bezieht sich immer auf einen Auftrag . Dies ist zwingend vorgegeben, da man aus dem Lager nicht "einfach mal so" etwas entnehmen darf. Sie können zwar jederzeit einen neuen Auftrag anlegen, es kann jedoch sein, dass schon ein Auftrag (eine Reservierung) für den Empfänger vorhanden ist. In diesem Fall müssen Sie zuerst den Auftrag heraussuchen.
- Eine Lagerausgabe kann jedoch auch erfolgen, ohne dass Auftragspositionen im Auftrag enthalten sein müssen. Wenn eine Lagerausgabe für einen Artikel gebucht wird, der nicht im Auftrag enthalten ist, wird automatisch (im Hintergrund) eine Auftragsposition angelegt.
- Wenn auf Ihrer Packliste ein Barcode mit der Auftragsnummer aufgedruckt ist, können Sie jetzt einfach mit dem Scanner die Nummer abscannen. Wenn Sie über diesen Komfort nicht verfügen, geben Sie die Auftragsnummer einfach in das Eingabefeld "Suchen nach:" ein.
Es öffnet sich das Fenster der bestehenden Aufträge.
Oben werden die Aufträge angezeigt, unten die zugehörigen Auftragspositionen.
In diesem Fenster stehen die bekannten Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Suchen Sie einen Auftrag aus. Danach schalten Sie mit der Schaltfläche OK oder der Taste ENTER zur Lagerausgabe um. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem die u.U. noch nicht ausgegebenen Artikel des Auftrags aufgeführt sind. Außerdem sehen Sie rechts unten eine Anzeige mit den Artikeln, die Sie schon auf den Lieferschein ausgegeben haben. Beachten Sie die Farb-Markierung (Legende).
2.2.1 Lieferschein
Standardmäßig sucht sich das Programm den letzten Lieferschein heraus, der für diesen Auftrag erstellt wurde. Alle folgenden Ausgaben werden an diesen Lieferschein angehängt, außer wenn Sie in der Lagerausgabe auf “F5-Neuer Lieferschein” drücken. Dann wird ein neuer Lieferschein für diesen Auftrag erzeugt, d.h. die nachfolgenden Ausgaben stehen dann in einem eigenen Lieferschein.
Wenn Sie sehen wollen ob bzw. welche Lieferscheine für den ausgewählten Auftrag vorhanden sind, drücken Sie die Taste Alt+F4 oder klicken auf die Schaltfläche LS Suchen, nachdem Sie einen Auftrag ausgewählt haben.
2.2.2 Neuen Lieferschein anlegen oder bestehenden Lieferschein auswählen
Nachdem Sie einen Auftrag angewählt haben, wird geprüft, ob bereits ein Lieferschein angelegt wurde. Falls dies nicht der Fall ist, wird ein neuer Lieferschein angelegt.
Wenn es einen oder mehrere Lieferscheine zu diesem Auftrag gibt, wird der letzte davon automatisch geöffnet, wenn Sie den Auftrag öffnen.
Wenn Sie jedoch bewusst einen neuen Lieferschein anlegen wollen, so drücken Sie in der Lagerausgabe auf die Schaltfläche F5 Neuer LS.
Es kommt jedoch vor, dass Sie einen bereits bestehenden Lieferschein ergänzen müssen/wollen, da Ihr Kunde nachträglich doch noch etwas mitnimmt. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, den gerade geschriebenen Lieferschein einfach auszu¬suchen (Taste Alt+F4 Suchen LS), zu ergänzen und dann noch einmal auszudrucken.
2.3 Ausgabe erfassen
Die Artikelausgabe(n) erfassen: Die Inventarnummer in das gelbe Eingabefeld eingeben und ENTER drücken oder die Nummer vom Etikett abscannen. Wenn Sie mobile Datenerfassungsgeräte haben, können Sie auch die Schaltfläche [F6 Mobil] drücken, um die zuvor gescannten Daten aus dem Scanner auszulesen.
Im gelben Eingabefeld “Nummer:” werden die Inventarnummern eingegeben bzw. abgescannt.
Unten stehen die Positionen, die schon ausgegeben wurden (Lieferscheinpositionen).
Wenn schon Auftragspositionen vorhanden sind:
Links unten (optional) werden die Auftragspositionen angezeigt; wahlweise alle oder nur die noch nicht ausgegebenen.
Beispiel einer Eingabemaske der Lagerausgabe:
2.3.1 Optionen
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Teil des Bildschirmes klicken, stehen Ihnen weitere Anzeige-Optionen zur Verfügung:
- Im gelben Feld werden die Artikel-/Gerätenummern eingegeben bzw. mit dem Barcode-Scanner abgescannt. Mit F4 kann man alternativ einen Artikel suchen. Mit der Taste F7 legt man fest, dass die folgende Erfassung eine separate Position ist, also zusätzlich an den Auftrag angehängt wird.
- Nach der (erfolgreichen) Eingabe einer Nummer wird der ausgewählte Artikel angezeigt. Bei Einzelteilen, die über die Inventar- oder Altern. Inventarnummer aufgerufen wurden, erfolgt die Buchung direkt nach der Eingabe und drücken der Taste ENTER.
2.3.2 Prinzip
Das Grundprinzip der Erfassung lautet:
- Artikel festlegen
- Bei Einzelartikeln: Gerätenummer festlegen.
- Bei Mengengeräten: Menge bestätigen bzw. korrigieren
- Lieferscheinposition speichern.
Dabei gibt es allerdings von Fall zu Fall unterschiedliche Varianten in der Vorgehensweise. Lesen Sie nun bitte die nächsten Kapitel, damit Sie die einzelnen Möglichkeiten der Lagerausgabe kennen lernen.
2.3.3 Eingabe/Scannen einer Inventarnummer
Die schnellste Methode einen Artikel anzugeben, ist die Eingabe/das scannen einer Inventarnummer in das gelbe Feld.
Mengenartikel:
Wenn Sie einen Mengenartikel ausgeben, springt ser Eingabecursor zum Feld "Menge", wo Sie die auszugebende Menge eingeben bzw. bestätigen können. Danach wird die Position des Lieferscheines gespeichert und die Ausgabemenge im Auftrag vermerkt.
Einzelartikel:
Wenn Sie ein Einzelgerät ausgeben wollen, so geben/scannen Sie die Inventarnummer ein. Nach drücken der Taste ENTER ermittelt GEVAS-Professional den zugehörigen Artikel und speichert die Lieferscheinposition.
2.3.4 Artikel suchen
Wenn Sie eine falsche Inventarnummer eingegeben haben oder auf die Schaltfläche Artikel suchen klicken oder die Taste F4 drücken, so öffnet sich ein Fenster, mit dessen Hilfe Sie einen Artikel suchen können.
Einzelheiten werden im Kapitel GEVAS-Professional Lagerausgabe Artikel suchen beschrieben.
Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, wird die ausgewählte Inventarnummer (oder mehrere, wenn Sie diese selektiert haben), in das gelbe Eingabefeld übernommen. Mit der Taste Enter können Sie Ausgabe der Artikel buchen.
Dabei überprüft das Programm, ob es den ausgewählten Artikel im Auftrag schon gibt:
- Wenn ja, wird die Ausgabe auf die entsprechend Position gebucht.
- Wenn nein, wird eine neue Position angelegt und die Ausgabe dazu vermerkt.
- Das Programm legt dazu ein neues Kapitel im Auftrag an. Dessen Text lautet standardmäßig "Zusätzlich ausgegeben", was aber in den Programm-Parametern geändert werden kann.
2.4 Ausgabe verbuchen
Beim Verbuchen einer Ausgabe-Erfassung wird im Lieferschein automatisch eine neue Position angelegt, wenn der angesprochene Artikel noch nicht im Lieferschein enthalten ist. Ansonsten sucht GEVAS-Professional die zugehörige Lieferscheinposition heraus und korrigiert die Stückzahl entsprechend.
Außerdem wird die Ausgabemenge im Auftrag vermerkt. Wenn die angesprochene Auftragsposition damit vollständig ausgegeben wurde, verschwindet sie aus der Anzeige der Positionen. Bei der Erfassung der Ausgabe leert sich also nach und nach die Anzeige der Auftragspositionen. Wenn Sie alle Auftragspositionen vollständig ausgegeben haben, muss die Anzeige der Auftragspositionen leer sein!
Wichtig:
Solange noch eine Auftragsposition angezeigt wird, ist die Ausgabe noch nicht vollständig durchgeführt worden!
Die vorangegangenen Informationen zur Anzeige der Auftragspositionen gelten nur unter der Voraussetzung, dass Sie die Option Offene Positionen angewählt haben und nicht Alle Positionen.
Es gilt daher:
Eine Auftragsposition hat den Status "ANG" oder "AUF", wenn noch kein Gerät ausgegeben wurde. Eine Auftragsposition erhält den Status "TEIL", wenn mindestens ein Gerät ausgegeben wird, aber noch nicht die Auftragsmenge erreicht ist. Eine Auftragsposition erhält den Status "AUSG", wenn alle Geräte ausgegeben wurden, d.h. die Auftragsmenge erreicht ist oder überschritten wurde.
2.5 Mengengeräte automatisch ausgeben
Die Ausgabe von Mengenartikeln kann stark vereinfacht werden, indem man GEVAS-Professional auffordert, alle oder bestimmte ausgewählte Positionen am Stück auszugeben. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass ein Lieferschein recht schnell erzeugt werden kann. allerdings erfordert dies eine mengenmäßige Kontrolle bei der Lagerausgabe! Denn GEVAS-Professional setzt bei der automatischen Erzeugung eines Lieferscheins natürlich nur die Mengen ein, die im Auftrag vorgegeben wurden. Es muss also von Ihnen kontrolliert werden, ob die Auftragsmengen auch tatsächlich ausgegeben worden sind.
Wenn Sie alle Positionen des Auftrags ausgeben wollen, so können Sie mit der Taste F9 oder der Schaltfläche [F9 Markieren] alle Positionen des Auftrags markieren. Wenn Sie einzelne Positionen des Auftrags markieren wollen, so drücken Sie die Taste STRG und klicken Sie mit der Maus nacheinander auf die gewünschten Positionen. Auf diese Art und Weise können Sie übrigens auch die Markierung einer Position wieder entfernen.
Sie können diese Funktion auch benutzen, um sehr viele, jedoch nicht alle Auftrags¬positionen auszugeben: Drücken Sie dazu zuerst F9, um alle Positionen zu markieren. Anschließend klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste mit der Maus auf die Positionen, die Sie nicht ausgeben wollen, nehmen also von dort die Markierung wieder weg.
Nachdem die gewünschten Positionen markiert sind, können Sie durch Drücken der Taste F11 oder klicken auf die Schaltfläche [F11 Ausgeben] die Ausgabe der markierten Positionen starten. GEVAS-Professional ergänzt dann den Lieferschein um die entsprechenden Positionen. Jede Lieferschein-Position erhält die Menge, die im Auftrag angegeben ist.
2.6 Lieferschein bearbeiten
Normalerweise wird der Lieferschein von GEVAS-Professional im Hintergrund automatisch erzeugt, sobald Sie die Ausgabe starten. Der Lieferschein enthält dabei die Lieferanschrift aus dem Auftrag sowie die Veranstaltungsdaten, Versandart usw. Wenn Sie die Lieferscheindaten noch ändern wollen, so wählen Sie zuerst den Auftrag aus, in dem sich der Lieferschein befindet.
Wenn Sie noch nicht auf der Auftragsübersicht sind, kommen Sie mit der Taste [F10] zum Hauptmenü zurück und mit [F4] in die Auftragssuche.
Suchen Sie in der Auftragsübersicht den gewünschten Auftrag aus wie es am Anfang dieses Kapitels beschrieben wurde. Danach können Sie mit der Taste [Auswahl] in die Lagerausgabe umschalten und dort mit [Umsch]-F4 die Lieferschein-Übersicht öffnen. Es werden alle Lieferscheine dieses Auftrags angezeigt. Suchen Sie dort den gewünschten Lieferschein aus. Sie können nun den Lieferschein wie gewohnt bearbeiten.
2.7 Den Lieferschein drucken
Nachdem alle Positionen des Lieferscheins erfasst wurden, können Sie ihn ausdrucken. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [F12 Drucken]. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie das gewünschte Druckformular und ggf. den Druckertyp festlegen. Anschließend kann der Druck gestartet werden.
Beispiel:
In diesem Fenster geben Sie an, mit welchem Formular und mit welchem Drucker Sie den Lieferschein drucken wollen.
Formularname
In diesem Feld können Sie den gewünschten Formular¬namen angeben oder aus dem Listenfeld auswählen.
Kopien
Hiermit können Sie bestimmen, wie viele Kopien des Ausdrucks vom Programm automatisch erzeugt werden sollen. Diese Funktion ersetzt die Möglichkeit, mit bestimmten Druckern Durchschläge zu bedrucken.
Benutzter Drucker
In diesem Feld können Sie angeben, mit welchem Drucker der jeweilige Ausdruck vorgenommen werden soll. Wenn in diesem Feld nichts steht, wird der unter Windows als Standarddrucker definierte Drucker verwendet.
Vorschau
Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie den "Ausdruck" des Lieferscheines in ein Bildschirmfenster umleiten. Der Ausdruck wird dort genau so angezeigt, wie er auch auf dem Papier erscheinen würde.
Drucken Sie nun den Lieferschein aus. Unsere Beispielerfassung ist damit abgeschlossen. Klicken Sie nach dem Ausdrucken auf die Schaltfläche [Schließen] oder drücken Sie die Taste ESC. Schließen Sie das Fenster der Lagerausgabe, wenn Sie es nicht mehr benötigen!
2.8 Stornieren
Sie können eine ausgegebene Position jederzeit stornieren. Klicken Sie dazu in der Tabelle der ausgegebenen Artikel (Lieferschein-Positionen) auf die gewünschte Position. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren.
- Durch das Stornieren werden die Artikel wieder an das Lager zurückgebucht. Außerdem wird die zugehörige Auftragsposition korrigiert und die Lieferschein-Position gelöscht.
- Verwenden Sie Stornieren nicht als Ersatz für die Rücknahme von Artikeln! Bei der Rücknahme werden weitere Daten angelegt, die z.B. für die Statistik benötigt werden.
2.9 Dokumente anzeigen
Mit der Schaltfläche Dokumente können Sie sich alle Dokumente (Bilder, PDF'S usw.) anzeigen lassen, die mit Artikeln des Lieferscheins verknüpft sind.
2.10 Markieren
Sie können mehrere Positionen der Auftragstabelle markieren und dann per Mausklick ausgeben.
Dazu gibt es die Schaltflächen:
- Alle (markieren)
- Keine (markieren)
- Ausgeben
Zusätzlich können Sie diese Funktionen auch über die rechte Maustaste auslösen.
Wenn Sie einzelne Positionen markieren wollen, Drücken Sie die Taste Strg bzw. Ctrl und halten sie fest. Dann klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschten Positionen, um sie zu markieren oder die Markierung wieder aufzuheben.
Wenn Sie mehrere Positionen markieren wollen, Drücken Sie die Taste Umschaltung bzw. Shift und halten sie fest. Dann klicken Sie mit der linken Maustaste auf die erste gewünschten Position und danach auf die letzte Position, um alle Positionen zwischen den Klicks zu markieren oder die Markierung wieder aufzuheben.
