REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Kontakte

1 Allgemeines

Mit diesem Programmteil können Sie Adressen und "angehängte" Informationen eingeben oder ändern. Diese Informationen nennen wir „Kontakte“.

Wenn Sie mit REFLEX beginnen und die Adressen- oder Kundendaten neu erfassen müssen, so wird es u. U. am besten sein, diese Daten nach und nach einzutragen, d. h. wenn ein Kontakt zum Kunden in Form eines Angebots zustande kommt.

⇨ Wenn Sie vor REFLEX mit einer anderen Adressverwaltung gearbeitet haben und bereits einen Adressdatenbestand in einer Datenbank gespeichert haben, kann man diese gespeicherten Adressen u. U. in die REFLEX-Datenbank konvertieren. Fragen Sie uns!

In den Stammdaten "Kontakte" sind Daten über Firmen, Personen, Standorte, Abteilungen, Lieferanten usw. zusammengefasst. Die Kontakt-Stammdaten sind also der zentrale "Topf" für alle Adressen, ob Kunden, Lieferanten, Interessenten usw.

Wichtig

• Jeder, der bei Ihnen etwas kauft oder anmietet, muss gespeichert sein.
• Jeder Lieferant, bei dem Sie etwas bestellen wollen, muss gespeichert sein.

2 Öffnen der Kontakt-Stammdaten

Wenn Sie die Kontakt-Stammdaten über das Menü "Stammdaten" ⇒ "Kontakte"“ öffnen, wird zuerst das Suchen-Fenster der Kontakte angezeigt.

Beispiel:

3 Suchen eines Kontakts

Auf der Seite „Suchen“ werden die gespeicherten Kontakte angezeigt. Sie können die Anzeige sortieren und nach bestimmten Kriterien suchen. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift; damit ist das Sortierfeld ausgewählt. Außerdem können Sie die Anzeige nach bestimmten Artikelgruppen eingrenzen.

Auch hier können Sie mit der Joker-Suche (* oder %)” arbeiten.

3.1 Eingrenzen der Anzeige

Sie können festlegen, dass nur die Kontakte angezeigt werden sollen, deren Kurznamen mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. Klicken Sie dazu auf eine der Schaltflächen [A] bis [Z].

Außerdem können Sie die Anzeige nur auf Kunden oder Lieferanten einschränken, wenn Sie das Optionsfeld „Kontakt-Art“ anklicken und die gewünschte Kontaktart auswählen.

Schließlich können Sie festlegen, dass nur Kontakte angezeigt werden, die ein bestimmtes Adresskennzeichen haben. Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld „Kennzch.“ Und wählen eines der Kennzeichen aus. Beispiel:

Mit einem Mausklick auf eines der Kennzeichen können Sie festlegen, dass Sie nur die Kontakte sehen wollen, in denen das Kennzeichen „Hotels“ enthalten ist.

⇨ Wenn Sie die Auswahl wieder aufheben wollen, klicken Sie einfach auf irgendeinen Namen eines Kennzeichens (nicht auf das Kennzeichen selbst) oder auf die Schaltfläche [_] neben der Kennzeichen-Auswahl!

3.2 Suchbegriffseingabe

Wenn Sie einen bestimmten Artikel suchen wollen, geben Sie einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs in das Suchfeld ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens wird die Anzeige in der Tabelle auf die Artikel beschränkt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.

3.3 Nach welchem Feld wird überhaupt sortiert und gesucht?

Wenn Sie bestimmen wollen, nach welchem Feld sortiert und gesucht werden soll, so klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift der gewünschten Spalte. Die so ausgewählte Spalte wird farbig markiert.

3.4 Suchen mit Wildcards (Jokersuche)

Wenn Sie wollen, dass der Suchbegriff nicht nur dann gefunden wird, wenn er exakt so im ausgesuchten Feld steht, so können Sie die Jokerzeichen "*, %" verwenden. Das Jokerzeichen (*, %) zeigt dem Programm, dass Sie einen Datensatz auch dann auswählen wollen, wenn der angegebene Suchbegriff nicht exakt mit dem Feld übereinstimmt.

Wenn Sie einen Artikel bearbeiten wollen oder sich die Einzelheiten dazu anschauen wollen, so doppelklicken Sie auf den gewünschten Artikel oder klicken auf [Bearbeiten] oder drücken [F2].Die Eingabemaske wird dann angezeigt.

3.5 Einen der zuletzt bearbeiteten Kontakte öffnen

Über die Verlaufsauswahlliste können Sie einen der 10 zuletzt bearbeiteten Kontakte öffnen.

Klicken Sie einfach auf einen der Einträge.

3.6 Suchen und Ersetzen von Daten

Wie in den Artikel ist es auch möglich, Daten der Adressen oder Ansprechpartner mit einem Dialog direkt in der Datenbank zu suchen und zu ersetzen. Im Menü „Bearbeiten ⇒ Spezielle Funktionen“ gibt es dazu entsprechende neue Menüpunkte.

Das Dialogfenster:

Wählen Sie in (1) das Feld aus, in dem Sie suchen und ersetzen wollen. Tragen Sie unter (2) den Suchbegriff und den Ersatzbegriff ein, wählen Sie ggf. die Option „Groß-/Kleinschreibung beachten“.

Wenn Sie sehen wollen, welche Daten in einem bestimmten Feld gespeichert sind, können Sie in (3) einen Suchbegriff eingeben, der die Anzeige eingrenzt. Nur in den Feldern, die angezeigt werden wird die Ersetzung vorgenommen!

Starten Sie das einzelne Ersetzen mit der Schaltfläche [Ersetzen].

Starten Sie das komplette Ersetzen in allen Datensätzen mit der Schaltfläche [Alle ersetzen].

⇨ Diese Funktion kann nur von einem Benutzer geöffnet werden, der das Zugriffsrecht „Optionen und Einstellungen“ besitzt!

4 Bearbeiten

4.1 Kunde oder Lieferant?

Wenn ein Kontakt angelegt wird, so wird über die Felder Kundennummer bzw. Lieferantennummer festgelegt, um welche Art von Adresse (Kunde und/oder Lieferant) es sich handelt.

Es muss aber weder eine Kunden- noch eine Lieferantennummer eingetragen werden. Die Kundennummer ist aber spätestens dann notwendig, wenn eine Rechnung an den Kunden erstellt werden soll!

4.2 Ansprechpartner

Für jede Adresse können Sie beliebig viele Personen abspeichern. Bei jeder Person können Sie eine Registerseite mit beliebig vielen Einträgen wie z.B. Telefon- und Fax-Nummer, E-Mail-, Homepage-Adresse, spezielle Kennzeichen usw. hinterlegen.

4.3 Kennzeichen , Bemerkungen

Für jeden Kontakt können Sie bis zu 20 Kennzeichen hinterlegen, nach denen sie später suchen beziehungsweise sortieren können. Kennzeichen sind zum Beispiel wichtig, um im Suchenfenster der Kontakte nur die Kontakte anzuzeigen, bei denen ein bestimmtes Kennzeichen gespeichert ist. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist es, dass sie Werbebriefe nur an bestimmte Adressen schicken wollen

4.4 Kunde

Ein Kunde ist jemand, dem Sie etwas verkaufen oder vermieten wollen bzw. schon einmal haben. In diesem Fenster können weitergehende Informationen abgelegt werden: z.B. Standard-Zahlungskonditionen, -Preisgruppe, Rabatt, Kreditlimit, abweichende Rechnungsadresse usw.  

4.5 Lieferant

Ein Lieferant ist jemand, bei dem Sie etwas kaufen oder anmieten wollen. In diesem Fenster werden weitergehende Informationen abgelegt, wie Lieferanten-Nummer, Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen, Ust.-ID-Nummer, Standard-Rabatt usw.

4.6 Anschrift

Für jede Adresse können hier beliebig viele Lieferanschriften eingetragen werden.

4.7 Bankverbindungen

Informationen wie Kontonummer, Bankleitzahl, Kontoinhaber usw. sind in diesem Teil für diesen Kontakt hinterlegt.

5 Neu

Wir wollen nun einen neuen Kontakt anlegen. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie die Maus- oder die Tastaturbedienung bevorzugen:

• Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Neu] in der Tastenleiste oder

• drücken Sie die Taste [F5].

Die Felder der Eingabemaske leeren sich nun und Sie können die neue Adresse eingeben. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Hinweise zu den einzelnen Feldern.

5.1 Eingabefelder

Adressnummer

Standardmäßig ist die automatische Adressnummerierung eingestellt. Geben Sie deshalb bei der Eingabe KEINE Adressnummer ein. Diese vergibt REFLEX, wenn Sie die Adresse speichern. Die Adressnummer ist ein eindeutiger Schlüssel, unter dem jede Adresse gespeichert ist; also eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Kennzeichnung der Adresse (nicht mit Kunden- oder Lieferanten-Nummer identisch!).

Kurzname

Hier sollte ein möglichst aussagekräftiger Kurzname zum Suchen und Sortieren eingegeben werden. Der Kurzname wird außerdem bei einigen Programmteilen zur Anzeige des Kunden verwendet, z. B. in der Dispositionsgrafik. Verwenden Sie für den Kurznamen bitte keine Kommas oder Semikolons, da diese Zeichen bei Datenexporten i. d. R. als Trennzeichen verwendet werden. Maximal 20 Zeichen sind möglich. Sie können Groß- oder Kleinbuchstaben verwenden, um den Kurznamen besser lesbar zu machen, z.B. "BeispielMeier". Beim Suchen einer Adresse wird übrigens nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

Name

Name und ggf. Firmierung des Kunden (ohne Ansprechpartner, s. u.)! Sie können hier bis zu 3 Zeilen als Anschrift eingeben. Am Ende jeder Zeile drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Enter], um eine Zeilenschaltung einzufügen. Mit der Taste [Enter] verlassen Sie das Feld.

Straße

Angabe der Straße bzw. des Postfachs.

PLZ

Eingabe der Postleitzahl. Über die Schaltfläche [...] gelangen Sie automatisch in die Suchen-Funktion für die Postleitzahltabelle. Diese muss zuvor angelegt/eingespielt worden sein. Diese Tabelle dient zur Orientierung bei der PLZ-Suche. Eine Zuordnung nach Straße o. ä. erfolgt nicht. Sie können jedoch die Daten dieser Tabelle bei Bedarf selbst einpflegen

Land, Ort, Staat

Diese Felder dienen zur Vervollständigung der Adresse

Sprache

Mit diesem Feld können Sie bestimmen, welches Sprachkennzeichen standardmäßig in die Angebote, Aufträge usw. dieser Adresse übernommen werden soll. Dieses Kennzeichen steuert das Einmischen von Texten in die Auftragspositionen.

• Es werden nur dann anderssprachige Texte in die Positionen eingefügt, wenn diese zuvor in den Artikelstammdaten angelegt worden sind. Das Programm selbst übersetzt nicht selbstständig!

Beim Anlegen einer neuen Adresse wird das Sprachkennzeichen automatisch auf „D“ gesetzt. Es kann beim Erfassen der Adressdaten geändert werden.

Das Sprachkennzeichen ist extrem wichtig, wenn Sie mit Artikel-Textbausteinen arbeiten. Es werden nämlich nur die Textbausteine auf einem Artikel in eine Auftragsposition gemischt, wenn das Sprachkennzeichen übereinstimmt. Haben Sie im Auftrag kein Sprachkennzeichen, werden die Textbausteine mit Sprache „D“ nicht angezeigt/eingemischt!

Stichwort

Beliebige Stichworte zur Suche; bitte trennen Sie mehrere Stichworte durch Leerschritte oder Kommas. Da dieses Feld ein Suchfeld ist, können Sie später gezielt nach dieser Information in der Datenbank suchen. Sie können ein Stichwort aus einer Stichwortliste übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [...>] neben dem Stichwortfeld. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Stichworte festlegen und/oder aus der Liste in das Eingabefeld übernehmen können.

Bemerkung

Ein freies Textfeld für interne Bemerkungen zu der Adresse. Diese kleine Bemerkung wird jedem angezeigt, der für diese Adresse ein Angebot bzw. einen Auftrag erfasst.

TelNr., Privat, Mobil, Fax

Bitte geben Sie hier die entsprechenden Telefon-/Faxnummer ein.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse dieses Kunden/Lieferanten/Interessenten kann hier hinterlegt und später direkt angewählt werden. Es wird dabei kein eigenständiges E-Mail-Programm aktiviert, sondern die auf Ihrem PC installierte E-Mail-Software.

Internet

Wenn eine Web-Adresse angegeben ist, besteht die Möglichkeit, über einen Internet-Web-Browser, der am Arbeitsplatz-PC installiert ist, die jeweilige Adresse direkt aufzurufen.

Adress-Kennzeichen

Sie können jeder Adresse bis zu 20 Kennzeichen zuordnen. Die Kennzeichen können Sie benutzen, um Ihre Adressen in beliebige Gruppen einzuteilen. Das ist besonders wichtig für Listen, Auswertungen und Werbebriefe, die Sie mit dem Druckmodul erzeugen. Dort können Sie die Kennzeichen in fast jeder beliebigen Form und Verknüpfung zur Auswahl von Adressen benutzen. Die Bedeutung des jeweiligen Kennzeichens bestimmen Sie selbst. So können Sie festlegen, dass z. B. das Kennzeichen "Branche" für eine Verschlüsselung der Branche stehen soll usw. Bei verschiedenen Programmfunktionen (z. B. Adressliste,) können Sie nun gezielt nach diesen Kennzeichen selektieren und nur die Adressen bearbeiten, die das entsprechende Kennzeichen haben. Ein Kennzeichen kann bis zu 6 Zahlen und/oder Buchstaben beinhalten. Um ein Kennzeichen festzulegen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche [...] rechts neben dem gewünschten Kennzeichen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, aus dem man das gewünschte Kennzeichen aus der Kennzeichengruppe auswählen kann. Kennzeichengruppen für Adressen werden über die Programmparameter festgelegt.

5.2 Ansprechpartner

Zu jeder Adresse können beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden. Da es für jeden Ansprechpartner sehr viele Datenfelder gibt, wurde die Eingabemaske auf die Seiten “Daten” und “Kennzeichen & weitere Daten” aufgeteilt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche am Rand der Ansprechpartner-Eingabemaske können Sie zu dem gewünschten Teil umschalten.

Wenn Sie z.B. Kunden mit mehreren Abteilungen haben, können Sie beim Anlegen eines Angebots/Auftrags den jeweils zuständigen Ansprechpartner auswählen.

• Die Anzeige der Ansprechpartner ist nach dem Nachnamen sortiert. Wenn man in die Tabelle oben klickt und einen Buchstaben drückt, springt die Anzeige zum ersten Ansprechpartner, dessen Nachname mit dem Buchstaben beginnt.

5.2.1 Eingabefelder

Kurzname

Eindeutiger, kurzer Name der gespeicherten Person. Kann zum Suchen/Sortieren verwendet werden.

Kurzzeichen, Vorname, Name usw.

Geben Sie in diese Felder die jeweiligen Informationen ein.

Pers.Anrede

Persönliche Anrede für Mailings, Angebote usw. Hier kann eine persönliche Anrede für die Serienbrief-Funktion eingegeben werden. Der eingegebene Text wird vom Programm an die Floskel "Sehr geehrte" angehängt. Bei männlichen Ansprechpartnern ist deshalb die Vorsilbe "r Herr" anzugeben, bei weiblichen "Leerzeichen+Frau".

• Beispiel:
  • "Sehr geehrter Herr Meier" ⇒ ("Sehr geehrte" steht im Formular fest vorgegeben!)
  • "Sehr geehrte Frau Meier"

TelNr., Privat, Mobil, Fax

Bitte geben Sie hier die entsprechenden Telefon-/Faxnummern ein.

E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse dieses Kunden/Lieferanten/Interessenten kann hier hinterlegt und später direkt angewählt werden. Es wird dabei kein eigenständiges E-Mail-Programm aktiviert, sondern die auf Ihrem PC installierte E-Mail-Software.

Internet

Wenn eine Web-Adresse angegeben ist, besteht die Möglichkeit, über einen Internet-Web-Browser, der am Arbeitsplatz-PC installiert ist, die jeweilige Adresse direkt aufzurufen.

Geburtsdat.

Das Geburtsdatum dieses Ansprechpartners kann hier eingegeben und gespeichert werden (wahlweise über die Kalenderfunk-tion).

5.2.2 Kennzeichen für Ansprechpartner

Sie können jedem Ansprechpartner zusätzlich bis zu 20 Kennzeichen zuordnen. Die Kennzeichen können Sie benutzen, um Ihre Ansprechpartner in beliebige Gruppen einzuteilen. Das ist besonders wichtig für Listen, Auswertungen und Werbebriefe, die Sie mit dem Druckmodul erzeugen. Dort können Sie die Kennzeichen in fast jeder beliebigen Form und Verknüpfung zur Auswahl von Ansprechpartnern benutzen.

Die Verschlüsselung dieser Kennzeichen (bei Ansprechpartner) kann eine andere sein, als die, die Sie im oberen Teil der Eingabemaske zur “Haupt”-Adresse gewählt haben. Ein Kennzeichen kann bis zu 6 Zahlen und/oder Buchstaben beinhalten.

Um ein Kennzeichen festzulegen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche [...] rechts neben dem gewünschten Kennzeichen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, aus dem man das gewünschte Kennzeichen aus der Kennzeichengruppe auswählen kann.

5.2.3 Ansprechpartner verschieben

Mit der Taste/Schaltfläche [Ansp.versch.] kann man einen Ansprechpartner von einer Adresse zu einer anderen verschieben.

Vorgehensweise

• Zuerst Adresse auswählen
• Danach Ansprechpartner auswählen
• Dann auf die o.a. Schaltfläche klicken oder Shift-F8 drücken
• Die Adresse auswählen, zu der der Ansprechpartner verschoben werden soll
• Die Aktion mit „Ja“ bestätigen

5.2.4 Option für Anrede-Text

In den Ansprechpartnern kann man den Anrede-Text variabel gestalten, indem man hinter jeder Anrede einen Text hinterlegt. Vor allem für nicht-deutsche Anwender ist diese Vorgehensweise wichtig, weil die mit der Anrede „Sehr geehrte…“ ja nichts anfangen können!

Wenn Sie die hier beschriebene Option nicht benutzen, bleibt alles beim Alten, d. h. das Programm erzeugt den Anrede-Text (Persönliche Anrede) aus „Sehr geehrte…“ und dem Nachnamen automatisch.

5.2.4.1 Neuer Anrede-Text

Vorgehensweise

• Wenn Sie mit Administrator-Rechten ausgestattet sind, können Sie das Fenster zur Eingabe der Anreden entweder über die Programm-Parameter oder die Kontakt-Stammdaten (Lupen-Knopf neben der Anrede) öffnen:

Links werden die Anreden angezeigt. Zu jeder Anrede können Sie in dem Eingabefeld oben einen Anrede-Text festlegen. Wenn kein Anrede-Text angegeben wird, so erzeugt REFLEX die persönliche Anrede mit „Sehr geehrte…“ automatisch. Wenn ein Anrede-Text vorhanden ist, wird dieser als persönliche Anrede verwendet. Im Anrede-Text können Variablen verwendet werden, die dann vom Programm mit den Dateninhalten gefüllt werden.

5.3 Bemerkungen zum Kontakt

Hier können Sie beliebig viele Bemerkungen zu dem Kontakt hinterlegen. Beachten Sie bitte, dass jede Bemerkung einen Kurznamen haben muss, um gespeichert werden zu können

5.4 Kundendaten

In diesem Register stehen die Kundendaten des jeweiligen Kontakts. Ein Kontakt kann durchaus Kunde und Lieferant gleichzeitig sein.

Hinweis: Die unten angezeigten Kunden-/Artikelpreise sind in Ihrem System u.U. nicht aktiviert, siehe Programm-Parameter.

Die Standard-Vorgaben für diesen Kunden können hier hinterlegt werden:

5.4.1 Eingabefelder

Eingabefeld Zahl.kond.

Die Standard-Zahlungskonditionen können im Feld Zahl.kond. abgelegt werden. Diese Angabe kann aber ggf. auftragsbezogen verändert werden. Die verschiedenen Konditionsmöglichkeiten werden unter “Stammdaten/Zahlungsbedingungen” angelegt und können im Fuß eines Auftrages jederzeit geändert werden.

Eingabefeld Versandart

Die Standard-Versandart kann über den Drop-down-Button ausgewählt werden. Die Anlage der Versandarten erfolgt unter dem Menü “Stammdaten/Versandarten”.

Eingabefeld Rabatt %

Der Standard-Rabattsatz kann für diesen Kunden an dieser Stelle gespeichert werden. In einem Auftrag o.ä. kann dieser Satz auftragsbezogen überschrieben werden.

Eingabefeld Mwst.satz

Unter Mwst.satz versteht man ein Kennzeichen, das angibt, ob der Kunde normalerweise mehrwertsteuerpflichtig ist (Inland) oder nicht (Ausland). Dazu kann man ein Mwst.Kennzeichen vergeben. Dieses Kennzeichen steht in einer Liste mit Mehrwertsteuersätzen/-Konten. Diese Liste können Sie mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld öffnen und ein Kennzeichen auswählen. Dieses Kennzeichen kann ggf. auftragsbezogen verändert werden.

Mehrwertsteuerkennzeichen werden über die Programm-Parameter bearbeitet.

Eingabefeld Preisgruppe

Die Preisgruppe bestimmt, welcher Preis im Verkauf (VK1-6) zur Preisberechnung benutzt wird (sieh auch Artikelstamm). Hier können Sie eintragen, welcher Preisgruppe der jeweilige Kunde zugeordnet ist. Dies entscheidet über die Einstufung der Verkaufspreise bei der Preisberechnung, da das Programm anhand dieses Kennzeichens die Zuordnung zum Artikel-Verkaufspreis 1-6 vornehmen kann. Wenn Sie in dieses Feld nichts eintragen, wird immer der Verkaufspreis 1 der Artikel benutzt!

Eingabefeld Miet-Preis-Art

Wenn Sie mit Mietpreisstaffeln arbeiten, können Sie hier angeben, welche Staffel für diesen Kunden verwendet wird. Diese Angabe wird in jedes Angebot / jeden Auftrag übernommen, kann dort aber noch geändert werden. Wenn Sie hier (bzw. im Auftrag) keine Mietpreisart anwählen, wird die Miet-Preisart aus dem jeweiligen Artikel benutzt.

Eingabefeld Mietpreis A/B

Wenn Sie mit mehreren Mietpreisen arbeiten, können Sie hier angeben, welcher Preis für diesen Kunden verwendet wird. Diese Angabe wird in jedem Angebot / je-den Auftrag übernommen, kann dort aber noch geändert werden. Wenn Sie hier keine Angabe machen, wird der Miet-Preis A benutzt

Eingabefeld Ku.Lief.Nr

Die Kunden-Lieferanten-Nummer beinhaltet Ihre Lieferantennummer bei diesem Kunden.

Eingabefeld Ust.ID-Nr.

Die UmsatzsteuerID beinhaltet die Umsatzsteuer-ID-Nummer Ihres Kunden (innerhalb der EU), in der Schweiz steht hier die MWST-Nummer.

Eingabefeld Kreditlimit

Im Feld Kreditlimit können Sie festlegen, welches maximale Kreditlimit dem Kunden eingeräumt wird.

Eingabefeld KundNr.

Die Kunden-/Debitoren-Nummer wird hier eingetragen. Die Debitorennummer wird im Regelfall von Ihrer Finanz-Buchhaltung vergeben.

Sie können sich vom Programm eine neue, fortlaufende Kundennummer geben lassen, wenn Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Kundennummer klicken. Die Schaltfläche [...] daneben kann man benutzen, um sich die bestehenden Kundennummer anzuzeigen und damit eine neue festzulegen.

Eingabefeld Rech.an

Wenn die Rechnungsadresse von der Lieferadresse abweicht, kann hier die Adressnummer des Rechnungsempfängers angegeben werden. Die Rechnung wird dann für die unter dieser Adressnummer hinterlegte Adresse ausgestellt.

Eingabefeld Status

Mit dem Feld Status können Sie Ihre Kunden in unterschiedliche Kategorien wie “Vorrangig”, “Normal”, ”Achtung”, “Vorkasse” oder “Gesperrt” einteilen.

5.4.2 Auftragskennzeichen beim Kunden vorgeben

Man kann im Kundenstamm vorgeben, welche Auftragskennzeichen in einen neuen Auftrag eingemischt werden sollen. Dazu gibt es unter „Kunde“ die Felder:

Diese Kennzeichen werden im neuen Auftrag angelegt, können dort aber überschrieben werden.

Die Feld-Titel und –Auswahlmöglichkeiten werden in den Programm-Parametern und –Einstellungen angegeben!

Sinn der Sache

Meistens hat man unterschiedliche Varianten (mit Einzelpreisen, nur Kapitelpreise, nur Gesamtpreis, mit/ohne Logo usw.) für den Ausdruck von Angeboten oder Aufträgen. Anstatt nun für jede Variante ein eigenes Druckformular anzulegen, kann man ein „intelligentes“ Formular machen, das das Kennzeichen aus dem Auftrag auswertet und so den Ausdruck variiert.

5.4.3 Rückvergütungsgutschriften bei Mietaufträge

Ziel hierbei ist es, wenn man mit einem Kunden einen Kooperationsvertrag hat, der dem Kunden eine Rückvergütung (Kickback/ Vermittlungsprovision) für durchgeführte Aufträge im Bereich Miete zusagt, direkt bei Rechnungslegung diesen Betrag vom Rechnungsbetrag abziehen zu können. Hierzu gibt es in den Stammdaten des Kunden unter dem Reiter Kunde die Möglichkeit die Konditionen für die einzelnen Teilbereiche zu hinterlegen. Ferner kann man hier definieren ob der Kunde auch schon im Angebots/Auftragsstatus die Rückvergütung ausgewiesen haben will oder erst bei Rechnungsstellung (Siehe Pfeil).

Die Berechnung der Rückvergütung erfolgt nach folgender Formel: Es wird eine Rückvergütung auf den Roherlös gewährt:

(Summe  aus Positionsgesamtpreis – Fremdkosten) / 100 * Rückvergütungsprozentsatz

Hierbei wird nach den Bereichen Miete, Verkauf, Dienstleistung und Arbeitszeit unterschieden.

5.5 Lieferanten

Wenn es sich bei der Adresse um einen Lieferanten handelt, können hier weitere Informationen abgelegt werden:

Diese Angaben sind hauptsächlich für das Bestellwesen wichtig.

5.5.1 Eingabefelder

Eingabefeld LieferantenNr.

Hier können Sie die entsprechende Lieferantennummer (Kreditoren-Nummer) eintragen. Die Lieferantennummer wird im Regelfall von Ihrer Finanz-Buchhaltung vergeben. Einer Adresse kann immer nur eine ganz bestimmte Lieferantennummer zugeordnet werden.

Diese Nummern sollten nicht mehr als 10 Stellen lang sein und dürfen nur Ziffern enthalten!

Eingabefeld Liefer/KundenNr.

Wenn vorhanden, so können Sie hier die entsprechende Kundennummer eintragen, die Sie bei dem Lieferanten haben.

Eingabefeld UmsatzsteuerID

Die UmsatzsteuerID beinhaltet die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten (inner-halb der EU), in der Schweiz steht hier die MWST-Nummer.

Eingabefeld Lieferkonditionen

Die Standard-Lieferkonditionen bei diesem Lieferanten können hier hinterlegt werden (z.B. frei Haus, Ab Werk usw.). Entsprechende Konditionen können in den Stammdaten hinterlegt und anschließend bei den Erfassungen ausgewählt werden. Spätere Veränderungen in den Formularen sind möglich (z.B. bei Bestellungen).

Eingabefeld Zahlungskonditionen

Hier werden die Standard-Zahlungskonditionen des Lieferanten eingetragen. Die verschiedenen Konditionsmöglichkeiten werden unter “Stammdaten/Zahlungsbedingungen” angelegt und können im Fuß einer Bestellung jederzeit geändert werden.

Eingabefeld Standard-Rabatt %

Die Standard Rabatt-Konditionen können hier hinterlegt werden. Dieser Rabatt kann bei der späteren Verarbeitung im Angebot, Auftrag usw. jederzeit verändert werden.

Eingabefeld Lieferprogramm

Texteingabe; das Lieferprogramm des Lieferanten kann hier aufgeführt werden.

Eingabefeld Bemerkungen

Ein zusätzliches Bemerkungsfeld steht Ihnen für weitere (Text)-Eingaben zur Verfügung.

5.6 Lieferanschriften

In diesem Register stehen von der Adresse abweichende Lieferanschriften; so dass Rechnungen und Lieferungen getrennt abgewickelt werden können.

5.6.1 Eingabefelder

Eingabefeld Name, Firma

Bitte die Bezeichnung des Lieferanten eintragen. Am Ende jeder Zeile drücken Sie die Tastenkombination Strg+Enter, um eine Zeilenschaltung einzufügen. Mit der Taste Enter verlassen Sie das Feld. Dieser Name/diese Firmenbezeichnung kann auf die Formulare ausgedruckt werden.

Eingabefeld Strasse

Bitte die entsprechende Strassenbezeichnung eingeben.

Eingabefeld PLZ

Eingabe der Postleitzahl. Über die Schaltfläche [...] gelangen Sie automatisch in die Suchen-Funktion für die Postleitzahltabelle. Diese muss zuvor angelegt/eingespielt worden sein.

Eingabefelder Land, Ort, Staat

Diese Felder dienen zur Vervollständigung der Adresse.

Eingabefeld Bemerkung

Eingabemöglichkeit einer Bemerkung/Besonderheiten zu dieser Lieferanschrift.

5.7 Bankverbindungen

Die Bankverbindungen sind wichtig, wenn Sie mit Eingangsrechnungen und Zahlungen arbeiten und ein Online-Banking-System verwenden. Hierbei können Sie beim Bezahlen angeben, auf welches Konto die Zahlung erfolgen soll. Unter der Registerseite “Bankverbindung” können diese eingegeben werden und stehen somit bei späteren Ausdrucken zur Verfügung.

5.7.1 Eingabefelder

Eingabefeld Konto-Nr.

Die Standard-Bankverbindung zu dieser Adresse kann hier abgelegt werden. Für spätere Ausdrucke stehen diese Daten dann zur Verfügung.

Konto-Nummer der Bankverbindung. Für eine problemlose Übergabe an ein Online-Banking-System sollten Sie nur Ziffern hier eingeben, keine Sonderzeichen!

Eingabefeld BLZ

Sie können die BLZ manuell eingeben oder mit der Lupen-Schaltfläche rechts aussuchen.

Unter dem Menüpunkt “Stammdaten/Bankleitzahlen” finden Sie eine bereits hinterlegte Tabelle mit Bankleitzahlen und den zugeordneten Banken. Diese Tabelle ist bei dieser Registerseite abrufbar über die Schaltfläche [...] Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigenen Daten in den Stammdaten speichern.

Eingabefeld Bank-Name

Der Name der Bank wird in diesem Feld hinterlegt (s. auch Eingabefeld BLZ).

Eingabefeld Kto.-Inhaber

Bitte tragen Sie hier den Kontoinhaber des angelegten Kontos ein, wenn er vom Kontakt abweicht.

IBAN und SWIFT

Speziell für Online-Banking wichtig.

Zahl. Hinweis

Dieser Hinweis wird bei der Zahlungserfassung (für Eingangsrechnungen!) angezeigt.

5.8 Dokumente verknüpfen

Zu jedem Kontakt können Sie beliebig viele Dokumente verknüpfen, d. h. sie hinterlegen eine Tabelle, in der Dokumente einem bestimmten Kontakt zugeordnet werden.

Es kann sich dabei um beliebige Dokumente handeln, vorausgesetzt, auf die Ihren PC sind die Programme installiert, die das jeweilige Dokumente öffnen können. Windows unterscheitet Dokumente anhand des Dateinamens bzw. der Endungen des Dateinamens.

Sinnvollerweise sollten sich die Dokumente auf dem Server befinden, damit alle Benutzer die Dokumente öffnen können!

6 Statistik

Sie können jederzeit statistische Daten über Ihren Kunden am Bildschirm abrufen oder ausdrucken:

• aktuelle Aufträge
• Rechnungen
• Umsätze

6.1 Aktuelle Aufträge anzeigen

Je nach eingestelltem Auftragsfilter (alle Aufträge, nur abgeschlossene, nur aktive usw.) können Sie nach unterschiedlichen Kriterien suchen/sortieren. Um die Sortierung zu ändern, klicken Sie einfach auf die Feldbezeichnung, z.B. Kurzname. Im Suchen-Bereich können Sie über die Eingabe von Zeichen oder über die Joker-Suche (*, %) (siehe auch Kapitel 2.2.10 Suchen) eine Vorauswahl der anzuzeigenden Datensätze erzielen

6.2 Rechnungen

Auf dieser Registerseite werden die bereits an diesen Kunden fakturierten Rechnungen, Gutschriften usw. am Bildschirm aufgelistet.

6.3 Umsatz - Übersicht

Auf dieser Registerseite erhalten Sie Summierungen der Umsätze.

7 E-Mail an mehrere Kontaktpersonen senden

Man kann nun eine E-Mail an mehrere (beliebig viele) Ansprechpartner schicken. Klicken Sie dazu in den Stammdaten der Kontakte auf [M.E-Mails]:

Suchen Sie aus der Tabelle die gewünschten Ansprechpartner aus, markieren Sie diese entweder mit Strg+Mausklick oder mit [Alle mark.]. Danach klicken Sie auf [Weiter].

8 Adressetiketten

8.1 Adressetikett einer Adresse drucken

Ein einzelnes Etikett kann man drucken, indem man den gewünschten Kontakt öffnet und dann auf die Taste [Shift]-[F12] oder [Adr.Eti] drückt oder klickt. Es öffnet sich ein Fenster, mit dem man ein Adressetikett für die ausgewählte Adresse drucken kann:

Genauer gesagt ruft man einen speziellen Report auf, der sich auf die ausgewählte Adresse bezieht.

⇒ Dieser Report befindet sich in einem festgelegten Verzeichnis (...\Formular\AdrEti] und beinhaltet das Layout des Etiketts. Sie müssen neben dem Report über einen geeigneten Etikettendrucker verfügen, in der Regel ist ein spezieller und preiswerter Adressetikettendrucker die einfachste Lösung.

⇒ Theoretisch könnte man auch mit einem „normalen“ Laserdrucker Etiketten bedrucken. Das Problem dabei: Auf einem A4-Bogen befinden sich viele Etiketten, von denen man nur eines bedruckt; beim nächsten Druck müsste dieses ja ausgelassen werden. Das geht also nicht. Ganz abgesehen davon, dass der Etikettenbogen nach der 2. Oder 3. Druckvorgang schon sehr mitgenommen werden würde.

Beim ersten Öffnen des Fensters müssen Sie den Reportnamen und Drucker auswählen. Das Programm merkt sich diese Einstellungen für das nächste Mal.

Wenn Sie ein Etikett drucken wollen, auf dem kein Ansprechpartner steht (obwohl einer gespeichert ist), so müssen Sie dazu ein entsprechendes Formular auswählen. Es hängt also vom Druckformular ab, wie das Etikett aussieht.

9 Links

• REFLEX Online Bedienungsanleitung