REFLEX Programm-Parameter Automatische E-Mail
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
REFLEX kann bei bestimmten Ereignissen (s.u.) automatisch ein E-Mail senden.
- Zum Versenden eines E-Mails wird der E-Mail-Client verwendet, der auf dem Rechner installiert ist, z.B. Microsoft Outlook©.
- Wenn es keinen E-Mail-Client auf dem Rechner gibt (z.B. auf einem Terminal-Server), so kann man auch E-Mails mit dem Microsoft-SQL-Server verwenden. Diese geht jedoch nur mit dem Microsoft©SQL-Server©!.
- Ab REFLEX 11 kann man Mails auch über das SMTP-Protokoll versenden. Siehe auch E-Mails mit SMTP.
2 Vorgänge
Folgende Vorgänge gibt es, die ein AutoMail erzeugen können:
| Nr. | Bei | Beschreibung | Mail-Empfänger |
|---|---|---|---|
| 1 | Lagerausgabe | Lagerausgabe wurde begonnen: Es wird eine E-Mail geschickt sobald mit der Lagerausgabe begonnen wird, also die erste Position ausgegeben wird. | Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 2 | Lagerausgabe | Lieferschein gedruckt: Wenn ein Lieferschein gedruckt wird, ist dies normalerweise das Ende der Ausgabe für diesen Auftrag. | Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 3 | Rücknahme | Auftrag durch Rüchnahme abgeschlossen | Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 4 | Rücknahme | Rücknahme-Beginn: Wenn die erste Position des Auftrags zurückgenommen wird. | Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 5 | Auftragsverwaltung | Auftrag mit Fremdmengen storniert. Alle Positionen des Auftrags mit Fremdmenge werden ins Mail geschrieben. In diesem Fall sollte man prüfen, inwieweit Bestellungen auch storniert werden müssen. | Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 6 | Auftragsverwaltung | Auftrag mit Ausgabemenge nachträglich geändert, ist von AUSG auf TEIL gegangen | Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE') |
| 7 | Auftragsverwaltung | Status eines Auftrags auf "Auftrag" geändert | Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE') |
| 8 | Auftragsverwaltung | Fixierter Auftrag geändert und fertig mit Änderungen | Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE') |
| 9 | Auftrag mit Transport-Modul | Auftrag mit Transportauftragspositionen storniert | *** |
| 10 | Auftragsbearbeitung/Bestellungen | Status ANG --> AUFT oder AUFT --> STO, wenn Bestellungen da sind. | Alle Bearbeiter der Bestellung(en) |
| 11 | Lagerausgabe | Mindestbestand von Artikel erreicht/unterschritten | An eine bestimmte E-Mail-Adresse, siehe "E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen" |
| 12 | Auftragsverwaltung | Status ANG --> AUFT, aber nur bei bestimmtem Adress-Kennzeichen, an eine bestimmte E-Mail-Adresse (entspricht sonst der 7)
bei bestimmten Adressen mit AdresskennzeichenHiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn: |
Eingetragene E-Mail-Adresse |
| 13 | Filial-Modul | Status ANG --> AUFT, aber an E-Mail-Adresse aus Filialen (entspricht sonst der 7) | s.o. |
| 14 | Rücknahme | Rücknahme erfolgt früher als geplant! | Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl der Person. |
| 15 | Werkstatt-Auftrag | Gerät eines Auftrags ist in Reparatur | Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen. |
| 16 | Auftragsverwaltung | Änderung Auftragsstatus ANG --> AUFT oder AUFT --> STO an die Personal-Disposition | Als "Disposition" hinterlegte Mail-Adresse. |
| 17 | Bestellung | Freigabe einer Bestellung an den Auftragsbearbeiter | An die Lager-Mail-Adresse und auch an den Bearbeiter des Auftrags, der zu der Bestellung gehört. |
| 18 | Bestellungen | Freigabe-Anfrage einer Bestellung an den Bestell-Controller | Bestell-Freigabe-Anfrage an den Bestell-Controller, hinterlegte Mail-Adresse! |
| 19 | Auftragsverwaltung | Bei einem fixierten Auftrag wurden die Liefer-/Rückhol-Daten geändert. | E-Mail das Lager/die Logistik |
| 20 | Lagerausgabe | Bei der Lagerausgabe konnte die Packliste nicht gedruckt werden. | Geht an Auftragsbearbeiter |
| 21 | Werkstatt-Auftrag | Bei der Reparaturerfassung wurde eine Unterdeckung erzeugt. | Geht an Auftragsbearbeiter. |
3 In den Programmparametern Automatische E-Mail bei
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| • Lagerausgabe: | Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), sobald mit der Lagerausgabe begonnen wird, also die erste Position ausgegeben wird. |
| • Lieferschein-Druck: | Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn ein Lieferschein gedruckt wird. Dies ist normalerweise das Ende der Ausgabe. |
| • Beginn der Rückgabe im Lager: | Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn die erste Position des Auftrags zurückgenommen wird. |
| • Abschliessen eines Auftrags durch die Rückgabe im Lager: | Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn der Auftrag durch die Rückgabe des letzten Artikels abgeschlossen wird. |
| • Stornieren eines Auftrags mit Fremdmengen an die Auftragsbearbeiter: | Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn ein Auftrag storniert wird, in dem Fremdmengen enthalten sind. In diesem Fall sollte man prüfen, inwieweit Bestellungen auch storniert werden müssen. |
| • Ändern von Auftragsmengen bei AUSG-Positionen an das LAGER: | Es wird eine E-Mail an das Lager geschickt, wenn eine Position geändert wurde, die schon ausgegebene wurde. |
| • Änderung Auftragsstatus auf AUFTR an das LAGER: | Es wird eine E-Mail an das Lager geschickt, wenn ein Auftrag bestätigt wurde. |
| E-Mail-Adresse des Lagers | Hier die E-Mail-Adresse für das Lager festgelegt. Es kann hier auch der Namen einer Mail-Gruppe angegeben werden. (für Auto-EMail z.B. bei nachträglichen Mengenänderungen). |
| • Änderung Auftragsstatus auf AUFTR an Filialen: | Automatisches E-Mail, wenn sich ein Auftrasstaus auf AUFT oder STOR ändert. Mail-Adresse abhängig von Filiale, werden in den Filiale-Stammdaten gespeichert! |
| » E-Mail-Adressen dazu | |
| • Änderung Auftragsstatus auf AUFTR: | bei bestimmten Adressen mit AdresskennzeichenHiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn: - Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird. - Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört. Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden: - Der Parameter muss eingeschaltet werden. - Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden. - Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt. |
| » Adresskennzeichen dazu: | Hiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn: - Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird. - Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört. Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden: - Der Parameter muss eingeschaltet werden. - Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden. - Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt. |
| • Änderung Auftragsstatus ANG-->AUFTR oder AUFT--> STO an die Auftragsbearbeiter... | wenn Bestellungen vorhanden sind, und zwar an alle Bearbeiter der Bestellungen |
| » E-Mail-Adresse für Benachrichtigung bei stornieren eines Auftrags mit Transportaufträgen | z.B. Mindestbestands-E-Mail, Transportaufträge usw. |
| • Mindestbestand von Artikeln erreicht/unterschritten... | an eine bestimmte E-Mail-Adresse, siehe "E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen" |
| • Freigabe einer Bestellung an den Auftragsbearbeiter... | Wenn die Funktion "Bestellung freigeben" verwendet wird, kann man hier festlegen, dass dieser Vorgang eine E-Mail an den Auftragsbearbeiter auslöst.
Siehe auch REFLEX Bestellungen freigeben und fixieren. |
| » E-Mail-Adresse für Mindestbestands-E-Mail | |
| Beim Senden des automatischen E-Mails Dialogfenster anzeigen/direkt senden: | Festlegen, ob beim Senden des automatischen E-Mails das E-Mail-Dialogfenster geöffnet werden soll oder sofort die Mail versendet werden soll. |
| Für das Senden von automatischen E-Mails den Microsoft-SQL-Server verwenden: | Alternativ zu MAPI kann auch der SQL-Server zum Senden von automatischen E-Mails verwendet werden. Dazu muss im Server die E-Mail-Funktion eingeschaltet und konfiguriert werden (Menü "Verwaltung"). Siehe E-Mails mit dem Microsoft-SQL-Server. |
| Für das Senden von automatischen E-Mails SMTP verwenden: | Alternativ zu MAPI kann auch SMTP zum Senden von automatischen E-Mails verwendet werden. Dazu muss der SMTP-Versand eingeschaltet und konfiguriert werden. Siehe E-Mails mit SMTP. |
4 Sonstiges
4.1 Mail-Adresse des Bestell-Controllers
Die Mail-Adresse zur Freigabe einer Bestellung durch den/die Controller/in wird hier festegelgt:
5 Programm-Parameter
5.1 Stammdaten
REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Artikel
REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Kontakte/Adressen
REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Bearbeiter/Ressourcen
5.2 Programmteile
REFLEX Programm-Parameter für Auftrag
REFLEX Programm-Parameter für Projekt
REFLEX Programm-Parameter für Lager
REFLEX Programm-Parameter für Faktura
REFLEX Programm-Parameter für Mwst.Sätze
REFLEX Programm-Parameter für Währungen
REFLEX Programm-Parameter für Bestellungen
REFLEX Programm-Parameter für Eingangsrechnungen
REFLEX Programm-Parameter für Werkstatt
REFLEX Programm-Parameter für Fertigung
REFLEX Programm-Parameter für Transporte
REFLEX Programm-Parameter für Kalender, Termine
REFLEX Programm-Parameter für Zeit-/Aktivitäten-Erfassung
5.3 Verwaltung
REFLEX Programm-Parameter Nummernkreise
REFLEX Programm-Parameter Verzeichnisse, Dateinamen, Dokumente, Dokumenten-Archivierung
REFLEX Programm-Parameter Standard-Schrift
REFLEX Programm-Parameter Standard-Sprache
REFLEX Programm-Parameter Formular-Texte
5.4 E-Mail, Kommunikation
REFLEX Programm-Parameter Automatische E-Mail*
REFLEX Programm-Parameter E-Mail-Einstellungen, Telefonie, SMS
5.5 Administrator
REFLEX Programm-Parameter Admin-Funktionen
