Artikel aus Excel importieren
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Sowohl in REFLEX als auch in GEVAS-Professional kann man Artikeldaten aus Excel©-Dateien importieren.
Die Schwierigkeit ist dabei nicht, die Excel-Dateien einzulesen, sondern die Strukturen, die die Dateien haben müssen, um einen sauberen Import zu gewährleisten.
Wenn man nur die Artikel-Daten importieren will, ist das relativ einfach.
Wenn man aber auch Einzel-Artikel (Seriennummern, Inventarnummern) importieren will, ist das etwas aufwändiger.
2 Artikel: etwas Theorie
Wenn man das Artikelfenster öffnet wird die Eingabemaske der Artikeldaten angezeigt, hier im Beispiel in GEVAS-Professional. (In REFLEX sieht das ähnlich aus)
Beispiel:
Im oberen Teil steht der Artikel, darunter eine Tabelle mit den Einzelartikeln zu dem ausgewählten Artikel.
In der Datenbank sieht das so aus:
In Wirklichkeit sind die Artikeldaten in der Datenbank auf zwei Tabellen aufgeteilt.
Die Artikel-Nummer' in der linken Artikel-Tabelle ist dort eindeutig, d.h. sie kann dort nur ein mal auftauchen!
Die Artikel-Nummer in der rechten Einzel-Artikel-Tabelle ist nicht eindeutig, sie kommt dort mehrfach vor! Die benötigte Eindeutigkeit wird über eine weiter Spalte Lfd.Nr. gegeben. Zusammen mit der Artikel-Nummer ist eine Zeile damit eindeutig gekennzeichnet. Die Lfd.Nr. wird vom System fortlaufend inner einer Artikel-Nummer vergeben.
Das Programm sorgt nun dafür, dass in der Tabelle unten nur die zugehörigen Einzel-Artikel angezeigt werden.
- Eigentlich sind es noch mehr Tabellen, die einen Artikel beschreiben, z.B. die Lieferanten, die Dokumente usw.
Das geht, weil alle Einzelartikel die gleiche Artikel-Nummer haben.
Beim Importieren muss man nun die Artikel und die Einzelartikel irgendwie zusammenführen. Das geht aber nur über die Artikelnummer!
3 Die Excel-Tabelle
Idealerweise ist die Excel-Tabelle so aufgebaut:
Alle Spalten sind also gleich aufgebaut und wiederholen sich für den gleichen Artikel.
Alternativ dazu könnte auch zwei Excel-Dateien machen. In der ersten Datei stehen nur die Artikel mit der Artikelnummer pro Artikel, in der zweiten Datei stehen nur die Einzel-Artikel mit der Artikelnummer pro Einzel-Artikel.
