REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Kontakte

1 Allgemeines

Mit diesem Programmteil können Sie Adressen und "angehängte" Informationen eingeben oder ändern. Diese Informationen nennen wir „Kontakte“.

Wenn Sie mit REFLEX beginnen und die Adressen- oder Kundendaten neu erfassen müssen, so wird es u. U. am besten sein, diese Daten nach und nach einzutragen, d. h. wenn ein Kontakt zum Kunden in Form eines Angebots zustande kommt.

⇨ Wenn Sie vor REFLEX mit einer anderen Adressverwaltung gearbeitet haben und bereits einen Adressdatenbestand in einer Datenbank gespeichert haben, kann man diese gespeicherten Adressen u. U. in die REFLEX-Datenbank konvertieren. Fragen Sie uns!

In den Stammdaten "Kontakte" sind Daten über Firmen, Personen, Standorte, Abteilungen, Lieferanten usw. zusammengefasst. Die Kontakt-Stammdaten sind also der zentrale "Topf" für alle Adressen, ob Kunden, Lieferanten, Interessenten usw.

Wichtig

• Jeder, der bei Ihnen etwas kauft oder anmietet, muss gespeichert sein.
• Jeder Lieferant, bei dem Sie etwas bestellen wollen, muss gespeichert sein.

2 Öffnen der Kontakt-Stammdaten

Wenn Sie die Kontakt-Stammdaten über das Menü "Stammdaten" ⇒ "Kontakte"“ öffnen, wird zuerst das Suchen-Fenster der Kontakte angezeigt.

Beispiel:

3 Suchen eines Kontakts

Auf der Seite „Suchen“ werden die gespeicherten Kontakte angezeigt. Sie können die Anzeige sortieren und nach bestimmten Kriterien suchen. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift; damit ist das Sortierfeld ausgewählt. Außerdem können Sie die Anzeige nach bestimmten Artikelgruppen eingrenzen.

Auch hier können Sie mit der Joker-Suche (* oder %)” arbeiten.

3.1 Eingrenzen der Anzeige

Sie können festlegen, dass nur die Kontakte angezeigt werden sollen, deren Kurznamen mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. Klicken Sie dazu auf eine der Schaltflächen [A] bis [Z].

Außerdem können Sie die Anzeige nur auf Kunden oder Lieferanten einschränken, wenn Sie das Optionsfeld „Kontakt-Art“ anklicken und die gewünschte Kontaktart auswählen.

Schließlich können Sie festlegen, dass nur Kontakte angezeigt werden, die ein bestimmtes Adresskennzeichen haben. Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld „Kennzch.“ Und wählen eines der Kennzeichen aus. Beispiel:

Mit einem Mausklick auf eines der Kennzeichen können Sie festlegen, dass Sie nur die Kontakte sehen wollen, in denen das Kennzeichen „Hotels“ enthalten ist.

⇨ Wenn Sie die Auswahl wieder aufheben wollen, klicken Sie einfach auf irgendeinen Namen eines Kennzeichens (nicht auf das Kennzeichen selbst) oder auf die Schaltfläche [_] neben der Kennzeichen-Auswahl!

3.2 Suchbegriffseingabe

Wenn Sie einen bestimmten Artikel suchen wollen, geben Sie einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs in das Suchfeld ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens wird die Anzeige in der Tabelle auf die Artikel beschränkt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.

3.3 Nach welchem Feld wird überhaupt sortiert und gesucht?

Wenn Sie bestimmen wollen, nach welchem Feld sortiert und gesucht werden soll, so klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift der gewünschten Spalte. Die so ausgewählte Spalte wird farbig markiert.

3.4 Suchen mit Wildcards (Jokersuche)

Wenn Sie wollen, dass der Suchbegriff nicht nur dann gefunden wird, wenn er exakt so im ausgesuchten Feld steht, so können Sie die Jokerzeichen "*, %" verwenden. Das Jokerzeichen (*, %) zeigt dem Programm, dass Sie einen Datensatz auch dann auswählen wollen, wenn der angegebene Suchbegriff nicht exakt mit dem Feld übereinstimmt.

Wenn Sie einen Artikel bearbeiten wollen oder sich die Einzelheiten dazu anschauen wollen, so doppelklicken Sie auf den gewünschten Artikel oder klicken auf [Bearbeiten] oder drücken [F2].Die Eingabemaske wird dann angezeigt.

3.5 Einen der zuletzt bearbeiteten Kontakte öffnen

Über die Verlaufsauswahlliste können Sie einen der 10 zuletzt bearbeiteten Kontakte öffnen.

Klicken Sie einfach auf einen der Einträge.

3.6 Suchen und Ersetzen von Daten

Wie in den Artikel ist es auch möglich, Daten der Adressen oder Ansprechpartner mit einem Dialog direkt in der Datenbank zu suchen und zu ersetzen. Im Menü „Bearbeiten ⇒ Spezielle Funktionen“ gibt es dazu entsprechende neue Menüpunkte.

Das Dialogfenster:

Wählen Sie in (1) das Feld aus, in dem Sie suchen und ersetzen wollen. Tragen Sie unter (2) den Suchbegriff und den Ersatzbegriff ein, wählen Sie ggf. die Option „Groß-/Kleinschreibung beachten“.

Wenn Sie sehen wollen, welche Daten in einem bestimmten Feld gespeichert sind, können Sie in (3) einen Suchbegriff eingeben, der die Anzeige eingrenzt. Nur in den Feldern, die angezeigt werden wird die Ersetzung vorgenommen!

Starten Sie das einzelne Ersetzen mit der Schaltfläche [Ersetzen].

Starten Sie das komplette Ersetzen in allen Datensätzen mit der Schaltfläche [Alle ersetzen].

⇨ Diese Funktion kann nur von einem Benutzer geöffnet werden, der das Zugriffsrecht „Optionen und Einstellungen“ besitzt!

4 Bearbeiten

4.1 Kunde oder Lieferant?

Wenn ein Kontakt angelegt wird, so wird über die Felder Kundennummer bzw. Lieferantennummer festgelegt, um welche Art von Adresse (Kunde und/oder Lieferant) es sich handelt.

Es muss aber weder eine Kunden- noch eine Lieferantennummer eingetragen werden. Die Kundennummer ist aber spätestens dann notwendig, wenn eine Rechnung an den Kunden erstellt werden soll!

4.2 Ansprechpartner

Für jede Adresse können Sie beliebig viele Personen abspeichern. Bei jeder Person können Sie eine Registerseite mit beliebig vielen Einträgen wie z.B. Telefon- und Fax-Nummer, E-Mail-, Homepage-Adresse, spezielle Kennzeichen usw. hinterlegen.

4.3 Kennzeichen , Bemerkungen

Für jeden Kontakt können Sie bis zu 20 Kennzeichen hinterlegen, nach denen sie später suchen beziehungsweise sortieren können. Kennzeichen sind zum Beispiel wichtig, um im Suchenfenster der Kontakte nur die Kontakte anzuzeigen, bei denen ein bestimmtes Kennzeichen gespeichert ist. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist es, dass sie Werbebriefe nur an bestimmte Adressen schicken wollen

4.4 Kunde

Ein Kunde ist jemand, dem Sie etwas verkaufen oder vermieten wollen bzw. schon einmal haben. In diesem Fenster können weitergehende Informationen abgelegt werden: z.B. Standard-Zahlungskonditionen, -Preisgruppe, Rabatt, Kreditlimit, abweichende Rechnungsadresse usw.  

4.5 Lieferant

Ein Lieferant ist jemand, bei dem Sie etwas kaufen oder anmieten wollen. In diesem Fenster werden weitergehende Informationen abgelegt, wie Lieferanten-Nummer, Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen, Ust.-ID-Nummer, Standard-Rabatt usw.

4.6 Anschrift

Für jede Adresse können hier beliebig viele Lieferanschriften eingetragen werden.

4.7 Bankverbindungen

Informationen wie Kontonummer, Bankleitzahl, Kontoinhaber usw. sind in diesem Teil für diesen Kontakt hinterlegt.

5 Neu

Wir wollen nun einen neuen Kontakt anlegen. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie die Maus- oder die Tastaturbedienung bevorzugen:

• Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Neu] in der Tastenleiste oder

• drücken Sie die Taste [F5].

Die Felder der Eingabemaske leeren sich nun und Sie können die neue Adresse eingeben. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Hinweise zu den einzelnen Feldern.

5.1 Eingabefelder

Adressnummer

Standardmäßig ist die automatische Adressnummerierung eingestellt. Geben Sie deshalb bei der Eingabe KEINE Adressnummer ein. Diese vergibt REFLEX, wenn Sie die Adresse speichern. Die Adressnummer ist ein eindeutiger Schlüssel, unter dem jede Adresse gespeichert ist; also eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Kennzeichnung der Adresse (nicht mit Kunden- oder Lieferanten-Nummer identisch!).

Kurzname

Hier sollte ein möglichst aussagekräftiger Kurzname zum Suchen und Sortieren eingegeben werden. Der Kurzname wird außerdem bei einigen Programmteilen zur Anzeige des Kunden verwendet, z. B. in der Dispositionsgrafik. Verwenden Sie für den Kurznamen bitte keine Kommas oder Semikolons, da diese Zeichen bei Datenexporten i. d. R. als Trennzeichen verwendet werden. Maximal 20 Zeichen sind möglich. Sie können Groß- oder Kleinbuchstaben verwenden, um den Kurznamen besser lesbar zu machen, z.B. "BeispielMeier". Beim Suchen einer Adresse wird übrigens nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

Name

Name und ggf. Firmierung des Kunden (ohne Ansprechpartner, s. u.)! Sie können hier bis zu 3 Zeilen als Anschrift eingeben. Am Ende jeder Zeile drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Enter], um eine Zeilenschaltung einzufügen. Mit der Taste [Enter] verlassen Sie das Feld.

Straße

Angabe der Straße bzw. des Postfachs.

PLZ

Eingabe der Postleitzahl. Über die Schaltfläche [...] gelangen Sie automatisch in die Suchen-Funktion für die Postleitzahltabelle. Diese muss zuvor angelegt/eingespielt worden sein. Diese Tabelle dient zur Orientierung bei der PLZ-Suche. Eine Zuordnung nach Straße o. ä. erfolgt nicht. Sie können jedoch die Daten dieser Tabelle bei Bedarf selbst einpflegen

Land, Ort, Staat

Diese Felder dienen zur Vervollständigung der Adresse

Sprache

Mit diesem Feld können Sie bestimmen, welches Sprachkennzeichen standardmäßig in die Angebote, Aufträge usw. dieser Adresse übernommen werden soll. Dieses Kennzeichen steuert das Einmischen von Texten in die Auftragspositionen.

• Es werden nur dann anderssprachige Texte in die Positionen eingefügt, wenn diese zuvor in den Artikelstammdaten angelegt worden sind. Das Programm selbst übersetzt nicht selbstständig!

Beim Anlegen einer neuen Adresse wird das Sprachkennzeichen automatisch auf „D“ gesetzt. Es kann beim Erfassen der Adressdaten geändert werden. Das Sprachkennzeichen ist extrem wichtig, wenn Sie mit Artikel-Textbausteinen arbeiten. Es werden nämlich nur die Textbausteine auf einem Artikel in eine Auftragsposition gemischt, wenn das Sprachkennzeichen übereinstimmt. Haben Sie im Auftrag kein Sprachkennzeichen, werden die Textbausteine mit Sprache „D“ nicht angezeigt/eingemischt!

Stichwort

Beliebige Stichworte zur Suche; bitte trennen Sie mehrere Stichworte durch Leerschritte oder Kommas. Da dieses Feld ein Suchfeld ist, können Sie später gezielt nach dieser Information in der Datenbank suchen. Sie können ein Stichwort aus einer Stichwortliste übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [...>] neben dem Stichwortfeld. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Stichworte festlegen und/oder aus der Liste in das Eingabefeld übernehmen können.

Bemerkung

Ein freies Textfeld für interne Bemerkungen zu der Adresse. Diese kleine Bemerkung wird jedem angezeigt, der für diese Adresse ein Angebot bzw. einen Auftrag erfasst.

TelNr., Privat, Mobil, Fax

Bitte geben Sie hier die entsprechenden Telefon-/Faxnummer ein.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse dieses Kunden/Lieferanten/Interessenten kann hier hinterlegt und später direkt angewählt werden. Es wird dabei kein eigenständiges E-Mail-Programm aktiviert, sondern die auf Ihrem PC installierte E-Mail-Software.

Internet

Wenn eine Web-Adresse angegeben ist, besteht die Möglichkeit, über einen Internet-Web-Browser, der am Arbeitsplatz-PC installiert ist, die jeweilige Adresse direkt aufzurufen.

Adress-Kennzeichen

Sie können jeder Adresse bis zu 20 Kennzeichen zuordnen. Die Kennzeichen können Sie benutzen, um Ihre Adressen in beliebige Gruppen einzuteilen. Das ist besonders wichtig für Listen, Auswertungen und Werbebriefe, die Sie mit dem Druckmodul erzeugen. Dort können Sie die Kennzeichen in fast jeder beliebigen Form und Verknüpfung zur Auswahl von Adressen benutzen. Die Bedeutung des jeweiligen Kennzeichens bestimmen Sie selbst. So können Sie festlegen, dass z. B. das Kennzeichen "Branche" für eine Verschlüsselung der Branche stehen soll usw. Bei verschiedenen Programmfunktionen (z. B. Adressliste,) können Sie nun gezielt nach diesen Kennzeichen selektieren und nur die Adressen bearbeiten, die das entsprechende Kennzeichen haben. Ein Kennzeichen kann bis zu 6 Zahlen und/oder Buchstaben beinhalten. Um ein Kennzeichen festzulegen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche [...] rechts neben dem gewünschten Kennzeichen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, aus dem man das gewünschte Kennzeichen aus der Kennzeichengruppe auswählen kann. Kennzeichengruppen für Adressen werden über die Programmparameter festgelegt.

6 Links

• REFLEX Online Bedienungsanleitung