REFLEX Bedienungsanleitung Eingangsrechungen Zahlungen exportieren: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 2. Januar 2014, 13:22 Uhr

1 Eingangsrechnungen: Zahlungen exportieren

Sie können die Zahlungen exportieren, um sie z.B. in ein Online-Banking Programm zu übernehmen.

1.1 Allgemeine Vorgehensweise

• Zuerst erfassen Sie im Programmteil Eingangsrechnungen die Zahlungen, die Sie vornehmen wollen. Dort geben Sie das Zahlungsdatum, die ausführende Bank (also Ihre Bank), die Empfängerbank sowie den Zahlbetrag an. Sie müssen dabei nicht unbedingt die ausführende Bank schon angeben. Das können Sie auch später (beim Exportieren) noch machen!
• Dann öffnen Sie das Export-Fenster. Hier können Sie die Zahlungen anschauen. Außerdem können Sie hier noch die Bankdaten ändern, sowohl die ausführende als auch die Empfänger-Bank!
• Dann legen Sie fest, in welche Datei(en) exportiert werden soll. Sie können alle Zahlungen in eine Datei schreiben oder die Zahlungen für verschiedene ausführende Banken und/oder für Kostenstellen getrennt in Dateien schreiben. Das Programm unterstützt Sie dabei, indem es den Dateinamen je nach Option vorschlägt, z. B. für die ausführende Banken mit unterschiedlichen Namen.
• Dann exportieren Sie die Daten. Jeder Zahlungsbuchungssatz, der exportiert wurde, erhält ein Kennzeichen, das ihn als „Exportiert“ kennzeichnet. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie nicht versehentlich eine Zahlung zweimal exportieren. Dieses Kennzeichen können Sie jedoch wieder zurückstellen, um einen Export warum auch immer zweimal auszuführen.

⇨ Beim ersten Öffnen des Exportfensters werden Sie aufgefordert, das Verzeichnis anzugeben, in das die Exportdatei(en) geschrieben werden sollen. Diese Angabe wird in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

1.2 Exportieren

Wählen Sie in den Eingangsrechnungen [F11 Zahlungen exp.]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Export vorgenommen werden kann. Beispiel:

Hinweis:

Wenn in der Bankverbindung, die bei der Zahlung angegeben wurde, IBAN oder SWIFT fehlen, wird die Zeile gelb markiert! Diese Zahlungen können seit Februar 2014 nicht mehr exportiert werden! Sollten die Bank-Stammdaten nach der Zahlungserfassung ergänzt worden sein, können Sie die Bankdaten in dieser Übersicht aktualisieren: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü den Eintrag Empfängerbank ändern aus (oder drücken Sie Strg+E). Dann können Sie die neue Bankverbindung für diese Zahlung aktualisieren bzw. eine andere Bankverbindung wählen.

1.3 Auflistung und Filterung der Zahlungsdaten

In diesem Fenster werden die anstehenden Zahlungen aufgeführt. Die Anzeige ist gefiltert:

• optional nach dem Zahlungsdatum, indem Sie das gewünschte Datum aus dem Feld „Ausgewählte Zahlungen für“ auswählen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden immer nur die Zahlungen angezeigt, die als Zahldatum das angegebene Datum haben. Das Zahlungsdatum wurde bei der Zahlungserfassung angegeben.
• optional nach der ausführenden Bank. Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld und wählen die gewünschte Bank aus. Die Anzeige wird dann gefiltert und die Summe der Zahlungsbeträge für diese Bank unten angezeigt.
  • Die Banken werden in den Programm-Parametern und –Einstellungen festgelegt.
• Optional können Sie die Anzeige auch nach Kostenstellen filtern.

Sie können zusätzlich festlegen, dass Sie nur bestimmte Zahlungen anzeigen wollen:

1 - Noch nicht exportierte Daten
2 - Bereits exportierte Daten
3 - Alle

Dieser Filter bezieht sich grundsätzlich auch auf die anderen Filter-Optionen.

• Sie können den Export nur starten, wenn Sie „1 Noch nicht exportierte Daten“ ausgewählt haben!

Wie oben gesagt, können Sie die anstehenden Zahlungen nach Ihren Banken filtern. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zahlungen zwischen Ihren Banken zu „jonglieren“, weil Sie jeweils die Gesamtzahlungssummen der ausgewählten Bank sehen und eine Zahlung ggf. von einer anderen Bank ausführen lassen können.

Wenn Sie „2 bereits exportierte Daten“ ausgewählt haben, werden nur die Zahlungen angezeigt, die schon exportiert wurden. Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine oder mehrere Zahlungen noch mal exportieren wollen, so markieren Sie in der unteren Tabelle diese Zahlungen und klicken mit der rechten Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie „Export-Kennzeichen zurücksetzen“ aus. Dann werden alle markierten Zahlungen als „Nicht exportiert“ gekennzeichnet und Sie können diese noch mal exportieren. Achtung: Wenn Sie noch mal exportieren, werden die Zahlungen u. U. doppelt ausgeführt! Gehen Sie sehr sorgsam mit dem Mehrfach-Export um!

1.4 Ausführende Bank ändern

Wenn Sie eine Zahlung von einer anderen Bank ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Zahlung und wählen aus dem Kontextmenü „Ausführende Bank ändern“ aus. Danach legen Sie die Bank fest. Beispiel:

Wenn Sie die Anzeige nach einer anderen Bank gefiltert haben, verschwindet sie aus der Tabelle, die Zahlungssumme wird aktualisiert.

1.5 Empfängerbank ändern

Wenn Sie eine Zahlung auf eine andere Bank des Lieferanten ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Zahlung und wählen aus dem Kontextmenü „Empfängerbank ändern“ aus. Die in den Kontaktstammdaten gespeicherten Banken des Lieferanten werden angezeigt. Danach legen Sie die Bank fest.

1.6 Zahlungsdatum ändern

Wenn Sie eine Zahlung an einem anderen Tag ausführen lassen wollen als ursprünglich vorgesehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Zahlung und wählen aus dem Kontextmenü „Zahlungsdatum ändern“ aus. Geben Sie das gewünschte Datum ein.

1.7 Weiter zum Export

Wenn Sie die Zahlungen nun exportieren wollen, klicken Sie auf [Weiter] oder drücken die Funktionstaste [F2]. Das Programm schlägt nun einen Dateinamen für den Export vor: Wenn Sie eine bestimmte Kostenstelle oder Bank gewählt haben (Filter, s. o.), so wird die ausgewählte Kostenstelle bzw. Bank in den Dateinamen eingesetzt. Starten Sie nun den Export mit der Schaltfläche [Exportieren!]. Alle selektierten Datensätze werden in die Exportdatei geschrieben (wenn sie nicht fehlerhaft sind!). Anschließend wird das Kennzeichen „Exportiert“ und das tatsächliche Zahlungsdatum (also heute) gesetzt. Danach wird ein Protokoll angezeigt, in dem die Exportvorgänge und eventuelle Fehler aufgeführt werden.

Falls beim Export Fehler aufgetreten sind, werden diese in der Spalte „Hinweis“ angezeigt. Datensätze mit Fehlern werden nicht exportiert! Sie können nun die weitere Vorgehensweise bestimmen:

1.8 Nächste Zahlungen exportieren

Wenn der Export durchgeführt wurde, können Sie einen neuen Exportvorgang ausführen, z. B. mit einer anderen Bank oder einer anderen Kostenstelle. Wenn Sie mehrere Banken/Kostenstellen haben und den Export nach diesen trennen wollen, müssen Sie den Exportvorgang für jede Bank/Kostenstelle wiederholen.

1.9 Protokoll drucken

Sie können das angezeigte Protokoll ausdrucken. Das Protokoll ist eine HTML-Datei, die in dem Export-Verzeichnis gespeichert wird. Der Name der Protokolldatei steht im Protokoll, er besteht aus dem Exportdateinamen plus Datum/Uhrzeit. Wenn Sie das Protokoll zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen/drucken wollen, können Sie die Datei mit jedem Internet-Browser öffnen. Gehen Sie dazu in den Windows-Explorer, öffnen Sie das Export-Verzeichnis und doppelklicken Sie auf die gewünschte Protokolldatei.

2 Links

• REFLEX Bedienungsanleitung Eingangsrechungen
• REFLEX Bedienungsanleitung Faktura