REFLEX Update-Historie: Unterschied zwischen den Versionen

Wenn man für eine Bestellart keine Einstellungen hinterlegt, werden die Standardeinstellungen benutzt.

Diese Funktion ist derzeit nur für den Druck mit CrystalReports verfügbar.

"Kunde wünscht Versand an die u.a. E-Mail-Adresse!"

Die Adresse wird unten angezeigt.

Wenn man auf "Mail" klickt, wird die Adresse in das E-Mail-Fenster übernommen.

Damit kann man die wichtigsten Markierungsfunktionen aus dem Popup-Menü ausführen:

• Alle (angezeigten) Termine markieren
• Keine Termine markieren

Mit den markierten Terminen:

• Markierte Termine in die Zwischenablage kopieren
• Termine aus der Zwischenablage einfügen (auch in einen anderen Auftrag!)
• Datum/Zeitraum in den markierten Terminen ändern
• Markierte Termine löschen

Die Buttons „Alle markieren“ und „Keine markieren“ funktionieren nun zuverlässiger.

Wenn man auf den Button "Kopieren" in der Markierungsleiste klickt, prüft das Programm, ob man sich auf einer Kapitel-Position befindet und kopiert das Kapitel in die Zwischenablage, nicht nur die Positionen. Beim Einfügen wird in diesem Fall das ganze Kapitel eingefügt.

Wenn man auf den Button "Kapitel" klickt, werden alle Positionen des Kapitels markiert, aber ohne die Kapitelposition selbst. Dadurch kann man so z.B. in allen Positionen des Kapitels das Datum ändern.

CRM-Info ist ein Tool, das automatisch aufgerufen/aktualisiert wird, wenn man z.B. einen Auftrag öffnet. Es zeigt dann Informationen zu dem Auftrag und Kunden an.

Der Zugriff auf CRM-Info wird über die Benutzerverwaltung/Zugriffssteuerung gesteuert. Das Recht...

"Darf CRM-Info benutzen"

...muss mind. auf "Lesen+Schreiben" stehen.

AuftragsAuswertungFastReport

Wenn das bei einem User auf "Lesen+Schreiben" steht, wird die FastReport-Kalkulation verwendet, sonst die fest eingebaute.

Nur Best.Nr.: _______

eine Bestellnummer eintragen. In diesem Fall werden alle Eingangsrechnungen mit dieser bestellnummer angezeigt, unabhängig von den anderen Filtern!

Aus einer Bestellung heraus kann man im Fuss auf den Button Eingangsrechnungen klicken. Dies öffnet das Eingangsrechnungsfenster und setzt den Filter der bestellnummer automatisch.

Wenn man gezielt eine Bestellnummer eingegeben hat und auf „Neu“ klickt, wird die Bestellnummer und die Bestelldaten in die neue Eingangsrechnung übernommen. Das spart einige Eingaben. Mit dem Button |_I___| wird die Bestellnummer entfernt und die anderen Filter wieder aktiviert.

Um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung einzugeben, kann man folgendermassen vorgehen:

• Bestellung aussuchen/öffnen
• Im Fuss auf Eingangsrechnungen klicken.
• Auf Neu klicken
• Die Rechnungsdaten eingeben und Speichern.

Beim Kopieren eines Auftrags gibt es eine neue Option:

(X) Texte mit Fest behalten

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden die Positionstexte, die das Kennzeichen "Fest" haben, nicht mit den Stammdaten-Texten überschrieben!

VA-Name/-Ort sind nun eim Kopier-Fenster editierbar.

In der Auftragsübersicht auf…

Schnellerfassung

…klicken. Danach muss man den Kunden auswählen, weil die Rabatte des Kunden ja eingerechnet werden sollen.

Nach OK öffnet sich die Auswahl der Schnellerfassung. Hier kann man die Angaben, die benötigt werden, eingeben. Dann auf Weiter klicken.

Jetzt kann man die gewünschten Artikel erfassen. Rechts unten steht die Summe incl. Kunden-Rabatt.

Wenn man nun keine Offerte erstellen will, klickt man auf Abbruch. Nichts ist passiert.

Wenn man eine Offerte erstellen will, klickt man auf OK. Danach kann man den Status auswählen und den Auftrag anlegen.

Da REFLEX immer eine Kapitel-Überschrift erwartet, muss man deren Text noch angeben.

Zahlungskonditionen aus Stammdaten

Die Einstellung wird im Benutzerprofil gespeichert.

Kund.Auftr.

• Wenn eine Rechnung aus einem Auftrag erzeugt wird, steht dieses Feld auch im Rechnungskopf und wird ausgedruckt.
• Wenn in einem Werkstatt-Auftrag eine Auftragsnummer eingetragen wird, wurde die Kunden-Auftragsnummer (MAufKo.BestNr) nicht in den Werkstattauftrag übernommen (RepAuf.Kunden_AuftrNr). Wenn eine Rechnung aus dem Werkstatt-Auftrag erzeugt wird, steht das Feld „Kunden-Auftragsnummer) derzeit nun im Rechnungskopf.
• Problem: Die Nummer muss manchmal auch nachträglich eingetragen werden, was bei einem fixierten Auftrag aber nicht mehr geht! Geändert, Nummer kann nun eingegeben werden! Die Eingabe der Kunden-Auftragsnummer nun auch bei einem fixierten Auftrag möglich!

Wenn man eine Auftrag als "Mietartikel-Verkauf" anlegt, wird das Dispo-Bis-Datum automatisch auf das heutige Datum + n Jahre gesetzt. Die Jahre kann man im REFLEX-Admin einstellen (Auftrag --> Dispo --> Anzahl Jahre...).

Das ist für die Dispo wichtig, weil die immer ein End-Datum benötigt! Auch Mietartikel-Verkauf wird in der Dispo (optional) berücksichtigt!

(MAUFKO.DispoAuftrag)

• Ein Dispo-Auftrag ist eine Kopie des Auftrags mit dem Status "Intern", der nur Material-Positionen beinhaltet. Sollten im Original-Auftrag Sets oder Zubehör enthalten sein, werden diese automatisch aufgelöst. Aus einem Auftrag mit einer Position kann so ein Dispo-Auftrag mit hunderten von Positionen werden!

Deshalb wurden die Funktionen eingeschränkt

Verschieben von Positionen mit Set’s oder Zubehör ist nun nicht mehr möglich.

• Bestellungen werden als Einkauf angelegt (kein Anmietung) und dementsprechend nur ein Lieferanschrift angeboten

Beispiel:

• Eine Anzahlung wird im Auftrag ohne Betrag angelegt und die Rechnung wird ohne Betrag erzeugt.
• Danach wird der Betrag in der erzeugten Rechnung eingetragen.
• Wenn die Rechnung gedruckt wird, kommt jetzt kommt beim Drucken/Exportieren der Rechnung dieser Hinweis (neu):
  • "Rechnunsbetrag (x,xx) weicht von der Anzahlung (y,yy) ab! Die Anzahlung wird nun automatisch korrigiert!"
• Der Rechnungsbetrag wird nun in die Anzahlungsrechnungstabelle im Auftrag eingetragen.
• Dieser Vorgang wiederholt sich, wenn man die Anzahlungsrechnung manuell nachträglich ändert und auf „Drucken“ klickt!

Somit ist sichergestellt, dass der AZRE-Betrag mit der AZRE-Tabelle übereinstimmt und beim Erstellen der Schlussrechnung korrekt berücksichtigt wird.

Damit kann man die wichtigsten Markierungsfunktionen aus dem Popup-Menü ausführen:

• Alle (angezeigten) Positionen markieren
• Alle Positionen des Kapitels markieren, auf dem der Balken in der Tabelle steht
• Keine Positionen markieren

Mit den markierten Positionen:

• Markierte Positionen in die Zwischenablage kopieren
• Datum/Zeitraum in den markierten Positionen ändern
• Markierte Positionen löschen (ohne Nachfrage!)

In den Optionen der Auftragsverwaltung kann die Leiste ausblenden, falls man sie nicht will. Dazu die Auswahl

Markierungsleiste einblenden

ausschalten.

• Alle Termine markieren.
• Keine Termine markieren.
• Markierte Termine in Zwischenablage kopieren.
• Termine aus Zwischenablage einfügen

Direktlieferung an Auftragsanschrift

…wird die Auftrags-Lieferanschrift automatisch als Lieferanschrift eingetragen.

• Hierbei handelt es sich genauer gesagt um die Bestell-Abholanschrift

Um diesen Umstand zu lösen, wurde…

• „Freigabe angefordert“ umbenannt in „Freigabe für Anfragen angefordert“
• Ein neuer Filter „Freigabe für Aufträge angefordert“ eingefügt

Zahlungstaus auswählen und mit OK speichern.

Seitenwechsel entfernen.

Diese Option entfernt in den Auftragspositionen eventuell vorhandene Seitenwechsel (Vorher, nachher) in der erzeugten Rechnung.

• Auswertung über die Auslastung des Lagers nach Gewicht oder Volumen.
• Übersicht über System-Boxen (Zusatzmodul).
• Erstellen von Snapshots, also Auszüge aus dem Lagerprotokoll, die zu einem beliebigen Zeitpunkt gespeichert werden.

Das Tool wird über das Menü "Lager" aus REFLEX heraus gestartet. Es wird nach und nach ausgebaut und um weitere interessante Info's erweitert werden.

Wichtig: Die Sortierung wird nicht unten im Auswahlfeld eingestellt, sondern oben durch die Auswahl des Reports.

Dazu müssen im Reportnamen bestimmte Schlüsselworte enthalten sein:

• „Gruppe“ oder „Group“, optional erweitert um „Datum“ oder „Date“
• „Datum“ oder „Date“
• „Lagerort“ oder „STORAGELOCATION“
• „ArtNr“
• „Kapitel“, „Chapter“, „Positionen“ oder „Positions“

Wenn ein Schlüsselwort im Reportnamen enthalten ist, stellt das Programm die Sortierung automatisch ein! Das wird deshalb gemacht, weil die Sortierung der Daten mit der Gruppierung im Report übereinstimmen muss! Wenn man z.B. nach Lagerorten gruppieren will, müssen die Positionen auch nach Lagerorten sortiert ankommen.

Mögliche Sortierungen für Ladeliste oder Auftrag:

• Kapitel + Positionen
• Artikelgruppen
• Lagerorte
• Artikel-Nummer
• Kapitel + Lagerort
• Datum + Artikelgruppen (neu)

In einem solchen Fall sucht REFLEX nun im Auftrag nach dem Artikel und bietet diese Position zur Rücknahme an.

• Es gibt nun ein Startmenü, mit dem man die verschiedenen Mandanten komfortabel starten kann.
  • Im Startmenü kann man frei definierbare Icons für die Mandanten festlegen.
  • Man kann die Sprache für den Mandanten vorgeben, damit REFLEX z.B. mit englischen Texten angezeigt wird.
• Reports, Formulare und Userprofile können pro Mandant getrennt verwaltet werdeen.
• Bei Unterdeckungen in einem Mandanten kann man automatisch Transferauftröge in der Zentrale anlegen lassen. Diese steuern in der Zentrale den Trandsfer zu dem Mandanten, wenn es in der Zentrale keine Unterdeckung gibt!
• Es gibt nun einen Mandanten-Synchronisierungsdienst ("RxMultiMandantService"), der die Artikel-Stammdaten von der Zentrale zum Mandanten überträgt.

Auch Kontakte werden synchronisiert, wenn der Kontakt das entsprechende Länderkennzeichen hat.

Synchronisieren User-Passwort vom Mandanten zur Zentrale

• Wenn man einen Mandanten als Archiv-Datenbank benutzt, kann man alet Vorgänge von der aktuellen Datenbank in die Archiv-Datenbank verschieben. Die aktuelle Datenbank wird dadurch entlastet und man hat trotzdem noch den jederzeitigen Zugriff auf "alte" Daten. Dazu gibt es ein neues Tool namens „RxArch“.

Fehler beseitigt: Im Programmverzeichnis lag eine Sprachdatei „RxAdmin.EN“, die da nicht hingehört (weil die Sprachdateien in der EXE integriert sind).

Die neue Spalte in der Tabelle wird erst angezeigt, wenn man die User-Einstellungen für dieses Felder zurücksetzt. Dazu aus dem Menü "Bearbeiten" auswählen:

Lokale Einstellungen des Formulars "Artikelstamm" zurücksetzen...

• Damit kann man mehrere beliebige Aufträge zusammenfassen und Zoll-Formulare ("Proforma für Zollzwecke") erstellen.
• Man kann Seriennummern für den Zoll automatisch erzeugen und ggf. Etiketten dazu drucken.
• Dokumente zu dem Zolltransfer verknüpfen.
• Ausserdem kann man den Transfer zur Location und wieder zurück (auch Teilmengen!) festhalten und überwachen. Dazu werden sog. "Vorgänge" angelegt, die die Positionen und Mengen zum Hin- und Rücktransfer beinhalten.

Der Zolltransfer ist vollkommen unabhängig von der Lagerausgabe oder -Rücknahme.

Das Kennzeichen im Auftrag --> Lieferanschrift „Muss zum Zoll“ bestimmt, ob man einen Auftrag in den Transfer-Auftrag einfügen kann. Beim Suchen von Aufträgen werden standardmäßig nur die Aufträge mit diesem Kennzeichen angeboten.

User benötigen das Zugriffsrecht "ZollTransfer CustomsTransfer" auf mind. "Schreiben", damit sie das Modul verwenden können.

Das ermöglicht z.B. eine Liste der überfälligen VDE/A3-Prüfungen auch ohne TPS. Dazu in den Artikelstammdaten auf "F12 Liste" klicken. Eine Vorlage anlegen und einen Reporrt wählen.

• Anzeige von Auftrags-Memos
• Anzeige von Auftrags-Dokumenten
• Anzeige von Terminen des Auftrags
• Anzeige/Eingabe von Auftrags-Positionstexten
• Anzeige von Artikel-Dokumenten dieses Auftrags
• Optional: AUTO-Aufträge aus überfälligen Aufträgen mit dem Fehlmaterial, Erstellen von Kulanzvorschlägen ("KUVO") als Verkaufsmaterial
• Suche in Auftragsartikel-Dokumenten

• Termingruppen erlauben die flexible Zusammenstellung von Personen oder Ressourcen für die Anzeige der Balkendiagramme.
• Eigenes Zugriffsrecht auf die Seite "Personen/Ressourcen".
• Möglichkeit, Termine auch auf der Seite "Personen/Ressourcen" zu verschieben, zu bearbeiten usw. Dazu muss das Recht "Personen/Ressourcen" auf mind. "Schreiben" stehen!
• Von der Seite "Personen/Ressourcen" direkt den Auftrag in REFLEX öffnen.
• Dynamische Anpassung der Seiten-Steuerungselemente für schmale, hohe Monitore

• Der Popup-Hinweis kommt nur beim Hauptartikel.
• Wenn es also z.B. ein Set oder Zubehör gibt, wird der Popup-Hinweis nur für den Hauptartikel angezeigt, nicht für Unterartikel.
• Der Hinweis kann bewusst nicht mit ENTER bestätigt werden, der User wird zum Klicken von OK gezwungen. Damit ist die Chance größer, dass der Text auch gelesen wird…
• Das Popup übernimmt nun die Formatierungen des Textes, also Schriftart, -Größe usw.

• Auftr.Nr.
• Kunden-Kurzname
• Kunden-Name/Firma
• Versandart
• Veranstaltungsname
• Veranstaltungsort und -Kurzname

Wenn man in die Spalte „Filiale“ den Kurznamen einer Filiale einträgt, wird nicht der Auswahl-Dialog eingeblendet, sondern die nächste Nummer des Nummernkreises für die Filiale automatisch ermittelt/verwendet.

Wichtig: Auch bei den Nummerkreisen des Hauptslagers muss man die Filiale („ZENTR“) eintragen!!!

Wenn man einen neuen Auftrag auswählt, werden dann nur die Nummernkreise zu der aktuellen Filiale angezeigt.

Das gilt dann auch für die Zentrale (Nummernkreise „ZENTR“). Somit kann man nicht versehentlich einen Nummernkreis einer anderen Filiale auswählen!

Wenn man die Filialbezeichnung mit Ziffern beginnt, kann die Reihenfolge der Anzeige hier festlegen. "ZENTR" steht dnn nicht mehr am Ende der Liste.

Diese wird jetzt auch rechts oben groß angezeigt, damit man besser sieht, in welcher Filiale man gerade ist. Wenn man nicht in der „Heimat-Filiale“ ist, wird das orange dargestellt.

• Wenn das Recht nicht vorhanden ist, gibt es keine Einschränkungen zum Umbuchen!
• Anlegen des Rechts siehe nächstes Kapitel. Wenn das Recht angelegt ist, muss ein User mind. „Schreiben“ haben,

Es synchronisiert die Auftragstermine mit einem GoogleKalender.

• Synchronisiert Auftragstermine von REFLEX zu einem GoogleKalender.
• Der Kalender ("Master-Kalender") kann frei definiert werden.
• Der Master-Kalender enthält alle Termine, die synchronisiert wurden!
• User bekommen einen Gast-Zugang zu dem Kalender und werden als Teilnehmer eingeladen.
• Die Slave-Kalender stellen persönliche Kalender einer Person dar. Jede Person, die für die Firma arbeitet, bekommt eine spezielle Mail-Adresse für den Google-Kalender.

Diese muss in den Stammdaten eingetragen werden.

• Der Sync-Status und die Mail-Adresse wird in den Stammdaten "Personen/Bearbeiter" festgelegt.
• Auf der Seite „Einstellungen“ werden die Parameter gesetzt, z.B.
  • Zeit-Intervall für die Synchronisation in Minuten
  • Name des Master-Kalenders.
  • Anzahl der Tage in die Zukunft, bis zu denen synchronisiert werden soll.

Einzelheiten dazu siehe GoogleKalender Synchronisation.

• Automatische Anmeldung (nach der ersten Anmeldung)
• Einfaches Handling
• Schnelle Erfassung von Zeiten
• Auswahl Auftrag, Zeitart (AZ-Artikel) und Tätigkeiten (Tätigkeitsschlüssel, REFLEX-Admin)

Einzelheiten

Es zeigt wichtige Informationen zum Thema Lager an.

Das Fenster „Gewicht pro Tag“

Zeigt eine Balkengrafik mit den Ausgabe- und Rücknahme-Gewichten pro Tag an. Damit kann man schnell die Auslastung des Lagers sehen.

• Oben kann der Datumsbereich schnell und bequem geändert werden.
• Optional kann mit dem Gewicht, Volumen oder der Menge gerechnet werden.

• Optionen:

• Gewicht in Tonnen (sonst kg). • Werte (oberhalb der Balken) anzeigen. • Gestapelt, also pro Tag nicht zwei Balken (Ausgang + Eingang) sondern ein gestapelter Balken. • Datum (unten) gedreht (wenn der Zeitraum größer ist = viele Balken = Datumsanzeige passt nicht mehr rein).

• Anklicken eines Balkens:

• Zeigt rechts oben die betreffenden Aufträge, getrennt nach Ausgang und Eingang.

• Anklicken einer Auftragsnummer:

• Zeigt rechts unten Details zu den Positionen.

• Details rechts unten:
  • Entweder einzelne Positionen
  • Oder nach Gruppen zusammengefasst

Einzelheiten dazu unter REFLEX WarehouseInfo.

Dieses Problem wurde beseitigt.

Dieses Problem wurde beseitigt.

Termine auf der Seite Memo’s

…werden nicht mehr angezeigt.

Anlegen der Alternativ-Verknüpfungen

Man kann für jeden Artikel beliebig viele Alternativ-Artikel anlegen. Dazu in die Artikelstammdaten gehen und den Button Alternativ-Artikel klicken.

• Links den Artikel auswählen (suchen), für den Alternativen angelegt werden sollen.

Unten werden die schon vorhandenen Alternativen angezeigt.

• Rechts den Artikel auswählen (suchen), der als Alternative angelegt werden soll.
• Mit dem Button „Verknüpfen“ wird die Alternativ-Verknüpfung angelegt und links unten angezeigt.
• Mit dem Button „Reverse“ kann man einen Alternativ-Verknüpfung vom unteren Artikel zum oberen Artikel anlegen.

Anzeigen der Alternativ-Verknüpfungen in der Auftragserfassung

Wenn der Artikel im Auftrag gesucht und ausgewählt wird, prüft REFLEX, ob es Alternativ-Artikel dafür gibt und zeigt diese dann an (wenn es welche gibt, sonst ist alles wie bisher).

Man kann die gewünschte Menge eingeben und einen Alternativ-Artikel per Doppelklick wählen.

Auftragspositionen

Alternativ-Artikel bei Unterdeckungen anzeigen

Wenn ein Artikel einen oder mehrere Alternativ-Artikel hat (s.o.), wird nebem dem Typ-Feld ein Button angezeigt. Hiermit kann man den Artikel durch einen anderen Alternativ-Artikel ersetzen:

• Button klicken
• Per Doppelklick wählt man den gewünschten Artikel aus und ersetzt den bisherigen.
• Man kann auch eine neue Position anlegen, wenn man den Artikel z.B. dem Kunden alternativ anbieten möchte.

Einzelheiten dazu

Anfrage-Positionen in Fremd umwandeln bei AUSG-Aufträgen

setzt nicht mehr den Positions-Status auf AUSG.

berücksichtigt auch die Uhrzeiten von/bis.

Popups für Artikel und Kunden

Artikel

• Im Artikelstamm --> Register "Texte" kann man einen Text als Popup-Text festlegen.
• Wenn der Artikel in einen Auftrag geholt wird, öffnet sich ein Popup-Fenster mit dem Text. Mit OK kann man den Text bestätigen.

Kunden

In den Kontakt-Stammdaten gibt es neben der Bemerkung eine Option „Popup“. Damit wird die Bemerkung als Popup festgelegt. Die wird in einem Popup angezeigt, wenn der Kunde in einen Auftrag geholt wird.

• Hinweis:

Man kann in der Bemerkung auch Zeilenschaltungen (Taste ENTER) unterbringen!

Das Recht wird im REFLEX-Admin vergeben ("Ja") und hat u.U. folgende Auswirkungen:

• User kann Option „Schnellerfassung“ auswählen
• In der Schnellerfassung werden Mietartikel nicht angezeigt, wenn man einen Verkaufsauftrag bearbeitet.
• Hier werden auch EK, VK 1, VK 2 und VK 3 angezeigt. Wenn der Kunde die Verkaufspreisgruppe 2 hat, wird auch der VK 2 genommen.
• Der Dispo-Button öffnet nicht die Miet-Dispo, sondern anhand der Artikelart die Miet- oder Verkaufsdispo.
• Im Artikel-Suchen-Fenster werden Artikel angezeigt, auch wenn kein VK eingetragen ist.
• Bei einem Verkaufsauftrag können Preise und Bezeichnung überschrieben werden.
• Bei einem Verkaufsauftrag werden die Dispo-Daten im Artikel-Suchen-Fenster ausgeblendet. Bei einem Mietartikel-Verkaufsauftrag nicht!
• Die Lieferzeit kann für jede Auftragsposition angegeben werden. Standard ist die Lieferzeit aus dem Auftragskopf.
• Im REFLEX-Admin kann man eine Standard-Transportversicherung festlegen. Diese wird bei einem neuen Auftrag eingesetzt, kann dort aber geändert werden.
• Im Fenster "Lieferanschrift" gibt es keine Rückhol-Anschrift.

Die Zonen-Kontrolle wird abgeschaltet, wenn ein User das Recht „SalesConsultant“ hat.

Grund:

Im (reinen) Verkauf wird die Ware meisten per UPS, DHL usw. verschickt und nicht über die Transportabteilung transportiert, und das auch in Gegenden, für die es keine erfassten Zonen gibt.

• Bei Verkaufsartikeln wird das Vorhandensein von ausreichend Bestand über die Farbe der Mengenspalte angezeigt:
  • Grün: Ausreichender Bestand
  • Rot: Bestand zu klein für diese Auftragsmenge.
• Für User mit dem Recht 'SalesConsultant' (und nur für die!) ist das Feld "Einzelpreis" nun editierbar, wenn es ein Verkaufs- oder Mietverkaufsauftrag ist. Auch die Bezeichnung kann überschrieben werden.

Das Feld "Business-Forecast" ist nun in der Tabelle enthalten. Wie immer bei neuen Spalten: Spalte ist anfangs ganz rechts und kann bei Bedarf nach vorne gezogen werden

Dort gibt es nun eine Seite „Warenbewegungen“ (Lagerprotokoll). Hier kann man optional filtern: • Datum des Vorgangs von-bis • Inventarnummer • Seriennummer • Kistennummer (Zentrallager) • Auftragsnummer

Nach dem Drucken oder Mailen schreibt das Programm das Datum und den User in die Felder:

• Druck-User wird angezeigt (bisher nicht) • Nach dem Drucken/Mailen wird in REFLEX der Auftrag neu eingelesen, damit Druckdatum/-User aktualisiert werden.

Dispo "Mehrere Artikel" filtern

Im Artikelstamm kann man die gewünschten Artikel als „Problemartikel“ kennzeichnen, die man in der Dispo-Ansicht „Mehrere Artikel“ sehen will. In diesem Fenster gibt es eine neue Option "Nur Problemartikel".

Hier werden z.B. nur die Artikel aus der Gruppe „Kamera“ angezeigt, die dieses Kennzeichen haben.

Die Preiserhöhung kann gezielt für eine bestimmte Artikelgruppe festgelegt werden. Wenn man im Baum links den * markiert und den Button klickt, werden alle Artikel mit Mietpreis erhöht.

Vorgehensweise

• Optional Artikelgruppe links im Baum anklicken, den Button klicken.
• Eingaben:
  • Erhöhen um %
  • Optionen auswählen:
    • In Mietpreis B übertragen
    • Auch Wochen- und Monatspreise ändern
    • Artikel ohne Mietpreise ignorieren
• Weiter zu Vorschau (da wird noch nichts geändert!)
• Preise kontrollieren
• Mit Preiserhöhung durchführen den Vorgang starten.

Artikelstammdaten, Einzelartikel

Man kann nun Geräte in der Tabelle markieren. Mit der rechten Maustaste zeigt REFLEX die Anzahl der markierten Einzelartikel an.

Einkaufs-Bestellung als Bestell-Auftrag aus Auftrag erzeugen

Mit dem Button "Auftr.Best." kommt man in die Auftragsbestellungen.

• Links oben die Auftragspositionen. In der gelben Spalte die Bestellvorschlagsmenge
• Rechts daneben die Lieferanten für den jeweiligen Artikel links.
• Per Doppelklick Zeile für Zeile einen Bestellwunsch in die Tabelle rechts unten einfügen.
• Optional mit "Neuer Lieferant" einen neuen Lieferanten für den links oben ausgewählten Artikel anlegen. Dieser wird in den Stammdaten gespeichert!
• Bei den Wunschbestellungen rechts unten gibt es ein Auswahlfeld, mit dem man den Status der zu erzeugenden Bestellungen festlegen kann. Wenn man einen Verkaufsauftrag als „SalesConsultant“ anlegt, wird diese Auswahl auf „Bestellauftrag“ gestellt. Bei der Anmietung steht es immer auf "Anfrage".
• Wenn kein Lieferant hinterlegt ist, kann man keine Bestellung erzeugen:
• Mit dem Button Erzeugen werden Bestellungen erzeugt und danach links unten angezeigt.
• Dort man eine Bestellung auswählen und öffnen.

Bestellungen, Dokumente, AB schnell erkennbar

Auf der Seite „Dokumente“ kann man ein Dokument als Auftragsbestätigung festlegen oder dieses auch wieder entfernen. Dazu in der Tabelle auf die rechte Maustaste klicken.

Dokumente, die als AB festgelegt wurden, werden rot angezeigt und stehen immer oben in der Tabelle.

Bestellung, Status AB vom Lieferanten erhalten

Bestellungen (genauer gesagt: Bestell-Aufträge!), bei denen eine Lieferanten-Auftragsnummer und/oder ein Lieferanten-AB-Datum eingetragen ist (Im Bestell-Kopf unter dem Versandtext), werden in der Übersicht fett dargestellt

Rückgabedatum Mengenartikel

Bei Mengenartikeln wurden bisher das Rückgabedatum und die Zeit nicht in die Auftragspositionen geschrieben (außer bei AUTO-Aufträgen).

Beispiel:

Rücknahme erfolgte am 14.09.2022/14:32.

Einzelartikel: Rückgabedatum in den Auftragspositionen geändert. Mengenartikel: Rückgabedatum in den Auftragspositionen nicht geändert.

Das wurde geändert: Auch bei Mengenartikeln wird nun das Datum-Bis/die Zeit-Bis in die Auftragspositionen geschrieben.

Mehr Informationen auf den Seiten Artikel, Reparatur…

Man kann zu einem Reparaturauftrag weitere Informationen ablegen, z.B.

• Zustand
• Verpackung
• Zubehör
• Eigenschaften, Lampenstunden

usw.

Dazu gibt es ein neues Fenster mit 5 frei belegbaren Bereichen. Die Überschriften für die verschiedenen Bereiche kann man in den Stammdaten (Menü Werkstatt --> Fehlercodes und Info-Vorlagen --> Regsiter "Info-Vorlagen") festlegen.

• Vorlagen
  • In den blauen Eingabefeldern kann man die gewünschten Überschriften festlegen.
  • In den weißen Feldern sind Vorgaben für die Texte möglich!

• Im Artikelstamm kann man die passende Vorlage festlegen (Register "Technische Daten").
• Allerdings kann man die Vorlage auch im Reparaturvorgang selbst frei auswählen.

• Eingeben der Informationen:
• Im Reparaturauftrag den Button "F2 Info"klicken.
• Wenn es noch keine Info gibt, wird diese automatisch angelegt.
• Wenn beim Artikel eine Vorlage hinterlegt ist, wird diese automatisch genommen.
• Mit dem Button "Auswählen" kann man eine andere Vorlage wählen.

Teillieferungen möglich machen

Im Fenster „Zeile/Kosten“ gibt es für jede einzelne Zeile eine neue Option „DruckKennz“. Optional kann man damit steuern, ob die Zeile gedruckt werden soll oder nicht.

Das Kennzeichen kann man durch Markieren einer oder mehrerer Zeilen und Klicken der rechten Maustaste ein-/ausschalten. Mehrfachmarkierung ist nun möglich!

Druckenfenster

Im Druckenfenster gibt es eine neue Option:

Druckkennzeichen in "Teile/Kosten" beachten

Eingeschaltet: Es werden nur die Positionen gedruckt, die das Druckkenzeichen haben. Ausgeschaltet: Es werden alle Positionen gedruckt.

Dadurch kann man Teillieferungen auf dem Lieferschein ermöglichen.

Neue App REFLEX WorkshopInfo

Es gibt eine neue Windows-App "REFLEX WorkshopInfo" (RxWsInfo.exe).

• Windows-App, gedacht für Tablets
• Benötigt W-LAN
• Greift direkt auf die Datenbank zu
• Funktioniert auch ohne User-Anmeldung
• Die Größe des Fensters kann verändert werden, wenn an die App z.B. auf dem Desktop-Rechner ausführt.
• Kann autark per Verknüpfung gestartet werden oder aus REFLEX heraus (Werkstatt-Auftrag " i ").

• Start-Seite:
  • Hier kann man eine Nummer abscannen oder eingeben.
  • Derzeit wird nur die Reparaturnummer unterstützt.

Mit ENTER oder dem Button Starten werden die Reparaturdaten aus der Datenbank gelesen und in verschiedenen Seiten angezeigt.

• • Denkbar ist das eingeben/scannen einer Seriennummer, Inventarnummer, NL-QR-Code und damit die Suchen nach einem Reparaturvorgang.

• Seite "Gerät":

Zeigt Gerätedaten wie Seriennummern, Status usw. an.

• Seite "Reparatur-Auftrag":

Zeigt Fehlerbeschreibung, Bemerkungen usw. an.

• Seite "KV":

Tabelle des erfassten KV's, wenn vorhanden.

• Seite "Teile/Kosten":

Tabelle der erfassten Kosten/Teile, wenn vorhanden.

• Seite "Kunde":

Kundendaten

• Seite "Anspr.Partner":

Ansprechpartner des Werkstattauftrags und alle anderen des Kunden.

Einzelheiten dazu

Sehen, ob Gerät verschickt wurde, zum Hersteller gegangen ist usw. (Fortschrittsanzeige)

In der Übersicht und auf der Seite Artikel, Reparatur gibt es nun ein Feld „Fortschritt“.

• Die neue Spalte ist wie immer anfangs ganz rechts und kann vom User ggf. nach links gezogen werden.

Folgende Fortschrittskennzeichen gibt es

AN  Angebot, = KV
AB  Auftragsbestätigung
LS  Lieferschein
RG  Rechnung (Das wird automatisch beim Erstellen einer Rechnung eingetragen, nicht über den Report!)

Für Werkstatt nicht relevant (könnten aber im Report trotzdem verwendet werden)

AZ  Anzahlungsrechnung 
PF  ProForma-Rechnung
RL  Rücklieferschein

Woher weiß denn das System, dass ein bestimmtes Formular gedruckt wurde?

• Ganz einfach:
  • In einem Report kann man eigene Variablen deklarieren, die festgelegte Namen haben.
  • Derzeit gibt es folgende Variablen-Namen:

Variable     Text für den Fortschritts"balken" (also das Textfeld RepAuf.Progress)
ProgressAN   AN  Angebot, = KV
ProgressAB   AB  Auftragsbestätigung
ProgressLS   LS  Lieferschein
ProgressRG   RG  Rechnung

Für Werkstatt nicht relevant:
ProgressPF   PF  ProForma-Rechnung
ProgressAZ   PF  Anzahlungsrechnung
ProgressRL   RL  Rücklieferschein

• Es genügt, eine entsprechende Variable im Report zu erstellen und diese Variable irgendwo im Report zu platzieren, am Besten im Kopf-Band.

Folgende Regeln gibt es

• Fortschritt gibt es derzeit nur in Werkstatt-Reports.
• Eine Zeichenfolge wird nur eingetragen, wenn sie nicht schon im Fortschritt enthalten ist.
• Die Zeichenfolge wird immer am Ende angehängt.

Problem beseitigt.

Um versehentliche Änderung einer Option zu verhindern wird nun bei Änderungen dieser Kennzeichen ein Hinweis angezeigt.

Problem gelöst, Balken ist dann grau

• Zuerst wird die PDF-Datei erzeugt und in der Vorschau angezeigt
• Danach kommt der aus anderen Programmteilen bekannte Dialog zum E-Mail senden.

Der Text wird zusammengesetzt

Oben aus dem Mahnungstext für den Report.

Darunter die allgemeine Signatur aus den Programmparametern.

Bisher war das verwendet worden für englischsprachige User, die das Programm (die Oberfläche) auf englisch nutzten, nicht für die Formulare!

Neu

Beim Einfügen eines Artikels wird die sprachbezogene Einheit in die Auftragsposition übernommen!

Optional kann man hier auch Aufträge mit Vorkasse anzeigen lassen.

Das geht nun. Der Wechsel ist aber nur noch möglich, wenn man das Recht auf die Kontaktstammdaten hat.

Das Bezahlt-Kennzeichen kann folgende Werte haben: (BestKo.Bezahlt):

0 = Unbezahlt 1 = Bezahlt 2 = Teilzahlung

• Wenn eine Eingangsrechnung für eine Bestellung erfasst und gespeichert wird, wird „Berechnet“ eingeschaltet.
• Wenn Zahlungen für Eingangsrechnung(en) für eine Bestellung erfasst werden und der Bestell-Betrag ist noch nicht bezahlt, so geht der Bezahlt-Status auf „Teilzahlung“.
• Wenn dann die letzte Zahlung erfasst wird, geht das Kennzeichen auf „Bezahlt: Ja“.

Wenn sich nun später etwas am Auftrag ändert, kann man über die Version nachvollziehen, auf welcher Basis „damals“ die Anzahlungsrechnung geschrieben wurde.

Wenn man eine Rechnung storniert, muss man nun eine Begründung angeben. (10 bis 100 Zeichen) Der Storno-Grund wird im Rechnungskopf unter der Versandart angezeigt.

Wenn man die Option einschaltet, wird der Username und das Datum automatisch eingesetzt. Man kann die Option auch bei schon gedruckten/gemailten Rechnungen einschalten.

Mehrere Fehlermeldungen beim Schließen der Verpackungsdaten kommen nun nicht mehr.

REFLEX-Admins können direkt in der Tabelle editieren.

Hinweis

Die 0-Prozent-Summe erscheint nun im Betrag 1-Feld.

Auswirkung auf Bestellungen

Wenn ein Artikel in eine Bestellposition geholt wird, gilt erst mal der Steuerschlüssel des Artikels (also z.B. ermäßigt bei Catering). Ist jedoch ein Steuerschlüssel > 0 beim Lieferanten angegeben (also z.B. 9), wird dieser verwendet!

Auswirkung auf Eingangsrechnungen

Wenn eine Eingangsrechnung angelegt wird und der Lieferant ausgewählt wird, gilt erst mal der Standard-Steuerschlüssel lt. Mwst.-Stammdaten. Ist jedoch ein Steuerschlüssel > 0 beim Lieferanten angegeben (also z.B. 9), wird dieser verwendet!

bestimmte Auftragsposition zu diesem Auftrag einfacher verknüpfen.

Dieser Umstand wird nun rechts oben angezeigt. (bisher nur die Auftragsnummer, was zugegebenermaßen schlecht erkennbar war)

Neu

Gibt man einen Suchbegriff ein, wird dieser Filter automatisch entfernt, man kann also einen anderen Auftrag suchen.

Problem

Man erkennt in einer Bestellung nicht, ob sie an den Lieferanten geschickt wurde (im Regelfall per Mail; wenn das über die Vorschau und einen Export oder PDF-Drucker gemacht wird, ist das Druckdatum nicht gesetzt!).

Deshalb diese neuen Kennzeichen "Gesendet" im Bestell-Kopf.

Die können hier manuell gesetzt werden um zu dokumentieren, dass man die Bestellung versendet hat. Dazu die Checkbox anklicken. Datum/User werden automatisch eingetragen, wenn die Checkbox aktiviert wird. Wenn die Checkbox deaktiviert wird, werden die Felder „Am/durch“ wieder geleert.

Wenn in dem Formularnamen der Text „Personal“ enthalten ist, wird diese Sortierung automatisch eingestellt. Wenn in dem Formularnamen der Text „Material“ enthalten ist, wird die Sortierung nach Kapitel/Positionen eingestellt.

Kostenart in Auftragspositionen ändern

Man kann nun die Kostenart in den Auftragspositionen ändern. Dazu einfach auf das Feld "Kostenart" klicken.

Ausgabe

In der Lagerausgabe gibt es nun einen neuen Button Gleiche. Er markiert alle noch offenen Positionen des Auftrags mit dem gerade angewählten Artikel.

Die Menge, die auszugeben ist, wird oberhalb der Tabelle der Positionen angezeigt. Mit dem Button Ausgeben kann man nun alle markierten Positionen auf einmal ausgeben!

Rücknahme

Bei der Rücknahme von Mengenartikeln kann man die vom Programm vorgeschlagene Menge überschreiben und eine Gesamt-Menge eingeben. Wenn man die exakte Summe der Restmengen aller Positionen, in denen der Artikel vorkommt eingibt, so werden automatisch alle Positionen mit diesem Artikel zurückgenommen!

Wenn man eine größere Menge eingibt: Beispiel: In der Position sind 16 Rest. Doppelklick öffnet Eingabefenster mit 16, das wird überschrieben mit 36 und ENTER gedrückt. Dann wird ein Fenster angezeigt, in dem die eingegeben und restmenge steht sowie die Positionen mit diesem Artikel aus allen offenen Aufträgen.

In der Tabelle stehen alle offenen Auftragspositionen mit diesem Artikel. Per Option kann man die Anzeige auf offene Positionen dieses Kunden einschränken.

Die offenen Positionen des aktuellen Auftrags werden fett dargestellt. In diesen Positionen steht in der Spalte „Buchen“ die noch offene Restmenge als Buchen-Menge. Das hat REFLEX automatisch eingetragen. Rest-Menge gibt nun an, wieviel von der eingegebenen Menge (36) noch nicht auf andere Positionen verteilt wurden, also hier 4 (36 – 16 – 16). Wenn man wirklich 36 Stück zurückbuchen will, kann man in der Spalte Buchen die Restmenge bei dem ersten Auftrag eintragen, was eine Rest-Menge von 0 ergibt. Die eingegebene Menge wurde also vollständig auf die noch offenen Positionen verteilt! Bei Bestätigen mit OKwird dann die Rücknahme entsprechend verbucht.

Freigabe-Status: Leer: Ursprungszustand beim Anlegen einer neuen Bestellung. Freigabe wurde nicht angefordert. Freigabe angefordert: Die Freigabe der Bestellung wurde per Mail oder Erinnerung an den Bestell-Controller angefordert. Freigabe erteilt: Der Bestell-Controller hat die Bestellung freigegeben. Freigabe abgelehnt: Der Bestell-Controller hat die Freigabe der Bestellung abgelehnt. Bestellauftrag trotz fehlender Freigabe: Obwohl die Bestellung (Anfrage) nicht freigegeben war, wurde ein Bestell-Auftrag daraus gemacht! Das ist eine Notfall-Funktion. In diesem Fall muss der Bestell-Controller die Bestellung nachträglich freigegeben.

Über diese Buttons kann man einen Vorgang beginnen:

Freigabe-Antrag, Freigabe erteilen, Freigabe ablehnen

Die Buttons sind je nach Freigabe-Status und User-Recht ein- oder ausgeblendet. Um Bestellungen freizugeben braucht man das Recht "BestellungFreigeben".

Jeder Wechsel eines Status wird in der Freigabe-Historie dokumentiert.

Mail/Erinnerungen: Optional wird ein Mail oder eine Erinnerung an den Bestell-Controller oder den Bestellungsbearbeiter erzeugt.

In den Erinnerungen: Mit dem Button „Freigabe“ kann man direkt in das Freigabefenster springen, ohne dass man die Bestellung selbst öffnen muss. Dazu muss man das Recht auf das Menü „Bestellungen“ haben.

Freigaben…: Alle Bestellungen, für die Freigabe angefordert, bestätigt oder abgelehnt wurde. In Verbindung mit den anderen Filtern, also Datum, Bearbeiter usw. Freigabe angefordert: Anfragen, für die eine Freigabe angefordert wurde. Freigabe erteilt, noch Anfrage: Anfragen, für die eine Freigabe erteilt wurden, die aber noch immer auf Anfrage stehen. Wenn die auf Auftrag gestellt werden, fallen sie aus der Liste hier raus! Freigabe für Anfrage abgelehnt: Anfragen, für die eine Freigabe abgelehnt wurden, die aber noch immer auf Anfrage stehen. Dies müssen auf Storno gestellt werden, dann fallen sie aus dieser Liste raus!

Auftrag trotz fehlender Freigabe: Bestellaufträge, die auf „Auftrag“ gestellt wurden, obwohl keine Freigabe erteilt wurde. Diese müssen ggf. nachträglich auf „Freigabe erteilt“ gestellt werden, dann fallen sie aus dieser Liste raus!

Wurde geändert! Beim Drucken aus der Vorschau heraus wird nun immer das Drucker-Fenster eingeblendet

Diese Kombination…

 Bestellart:   Einkauf
 Artikel-Art:  Arb.zeit

…war im Programm nicht vorgesehen, es sollte Bestellart=Personal sein. Nach dem Update Rel. 211006 wird das aber berücksichtigt und der Positionspreis berechnet. Bestehende Positionen müssen mittels durch-„tabben“ berechnet werden.

Arbeitszeiten für Untergruppen, die nicht einem Artikel zugeordnet wurden (s.o.), werden hier nicht aufgeführt und nicht in den Auftrag eingefügt! Danach Button [OK, einfügen/anpassen!] klicken. Dann passiert folgendes für jede Datenzeile der o.a. Tabelle: - Es wird nach der ArtNr. gesucht, z.B. 2051000002 = „Gesamtkosten Bauleiter“: o Gefunden: Menge und Preise werden überschrieben o Nicht gefunden: Kapitel „Personal“ wird gesucht:  Nicht vorhanden: Kapitel wird angelegt.  Vorhanden: Kapitel-Nr. wird verwendet o An das oben ermittelte Kapitel wird eine Position mit dem Artikel angelegt.

Das Löschen von Obergruppen, Gruppen oder Untergruppen bei vorhandenen Artikeln ist nun nur noch REFLEX-Admins möglich.