Artikel aus Excel importieren: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 30. August 2017, 10:59 Uhr

1 Allgemeines

Sowohl in REFLEX als auch in GEVAS-Professional kann man Artikeldaten aus Excel©-Dateien importieren.

Die Schwierigkeit ist dabei nicht, die Excel-Dateien einzulesen, sondern die Strukturen, die die Dateien haben müssen, um einen sauberen Import zu gewährleisten.

Wenn man nur die Artikel-Daten importieren will, ist das relativ einfach.

Wenn man aber auch Einzel-Artikel (Seriennummern, Inventarnummern) importieren will, ist das etwas aufwändiger.

2 Artikel: etwas Theorie

Wenn man das Artikelfenster öffnet wird die Eingabemaske der Artikeldaten angezeigt, hier im Beispiel in GEVAS-Professional. (In REFLEX sieht das ähnlich aus)

Beispiel:

Im oberen Teil steht der Artikel, darunter eine Tabelle mit den Einzelartikeln zu dem ausgewählten Artikel.

In der Datenbank sieht das so aus

In Wirklichkeit sind die Artikeldaten in der Datenbank auf zwei Tabellen aufgeteilt.

• Eigentlich sind es noch mehr Tabellen, die einen Artikel beschreiben, z.B. die Lieferanten, die Dokumente usw.

• Die Artikel-Nummer in der linken Artikel-Tabelle ist dort eindeutig, d.h. sie kann dort nur ein mal auftauchen!

• Die Artikel-Nummer in der rechten Einzel-Artikel-Tabelle ist nicht eindeutig, sie kommt dort mehrfach vor!

Die benötigte Eindeutigkeit wird über eine weiter Spalte Lfd.Nr. gegeben.

Zusammen mit der Artikel-Nummer ist eine Zeile damit eindeutig gekennzeichnet.

Die Lfd.Nr. wird vom System fortlaufend innerhalb einer Artikel-Nummer vergeben.

Beim Import kann man die angeben, muss aber nicht.

Das Programm sorgt nun dafür, dass in der Tabelle unten nur die zugehörigen Einzel-Artikel angezeigt werden.

Das geht, weil alle Einzelartikel die gleiche Artikel-Nummer haben.

Das Programm kann also in der Stammdaten-Eingabemaske nur die Einzelartikel anzeigen, die die gleiche Artikel-Nummer haben.

Beim Importieren muss man nun die Artikel und die Einzelartikel irgendwie zusammenführen. Das geht aber nur über die Artikelnummer!

3 Die Excel-Tabelle

3.1 Aufbau

Idealerweise ist die Excel-Tabelle so aufgebaut:

Alle Spalten sind also gleich aufgebaut und wiederholen sich für den gleichen Artikel.

• Theoretisch könnte man die Artikel-Daten Typ, Bezeichnung usw. nur in erste Zeile einer Artikel-Nummer schreiben.

Diese Zeile wird später für den Import des Artikels verwendet.

In der folgenden Zeilen dieses Artikels (also der gleichen Artikel-Nummer) muss beim Artikel nur die Artikel-Nummer stehen, dahinter irgendwo rechts die Einzelartikel-Daten.

• Alternativ dazu könnte auch zwei Excel-Dateien machen.

In der ersten Datei stehen nur die Artikel mit der Artikelnummer pro Artikel,

in der zweiten Datei stehen nur die Einzel-Artikel mit der Artikelnummer pro Einzel-Artikel.

3.2 Anmerkungen zu den Spalten

Hinweis:

• Wenn im nachfolgenden Text Zahlen beispielhaft angegeben werden, stehen diese im Text in Anführungszeichen.

In der Excel-Tabelle werden Zahlen natürlich ohne Anführungszeichen angegeben!

3.2.1 Standard-Felder

Artikel-Nr.

Verwenden Sie Nummern, die es im bisherigen Bestand nicht gibt!

Artikel-Art

Statt des Textes „Miete“, "Verkauf" usw. müssen Sie Zahlen verwenden. In der Datenbank ist das Feld ein Zahlenfeld mit folgender Bedeutung:

1=Miete

2=Verkauf

3=Dienstleistung

4=Arbeitszeit

5=Text ohne Rechenfunktion

Bereich, Hauptgruppe, Untergruppe

Achten Sie hier auf die korrekte, einheitliche Schreibweise!

Für einen Computer ist beispielsweise

"Tische/Stühle"

eine andere Gruppe als

"Tische / Stühle"!

Die Artikelgruppen der Excel-Tabelle sollte es in den Artikelgruppen-Stammdaten in GEVAS-Professional schon geben!

Für den Admin gibt es im Programm "GEVAS-Checker" unter dem Abschnitt "Artikel" eine Funktion "Artikelgruppen-Baum" neu aufbauen.

Diese könnte man nach dem kompletten Import dazu verwenden, um den Artikel-Gruppen komplett neu aufzubauen.

Diese Funktion entfernt allerdings am Anfang den Baum komplett (!) und baut ihn anhand der vorkommenden Gruppen in den Artikelstammdaten neu auf.

Wenn sich jemand die Mühe gemacht hatte, den Artikelgruppenbaum schon aufzubauen, es aber für manche Gruppen noch keine Artikel gibt, sind diese Gruppen anschließend weg!

LfdNr

Diese Spalte ist optional. Wenn Sie vorhanden ist, wird sie auch für die Einzelartikel verwendet. Wenn sie nicht vorhanden ist, wird sie vom Import-Programm automatisch fortlaufend für jeden Artikel neu vergeben.

Typ

Darf max. 40 Zeichen beinhalten! Beschreibt bei technischen Geräten den vom Hersteller vorgegebenen Typ, bei Kostümen z.B. Farbe, Größe usw.

Bezeichnung

Darf max. 250 Zeichen beinhalten! Beinhaltet die ausführliche Klartext-Bezeichnung des Artikels. Wird meist für Ausdrucke von Lieferscheinen/Leihscheinen verwendet.

3.2.2 Kennzeichen-Felder

Es gibt eine Reihe von Kennzeichen-Feldern im Artikelstamm. Diese sollten beim Import aus der Excel-Tabelle mit bestimmten Vorgabe-Werten bestückt werden. Wenn man das nicht macht, muss man die Artikel-Daten nach dem Import nach-arbeiten. Hat man die Felder in der Excel-Tabelle, spart man sich eine Menge Arbeit!

Einzelteile

0=Keine Einzelartikel im Lager vorgeschrieben, der Artikel kann mengenmäßig verarbeitet werden.

1=Einzelartikel, der Artikel muss einzeln ausgegeben/zurückgenommen werden.

Bestandsführung

Nur für Verbrauchsmaterial, bei Miete könnte man die Spalte weg lassen. Es ist jedoch empfehlenswert, diese Spalte in der Excel-Tabelle zu führen und immer mit "1" zu belegen (natürlich ohne die Anführungszeichen, das gilt für alle Zahlenwerte!).

Dispo-Check

0=Für den Artikel soll nicht die Dispo geprüft werden

1=bei der Eingabe eines Auftrags/bei der Lagerausgabe wird die Verfügbarkeit (=Dispo) geprüft. Das ist in den meisten Fällen die empfehlenswerte Option!

Inaktiv

0=Artikel wird verwendet, ist nicht inaktiv. Das ist in den meisten Fällen die empfehlenswerte Option!

1=Artikel ist inaktiv, wird nicht im Tagesgeschäft verwendet.

VDE-Prüfung

0=Artikel muss nicht elektrisch geprüft werden. Für Möbel, Kostüme usw. die empfehlenswerte Option.

1=Artikel muss elektrisch geprüft werden. Für technische Geräte die empfehlenswerte Option.

Prüfungspflicht

0=Artikel muss nach dem Einsatz nicht technisch geprüft werden. Für Möbel, Kostüme usw. die empfehlenswerte Option.

1=Artikel muss nach dem Einsatz technisch geprüft werden. Für manche technische Geräte eine mögliche Option.

Status-Nummer

Beim Import konstant mit der Zahl "0" füllen.

Status-Text

Beim Import konstant mit dem Text "LAG" (am Lager) füllen.

Disponierbar (Einzelartikel)

0=Artikel ist Nicht-Disponierbar, wird im Bestand "Nicht disponierbar" geführt.

1=Artikel ist disponierbar, wird im Bestand "Disponierbarer Bestand" geführt. Das ist in den meisten Fällen die empfehlenswerte Option!

Lagerort (Einzelartikel)

"Heimat" des Einzelartikels lt. Lagerort-Stammdaten. Max. 10 Zeichen. Auf exakte Schreibweise achten!

Standort (Einzelartikel)

Aktueller Standort des Einzelartikels, beim Import normalerweise identisch mit dem Lagerort. Max. 20 Zeichen. Auf exakte Schreibweise achten!

Raum (Einzelartikel)

Optional eine Raum-Nummer.

Anlagen-Klasse (nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar)

Hier muss die Anlagen-Klassen-Nummer angegeben werden, nicht die Bezeichnung.

Inventar-Art (nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar)

Hier muss angegeben werden:

G = Gerät

E = EDV

K = KFZ

B = Buch

Geringwertiges Wirtschaftsgut , nicht in SAP übertragen! (nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar).

Dieses Kennzeichen ist sowohl im Artikel als auch im Einzelartikel vorhanden.

Wenn es im Artikel auf 1 gesetzt wird, muss es sich um einen Mengenartikel (s.o.) handeln!

Wenn es im Einzel-Artikel auf 1 gesetzt wird, muss es sich um einen Einzelartikel (s.o.) handeln!

0=Kein GWG

1=GWG

Geringwertiges Wirtschaftsgut , nicht in SAP übertragen! (Einzelartikel, nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar)

0=Kein GWG

1=GWG

Neukauf (Einzelartikel, nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar)

0=Kein Neukauf

1=Neukauf

Kostenstelle (Einzelartikel)

Hier muss die Kostenstellen-Nummer angegeben werden!

Dienststelle, Dienststellen-Erweiterung, Mandant, Buchungskreis (Einzelartikel, nicht in allen GEVAS-Versionen verfügbar)

Diese Felder müssen entsprechend den Vorgaben ausgefüllt werden. Wenn man das nicht importiert, muss man die Daten in GEVAS-Professional nachpflegen, was u.U. ein immenser Aufwand ist!

Export-Status (Einzelartikel)

Wenn der SAP-Export verwendet wird, sollte das Feld mit "0" (="Neu, nicht exportiert") vorbelegt werden.

4 Importieren Artikel und Einzelartikel

Mit einer Tabelle, die so aufgebaut ist wie oben beschrieben, kann man Artikel und Einzelartikel in zwei Schritten importieren:

1. Zuerst wird die Tabelle dazu verwendet, die Artikel zu importieren.
2. Dann wird die gleiche Tabelle dazu verwendet, die Einzel-Artikel zu importieren.

Zum Importieren aus Excel klickt man im Programm auf das Menü

Datei ⇒ Datenpflege ⇒ Import von Excel

Es öffnet sich das Import-Fenster:

Auf mehreren Registern kann man nun die gewünschte Seite auswählen, die Import-Optionen festlegen und die Excel-Datei öffnen.

Für den Artikel-Import nutzt man diese Seite:

4.1 Wichtig: Vor dem Import

Ein paar Regeln sollten beachtet werden:

• Bevor Daten importiert werden, sollte der Datenbank-Admin ein Backup der Datenbank erstellen!

• Vom Beginn des Imports bis zum Ende (also bis die Daten überprüft wurden!) darf niemand mit dem System arbeiten!

• Falls etwas schief gegangen ist, kann der Datenbank-Admin die Datenbank wiederherstellen. Er sollte also verfügbar sein!

• Wir empfehlen dringend, den Import durch einen Fachmann durchführen zu lassen!

Gerne bieten wir Ihnen unsere Dienstleistung an.

Wenn es in Ihrem Betrieb zugelassen ist, kann das auch per Fernwartung geschehen. Ideal ist aber natürlich der Fachmann vor Ort!

4.2 Nach dem Import

• Überprüfen Sie nach dem Import stichprobenartig die Stammdaten im Programm. Achten Sie vor Allem darauf:
  • Sind die Datenfelder so gefüllt, wie in der Excel-Tabelle angegeben?
  • Gibt es "verdächtige" Optionsfelder? Verdächtig sind ausgegraute Optionsfelder:

Diese Felder haben keinen gültiger Wert 0 oder 1, sondern einen sog. "NULL"-Wert, also nichts!

Das kann in der folgenden Verarbeitung der Daten zu Fehlern führen.

4.3 Artikel importieren

Klicken Sie auf die Register-Seite Artikel.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle. Wenn Sie sich zuvor eine Vorlage angelegt haben, öffnen Sie stattdessen die Vorlagendatei.

Legen Sie die Optionen für den Import fest:

• "Artikelnummer automatisch vergeben" darf nicht verwendet werden, weil man die Artikelnummern aus der Excel-Tabelle beim Import der Einzelartikel verwenden muss!
• In "Doppel-Kontrolle" muss die Artikel-Nummer festgelegt werden! Legen Sie fest, in welcher Spalte (Nummer der Tabelle) die Artikelnummer in der Tabelle steht.
• Schalten Sie die Option "Bereits vorhandene Daten überschreiben?" aus!
• Starten Sie dann den Import.

Das Programm liest nun Zeile für Zeile ein.

• Wenn eine Zeile mit einer neuen Artikel-Nummer eingelesen wird, so wird der Artikel angelegt.
• Wenn eine Zeile mit einer schon bestehenden Artikel-Nummer eingelesen wird, so wird die Zeile ignoriert.

4.4 Einzel-Artikel importieren

Klicken Sie auf die Register-Seite Einzelartikel.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle. Wenn Sie sich zuvor eine Vorlage angelegt haben, öffnen Sie stattdessen die Vorlagendatei.

Legen Sie die Optionen für den Import fest:

• In "Artikel-Zuordnung" muss die ArtNr festgelegt werden! Legen Sie fest, in welcher Spalte (Nummer der Tabelle) die Artikelnummer in der Tabelle steht.
• Schalten Sie die Option "Einzelartikel vor Import löschen" aus!
• Schalten Sie die Option "Bereits vorhandene Daten überschreiben?" aus!
• Starten Sie dann den Import.

Das Programm liest nun Zeile für Zeile ein.

• Anhand der Artikel-Nummer wird nun der zugehörige Artikel eingelesen.
• Die Einzel-Artikel-Daten werden aus der Tabelle eingelesen und ein neuer Einzelartikel zu dem Artikel wird angelegt.

5 Links

• REFLEX Übersicht

• Import von Daten aus Microsoft-Excel

• GEVAS-Professional Übersicht

• GEVAS-Professional Import von Excel