XRechnung, E-Rechnung, ZUGFeRD
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Mit den Begriffen XRechnung, E-Rechnung und ZUGFeRD versteht man, dass Rechnungen in digitaler, maschinenlesbarer Form erstellt und ausgewertet/visualisiert werden.
Vereinfacht gesagt:
- Rechnungen werden als Dateien erstellt und verschickt.
- Diese Dateien sind in einem speziellen Format (XML).
- XML-Dateien können in dieser reinen Form verschickt werden (XRechnung) oder in PDF-Dateien eingebunden (ZUGFeRD)
1.1 Erstellen von elektronischen Rechnungen
Mit REFLEX kann man optional digitale Rechnungen erstellen. REFLEX kann dabei reine XML-Dateien oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD) erstellen.
- ZUGFeRD-PDF-Dateien werden über FastReport© erstellt.
- Die Konformität entspricht dem Standard PDF/A-3A (ISO-Name: ISO 19005-3)
- CrystalReports© kann keine PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten erstellen.
- Wenn Sie noch Rechnungen mit CrystalReports© erstellen,
- können Sie zwar keine ZUGFeRD-PDF's (mit eingebetteten XML-Daten) erzeugen,
- aber elektronische Rechnungen im XML-Format.
1.2 Auswerten/Visualisieren von elektronischen Rechnungen
Mit REFLEX kann man optional digitale Rechnungen einlesen und visualisieren, also den Inhalt der Rechnung anzeigen.
Außerdem kann man das Erfassen von Eingangsrechnungen vereinfachen und beschleunigen, weil man die digitalen Rechnungen importieren kann.
2 Warum das Ganze?
Innerhalb der EU sind E-Rechnungen ab einer Summe von 1.000 Euro für alle Lieferanten oder Auftragnehmer verpflichtend, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten.
Seit 2025 ist das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen für alle Firmen im B2B-Bereich verpflichtend!
Das gilt auch für die meisten Industrieländer.
- Wichtig
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!
- Nur wenn in die PDF-Datei eine elektronische Rechnung eingebettet ist, ist sie eine E-Rechnung! (ZUGFeRD)
2.1 Der alte Weg
Früher...
...wurden Rechnung ausgedruckt und mit der Post an die Kunden verschickt.
In der Buchhaltung wurden die Rechnungsdaten manuell erfasst und kontrolliert.
2.2 Der neuere, etwas moderne Weg
Gestern...
...wurden Rechnung in PDF-Dateien umgewandelt und per E.Mail an die Kunden geschickt.
In der Buchhaltung wurden die Rechnungsdaten immer noch manuell erfasst, inclusive Schreibfehler und Zahlendreher!
2.3 Der neue, moderne Weg
Heute...
...werden Rechnung in maschinenlesbarer Form als XML-Dateien verschickt, optional auch als PDF-Dateien mit integrierten XML-Daten ("ZUGFeRD").
In der Buchhaltung werden die Rechnungsdaten per Software eingelesen und automatisch erfasst.
3 Basis XML-Format
Basis von allen elektronischen Rechnungen ist das XML-Format.
XML (Extensible Markup Language) ist eine Standard-Auszeichnungssprache zur Speichern von hierarchisch strukturierter Daten in Textdateien. Die Dateien können von Maschinen gelesen werden.
E-Rechnungen und XRechnungen bestehen aus reinen XML-Dateien. Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in eine PDF-Datei integriert.
Es sind zwei Syntax-Modelle sind für XRechnung zulässig:
- Universal Business Language (UBL)
- Dieses Format wird von dem GEVITAS Druckmodul "GevitasFormPrint mit FastReport©" verwendet.
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
Die von REFLEX erzeugten XML-Dateien haben den gleichen Dateinamen wie die PDF-Dateien und liegen im gleichen Dokumentenordner.
REFLEX kann reine XML-Dateien erzeugen (E-/X-Rechnung) oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten ("ZUGFeRD").
3.1 E-Rechnung
E-Rechnungen wurden von der EU standardisiert. Sie bestehen aus reinen XML-Dateien mit den Rechnungsinformationen, wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge usw.
3.2 XRechnung
XRechnungen werden in Deutschland von den Behörden verwendet. Auch sie bestehen aus reinen XML-Dateien.
Deutsche Besonderheiten sind z.B. die Leitweg-ID. Mit dieser kann der Empfänger innerhalb der deutschen Behörden einfach und zuverlässig zugeordnet werden. Zusätzlich enthält die XRechnung Informationen zu Skonto, Verzugszinsen usw. Seit April 2020 sind alle staatlichen Rechnungsempfänger in Deutschland dazu verpflichtet, Rechnung gemäß dem Standard XRechnung entgegenzunehmen.
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland durch den Standard XRechnung definiert (§ 4 Abs. 1 ERechV). Dieser Standard ist konform zur EU EN-16931.
3.3 ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in eine PDF-Datei integriert. Man verschickt/empfängt also keine XML-Dateien, sondern für den Menschen lesbare PDF-Dateien. Zusätzlich sind die XML-Daten aber maschinenlesbar in die PDF eingebettet.
Die PDF-Datei muss dabei das schreibgeschützte Format "PDF-A3a" haben.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland".
4 Einrichten in REFLEX
Bevor man mit REFLEX elektronische Rechnungen erzeugen kann, muss man ein paar Vorbereitungen treffen:
- Lizenz erwerben
- Sie können eine kostenlose, zeitlich begrenzte Test-Lizenz erhalten.
- Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Support.
- Angaben zur eigenen Firma eintragen.
- Klicken Sie dazu auf dieses Menü:
Weitere Einzelheiten dazu gibt es hier.
5 Anwendung in der Faktura
5.1 Manuelles Erstellen einer elektronischen Rechnung
In der Faktura auf der Seite "Fuss" gibt es einen Button, mit dem man eine XRechnungsdatei "XML" erzeugen kann.
Es öffnet sich ein Fenster mit Optionen für die XRechnung:
Einzelheiten dazu siehe hier.
5.2 Erstellen einer XRechnung über das Druck-Modul
5.2.1 Voraussetzungen
- Lizenz
- Sie benötigen einen kostenpflichtige Lizenz zum Erstellen und Visualisieren einer XRechnung
- Festlegen in den Kunden-Stammdaten
- In den Kunden-Stammdaten wird festgelegt, dass/ob ein Kunde eine XRechnung erhalten will.
- Das wird in den Kunden-Stammdaten festgelegt:
- » Menü Stammdaten ⇒Kontakte
- » Kunde auswählen
- » Seite "Kunde"
- » Auswahl "Rechnung per E-Mail"
5.2.2 Drucken in der Faktura
Wenn Sie eine Rechnung per XRechnung/ZUGFeRD erstellen und mailen wollen, so öffnen Sie in der Faktura wie gewohnt die gewünschte Rechnung. Dann klicken Sie auf "Drucken". Das System prüft nun, ob der Kunde aus der Rechnung eine XRechnung wünscht, was in den Kunden-Stammdaten hinterlegt wurde.
- Kunde will keine XRechnung
- Es wird ein entsprechender Hinweis angezeigt:
- Das Druck-Fenster öffnet sich wie gewohnt.
- Sie können nun die Rechnung drucken oder per PDF mailen.
- Die PDF ist aber keine elektronische XRechnung im Sinne des Gesetzes!
- Kunde will XRechnung
- Es wird ein Dialog-Fenster mit Einstell-Möglichkeiten angezeigt.
- Hier können Sie auch Anlagen, Bilder usw. in die XRechnung einbinden. Ziehen Sie dazu die Dateien in den entsprechenden Bereich des Fensters.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
- Das Druck-Fenster öffnet sich wie gewohnt.
- Sie können nun die Rechnungsdateien per PDF mailen.
- Klicken Sie dazu einfach auf den Button Mail.
- Es wird eine XML-Datei und eine PDF-Datei erzeugt.
- Je nach gewählter Option wird die XML-Datei in die PDF-Datei eingebunden (ZUGFeRD)
- Die PDF ist eine elektronische XRechnung im Sinne des Gesetzes!
- Die Dateien werden in dem dafür vorgesehenen Dokumenten-Ordner erzeugt,
- es wird eine Dokumenten-Verknüpfung in REFLEX dazu angelegt.
