REFLEX/GEVAS-Professional FAQ

1 Wie lange dauert die Einführung des Programms?

Anhand unserer langjährigen Erfahrung können wir als Richtwert eine Einführungszeit von 8 bis 12 Wochen von der ersten Planung bis zum realen Betrieb ansetzen.

In dieser Zeit muss folgendes erledigt werden

• Überprüfung der Hardware auf die technischen Anforderungen.
• Ersetzen oder Aufrüsten von PCs oder Servern.
• Ersetzen von alten Betriebssystemen (z.B. Windows Server 2008/7®).
• Einrichten der Hardware, des Servers, des Netzwerks.
• Wenn MobiFlex eingesetzt werden soll: Aufbau eines sicheren W-LAN.
• Ausarbeiten der Formulare für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw.
• Festlegen der organisatorischen Änderungen durch den Einsatz der Software.
• Festlegen der Formalismen über Artikelgruppen, Artikelnummern, Adressen.
• Erstmalige Übernahme von Alt-Daten aus einer bestehenden Software.
• Nachbearbeiten der Daten
• Zweite (endgültige) Übernahme der Alt-Daten
• Drucken von Barcode-Etiketten und (vor allem) das Anbringen der Etiketten auf den Artikeln.
• Schulung der Mitarbeiter/innen.
• Zeit für die Mitarbeiter/innen einplanen, damit diese sich mit dem Programm vertraut machen können (Übungsphase).

Bedenken Sie, dass Sie und Ihre Mitarbeiter/innen in dieser Zeit auch noch Ihr “normales” Tagesgeschäft erledigen und viele der oben beschriebenen Arbeiten sozusagen “nebenher” bewältigt werden müssen.

2 Kann man Daten aus einem anderen Programm übernehmen?

Am einfachsten ist die Datenübernahme aus Excel(R), weil REFLEX/GEVAS-Professional dafür eine spezielle Import-Funktion haben. Allerdings müssen die Excel-Daten auch die notwendigen Informationen beinhalten.

2.1 Artikel:

Beispiel einer Artikel-Tabelle: Eindeutige Artikelnummer, Bezeichnung usw. Bei Einzelartikeln: Artikelnummer, Laufende Nummer, Seriennummer, Inventarnummer

ArtNr.	Typ	Bezeichnung	LfdNr.	Inventarnr.	Seriennummer
1000	KM 84	Mikrofon	1	12340	6516516655
1000	KM 84	Mikrofon	2	12341	1651616165
1000	KM 84	Mikrofon	3	12342	6514651132
1001	KM 86	Mikrofon	1	12343	3203265566
1001	KM 86	Mikrofon	2	12344	6498489488

• Aus den ersten drei Spalten kann man die Artikeldaten importieren.
• Aus den Spalten dahinter kann man die Einzelartikeldaten importieren und den jeweiligen Artikeln zuordnen.
• Die Artikelnummer wiederholt sich also bei Einzelartikeln sooft, wie es Einzelartikel eines bestimmten Artikels gibt!

2.2 Kontakte:

Es muss eine eindeutige Adressnummer in jeder Zeile stehen:

Adressnummer, Name, Strasse, PLZ, ORT, Kundennummer, Lieferantennummer usw.

Bei Ansprechpartnern:

Adressnummer, Name, Vorname, Telefon usw.

2.3 Spezielle Software:

Die Datenübernahme aus anderen Programmen ist prinzipiell möglich, wenn die bisherige Software eine Exportfunktion in Text- oder Excel-Dateien beinhaltet oder wenn es sich bei Ihren Daten um ein gängiges Datenformat handelt:

• Access, Excel, ASCII/ANSI mit Trennzeichen, MS-SQL, Oracle

Dabei ist u.U. jedoch ein gewisser Programmieraufwand notwendig.

• Eine andere Frage ist es jedoch, ob die Datenstruktur des alten Programms mit der REFLEX-Struktur zusammenpasst, z.B.:

• Passen die Datenbankfelder zusammen?
  • Beispiel: REFLEX/GEVAS-Professional hat drei getrennte Felder für Land, PLZ und Ort.
  • Ihr bisheriges Programm hat diese Informationen u.U. in einem einzigen Feld gespeichert.

• Passen die Datenbank-Tabellenstrukturen?
  • Beispiel: In REFLEX/GEVAS-Professional sind die Informationen über Artikel (Bezeichnung, Typ...) und Einzelartikel (Ser.Nr., EK-Preis...) in getrennten, miteinander verbundenen Tabellen untergebracht.
  • In Ihrer Software ist u.U. alles in einer einzigen Tabelle.

• Ist eine Datenübernahme überhaupt sinnvoll?
  • Manchmal ist es besser, sich von alten, überholten Daten (Stichwort: „Kartei-Leichen“) zu trennen!

2.4 Crossgrade von EasyJob©

Wir haben ein Tools entwickelt, das die Stammdaten von EasyJob© nach REFLEX übernimmt.

3 Was sind Formularanpassungen?

Bei der Benutzung des Programms werden verschiedene Druckformulare (eigentlich Reports) benötigt, mit denen die Daten in möglichst optimaler Form aufs Papier (oder den Bildschirm oder in eine PDF-Datei) gebracht werden.

Druckformulare in diesem Sinn sind Dateien, in denen festgelegt wurde, an welcher Stelle welche Daten mit welcher Schriftart, Schriftgröße usw. stehen sollen.

3.1 Formulardateien

werden auch Report-Dateien genannt. Diese Dateien werden mit dem integrierten FastReport©-Designer erstellt bzw. geändert. Der FastReport©-Designer ist im Lieferumfang unserer Programme enthalten.

Crystal-Reports©

Unsere Programme unterstützen auch (noch) Crystal-Reports©

Crystal-Reports© ist nicht im Standard-Lieferumfang des Programms enthalten, sondern muss extra erworben werden, wenn man die Formularanpassungen selbst durchführen will!

Wenn Sie die Anpassungen durch uns durchführen lassen (oder besser FastReport© verwenden), benötigen Sie Crystal-Reports nicht!

3.2 Standardformulare

Mit REFLEX/GEVAS-Professional werden mehrere Standardformulare mitgeliefert.

Mit dem integrierten FastReport©-Designer kann man die Reports selbst anpassen oder die Anpassungen durch uns machen lassen.

Siehe auch:

• Erstellen eines Reports mit FastReport
• Migration CrystalReports zu FastReport
• REFLEX Standard-Reports für FastReport
• FastReport Tipps und Tricks

3.3 Welche Formulare gibt es?

Hauptsächlich werden folgende Formulare verwendet:

• Angebot, Auftragsbestätigung.

Hier wird die selbe FastReport-Datei für Angebot und Auftrag verwendet.

Dabei wird das Design über Parameter bzw. eine Report-Programmierung gesteuert.

• Ladeliste/Packliste für das Lager
• Lieferschein für den Kunden
• Bestellung an den Lieferanten
• Rechnung/Gutschrift
• Mahnung

4 Kann/Muss man mit Barcode oder QR-Code arbeiten?

Der Barcode oder QR-Code erleichtert und beschleunigt die Erfassung der Materialbewegungen. Wenn man die Bewegungen seriennummerngenau erfassen will, ist die Verwendung von Barcode/QR-Code äußerst sinnvoll.

Bei kleineren Stückzahlen oder bei Verwendung von Mengenartikeln ist der Barcode/QR-Code nicht unbedingt erforderlich.

Grundsätzlich ist der Barcode/QR-Code kein MUSS, sondern ein KANN (allerdings ein empfehlenswertes Extra).

Warum QR-Code statt Barcode?

• QR-Code nimmt viel weniger Platz ein als Barcode. Zudem können die Etiketten quadratisch gemacht werden und so an Stellen angebracht werden, an die kein Barcode-Etikett passt.
• Allerdings sind die QR-Code-Scanner (2D-Scanner) derzeit noch etwas teurer als 1D-Scanner.

Siehe auch: • QR-Code statt Barcode: Neue Etiketten-Generation

5 Schulung der Anwender

5.1 Voraussetzungen?

Grundsätzlich sollte eine Schulung vor Ort in einem Raum mit viel Ruhe und wenig Störungen stattfinden!

Optimal

• Je Anwender*in ein PC.
• Die Schulung ist auf Ihren Betrieb zugeschnitten und sollte vor Ort stattfinden.
• In Corona-Zeiten haben sich auch Online-Schulungen mit Skype©, Teams© oder Zoom© bewährt, wenn der Teilnehmerkreis nicht zu groß ist.

Die Schulungen sollten nach Einsatzgebiet getrennt stattfinden.

Es macht z.B. keinen Sinn, die Lagerfunktionen zu schulen, wenn die Buchhaltung dabei sitzt und gelangweilt ist.

5.2 Wie sollte die Schulung der Anwender aufgebaut sein?

Die Schulung sollte in mehreren Phasen durchgeführt werden:

5.2.1 Erstschulung Stammdaten

Wenn die Stammdaten (Artikel, Artikelgruppen, Adressen) neu erfasst oder stark nachgepflegt werden müssen, so sollten zuerst nur die Mitarbeiter geschult werden, die mit dieser Tätigkeit zu tun haben. Anwender, die erst nach Wochen mit anderen Teilbereichen des Programms arbeiten, sollten erst nach der Stammdaten-Erfassung geschult werden, damit alles “noch frisch” ist.

Parallel dazu müssen ggf. Schulungen von Administratoren durchgeführt werden, die die Datenbank und den Server einrichten und betreuen (müssen).

5.2.2 Erstschulung Anwendung

Wenn die Stammdaten vorhanden sind, sollte man die Anwender schulen, die mit der Auftragsverwaltung, dem Lager usw. zu tun haben. Danach sollten die Anwender die Möglichkeit haben, mit dem Programm zu üben und möglichst mit realen Daten einen Probebetrieb oder gar einen Parallelbetrieb durchführen. Dabei sollte man sich normalerweise auf die anfallenden Standard-Anforderungen des Tagesgeschäftes beschränken.

5.2.3 Formulare

Zum Zeitpunkt der ersten Anwenderschulung sollten die grundlegenden Formulare (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) verfügbar sein.

• Wenn die Formularanpassungen von einem Mitarbeiter Ihres Hauses durchgeführt werden, so müssen hier u.U. ebenfalls Schulungen eingeplant werden.

• Wenn die Formularanpassungen von uns durchgeführt werden sollen, müssen wir gemeinsam mit Ihnen einen Zeitplan dafür aufstellen.

5.2.4 Zweitschulung Anwendung

Wenn die nötigen grundlegenden "Handgriffe" im Umgang mit dem Programm "sitzen", sollte die Nachschulung erfolgen. Hier haben die Anwender konkrete Fragen und auch eine konkrete Vorstellung davon, wie die Abläufe mit dem Programm funktionieren.

5.2.5 Consulting

Ideal ist ein Consulting nach einigen Monaten, in dem die nun erfahrenen Anwender in die Tiefen des Programms gehen können.

5.2.6 Sind Schulungen überhaupt notwendig?

Vielleicht werden Sie sagen, dass Sie und ihre Kollegen sich in Windows-Programmen ja gut auskennen und deshalb keine spezielle Schulung für das neue Programm benötigen. Im Prinzip haben Sie damit auch Recht: REFLEX/GEVAS-Professional ist ein Programm, das auf der gewohnten Windows-Oberfläche basiert. Die Bedienung entspricht also dem Standard.

Aber: Die Schulungen beziehen sich nicht so sehr darauf, zu erklären, wie man die Schaltflächen anklickt oder die Tabellen mit der Maus verschiebt. Vielmehr wird geschult...

• wie man sinnvoll die Daten anlegt, z.B. welcher Vor-/Nachteil hat der Einsatz von Einzelartikeln mit Seriennummern.
• wie man die verschiedenen Programm-Funktionen nutzen kann und ob es in Ihrem Betrieb überhaupt sinnvoll ist, bestimmte Programmteile einzusetzen (Aufwand-Nutzen-Abwägung).
• welche unterschiedlichen Möglichkeiten es gibt, das Programm zu nutzen; z.B. Welche Vor-/Nachteile hat es, eine strukturierte Artikelnummer zu verwenden, wie sollte die Inventarnummer (=Barcode-Nummer) aufgebaut sein usw.

Außerdem sollte man bedenken, dass der Zeitaufwand, sich selbst in ein so leistungsfähiges Programm wie REFLEX/GEVAS-Professional einzuarbeiten, in keinem Verhältnis steht zu den Kosten einer Schulung. Nur geschulte und dadurch motivierte Mitarbeiter/innen sind eine lohnende Investition in die Zukunft Ihres Betriebes!

5.2.7 Welche Voraussetzungen sollten die Anwender haben?

Ein “normaler” Anwender sollte sich in der Benutzung von Windows auskennen. Weitergehende Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Ein Anwender, der Formularanpassungen durchführen soll, muss zusätzlich Grundkenntnisse von Datenbanken haben. Erfahrungen im Umgang mit Programmen wie Access, Excel o.ä. sind von Vorteil.

6 Welche Datenbanken kann man verwenden?

REFLEX unterstützt derzeit die Datenbank-Programme Microsoft MS-SQL-Server oder mySQL. Im Standard-Lieferumfang von REFLEX sowie der Demo-Version ist Microsoft-SQL-Server® Express Edition enthalten.

GEVAS-Professional unterstützt derzeit die Datenbank-Programme Microsoft MS-SQL-Server oder ORACLE. Im Standard-Lieferumfang von GEVAS-Professional ist Microsoft-SQL-Server® Express Edition enthalten.

Empfehlungen

Wir empfehlen SQL-Express für kleinere Anwendungen (bis zu 5 Anwender) bzw. den Microsoft-SQL-Server® Standard Edition für mittlere bis größere Anwendungen.

Der SQL-Server ist ein ausgereiftes, sicheres und professionelles System, das sich nahtlos in eine Windows-Server-Umgebung einfügt.

Die Unterstützung von Windows-Domänen ist vorbildlich.

Datensicherung ist integriert und sehr sicher.

Allerdings ist der Microsoft SQL-Server© recht teuer.

Alternativ mySQL

mySQL Community Edition ist durchaus eine Alternative.

Diese Edition ist kostenlos

Die Datenbank-Zugriffe sind schnell, teilweise merklich schneller als Microsoft SQL-Server©.

mySQL kann auch mit großen Datenbeständen umgehen

Nach derzeitigem Stand (2020) ist bei mySQL die Datensicherung unserer Meinung nach nicht optimal.

mySQL kann auch auf einem Linux-Server eingesetzt werden. Allerdings braucht man hier einen erfahrenen Administrator für Linux.

Wenn Sie mySQL verwenden, sollten Sie die Server-Version 5.6.40 mit dem ODBC-Treiber 3.51.12 benutzen.

7 Welches Server-Betriebssystem kann man verwenden?

Das ist abhängig vom verwendeten SQL-Datenbank-Programm.

• MS-SQL-Server läuft nur unter Windows
• mySQL ist für Windows, UNIX und LINUX verfügbar.

Wir empfehlen derzeit Windows 2019-Server©.

Der Microsoft Small Business Server® (SBS) ist veraltet und wird nicht empfohlen!

Er war eine preiswertere Alternative zu der Kombination aus Windows Server® + SQL-Server® + Exchange®.

Allerdings ist die Installation und Administration von SBS aufwändig.

Es muss z.B. eine neue Instanz von SQL-Server installiert werden, es ist nicht empfehlenswert, die Datenbank in die SBS-SQL-Umgebung zu installieren!

8 Welches Client-Betriebssystem kann man verwenden?

Wir empfehlen derzeit Windows 10© Professional. Die Windows-Home-Editions sind für Windows-Domänen nicht geeignet.

Unsere Programme funktionieren auch auf älteren Windows©-Versionen, diese werden jedoch ausdrücklich nicht empfohlen!

9 Links

• REFLEX Übersicht
• GEVAS-Professional Übersicht
• Performance verbessern