REFLEX: Bearbeiter , Personen, Ressourcen und Fahrzeuge

1 Allgemeines

Hier werden Ressourcen und Bearbeiter abgelegt. Ressourcen sind:

Ressource	Beschreibung
Personen, Bearbeiter	Da in einigen Programmteilen das Kürzel des Bearbeiters gespeichert wird, müssen hier die Personen eingetragen werden, die z. B. Angebote erfassen. Anhand der Bearbeiter kann man sich z. B. alle Angebote dieses Bearbeiters anzeigen lassen. Außerdem kann man anhand dieses Eintrags den Vornamen und Nachnamen z.B. auf einem Angebot drucken. Schließlich werden die Bearbeiterdaten/-kürzel bei Änderungen innerhalb der Stammdaten mit abgespeichert, um später nachvollziehen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Verwechseln Sie den Bearbeiter nicht mit dem Programm-Benutzer! Ein Bearbeiter im Sinne des Programms ist eine Person, die Angebote, Aufträge usw. anlegen kann und für diese als Sach-bearbeiter eingetragen wird. Ein Bearbeiter muss natürlich auch als Benutzer eingetragen worden sein, damit er sich überhaupt an das Programm anmelden kann. Auf der anderen Seite muss ein Benutzer nicht unbedingt auch als Bearbeiter eingetragen sein, wenn er beispielsweise nur Gastrechte innerhalb des Programms haben soll. Als Gast kann er ja nicht als Sachbearbeiter eines Auftrags gelten! Ein anderes Beispiel ist ein allgemeiner Benutzer „LAGER“. Da hier oftmals mehrere Personen den selben PC verwenden, wäre es un-praktisch, dass man sich als Person permanent an- und abmelden muss. Deshalb verwendet man für den Programm-Zugang einen allgemeinen Benutzer „LAGER“. Als Bearbeiter wird dieser Benutzer aber nicht gespeichert! Personen können auch für die Terminverwaltung im Auftrag oder dem TerminManager verwendet werden.
Fahrzeuge	Für Fahrzeuge kann man weitere Informationen ablegen. In Verbindung mit dem Zusatzmodul „Fahrzeugverwaltung“ ist es möglich, technische Daten und Historiendaten (Reparaturen, Inspektionen usw.) zu speichern. Fahrzeuge können auch für die Terminverwaltung im Auftrag oder dem TerminManager verwendet werden.
Räume	Diese Ressourcen können für die Terminverwaltung im Auftrag oder dem TerminManager verwendet werden.
Maschinen	Freie Mitarbeiter

2 Suchen von Daten

In diesem Fenster können Sie nach einer Ressource suchen:

• Wenn Sie im Auswahlbaum links „Fahrzeuge“ auswählen, so ändert sich die Anzeige automatisch!

3 Eingabemaske

Mit dieser Eingabemaske werden die Daten eingegeben/geändert:

Funktionen:

Datensatz bearbeiten:	Drücken/Klicken Sie auf F2 – Bearbeiten
Datensatz speichern:	Drücken/Klicken Sie auf F3 – Speichern
Datensatz suchen:	Drücken/Klicken Sie auf F4 - Suchen Sie können durch Anklicken der Feldbezeichnungen den Suchbegriff auswählen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, sich diese Daten auf- oder absteigend anzeigen zu lassen. Der rote Pfeil in der Überschriftenzeile zeigt dann nach unten bzw. nach oben.
Neuen Datensatz anlegen:	Drücken/Klicken Sie auf F5 – Neu

3.1 Eingabefelder

Eingabefelder im oberen Bereich

Hier werden die allgemeinen Angabe zu der Person oder der Ressource angegeben. Diese Felder sind immer gleich, egal ob man eine Person oder ein Fahrzeug anlegt.

Eingabefeld	Beschreibung
Kurzname:	Eingabe eines Kurzzeichens für die Ressource. Mit diesem Kurznamen wird die Ressource im System verwaltet. Wenn es um einen Bearbeiter geht, sollten Sie hier den gleichen Kurznamen verwenden wie in der Benutzerverwaltung. Verwechseln Sie Bearbeiter/in nicht Programm-Benutzer/in! Ein Bearbeiter im Sinne des Programms ist eine Person, die Angebote, Aufträge usw. anlegen kann und für diese als Sachbearbeiter eingetragen wird. Ein Bearbeiter muss natürlich auch als Benutzer eingetragen worden sein, damit er sich überhaupt an das Programm anmelden kann. Auf der anderen Seite muss ein Benutzer nicht unbedingt auch als Bearbeiter eingetragen sein, wenn er beispielsweise nur Gastrechte innerhalb des Programms haben soll. Als Gast kann er ja nicht als Sachbearbeiter eines Auftrags gelten!
Name:	Ausführlicher Name der Ressource. Wenn es sich um eine Person handelt tragen Sie den Nachnamen ein.
Funktion:	Tragen Sie hier die Funktion der Ressource ein, z.B. "Disponent", "Lager", "Demo-Raum" usw. Da die Funktion für Auswertungen o.ä. benutzt wird, achten Sie auf einen einheitliche Schreibweise.
Ressource-Art:	Hier können Sie angeben, um welche Art von Ressource es geht: Person Fahrzeug Raum Maschine Freier Mitarbeiter usw.
Qualifikation(en)	Hier können Sie eine oder mehrere Qualifikationen der Ressource angeben. Klicken Sie auf den Button Auswahl. Doppelklicken Sie auf die gewünschten Qualifikationen, um sie zu übernehmen. Qualifikationen werden in den Programm-Parametern unter "Stammdaten->Bearbeiter/Ressourcen" festgelegt. Die Filterung der Qualifikationen im TerminManager wird im Artikel Filterung der detaillierten Qualifikationen im TerminManager in der TerminManager-Bedienungsanleitung beschrieben.
Qualität	Hier kann man die Qualität der Ressource festlegen. Diese kann im TerminManager dazu verwendet werden, Ressourcen zu sortieren.
Priorität	Hier kann man die Priorität der Ressource festlegen. Diese kann im TerminManager dazu verwendet werden, Ressourcen zu sortieren.
Termin-Gruppe	Diese kann im TerminManager dazu verwendet werden, Ressourcen zu sortieren.
Kalender-Ordner	Dieser Ordner wird für Outlook©-Synchronisation verwendet.
Bemerkung	Eine beliebige Bemerkung, die normalerweise nicht gedruckt wird.
Einsatzgebiet	Das Einsatzgebiet der Ressource.
Status	Hiermit kann man die Ressource als "Inaktiv" kennzeichnen. Hinweis: Inaktive Personen/Ressourcen werden im Bearbeiter-Suchen-Fenster nicht angezeigt sondern ausgeblendet! (Ab Rel. 210303)
Interner Stundensatz	Optional
Stamm-Kostenstelle	Optional
Pers.Nr.:	Angabe der Personalnummer des Bearbeiters/der Bearbeiterin
Vorname:	Bitte den Vornamen des/der Bearbeiters/Bearbeiterin eintragen. In Verbindung mit dem Nachnamen zum Ausdruck in der Unterschriftenzeile bei z. B. Angeboten usw.
Nachname:	Bitte den Nachnamen des/der Bearbeiters/Bearbeiterin eintragen. In Verbindung mit dem Vornamen zum Ausdruck in der Unterschriftenzeile bei z. B. Angeboten usw.
Telefon:	Telefonnummer des Bearbeiters eintragen
E-Mail:	E-Mail-Adresse des Bearbeiters eintragen
Mobil:	Mobil-/Handy-Nummer des Bearbeiters eintragen
Durchwahl:	Telefon-Durchwahl-Nummer des Bearbeiters eintragen
Funktion:	Position/Funktion des Bearbeiters eintragen

4 Suchen nach Personen/Ressourcen

In verschiedenen Programmteilen kann man nach Bearbeitern suchen, z.B. in der Auftragsbearbeitung nach...

• Auftrags-Bearbeiter*in
• Projekt-Leiter*in
• Technischer-Leiter*in

usw.

Beispiel:

• Wichtig

In diesem Fenster werden inaktive Bearbeiter*innen nicht angezeigt!

5 Links

• Was ist ein Bearbeiter?

• Bearbeiter im Auftragskopf

• Projektleiter usw. im Auftragskopf