REFLEX und SEPA
Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemeines
- 2 SEPA und REFLEX
- 2.1 Was bedeutet das für REFLEX? Ein Überblick!
- 2.2 Eingabe der Bank-Daten in den Kontakt-Stammdaten
- 2.3 Systematische Eingabe/Kontrolle der IBAN
- 2.4 Auswahl einer Bank in der Zahlungserfassung der Eingangsrechnungen
- 2.5 Eingabe/Aktualisierung von Bank-Daten in der Zahlungserfassung der Eingangsrechnungen
- 3 Formulare, Überweisungsträger
- 4 Links
1 Allgemeines
Ab Anfang 2014 werden die Bankverbindungen auf das sog. "SEPA"-Verfahren umgestellt. Hier wird erläutert, was das für REFLEX-Anwender bedeutet.
1.1 Was ist SEPA?
Mit SEPA versucht die Politik, eine Einheitlichkeit im nationalen und internationalen Zahlungsverkehr zu schaffen. Hintergrund ist, dass selbst im Euro-Raum Überweisungen und Lastschriften derzeit noch unterschiedlich geregelt sind.
Deshalb haben Politik und Kreditwirtschaft einheitliche Regelungen für den nationalen und europäischen Zahlungsverkehr eingeführt. "SEPA" steht dabei für Single Euro Payments Area (=Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum). Ziel ist die Vereinheitlichung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs in Europa.
Dieses Verfahren kann für Euro-Zahlungen in den 28 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und der Schweiz benutzt werden.
1.2 Was ist die IBAN?
IBAN heißt International Bank Account Number (=internationale Bankkontonummer).
Die IBAN ersetzt zukünftig alle nationalen Kontoangaben (in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl). Sie ist je nach Land unterschiedlich lang (in Deutschland immer 22 Stellen lang). Im Prinzip ist sie immer gleich aufgebaut:
- Internationalen Teil: Setzt sich zusammen aus einem Länderkennzeichen und einer Prüfziffer
- Nationaler Teil: Individuelle Konto-Nummer, in Deutschland Bankleitzahl und die Kontonummer.
1.3 Was ist die BIC (SWIFT-Code)?
Bei inländischen Überweisungen/Lastschriften bis Februar 2014 (voraussichtlich) und bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis Februar 2016 muss noch eine weitere Information angegeben werden: der "BIC" (=Business Identifier Code). Der BIC ist ein international standardisierter Bank-Code (ähnlich der Bankleitzahl), mit dem eine Bank/ein Zahlender weltweit eindeutig gekennzeichnet ist.
BIC wird auch als "SWIFT-Code" (=Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) bezeichnet.
2 SEPA und REFLEX
2.1 Was bedeutet das für REFLEX? Ein Überblick!
Als Warenwirtschaftssystem muss sich REFLEX natürlich den wechselnden Gegebenheiten anpassen. Deshalb unterstützt REFLEX ab Version 11.0 das SEPA-Verfahren wie folgt:
- In den Banken-Stammdaten ist die Konto-Nummer und Bankleitzahl nicht mehr der Schlüssel für die Speicherung der Bank. Bisher musste man eine Konto-Nummer und BLZ angeben, um den Datensatz in den Stammdaten speichern zu können! Nun wird eine Bank in den Kontakt-Stammdaten über den Bank-Kurznamen identifiziert.
- In den Dialogen zur Erfassung von Zahlungen wird nun die Bank ohne Berücksichtigung der Konto-Nummer/BLZ ermöglicht.
- Bei der Erfassung von Zahlungen errechnet REFLEX aus der BLZ, der Konto-Nummer und der Landes-Angabe des Kontaktes die IBAN automatisch. Dazu muss in den Kontakt-Stammdaten ein Länder-Kürzel angegeben werden.
- Das Länder-Kürzel ergibt sich aus der Tabelle der internationalen Länder-Kennzeichen.
- Für Deutschland gilt das Länder-Kennzeichen "DE".
- Wenn Sie in den Kontakt-Stammdaten noch "D" für Deutschland gespeichert haben, sollten Sie dieses in "DE" ändern. Bei der Berechnung der IBAN wird jedoch "D" automatisch in "DE" umgewandelt!
- Im REFLEX-Checker gibt es die Möglichkeit, Bankdaten aus Dateien zu importieren. Dabei wird eine Excel©-Datei importiert, die man sich z.B. von der Homepage der Deutschen Bundesbank downloaden kann. Im REFLEX-Checker gibt es einen entsprechenden Link dazu!
2.2 Eingabe der Bank-Daten in den Kontakt-Stammdaten
In den Kontakt-Stammdaten sieht das nun so aus:
Der Bank-Name (Kurzname) ist der Schlüssel zu den Bank-Daten. Die Konto-Nummer und BLZ sind nur noch optional einzugeben, entscheidend ist IBAN und BIC/SWIFT!
IBAN-Berechnung:
Wenn Sie eine bestehende Bank mit Konto-Nummer/BLZ öffnen, wird die IBAN automatisch berechnet, sobald Sie das Feld BLZ verlassen. Sie müssen also nur die Felder mit der TAB-Taste durchlaufen.
Wenn Sie die IBAN-Berechnung direkt starten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche
2.3 Systematische Eingabe/Kontrolle der IBAN
REFLEX unterstützt Sie bei der Eingabe/Kontrolle der IBAN mit folgenden Mitteln:
- Es gibt einen Kontakt-Bearbeitungsstatus "IBAN ungeprüft". Wenn Sie Admin-Rechte in REFLEX haben, können Sie diesen Status automatisch bei allen Kontakten mit Bankverbindungen setzen STammdaten-->Kontakte-->Bearbeiten--->Spezielle Funktionen). Es werden also erst einmal alle Kontakte als "IBAN ungeprüft" gesetzt.
- In der Übersicht der Kontakte können Sie nach allen Kontakten mit dem Status "IBAN ungeprüft" filtern.
Suchen Sie dort nach und nach alle Kontakte aus.
* Bitte beachten Sie, dass der gerade bearbeitete Kontakt immer in der Übersicht angezeigt wird! Nach dem Setzen des Status bleibt dieser Kontakt also noch kurzzeitig in der Tabelle stehen! - Wenn Sie eine IBAN erzeugt und kontrolliert haben, setzen Sie den Bearbeitungsstatus auf "IBAN geprüft":
2.4 Auswahl einer Bank in der Zahlungserfassung der Eingangsrechnungen
In der Zahlungserfassung wird eine Bank über den Bank-Kurznamen identifiziert, nicht mehr über die Konto-Nummer.
2.5 Eingabe/Aktualisierung von Bank-Daten in der Zahlungserfassung der Eingangsrechnungen
In der Zahlungserfassung können Sie die Bank-Daten direkt ändern bzw. ergänzen und in die Kontakt-Bank-Stammdaten zurückspeichern.
Wenn Sie die Daten speichern, werden die Bank-Daten in den Kontakt-Bank-Stammdaten automatisch geändert.
Hinweis:
Leider kann man den BIC/SWIFT-Code nicht automatisch anhand der BLZ aktualisieren, weil die Banken mit SEPA unterschiedliche Codes für Filialen verwenden, die unter der gleichen BLZ laufen. Beispiel:
BLZ BIC BANKNAME ORT 39040013 COBADEFF390 Commerzbank Aachen 39040013 COBADEFF391 Commerzbank Eschweiler, Rheinl 39040013 COBADEFF393 Commerzbank Stolberg (Rhld.) 39040013 COBADEFF397 Commerzbank Würselen 39040013 COBADEFF392 Commerzbank Jülich 39040013 COBADEFF394 Commerzbank Herzogenrath 39040013 COBADEFF396 Commerzbank Simmerath
Deshalb kann man die BIC anhand der BLZ suchen. Klicken Sie dazu Bank bearbeiten und dann auf die Lupe neben BIC/Swift. Es öffnet sich das Fenster zum Suchen in den Bank-Stammdaten. Dieses Fenster ist nach BLZ gefiltert, es werden also nur die Banken angezeigt, die die gleiche BLZ haben wie die, die in der Eingangsrechnungszahlung angegeben wurde.
Beispiel:
Suchen Sie die richtige Bank aus und klicken auf OK.
3 Formulare, Überweisungsträger
Falls Sie Überweisungsträger drucken, besorgen Sie sich rechtzeitig neue Formulare für die SEPA-Überweisung. Die notwendigen Formular-Anpassungen für den Druck" (mit CrystalReports ) führen wir gerne gegen eine geringe Gebühr durch.
