REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Artikel
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Vor der Erfassung von Leihscheinen, Angeboten, Reservierungen oder Aufträgen müssen Sie zuerst die Artikel speichern, die Sie anbieten, reservieren oder vermieten wollen.
- Jeder Artikel, den Sie mit REFLEX anbieten, reservieren oder verwalten wollen, MUSS in den Stammdaten gespeichert sein. Nur aus dem Artikel kann REFLEX erkennen, wie der Artikel berechnet werden soll.
- Für die Auftragsverwaltung gilt: Wenn Sie Fremdartikel anbieten wollen (Artikel, die Sie selbst nicht besitzen), müssen Sie dafür jeweils einen Artikel anlegen; jedoch mit Bestand = 0 ! Sie können jedoch auch einen (oder mehrere) "Dummy"-Artikel anlegen, die Sie für diese Zwecke verwenden. Wenn Sie also im Vorhinein schon wissen, dass Sie einen bestimmten Fremdartikel nur einmal anbieten wollen, benutzen Sie dazu diesen Dummy-Artikel und überschreiben im Angebot/Auftrag einfach die Artikel-Bezeichnung.
Zusätzlich zu den allgemeinen Artikeldaten (wie Bezeichnung, Typ, Gewichte usw.) können Sie in REFLEX auch die Informationen über die vorhandenen einzelnen Artikel abspeichern, z.B. Einkaufsdatum und -preis, Seriennummer des Herstellers, Inventarnummer usw.
Folgende Artikel werden in den Artikelstammdaten gespeichert:
1.1 Mietartikel
Mietartikel sind alle Artikel, die Sie vermieten, also herausgeben und zurückhaben wollen. Mietartikel werden zu einem Mietpreis vermietet, der abhängig vom Mietzeitraum ist. Sie können zwei verschiedene Mietpreise (Mietpreis A/B) verwenden und beim Kunden hinterlegen, welchen Mietpreis er bezahlen muss. Außerdem können Sie Mietpreisstaffeln verwenden, die zeitraumabhängig mit Mietpreisfaktoren rechnen. Schließlich gibt es die Möglichkeit, kundenspezifische Preise zu hinterlegen, also ein bestimmter Kunde bekommt für einen bestimmten Artikel einen anderen Preis als den Standard. Mietartikel kommen bei Angeboten und Aufträgen automatisch in die Disposition, d.h. sie werden im angegebenen Zeitraum reserviert.
Vor dem Anlegen eines Mietartikels sollten Sie sich überlegen, ob Sie zusätzlich zu den Artikeln auch die Einzelartikeldaten (z.B. Gerätedaten) anlegen wollen und ob Sie die Einzelartikel im Lager einzeln verwalten wollen. Man unterscheidet:
1.1.1 MengenArtikel
Nicht bei allen Artikeln lohnt es sich, die einzelnen vorhandenen Einzelartikel zu speichern. Zum Beispiel ist es nicht sinnvoll Kabel oder Klammern, Schnürsenkel oder Untertassen einzeln aufzuführen. Solche Artikel werden nur über Stückzahlen als Mengenartikel geführt. Mengenartikel sind typische Kleinteile, bei denen die Einzelerfassung nicht sinnvoll (zu aufwändig) wäre.
Die Artikel werden nur mengenmäßig erfasst und verwaltet. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden nur in Mengen statt, ohne Registrierung der einzelnen Seriennummern (bzw. Inventarnummern)
1.1.2 EinzelArtikel
Sie können zu jedem einzelnen Artikel mehrere Tausend Einzelartikel (Einzelteile, Geräte) speichern. Während ein “Artikel” ganz global auf einen bestimmten Artikel-(Typ) weist, bezeichnet ein Einzelteil ein ganz bestimmtes, physisch vorhandenes Teil oder Gerät. Da die Anwendung von Einzelartikeln im Lagerbereich mehr Aufwand erfordert als für Mengenartikel, lohnt sich das Anlegen von Einzelartikeln immer dann, wenn es sich um teure Artikel handelt, bei denen z.B. genau nachvollziehbar sein muss, wer wann welchen Artikel für wie lange für welchen Auftrag hatte!
Sie können an einen Artikel eine Liste anhängen, in der Daten von Einzelartikeln stehen. Jeder Einzelartikel erhält dabei eine fortlaufende Nummer und optional eine Inventarnummer (für den Barcode). Dadurch kann es in der Datenbank eindeutig identifiziert werden. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden für diese bestimmten Einzelartikel mit der Registrierung der einzelnen Seriennummern (bzw. Inventarnummern) statt.
- Auch wenn Sie sich zur Anlage von Einzelartikeln entschieden haben, können Sie Mietartikel in REFLEX mengenmäßig disponieren und reservieren! Das bedeutet, dass Sie beim Schreiben eines Angebots oder einer Reservierung nicht bestimmte Nummern von Einzelartikeln angeben müssen, sondern nur den Artikel und die gewünschte Menge. Erst bei der Lagerausgabe werden die Nummern der tatsächlich benutzten Einzelartikel festgehalten (am einfachsten per Barcode).
Über das Kennzeichen “Einzelartikel” im Artikelstamm können Sie bestimmen, ob Sie die Artikel auch im Lager einzeln verarbeiten wollen oder nicht. Es wird unterschieden zwischen:
1.1.2.1 Einzelartikel nicht markiert
In diesem Fall ist die Liste der an einen Artikel angehängten Einzelartikel rein informativ und wird nur für die Inventarisierung der Artikel benutzt. Im Lager werden die Artikel mengenmäßig ausgegeben und zurückgenommen, d.h. die Artikelbewegungen werden nur über die Artikelnummern und die entsprechenden Stückzahlen registriert.
- Vorteil: Einfachere Lagerverwaltung
- Nachteil: Es ist nicht nachvollziehbar, welche Artikel tatsächlich an einen Kunden ausgeliefert wurden (und zurück kamen), sondern nur wie viel.
Einzelteil-Verwaltung ist u. U. nur beim Einsatz von Barcode sinnvoll, weil das Registrieren der Lagerbewegungen sonst recht aufwändig ist. Anders herum gesagt gilt aber: Wenn Sie mit Barcode arbeiten, sollten Sie so viel wie möglich mit Einzelartikeln arbeiten.
1.1.2.2 Einzelartikel markiert
In diesem Fall werden die an einen Artikel angehängten Einzelartikel für die Inventarisierung und Lager/Fundus-Verwaltung benutzt. Im Lager/Fundus werden die einzelnen Artikel anhand der Artikelnummer + Laufende Nummer oder der Inventarnummer ausgegeben und zurückgenommen, d.h. die Artikelbewegungen werden über diese Nummern einzeln registriert.
- Vorteil: Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Artikel tatsächlich an einen Kunden ausgeliefert wurden, wer was kaputt gemacht hat, welchen Erlös ein bestimmter Artikel erwirtschaftet hat usw.
- Nachteil: Aufwändige Lagerverwaltung, u. U. nur beim Barcode-Einsatz sinnvoll.
1.2 Verkaufsware/ Verbrauchsmaterial
Verkaufsware/ Verbrauchsmaterial ist alles, was verkauft wird. Dabei wird ein Verkaufspreis verwendet. Sie können bis zu sechs verschiedene Verkaufspreise (=Preisgruppen) bei einem Artikel hinterlegen und beim Kunden angeben, welcher Preisgruppe er zugeordnet ist. Schließlich gibt es die Möglichkeit, kundenspezifische Preise zu hinterlegen, also ein bestimmter Kunde bekommt für einen bestimmten Artikel einen anderen Preis als den Standard
Auch beim Anlegen eines Verkaufsartikels sollten Sie sich überlegen, ob Sie zusätzlich zu den Artikeln auch die Einzelartikeldaten (z.B. Gerätedaten) anlegen wollen und ob Sie die Einzelartikel im Lager einzeln verwalten wollen. Hier können Sie ebenfalls unterscheiden zwischen:
1.2.1 MengenArtikel
Siehe oben, unter 1.1.1.
1.2.2 EinzelArtikel
Siehe oben, unter 1.1.2.
1.2.2.1 Einzelartikel nicht markiert
Siehe oben, unter 1.1.2.1.
1.2.2.2 Einzelartikel markiert
Siehe oben, unter 1.1.2.2.
1.3 Dienstleistung
Dienstleistung werden berechnungsmäßig ähnlich behandelt wie Verkaufsware, also mit Menge x Preis berechnet. Auch hier gibt es bis zu sechs VK-Preise. Dienstleistungsartikel sind jedoch nicht rabattfähig! Das ist besonders wichtig, wenn Sie im Angebot mit Pauschalpreisen arbeiten: Hier errechnet das Programm anhand Ihres Wunschpreises den zurückgerechneten Rabatt für jede Angebotsposition. Dabei werden Dienstleistungsartikel (wie auch Arbeitszeit, s.u.!) nicht rabattiert, dafür bekommen die anderen Positionen einen höheren Rabatt.
1.4 Arbeitszeit
Arbeitszeit wird bei der Berechnung mit zwei Mengenfeldern berechnet: Menge x Menge x Preis, also z.B. 2 Techniker á 3 Tage zum Einzelpreis von 500,--. Auch hier gibt es bis zu sechs VK-Preise. Arbeitszeitartikel sind jedoch nicht rabattfähig! Das ist besonders wichtig, wenn Sie im Angebot mit Pauschalpreisen arbeiten: Hier errechnet das Programm anhand Ihres Wunschpreises den zurückgerechneten Rabatt für jede Angebotsposition. Dabei werden Arbeitszeitartikel nicht rabattiert, dafür bekommen die anderen Positionen einen höheren Rabatt
1.5 Textartikel
Textartikel ohne Berechnung, Lager und Disposition: Hier wird weder eine Berechnung noch eine Lagerbestandsführung durchgeführt.
