REFLEX/GEVAS-Professional FAQ
Inhaltsverzeichnis
1 Wie lange dauert die Einführung des Programms?
Anhand unserer langjährigen Erfahrung können wir als Richtwert eine Einführungszeit von 8 bis 12 Wochen ansetzen. In dieser Zeit muss folgendes erledigt werden:
- Überprüfung der Hardware auf die technischen Anforderungen.
- Ersetzen oder Aufrüsten von PCs oder Servern.
- Ersetzen von alten Betriebssystemen (z.B. Windows Server 2003/XP®).
- Einrichten der Hardware, des Servers, des Netzwerks.
- Wenn MobiFlex eingesetzt werden soll: Aufbau eines sicheren W-LAN.
- Ausarbeiten der Formulare für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw.
- Festlegen der organisatorischen Änderungen; bedingt durch den Einsatz der Software.
- Festlegen der Formalismen über Artikelgruppen, Artikelnummern, Adressen.
- Erstmalige Übernahme von Alt-Daten aus einer bestehenden Software.
- Nachbearbeiten der Daten
- Zweite (endgültige) Übernahme der Alt-Daten
- Drucken von Barcode-Etiketten und (vor allem) das Anbringen der Etiketten auf den Artikeln.
- Schulung der Mitarbeiter/innen.
- Zeit für die Mitarbeiter/innen einplanen, damit diese sich mit dem Programm vertraut machen können (Übungsphase). Bedenken Sie, dass Sie und Ihre Mitarbeiter/innen in dieser Zeit auch noch Ihr “normales” Tagesgeschäft erledigen und viele der oben beschriebenen Arbeiten sozusagen “nebenher” bewältigt werden müssen.
2 Kann man Daten aus einem anderen Programm übernehmen?
Am einfachsten ist die Datenübernahme aus Excel(R), weil REFLEX dafür eine spezielle Import-Funktion hat. Allerdings müssen die Excel-Daten auch die notwendigen Informationen beinhalten.
2.1 Artikel:
Beispiel einer Artikel-Tabelle: Eindeutige Artikelnummer, Bezeichnung usw. Bei Einzelartikeln: Artikelnummer, Laufende Nummer, Seriennummer, Inventarnummer
| ArtNr. | Typ | Bezeichnung | LfdNr. | Inventarnr. | Seriennummer |
|---|---|---|---|---|---|
| 1000 | KM 84 | Mikrofon | 1 | 12340 | 6516516655 |
| 1000 | KM 84 | Mikrofon | 2 | 12341 | 1651616165 |
| 1000 | KM 84 | Mikrofon | 3 | 12342 | 6514651132 |
| 1001 | KM 86 | Mikrofon | 1 | 12343 | 3203265566 |
| 1001 | KM 86 | Mikrofon | 2 | 12344 | 6498489488 |
- Aus den ersten drei Spalten kann man die Artikeldaten importieren.
- Aus den Spalten dahinter kann man die Einzelartikeldaten importieren und den jeweiligen Artikeln zuordnen.
- Die Artikelnummer wiederholt sich also bei Einzelartikeln sooft, wie es Einzelartikel eines bestimmten Artikels gibt!
2.2 Kontakte:
Eindeutige Adressnummer, Name, Strasse, PLZ, ORT, Kundennummer, Lieferantennummer Bei Ansprechpartnern: Adressnummer, Name, Vorname, Telefon usw.
2.3 Spezielle Software:
Die Datenübernahme aus anderen Programmen ist prinzipiell möglich, wenn die bisherige Software eine Exportfunktion in Text- oder Excel-Dateien beinhaltet oder wenn es sich bei Ihren Daten um ein gängiges Datenformat handelt:
- DBase, Paradox, Access, Excel, ASCII/ANSI mit Trennzeichen, MS-SQL, Oracle
Dabei ist u.U. jedoch ein gewisser Programmieraufwand notwendig.
- Eine andere Frage ist es jedoch, ob die Datenstruktur des alten Programms mit der REFLEX-Struktur zusammenpasst, z.B.:
- Passen die Datenbankfelder zusammen?
- Beispiel: REFLEX hat drei getrennte Felder für Land, PLZ und Ort.
- Ihr bisheriges Programm hat diese Informationen u.U. in einem einzigen Feld gespeichert.
- Passen die Datenbank-Tabellenstrukturen?
- Beispiel: In REFLEX sind die Informationen über Artikel (Bezeichnung, Typ...) und Einzelartikel (Ser.Nr., EK-Preis...) in getrennten, miteinander verbundenen Tabellen untergebracht.
- In Ihrer Software ist u.U. alles in einer einzigen Tabelle.
- Ist eine Datenübernahme überhaupt sinnvoll?
- Manchmal ist es besser, sich von alten, überholten Daten (Stichwort: „Kartei-Leichen“) zu trennen!
2.4 Crossgrade von GEVAS-Programmen
Das Crossgrade von GEVAS-Business oder GEVAS-Rent ist mit etwas Aufwand verbunden, weil diese Programme etwas andere Konfigurationen und im Fall von GEVAS-Rent sogar einen anderen Datenbanktyp (Paradox) verwenden als REFLEX. Dennoch liegt die Quote der Datenübernahme bei diesen Systemen bei bis zu 90%.
2.5 Upgrade von GEVAS-Business
2.5.1 Datenbank
GEVAS-Business benutzt wie REFLEX eine SQL-Datenbank, i.d.R. eine MSQL-Server-Datenbank oder eine ORACLE-Datenbank. Da die Struktur der beiden Datenbanken ähnlich aufgebaut ist, ist der Konvertierungsaufwand überschaubar.
2.5.2 Formulare und Reports
Prinzipiell sind die Reports und Formulare von REFLEX zu 90 % kompatibel zu GEVAS-Business. Wenn Sie jedoch die zusätzlichen Felder von REFLEX nutzen wollen, müssen Sie die Reports anpassen (lassen). Da REFLEX jedoch in der Auftragsverwaltung eine neue Funktion „Kapitel-Pauschalpreis“ beinhaltet, müssen Angebots- und Auftragsformulare immer überarbeitet werden.
2.6 Upgrade von GEVAS-Rent
Das Upgrade wird einer speziellen Dokumentation beschrieben. Da es ein aufwändiges Verfahren ist, die Paradox-Daten von GEVAS-Rent in REFLEX zu konvertieren, empfehlen wir Ihnen, diese Arbeit von einem Fachmann durchführen zu lassen.
3 Was sind Formularanpassungen?
Bei der Benutzung des Programms werden verschiedene Druckformulare benötigt, mit denen die Daten in möglichst optimaler Form aufs Papier (oder den Bildschirm oder in eine PDF-Datei) gebracht werden. Druckformulare in diesem Sinn sind Dateien, in denen festgelegt wurde, an welcher Stelle welche Daten mit welcher Schriftart, Schriftgröße usw. stehen sollen.
3.1 Formulardateien
werden auch Report-Dateien genannt. Diese Dateien werden mit der Standardsoftware Crystal-Reports® erstellt. Crystal-Reports ist nicht im Standard-Lieferumfang des Programms enthalten, sondern muss extra erworben werden, wenn man die Formularanpassungen selbst durchführen will! Wenn Sie die Anpassungen durch uns durchführen lassen, benötigen Sie Crystal-Reports nicht!
3.2 Standardformulare
Mit REFLEX werden mehrere Standardformulare mitgeliefert, in denen man die Inhalte für Ihren Briefkopf (Firmierung, Adresse, USt-IDNummer usw.) selbst festlegen kann.
3.3 Welche Formulare gibt es?
Hauptsächlich werden folgende Formulare verwendet:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Ladeliste für das Lager
- Lieferschein für den Kunden
- Bestellung an den Lieferanten
- Rechnung/Gutschrift
- Mahnung
4 Kann/Muss man mit Barcode arbeiten?
Der Barcode erleichtert und beschleunigt die Erfassung der Materialbewegungen. Wenn man die Bewegungen seriennummerngenau erfassen will, ist die Verwendung von Barcode äußerst sinnvoll.
Bei kleineren Stückzahlen oder bei Verwendung von Mengenartikeln ist der Barcode nicht unbedingt erforderlich.
Grundsätzlich ist der Barcode in REFLEX kein MUSS, sondern ein KANN (allerdings ein empfehlenswertes Extra).
