REFLEX: Inventur

1 Allgemeines

Das Zusatzprogramm REFLEX-Inventur ermöglicht die Durchführung einer Inventur in Verbindung mit REFLEX. Es beinhaltet:

• Erstellen von Zähl-Listen aus dem Lagerbestand
• Erfassen von Inventur-Daten am PC oder über MobiFlex oder mobile Scanner.
• Erstellen von Differenz-Listen anhand der Lagerbestände und der erfassten Inventurdaten
• Übernahme der erfasste Daten in die REFLEX-Datenbank
• Unterstützung von MobiFlex
• Mit oder ohne MultiLager möglich

Eine Inventur mit REFLEX-Inventur besteht im Wesentlichen aus den folgenden Teilen und Schritten:

1. Man legt den Beginn und das Ende der Inventuraufnahme fest.
2. Eine Inventur-Zählliste wird gedruckt. Bei Bedarf werden die Zähllisten nach Artikelgruppen, Lagerorten oder nach Miete-/Verkauf getrennt gedruckt. Auf einer Zählliste steht die Artikel-nummer, Typ, Bezeichnung und Hersteller, aus rechtlichen Gründen aber keine aktuellen Be-stände! Bei Einzelartikeln steht die Inventarnummer, der Status und aktuelle Standort. Zähllis-ten sind die Basis für die händische Inventurerfassung mit REFLEX. Wenn man mit Barcode-Scannern arbeitet, muss man keine Zähllisten drucken, weil direkt mit den Scannern gezählt wird.
3. Die Bestände werden erfasst/gezählt. Die gezählten Mengen werden entweder in die Zähllisten eingetragen und danach in REFLEX erfasst oder direkt per Barcode-Scanner erfasst. Die gezählten Mengen werden in einer Inventurtabelle gespeichert, dem sog. Inventur-Protokoll.
4. Eine Inventur-Differenzliste wird gedruckt, auf der folgende Daten stehen:
   1. Abweichungen zwischen gezähltem und gespeichertem Bestand von Verkaufsartikeln.
   2. Abweichungen zwischen gezähltem und gespeichertem Bestand von Mietartikeln.
   3. Nicht erfasste Einzelartikel in Miete oder Verkauf
   4. Erfasste Einzelartikel in Miete oder Verkauf (optional)
   5. Erfasste Inventar-Nummern, die nicht gespeichert sind.
5. Falls notwendig, wird die Erfassung/Zählung anhand der Differenzliste wiederholt, danach eine neue Differenzliste ausgedruckt usw.
6. Wenn die Inventur-Erfassung abgeschlossen ist, werden die Bestände korrigiert. Dazu wird der Programmteil [Inventur übernehmen] verwendet.
   1. Dieser übernimmt die gezählten Mengen als neue Bestände für die Artikel.
   2. Bei Einzelartikeln wird das Inventurdatum bei jedem einzelnen erfassten Einzelartikel ge-speichert. Das bedeutet, dass man nun eine Liste von Einzelartikeln hat, die kein aktuel-les Inventurdatum haben und somit nicht erfasst wurden.
   3. Die Korrekturen werden in REFLEX folgendermaßen vorgenommen:
      1. Miet-Einzel-Artikel, die erfasst wurden aber noch den Status „Ausgegeben“ haben, werden zurückgebucht.
      2. Miet-Einzel-Artikel, die nicht erfasst wurden aber den Status „Lager“ haben, werden ausge-sondert mit entsprechenden Aussonderungsvermerken.
      3. Inventarnummern, die erfasst wurden aber nicht gespeichert sind, werden angelegt.
7. Schlussendlich wird eine neue Differenzliste ausgedruckt, die keine Differenzen mehr ausweist.

1.1 Zugriffsrechte auf die Inventur

Die verschiedenen Programmteile sind durch das Zugriffsrecht „Inventur“ in REFLEX festgelegt.

Programmteil	Benötigtes Recht
Neue Inventur beginnen	System (Beinhaltet Löschen und Schreiben)
Zähl-Liste	Löschen (Beinhaltet Schreiben)
Differenz-Liste	Löschen (Beinhaltet Schreiben)
Erfassung	Schreiben
Inventur-Protokoll	Schreiben

Je nach Zugriffsrecht sind die Menüpunkte für den Benutzer auswählbar oder nicht.

Für die Erfassung der Inventur mit MobiFlex benötigt der Benutzer mindestens das Schreiben-Recht.

1.2 Zugriffsrecht einrichten

Wenn das Zugriffsrecht „Inventur“ in REFLEX nicht vorhanden ist, müssen Sie es einrichten: In REFLEX Datei⇒Admin-Optionen⇒Benutzerverwaltung/Zugriffsteuerung“ öffnen. Auf die Registerseite „Objekt-Liste“ klicken und das Objekt „Inventur“ suchen.

Wenn es nicht vorhanden ist, auf [Neu] Klicken und in die Felder rechts die Objektbezeichnung „Inventur“ und den Objekt-Code „Inventur“ eingeben und auf [Speichern] klicken:

Danach auf die Seite „Programmteile“ klicken und den Benutzern das entsprechende Recht auf die Inventur zuweisen (s.o.).