REFLEX Datenbank-Beschreibung Dokumente

1 Allgemeines

User können in REFLEX oder in einem seiner Module Dokumente erstellen:

• Angebote
• Aufträge, Auftragsbestätigungen
• Ladelisten, Packlisten
• Lieferscheine
• Abhollisten
• Bestellungen
• Rechnungen, Gutschriften

usw.

In der Regel sind das:

• PDF-Dateien, die im Druckmodul automatisch erzeugt wurden.
• MSG-Dateien, wenn im Dokumenten-Manager E-Mails aus Outlook© gezogen werden.
• Manuell verknüpfte Dateien jeder Art
• Gescannte Dokumente

Die Dokumente werden in bestimmten, vordefinierten Verzeichnissen abgelegt. Der grundsätzliche Haut-Ordner für Dokumente wird dabei in der INI-Datei festgelegt. Die Dateinamen werden nach frei definierbaren Regeln zusammengesetzt. Das wird im REFLEX-Admin definiert.

Bei Erstellen eines Dokuments z.B. über das Druckmodul GevitasFormPrint wird eine Verknüpfung in der Datenbank hergestellt. Diese beinhaltet neben Pfad- und Dateinamen auch Bezüge zu einem Auftrag, Kunden, einer Rechnung usw., je nach Vorgang.

Beipiel

Wenn ein Rechnungsdokument angelegt wird, so wird das Dokument verknüpft mit der Rechnungsnummer, Kundennummer und Auftragsnummer (wenn vorhanden). Somit kann der Anwender z.B. in der Auftragsverwaltung alle relevanten Dokumente zu dem Auftrag sehen, also vom Angebot über die Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen usw.

Die Verknüpfung in der Datenbank wird über die Tabelle "Dokument" hergestellt.

Hinweis zu Verzeichnis- und Dateinamen

• Im REFLEX-Admin kann man festlegen, dass Sonderzeichen in Verzeichnis- oder Dateinamen durch den Unterstrich "_" ersetzt werden.
• Sonderzeichen sind:

|  :  |
|  \  |
|  /  |
|  +  |
|  *  |
|  "  |
|  '  |
|  ?  |
|  |  |
|  >  |
|  <  |
|  (  |
|  )  |
|  €  |
|  $  |

• Optional kann man auch einstellen, dass die Sonderzeichen durch zulässige ähnliche Zeichen ersetzt werden.
• Sonderzeichen sind/werden ersetzt durch:

|  :  |  ;  |
|  \  |  !  |
|  /  |  !  |
|  *  |  °  |
|  "  |  ´  |
|  '  |  ´  |
|  ?  |  3  |
|  |  |     |
|  >  |  ]  |
|  <  |  [  |
|  (  |  [  |
|  )  |  ]  |

Zeilenschaltung werden entfernt.

1.1 Tabelle "DOKUMENT"

Hier werden Dokumente mit Vorgängen verknüpft. Heutzutage sollte man "verlinkt" sagen, damit modernen Entwickler dies auch verstehen 😉.

1.1.2 Felder der Tabelle

Feld	Typ	Beschreibung
D_Pfad	varchar(200)	Hier steht der Pfad/Verzeichnis-Name des Dokuments. Das letzte Zeichen des Pfades ist ein Backslash.
D_Dateiname	varchar(200)	Hier steht der Datei-Name des Dokuments.
ID	Int	Die ID ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Sie wird vom Datenbank-Server beim Einfügen von Daten automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
D_Bezug_FORMULAR	SmallInt	Formular-Art: 0=Allgemein 1= 2= 3=Auftrag 4= 5=Manuell hinzugefügtes Dokument, z.B. Wareneingangsscheine
D_Bezug_AdrNr	Int	Verlinkung zu einer Adresse aus den Kontakt-/Adress-Stammdaten.
D_Bezug_RechNr	Int	Verlinkung zu einer Rechnung.
D_Bezug_AuftrNr	Int	Verlinkung zu einem Auftrag. Die Auftragsnummer kennzeichnet einen Vorgang in der Auftragsverwaltung eindeutig. Ein Vorgang kann den Auftrags-Status Angebot, Auftrag, Anfrage usw. haben.
D_Bezug_BestellNr	Int	Verlinkung zu einer Bestellung.
D_Bezug_RepAuftrNr	Int	Verlinkung zu eine Werkstatt-/Reparatur-Auftrag.
D_Bezug_VOrtNr	Int	Verlinkung zu einem Veranstaltungsort (Tabelle VOrt) aus den VA-Ort-Stammdaten.
D_Bezug_EingerchNr	Int	Verlinkung zu einer Eingangsrechnung.
D_Bezug_FER_TABKALK_Ko	Int	Verlinkung zu einer Fertigungs-Tabellen-Kalkulation.
D_Bezug_KOTRNR	Int	Verlinkung zu einem Kostenträger/Projekt. In GEVAS-Professional "Kostenträger". In REFLEX "Projekt".
D_Bezug_LiefSchNr	Int	Verlinkung zu einem Lieferschein.
D_Bezug_StockLogKisteNr	Int	Verlinkung zu einer Kiste im Modul "StockLog".
D_Empf_KurzName	varchar(40)	Kurzname des Empfängers.
D_DokumentenArt	SmallInt	1 = Dokument
D_EMPF_ANSCHRIFT	varchar(160)	D_EMPF_ANSCHRIFT
D_EMPF_PERSANR	varchar(50)	D_EMPF_PERSANR
D_EMPF_ANSPRPARTNER	varchar(40)	D_EMPF_ANSPRPARTNER
D_EMPF_STR	varchar(40)	D_EMPF_STR
D_EMPF_PLZ	varchar(10)	D_EMPF_PLZ
D_EMPF_ORT	varchar(40)	D_EMPF_ORT
D_EMPF_TELGESCH	varchar(30)	D_EMPF_TELGESCH
D_EMPF_TELPRIV	varchar(30)	D_EMPF_TELPRIV
D_EMPF_TELMOBIL	varchar(30)	D_EMPF_TELMOBIL
D_EMPF_TELEFAX	varchar(30)	D_EMPF_TELEFAX
D_EMPF_MAIL	varchar(40)	D_EMPF_MAIL
D_EMPF_LAND	varchar(40)	D_EMPF_LAND
D_STICHWORT	varchar(50)	D_STICHWORT
D_BETREFF	varchar(200)	D_BETREFF
D_EMAILTEXT	Memo	D_EMAILTEXT
D_VERANSTALTUNG	varchar(50)	D_VERANSTALTUNG
D_WORD_VORLAGE_PFAD	varchar(200)	D_WORD_VORLAGE_PFAD
D_WORD_VORLAGE_DATEINAME	varchar(200)	D_WORD_VORLAGE_DATEINAME
D_WIEDERVORLAGE	DateTime	D_WIEDERVORLAGE
D_WIEDERVORLAGEELREDIGT	SmallInt	D_WIEDERVORLAGEELREDIGT
D_FREIGABE_STATUS	SmallInt	D_FREIGABE_STATUS
D_FREIGABE_VON	varchar(20)	D_FREIGABE_VON
D_FREIGABE_ANFORDERUNGS_DATUM	DateTime	D_FREIGABE_ANFORDERUNGS_DATUM
D_FREIGABE_DATUM	DateTime	D_FREIGABE_DATUM
D_FREIGEGEBEN_VON	varchar(20)	D_FREIGEGEBEN_VON
D_FREIGABE_BEMERKUNG	varchar(200)	D_FREIGABE_BEMERKUNG
D_BEMERKUNG	varchar(200)	D_BEMERKUNG
D_DATEINAME_DATUM_SCHLUESSEL	varchar(6)	D_DATEINAME_DATUM_SCHLUESSEL
D_DATEINAME_NR_SCHLUESSEL	Int	D_DATEINAME_NR_SCHLUESSEL
ErfDatum	DateTime	ErfDatum
ErfUser	varchar(20)	ErfUser
AENDDatum	DateTime	n.b.
AENDUSER	varchar(20)	n.b.