REFLEX DokumentenManager Artikel-Dokumente

1 Artikel-Dokumente

Hiermit werden die Dokumente verwaltet, die mit Artikeln verknüpft sind oder verknüpft werden sollen. Sie können nach Artikeln suchen, deren Verknüpfungen werden dann angezeigt und können bearbeitet werden. Sie können ein Dokument öffnen (mit dem zugeordneten Programm) oder anzeigen.

• Beachten Sie auch die Hinweise zum integrierten DateiManager.

1.1 Suchen

Im Baum links können Sie die Artikel über den gewohnten Artikelgruppenbaum auswählen. Beispiel:

Suchen

Zusätzlich stehen Ihnen die von REFLEX gewohnten Such- und Sortier-Möglichkeiten zur Verfügung: - Suchbegriff eingeben - Sortierung festlegen - Artikel-Art festlegen - Aus dem Gruppenbaum eine Artikelgruppe auswählen, um nur die Artikel dieser Gruppe anzuzeigen. Klicken Sie zuerst auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie suchen und sortieren wollen. Dann geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein. Als Platzhalter können Sie das Sternchen "*" verwenden. Beachten Sie, dass die Suche in der ausgewählten Artikelgruppe stattfindet! Wenn Sie in allen Artikeln suchen wollen, klicken Sie im Baum auf das Sternchen ganz oben. Artikelart filtern: Im Optionsfeld „Artikelart“ können Sie nach bestimmten Artikelarten filtern, z.B. nach Miet- oder Verkaufsartikeln.

1.2 Nur Artikel mit Dokumenten anzeigen

Eine mächtige Option ist das Optionsfeld „Nur Art. Mit Dok.“. Wenn diese markiert ist, werden nur Artikel angezeigt, die mit einem oder mehreren Dokument(en) verknüpft sind.

Beispiel:

Aus der langen Liste oben ist nun eine kurze geworden! Wenn Sie mit eingeschalteter Option "*" im Gruppenbaum auswählen, werden alle Artikel angezeigt, die mindestens eine Dokumentenverknüpfung haben.

Dokumenten-Namen: In der Tabelle rechts werden die jeweils verknüpften Dokumenten-Namen angezeigt. Wenn die Option ☐ Ungültige Verknüpfungen prüfen/markieren eingeschaltet ist, werden die Verknüpfungen rot dargestellt, für es keine Datei in dem angegebenen Pfad gibt. Beispiel:

Sie sollten dann die Verknüpfung ändern (andere Datei auswählen) oder löschen.

Wichtiger Hinweis: Dateien, die mit der REFLEX-Datenbank verknüpft sind, sollten niemals über andere Programme (wie z.B. den Windows-Explorer) gelöscht, umbenannt oder verschoben werden! Dadurch werden die Verknüpfungen ungültig!

1.3 Neue Verknüpfung erstellen

Wenn Sie zu einem Artikel eine neue Verknüpfung erstellen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Verkn. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus. Beispiel:

Suchen Sie die Datei aus und klicken auf Öffnen bzw. Open.

• Der Auswahl-Dialog merkt sich den zuletzt verwendeten Ordner!
• Verwenden Sie nur Dateien, die auf einem Netzwerklaufwerk liegen, damit andere Benutzer diese auch anzeigen/öffnen können!
• Die Datei-Endung bestimmt die Datei-Art. Sie können Dateien mit beliebigen Endungen verknüpfen. Manche Dateien haben Standard-Endungen wie z.B. „BMP“, „JPG“ usw. Diese Dateien können alle Benutzer anzeigen/öffnen. Andere Dateien (wie z.B. „PDF“ oder CAD-Zeichnungen) kann man nur öffnen, wenn ein entsprechendes Programm auf dem PC vorhanden ist.
• Für einen Artikel kann man fast beliebig viele Verknüpfungen erstellen. Okay, es gibt eine Grenze: Pro Artikel können max. 32768 Dokumente verknüpft werden…
• Der Dateiname darf max. 100 Zeichen lang sein.
• Der Pfadname darf max. 200 Zeichen lang sein.

Die Dateiverknüpfung wird anschließend erstellt und in der Tabelle angezeigt.

Wenn Sie mehrere Dokumente verknüpfen wollen, verwenden Sie besser den eingebauten DateiManager. Damit können Sie Dokumente per „Drag and Drop“ vom DateiManager auf einen Artikel ziehen, um ein Verknüpfung herzustellen!

1.4 Verknüpfung ändern

Wenn Verknüpfung geändert werden soll (z.B. weil die Datei versehentlich gelöscht wurde), so klicken Sie auf die Schaltfläche Verkn. ändern.

Danach können Sie die neue Datei bzw. den neuen Pfad auswählen. Die Dateiverknüpfung wird anschließend aktualisiert.

1.5 Verknüpfung löschen

Wenn Sie eine Verknüpfung entfernen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Hierbei wird nur die Verknüpfung gelöscht, die Datei selbst bleibt erhalten! Wenn Sie die Datei löschen wollen, so benutzen Sie dazu den integrierten DateiManager.

1.6 Verknüpfte Datei umbenennen

Wenn Sie eine Datei umbenennen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Datei umbenennen.

Geben Sie dann den neuen Dateinamen an. Die Datei wird umbenannt und die Verknüpfung in der Datenbank geändert.

Wichtiger Hinweis: Dateien, die mit der REFLEX-Datenbank verknüpft sind, sollten niemals über andere Programme (wie z.B. den Windows-Explorer) umbenannt werden! Dadurch werden die Verknüpfungen ungültig!

1.7 Verknüpfte Datei öffnen

Abhängig von der Datei-Art öffnet sich ein Programm, das zum Anzeigen oder Bearbeiten der Datei geeignet ist. Beispiel: Bei einem Foto öffnet sich die Windows-Fotoanzeige:

• Welches Programm mit welcher Datei-Art verbunden ist, wird in Windows festgelegt!

1.8 Verknüpfte Datei anzeigen, Vorschaufenster

Das eingebaute Vorschaufenster kann viele Dateien anzeigen, darunter PDF, JPG usw. Beispiel:

• Bei DOC- oder DOCX-Dateien werden Sie automatisch auf Microsoft®Word® umgeleitet, falls dieses installiert ist.
• Sie können das Vorschaufenster auf einen freien Bereich des Bildschirms schieben und geöffnet lassen.
• Ein Doppelklick auf den Dateiname in der Tabelle rechts öffnet das Vorschaufenster auch!