REFLEX Auftragsdokumente

Inhaltsverzeichnis

1 Dokumente
- 1.1 Dokumentenverwaltung
2 Wichtiger Hinweis
3 Links

1 Dokumente

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

1.1 Dokumentenverwaltung

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen/verknüpfen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem Rechner ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.

Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.

Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:

1	Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen. Neues Dok. Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Neue Verkn. Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen. Neu www Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments. Bearbeiten Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten. Verkn. entfernen Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung. Öffnen Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen. Doku.Verw. Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager. Aus Zwischenablage einfügen Hiermit können Sie eine Datei aus der Zwischenablage einfügen und eine Verknüpfung dazu erstellen. Dokumenten-Unterordner Hiermit können Sie den Unterordner für Dokumente festlegen (nur mit Admin-Rechten).
2	Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag in einer Tabelle angezeigt.

2 Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Dokumente verknüpfen, die auf einem Server in Ihrem lokalen Netzwerk liegen, sollten Sie die Verknüpfungen nicht mit dem Server-Namen machen! Besser ist es, ein Netzwerklaufwerk mit dem Server/Ordner zu verbinden und die Verknüpfung über einen Laufwerksbuchstaben zu machen!

Beispiel:

Grund:

Wenn der Server aus irgendeinem Grund ausgetauscht wird und der neue Server einen anderen Namen hat, funktionieren alle Dokumenten-Verknüpfungen nicht mehr!

Wurden die Dokumenten-Verknüpfungen über einen Laufwerksbuchstaben hergestellt, muss man nur das Netzwerklaufwerk ändern (am Besten zentral durch einen Anmelde-Script), und alle Dokumenten-Verknüpfungen funktionieren!