REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Artikel
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Ein Artikel ist erst einmal die allgemeine Beschreibung eines Teils. Hier wird die Bezeichnung, das Gewicht, die Größe, der Bestand usw. angegeben.
Vor der Erfassung von Leihscheinen, Angeboten, Reservierungen oder Aufträgen müssen Sie zuerst die Artikel speichern, die Sie anbieten, reservieren oder vermieten wollen.
- Jeder Artikel, den Sie mit REFLEX anbieten, reservieren oder verwalten wollen, MUSS in den Stammdaten gespeichert sein. Nur aus dem Artikel kann REFLEX erkennen, wie der Artikel berechnet werden soll.
- Für die Auftragsverwaltung gilt: Wenn Sie Fremdartikel anbieten wollen (Artikel, die Sie selbst nicht besitzen), müssen Sie dafür jeweils einen Artikel anlegen; jedoch mit Bestand = 0 ! Sie können jedoch auch einen (oder mehrere) "Dummy"-Artikel anlegen, die Sie für diese Zwecke verwenden. Wenn Sie also im Vorhinein schon wissen, dass Sie einen bestimmten Fremdartikel nur einmal anbieten wollen, benutzen Sie dazu diesen Dummy-Artikel und überschreiben im Angebot/Auftrag einfach die Artikel-Bezeichnung.
Zusätzlich zu den allgemeinen Artikeldaten (wie Bezeichnung, Typ, Gewichte usw.) können Sie in REFLEX auch die Informationen über die vorhandenen einzelnen Artikel abspeichern, z.B. Einkaufsdatum und -preis, Seriennummer des Herstellers, Inventarnummer usw.
Folgende Artikel werden in den Artikelstammdaten gespeichert:
1.1 Mietartikel
Mietartikel sind alle Artikel, die Sie vermieten, also herausgeben und zurückhaben wollen. Mietartikel werden zu einem Mietpreis vermietet, der abhängig vom Mietzeitraum ist. Sie können zwei verschiedene Mietpreise (Mietpreis A/B) verwenden und beim Kunden hinterlegen, welchen Mietpreis er bezahlen muss. Außerdem können Sie Mietpreisstaffeln verwenden, die zeitraumabhängig mit Mietpreisfaktoren rechnen. Schließlich gibt es die Möglichkeit, kundenspezifische Preise zu hinterlegen, also ein bestimmter Kunde bekommt für einen bestimmten Artikel einen anderen Preis als den Standard. Mietartikel kommen bei Angeboten und Aufträgen automatisch in die Disposition, d.h. sie werden im angegebenen Zeitraum reserviert. Ein Auftrag kann vor der ordnungsgemäßen Rückbuchung dieses Mietartikels nicht abgeschlossen werden. Der Mietpreis errechnet sich aus
- Menge x Preis x Tage (bzw. Woche oder Monat: siehe auch Mietpreisstaffel).
Vor dem Anlegen eines Mietartikels sollten Sie sich überlegen, ob Sie zusätzlich zu den Artikeln auch die Einzelartikeldaten (z.B. Gerätedaten) anlegen wollen und ob Sie die Einzelartikel im Lager einzeln verwalten wollen. Man unterscheidet:
1.1.1 MengenArtikel
Nicht bei allen Artikeln lohnt es sich, die einzelnen vorhandenen Einzelartikel zu speichern. Zum Beispiel ist es nicht sinnvoll Kabel oder Klammern, Schnürsenkel oder Untertassen einzeln aufzuführen. Solche Artikel werden nur über Stückzahlen als Mengenartikel geführt. Mengenartikel sind typische Kleinteile, bei denen die Einzelerfassung nicht sinnvoll (zu aufwändig) wäre.
Die Artikel werden nur mengenmäßig erfasst und verwaltet. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden nur in Mengen statt, ohne Registrierung der einzelnen Seriennummern (bzw. Inventarnummern)
1.1.2 EinzelArtikel
Sie können zu jedem einzelnen Artikel mehrere Tausend Einzelartikel (Einzelteile, Geräte) speichern. Während ein “Artikel” ganz global auf einen bestimmten Artikel-(Typ) weist, bezeichnet ein Einzelteil ein ganz bestimmtes, physisch vorhandenes Teil oder Gerät. Da die Anwendung von Einzelartikeln im Lagerbereich mehr Aufwand erfordert als für Mengenartikel, lohnt sich das Anlegen von Einzelartikeln immer dann, wenn es sich um teure Artikel handelt, bei denen z.B. genau nachvollziehbar sein muss, wer wann welchen Artikel für wie lange für welchen Auftrag hatte!
Sie können an einen Artikel eine Liste anhängen, in der Daten von Einzelartikeln stehen. Jeder Einzelartikel erhält dabei eine fortlaufende Nummer und optional eine Inventarnummer (für den Barcode). Dadurch kann es in der Datenbank eindeutig identifiziert werden. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden für diese bestimmten Einzelartikel mit der Registrierung der einzelnen Seriennummern (bzw. Inventarnummern) statt.
- Auch wenn Sie sich zur Anlage von Einzelartikeln entschieden haben, können Sie Mietartikel in REFLEX mengenmäßig disponieren und reservieren! Das bedeutet, dass Sie beim Schreiben eines Angebots oder einer Reservierung nicht bestimmte Nummern von Einzelartikeln angeben müssen, sondern nur den Artikel und die gewünschte Menge. Erst bei der Lagerausgabe werden die Nummern der tatsächlich benutzten Einzelartikel festgehalten (am einfachsten per Barcode).
Über das Kennzeichen “Einzelartikel” im Artikelstamm können Sie bestimmen, ob Sie die Artikel auch im Lager einzeln verarbeiten wollen oder nicht. Es wird unterschieden zwischen:
1.1.2.1 Einzelartikel nicht markiert
In diesem Fall ist die Liste der an einen Artikel angehängten Einzelartikel rein informativ und wird nur für die Inventarisierung der Artikel benutzt. Im Lager werden die Artikel mengenmäßig ausgegeben und zurückgenommen, d.h. die Artikelbewegungen werden nur über die Artikelnummern und die entsprechenden Stückzahlen registriert.
- Vorteil: Einfachere Lagerverwaltung
- Nachteil: Es ist nicht nachvollziehbar, welche Artikel tatsächlich an einen Kunden ausgeliefert wurden (und zurück kamen), sondern nur wie viel.
Einzelteil-Verwaltung ist u. U. nur beim Einsatz von Barcode sinnvoll, weil das Registrieren der Lagerbewegungen sonst recht aufwändig ist. Anders herum gesagt gilt aber: Wenn Sie mit Barcode arbeiten, sollten Sie so viel wie möglich mit Einzelartikeln arbeiten.
1.1.2.2 Einzelartikel markiert
In diesem Fall werden die an einen Artikel angehängten Einzelartikel für die Inventarisierung und Lager/Fundus-Verwaltung benutzt. Im Lager/Fundus werden die einzelnen Artikel anhand der Artikelnummer + Laufende Nummer oder der Inventarnummer ausgegeben und zurückgenommen, d.h. die Artikelbewegungen werden über diese Nummern einzeln registriert.
- Vorteil: Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Artikel tatsächlich an einen Kunden ausgeliefert wurden, wer was kaputt gemacht hat, welchen Erlös ein bestimmter Artikel erwirtschaftet hat usw.
- Nachteil: Aufwändige Lagerverwaltung, u. U. nur beim Barcode-Einsatz sinnvoll.
1.2 Verkaufsware/ Verbrauchsmaterial
Verkaufsware/ Verbrauchsmaterial ist alles, was verkauft wird. Dabei wird ein Verkaufspreis verwendet. Sie können bis zu sechs verschiedene Verkaufspreise (=Preisgruppen) bei einem Artikel hinterlegen und beim Kunden angeben, welcher Preisgruppe er zugeordnet ist. Schließlich gibt es die Möglichkeit, kundenspezifische Preise zu hinterlegen, also ein bestimmter Kunde bekommt für einen bestimmten Artikel einen anderen Preis als den Standard
Auch beim Anlegen eines Verkaufsartikels sollten Sie sich überlegen, ob Sie zusätzlich zu den Artikeln auch die Einzelartikeldaten (z.B. Gerätedaten) anlegen wollen und ob Sie die Einzelartikel im Lager einzeln verwalten wollen. Hier können Sie ebenfalls wie bei den Mietartikeln unterscheiden zwischen MengenArtikel und EinzelArtikel. Zu Verkauf/ Verbrauchsmaterial gehört Ware, die verkauft wird und dementsprechend zu einem Verkaufspreis berechnet und nicht mehr zurückgenommen wird.
1.3 Dienstleistung
Dienstleistung werden berechnungsmäßig ähnlich behandelt wie Verkaufsware, also mit Menge x Preis berechnet. Auch hier gibt es bis zu sechs VK-Preise. Dienstleistungsartikel sind jedoch nicht rabattfähig! Das ist besonders wichtig, wenn Sie im Angebot mit Pauschalpreisen arbeiten: Hier errechnet das Programm anhand Ihres Wunschpreises den zurückgerechneten Rabatt für jede Angebotsposition. Dabei werden Dienstleistungsartikel (wie auch Arbeitszeit, s.u.!) nicht rabattiert, dafür bekommen die anderen Positionen einen höheren Rabatt. Sie sind nicht an eine bestimmte Arbeitszeit gebunden.
1.4 Arbeitszeit
Arbeitszeit ist reine Arbeitszeit, die nach Arbeitseinheiten (z.B. Stunden, Tage) abgerechnet werden. Arbeitszeit wird bei der Berechnung mit zwei Mengenfeldern berechnet: Menge x Menge x Preis, also z.B. 2 Techniker á 3 Tage zum Einzelpreis von 500,--. Auch hier gibt es bis zu sechs VK-Preise. Arbeitszeitartikel sind jedoch nicht rabattfähig! Das ist besonders wichtig, wenn Sie im Angebot mit Pauschalpreisen arbeiten: Hier errechnet das Programm anhand Ihres Wunschpreises den zurückgerechneten Rabatt für jede Angebotsposition. Dabei werden Arbeitszeitartikel nicht rabattiert, dafür bekommen die anderen Positionen einen höheren Rabatt
1.5 Textartikel
Textartikel ohne Berechnung, Lager und Disposition: Hier wird weder eine Berechnung noch eine Lagerbestandsführung durchgeführt.
2 Suche
Wenn Sie das Artikelfenster öffnen (entweder über das Menü "Stammdaten" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol-Leiste) wird zuerst das Suchenfenster angezeigt. Hier können Sie eine Übersicht über die Artikel sehen. Zum Suchen (oder besser: Finden) eines Artikels gibt es das Suchen-Fenster:
Hier werden die gespeicherten Artikeldaten (und auf Wunsch die Einzelartikeldaten = Gerätedaten) angezeigt. Sie können die Anzeige sortieren und nach bestimmten Kriterien suchen. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift; damit ist das Sortierfeld ausgewählt. Außerdem können Sie die Anzeige nach bestimmten Artikelgruppen eingrenzen.
Hier können Sie mit der Joker-Suche (* oder %)” arbeiten.
In der Tabellendarstellung werden die Farben pro Artikel dargestellt, abhängig vom Zustand des jeweiligen Artikels:
Verkaufsartikel: Hellblau Kein Bestand: Rot Mietbestand in Verk.art.: Gelb
2.1 Jokersuche
Wenn Sie im Feld Suchen die Zeichen * oder % eingeben, werden alle Artikel aufgelistet.
2.2 Suchbegriffseingabe
Wenn Sie einen bestimmten Artikel suchen wollen, geben Sie einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs in das Suchfeld ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens wird die Anzeige in der Tabelle auf die Artikel beschränkt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.
2.3 Suche in einer bestimmten Spalte
Wenn Sie bestimmen wollen, nach welchem Feld sortiert und gesucht werden soll, so klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift der gewünschten Spalte. Die so ausgewählte Spalte wird farbig markiert.
2.4 Suchen mit Wildcards (Jokersuche)
Wenn Sie wollen, dass der Suchbegriff nicht nur dann gefunden wird, wenn er exakt so im ausgesuchten Feld steht, so können Sie die Jokerzeichen "*, %" verwenden. Das Jokerzeichen (*, %) zeigt dem Programm, dass Sie einen Datensatz auch dann auswählen wollen, wenn der angegebene Suchbegriff nicht exakt mit dem Feld übereinstimmt. Das Jokerzeichen dient in dem Fall als Platzhalter.
3 Bearbeiten
Wenn Sie einen Artikel bearbeiten wollen oder sich die Einzelheiten dazu anschauen wollen, so doppelklicken Sie auf den gewünschten Artikel oder klicken auf [Bearbeiten] oder drücken [F2].Die Eingabemaske wird dann angezeigt.
4 Neuanlage
Zum Anlegen eines neuen Artikels haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie die Maus- oder die Tastaturbedienung bevorzugen:
⇒ Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Neu] oder ⇒ drücken Sie die Taste [F5].
Die Felder der Eingabemaske leeren sich nun und Sie können die Eingaben für den neuen Artikel beginnen. Überlegen Sie sich vor der ersten Erfassung, wie Sie die einzelnen Felder der Artikel erfassen wollen. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Hinweise zu den einzelnen Feldern.
Achten Sie darauf, dass sich der Eingabecursor in einem Feld der Artikel (Felder oben!) befindet! Wenn sich der Eingabecursor in einem Registerfenster (z.B. Lieferant) befindet, geht das REFLEX davon aus, dass Sie dort einen neuen Datensatz (also z.B. einen neuen Lieferanten) anlegen wollen!
Im oberen Teil der Eingabemaske sehen Sie die Felder für die Artikeldaten, darunter - auf mehrere Registerseiten aufgeteilt - befinden sich die Eingabemasken für Miete, Verkauf, Kalkulation/Kosten, Techn.Daten, Texte, Lieferanten, Dokumente und Zubehör.
4.1 Artikelnummer
Jeder Artikel wird über eine Artikelnummer verwaltet, die den Artikel eindeutig identifiziert. Die Artikelnummer ist sozusagen eine Typen-Nummer, weil ein Artikel ja einen Artikel-Typ repräsentiert.
- Die Artikelnummer hat nichts zu tun mit der Barcode-Nummer (=Inventarnummer)! Einer Artikelnummer können mehrere Inventarnummern zugeordnet sein. Eine Inventarnummer gehört aber immer zu einem bestimmten Artikel!
Die Stellenanzahl der Artikelnummer können Sie selbst in den Programm-Parametern festlegen, max. 20 Stellen sind möglich. REFLEX ermöglicht es Ihnen, ein eigenes Artikelnummernsystem festzulegen. Die Länge und der Aufbau der Artikelnummer kann selbst bestimmt werden, das richtet sich nach den in Ihrem Betrieb vorgegebenen Notwendigkeiten. Die Artikelnummer kann Zahlen und Buchstaben enthalten. Sonderzeichen wie !“§$%&/()=?`´ sind nicht erlaubt!
- In der Artikelnummer dürfen keine Sonderzeichen wie “ . , ; : / - _” usw. enthalten sein, da einige dieser Sonderzeichen bei Datentransfers als Trennzeichen verwendet werden!
Prinzipiell gibt es mehrere Möglichkeiten, die Artikelnummer zu verwenden:
4.1.1 Die automatische Vergabe der Artikelnummer
Sie nutzen die Programmoption zur automatischen Nummernvergabe anhand der Artikelgruppen, so dass die Artikelnummer nur eine fortlaufende Nummer (innerhalb einer Artikelgruppe!) darstellt, die vom Programm beim Speichern automatisch vergeben wird. Da man einen Artikel auch z.B. über den Typ oder die Bezeichnung finden kann, ist die Artikelnummer in diesem Fall für Sie nicht so wichtig und dient nur der eindeutigen Identifikation eines Artikels. Für die Automatische Vergabe der Artikelnummer müssen Sie in den Artikelgruppen die sog. „Sortierkennzeichen“ vergeben. Dabei bekommt jede Obergruppe, Gruppe und Untergruppe ein Sortierkennzeichen (eine Zahl).Wenn Sie einen Artikel neu anlegen und dabei Hauptgruppe, Gruppe und Untergruppe angeben, holt sich RFELEX beim Speichern daraus die Sortierkennzeichen und verwendet diese für den ersten Teil der Artikelnummer. Der zweite Teil der Artikelnummer wird einfach durchnummeriert.
Beispiel:
Obergruppe: Audio ⇒ Sortierkennzeichen 20
Gruppe: Mikrofone ⇒ Sortierkennzeichen 30
Untergruppe: Dynamisch ⇒ Sortierkennzeichen 3 ⇨ Der neue Artikel erhält die Artikelnummer 20303001, der nächste 20303002 usw.
4.1.2 Die manuelle Vergabe der Artikelnummer
Sie benutzen die Artikelnummer als einen manuell einzugebenden "sprechenden Schlüssel", d.h. man erkennt anhand der Artikelnummer, um welche Art von Artikel es sich handelt.
4.2 Artikelart
In der “Artikelart” können Sie wählen, ob es sich um “Miete”, “Verkauf/Verbrauchsmaterial”, “Dienstleistung”, “Arbeitszeit” oder um reinen “Text” handelt. Dieses Kennzeichen steuert die Verarbeitungsform dieses Artikels in der Erfassung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen.
4.3 Typ
In das Feld "Typ" in der Artikelstammdatei wird in der Regel meistens die vom Hersteller vorgegebene Typ-Bezeichnung eingetragen.
Da das Feld “Typ” ein Suchfeld ist, kann es für das Suchen/Sortieren verwendet werden. Für die Disposition, Reservierung, Suche nach Artikeln usw. ist dieses Feld sehr wichtig. Daher ist bei der Erfassung streng auf eine einheitliche Schreibweise zu achten. Besonders bei Verwendung von Bindestrichen, Schrägstrichen, Leerschritten usw. muss eine einheitliche Schreibweise vorliegen, da der Typ "KM/84" für das Programm ein anderer ist als z.B. "KM-84" oder "KM 84"!
4.4 Bezeichnung
Hier wird die Bezeichnung des Artikels im Klartext eingetragen. Dies ist im Normalfall die vom Hersteller vorgegebene Bezeichnung. Da dieses Feld auch für das Drucken benutzt werden kann, sollten Sie auch hier auf eine einheitliche Eingabe achten. Bei zusammengesetzten Begriffen sollten Sie z.B. immer die gleiche Reihenfolge einhalten. Dieses Feld ist ein mehrzeiliges Textfeld, so dass Sie auch Zeilenschaltungen im Text unterbringen können.
Die Artikel-Bezeichnung sollte so gewählt werden, dass Sie möglichst eindeutig und aussagekräftig ist, da sie einerseits zum Suchen eines Artikels im Bestand und andererseits zum Drucken auf dem Lieferschein/Leihschein benutzt wird.
4.5 AktLagerbestand
Der aktuelle Lagerbestand ist ausgewiesen. Dieser Lagerbestand hat nichts mit der Disposition zu tun und ändert sich/kann sich je Tag/Uhrzeit ändern.
4.6 Kalkulation/Kosten
4.6.1 Erlös-Konto
Für die Fakturierung/Fibu: Die Angabe eines Erlöskontos ist wichtig, wenn Sie eine Finanzbuchhaltung benutzen und die Artikelerlöse auf ein spezielles Erlöskonto gebucht werden sollen. Diese Angabe wird also vor allem für die Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle der Faktura benötigt.
4.6.2 DurchschnEK
Dieser Preis wird für die Kalkulation verwendet. Er wird automatisch vom Programm errechnet, wenn Sie einen neuen Artikel erfassen oder den Artikelbestand über das Programm "Lagerzugang/-abgang" erhöhen. Sie können diesen Wert jedoch manuell überschreiben, wenn Sie eine manuelle Korrektur vornehmen müssen, weil z.B. der EK sehr stark gefallen ist und der Durchschnittswert nicht mehr die Realität reflektiert.
4.6.3 GeplEinsatz
Tragen Sie in diese Felder ein, wie lange der Artikel voraussichtlich im Einsatz sein wird. Diese Angaben werden für die Berechnung des Feldes "Kostensatz/Tag für die Miete" benötigt.
4.6.4 Kostensatz
Hier errechnet das Programm den Kostensatz pro Tag, den Sie mit diesem Artikel haben. Es handelt sich dabei um einen Wert, der die reinen Beschaffungskosten beinhaltet, nicht die Reparatur-, Finanzierungs- und Gemeinkosten. Diese Kosten werden in der Statistik (Report) berücksichtigt. Die Angabe Kostensatz/Tag Miete dient auch zur Roherlös-Ermittlung.
5 Speichern
Zum Speichern der Artikel klicken Sie entweder auf die Schaltfläche [Speichern] oder Sie drücken die Taste [F3].
