REFLEX: Programm-Update Version 11.0

1 Allgemeines

Dieser Artikel beschreibt das Update von REFLEX 10.x auf REFLEX 11.0. Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

Installation des Updates

Zur Installation des Updates beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise zu Programm-Updates und zu den Datenbank-Updates!

Datenbank-Update

Dieses Release beinhaltet Datenbank-Änderungen! Der aktuelle Datenbank-Stand ist noch nicht festgelegt. Beim ersten Starten des Programms wird der Datenbank-Stand überprüft und ein automatisches Datenbank-Update eingeleitet. Führen Sie dieses Update unbedingt durch! Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise zu Datenbank-Updates!

1.1 Programm-Auswahl

Um Programmteile auszuwählen, können Sie das Menü oben verwenden, wie von Windows gewohnt. Zusätzlich können Sie nun im linken Teil des Fensters einen Programm-Explorer einblenden lassen, der den schnelleren Zugriff auf die Programmteile ermöglicht.

Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

1.2 Oberfläche

Die Oberfläche von REFLEX 11 ist nun "flacher" und damit ruhiger geworden, weil drei-dimensionale Effekte durch einfache Linien ersetzt wurden. Das bringt auch Vorteile bei dem Remote-Zugriff auf REFLEX, weil nun weniger Bildschirm-Details übertragen werden müssen sondern eher großflächige Bereiche, die als gepackte Blöcke übertragen werden können.

Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

1.3 Schaltflächen in Dialogfenstern

Die Schaltflächen OK und Abbrechen sind nun immer rechts unten! Damit passt sich REFLEX an den Standard von Windows© an.

• Bisher waren OK und Abbrechen oben in den Dialogen, leider aber nicht immer an der gleichen Stelle. Mal war Abbrechen in der Mitte, mal rechts. Das ist nun vorbei! Abbrechen ist nun immer unten rechts!

Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

1.4 Titel-Leiste

Damit man jederzeit schnell erkennen kann, in welchem Programmteil man sich befindet, wird dies nun in einer Titel-Leiste oben angezeigt. Wenn eine Programmteil aus mehreren Registern besteht, zeigt die Titel-Leiste auch an, in welchem Register man steht! Über einen Klick auf den kleinen Pfeil in der Titel-Leiste kann man auch das Register wechseln. Dies entspricht der Vorgehensweise im Windows-Explorer ab Windows©7.

Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

1.5 Navigation in der Titel-Leiste

In der Titel-Leiste befinden sich zwei Schaltflächen, mit denen man innerhalb der Register eines Fenster navigieren kann (Weiter/Zurück).

Allgemeine Hinweise zu REFLEX 11 finden Sie hier.

2 Freigabe

Dieses Update ist noch nicht für die Allgemeinheit freigegeben! Es wird jedoch im Rahmen von notwendigen Updates an einzelne Kunden ausgeliefert.

3 Stammdaten Artikel

3.1 Register

In den Artikelstammdaten gab es bisher im unteren Bereich ineinander verschachtelte Register für Einzelartikel, Preise usw. Für "gestandene" REFLEX-Benutzer kein Problem, neue Benutzer fanden sich aber damit schlecht zurecht. Deshalb werden die Daten der Artikel nun in logischen Seiten aufgeteilt, die über ein Register links angewählt werden können:

Das macht die Auswahl übersichtlich.

Im Benutzerprofil können Sie jedoch einstellen, dass die Register (fast) wie gewohnt oben stehen.

3.2 Minibilder anzeigen

Es gibt nun ein Zusatz-Modul, mit dem man an verschiedenen Stellen des Programms Minibilder von Artikel anzeigen lassen kann.

3.3 Artikel-Statistik-Zugang/Abgang anzeigen

In der neuen Zugangs-/Abgangs-Statistik werden nun auch Mietartikel-Verkäufe (Buchungsart 30) aufgeführt.

Beispiel:

4 Stammdaten Kontakte

4.1 Ansprechpartner suchen

Man kann nun einen Ansprechpartner in einem Kontakt suchen:

Klicken Sie dazu in das Suchen-Feld, geben den gewünschten Namen ein und drücken die ENTER-Taste oder klicken Sie auf Go.

4.2 UStID-Nummer

Die UStID-Nummer war bisher im Register Kunden und im Register Lieferanten. Das ist eine unnötige Verdoppelung, weil die die UStID-Nummer immer auf den Kontakt bezieht. Deshalb ist die UStID-Nummer nun auf der Haupt-Seite der Kontakte links.

Im Menü Bearbeiten-->Spezielle Funktionen gibt es die Möglichkeit, bisher beim Kunden oder Lieferanten gespeicherte UStID-Nummern in den Kontakt zu übernehmen.

• Hinweis: Diese Funktion war bisher schon für einige Kunden eingeschaltet. Nun ist sie für alle eingeschaltet.

4.3 Bank-Daten, SEPA

REFLEX 11 berücksichtigt, dass ab Februar 2014 das sog. "SEPA"-Verfahren in Europa eingeführt wird!

• Informationen über SEPA erhalten Sie z.B. hier.

Das hat folgende Auswirkungen:

• In den Kontakt-Stammdaten ist die Konto-Nummer nun nicht mehr zwingend. In einer Übergangsphase kann Sie jedoch noch verwendet werden.
• Auch die BLZ ist nun nur noch optional anzugeben. Ab Februar 2014 entfällt sie, genauso wie die Konto-Nummer!
• Entscheidend für die Festlegung eines Kontos ist die IBAN.
• Die IBAN enthält alle Informationen über die Bank und das Konto!
• Die BIC (SWIFT-Code) ist eine Art internationale Bankleitzahl. Sie kann auch nach 2014 noch verwendet werden, entfällt aber dann auch. Nur noch die IBAN zählt dann!
• In der Konsequenz für REFLEX bedeutet das:
  • Die bisherige eindeutige Zuordnung "Kontakt" + "Konto-Nummer" entfällt.
  • Über die Eingabe einer BLZ wird nun nicht mehr automatisch eine Bank ausgewählt. Das geht natürlich nicht mehr, weil es die BLZ ab Febr. 2014 nicht mehr gibt!
  • Die Konto-Nummer nun nicht mehr zwingend notwendig.
  • Beim Suchen einer Bank über die Lupe ist nun nicht mehr die BLZ entscheidend! Vielmehr wird der Bank-Kurzname in die Stammdaten übernommen.

Die Eingabemaske der Kontakt-Banken sieht nun so aus:

4.3.1 IBAN-Berechnung

Wenn Sie das Feld BLZ verlassen, prüft REFLEX die Eingabe und erzeugt automatisch eine IBAN. Dazu müssen folgende Voraussetzugen erfüllt sein:

• Es muss ein gültiger Landes-Code im Adress-Feld angegeben sein. Gültig ist z.B. "DE", ungültig ist "D"!
• Es muss eine gültige Konto-Nummer angegeben sein.
• Es muss eine gültige BLZ angegeben sein.

Prüfen Sie die ermittelte IBAN! Die Banken haben leider keine eindeutige Regeln für die Vergabe der IBAN festgelegt.

4.3.2 Bank-Daten importieren

Über den REFLEX-Checker können Sie eine Excel©-Datei mit den aktuellen Bankdaten importieren. Beachten Sie die Hinweise im Artikel REFLEX-Checker Bankdaten importieren.

4.4 Suchen, Verlauf

Im Suchen-Register ersetzt das Auswahlfeld Verlauf nun die Buchstaben-Auswahl.

Der Verlauf zeigt die 10 zuletzt benutzten Kontakte an. Mit einem Klick darauf kann man einen der angezeigten Kontakte öffnen.

5 Stammdaten Bearbeiter, Personen, Ressourcen, Fahrzeuge

5.1 Fahrzeugverwaltung

Die Fahrzeugverwaltung ist nun für alle Anwender verfügbar.

6 Auftragsverwaltung/Dispo

6.1 Kontakt Inaktiv in Aktiv setzen

Wenn man in einem Angebot oder Auftrag einen inaktiven Kontakt auswählt, wird das Aktiv-Kennzeichen (auch bisher schon) bei einem inaktiven Kontakt wieder auf aktiv gesetzt. Neu ist, dass nun das Zugriffsrecht des/der Benutzers/Benutzerin beachtet wird: Hat der/die Benutzer/in nicht mind. Schreibrecht auf die Stammdaten->Adressen, wird das Aktiv-Kennzeichen nicht geändert und folgende Meldung angezeigt:

6.2 Automatisches E-Mail per SMTP

Automatische E-Mails können nun auch per SMTP-Protokoll verschickt werden.

• Diese Funktion wurde teilweise schon in REFLEX 10 ausgeliefert.

Vorteile:

• Man benötigt keinen E-Mail-Client, um Mails verschicken zu können! Das ist insbesondere dann wichtig, wenn man für den E-Mail-Versand einen Server (z.B. Exchange©) verwendet und auf dem Server keinen E-Mail-Client einrichten will! Bisher musste man auf dem Server einen E-Mail-Client inclusive E-Mail-Konto einrichten, was den Administratoren überhaupt nicht gefiel!
• Beim Versenden einer E-Mail über Outlook©zeigt sich ein Dialogfenster, mit dem man den Versand des E-Mails über ein "Fremdprogramm" bestätigen musste. Nachteile:
  • Erst nach drei Sekunden kann man diese Meldung bestätigen.
  • Bei der Lager-Rückgabe "drängelt" sich dieses Outlook-Fenster nach vorne und verdeckt u.U. das Dialog-Fenster von REFLEX, das Meldung über den Buchungsvorgang anzeigt. REFLEX reagiert dann lt. Windows nicht mehr und "stürzt ab" (in Wirklichkeit wartet das Programm nur auf das "OK", das man aber nicht geben kann, weil das zugehörige Fenster im Hintergrund liegt. Man könnte nun mit Alt-TAB auf das Meldungsfenster umschalten, aber wer weiß das schon...).

Auswahl des Parameters:

Wenn Sie E-Mails per SMTP versenden wollen, so wählen Sie diesen Punkt im Parameter-Baum:

Geben Sie anschließend die gewünschten Daten für den SMTP-Versand ein:

Parameter	Beschreibung
Host-Server:	Geben Sie hier den Server-Namen an. Wenn Sie z.B. Exchange© verwenden, ist dies der Name des Exchange-Servers. Wenn Sie einen Internet-Provider verwenden, ist dies die Adresse des Providers, z.B. "smtp.strato.de".
Port:	Hier wird der Port für den Versand des E-Mails angegeben, Standard ist 25.
Absender:	Geben Sie hier den Absender-Namen des E-Mails an. Wenn Sie z.B. Exchange© verwenden, ist dies der Name eines speziellen Kontos, das SMTP-Mails versenden darf. Es ist nicht der tatsächliche Absender des Mails in REFLEX! Wenn Sie einen Internet-Provider verwenden, ist dies die E-Mail-Adresse des Kontos, z.B. "meinaccount@meineadresse.de".
Passwort:	Hier wird das Passwort für den Zugang angegeben.

6.3 E-Mail per SMTP testen

Mit diesem Punkt können Sie das Versenden eines E-Mails per SMTP testen.

7 Faktura

7.1 Neue Auswahl-Option

Zur besseren Bewertung der Umsätze gibt es nun im Auswahl-Baum der Faktura-Übersicht die neue Option

Alle ohne Storno

Diese listet alle Rechnungen und Gutschriften ohne die stornierten Rechnungen auf und berechnet die Summen für die Tabelle entsprechend.

Das löst z.B. dieses Problem:

Wenn man in der Faktura-Übersicht auf alle klickt, werden auch alle Belege angezeigt und in der Summe berechnet, also auch die Stornos! Das InfoCenter lässt die Stornos aber weg! Man hat also Differenzen in den Summen der Faktura und dem InfoCenter.

7.2 Interaktive Rechnungsliste

Um die Übersichtlichkeit der vielen Optionen und Filter dieser Liste zu verbessern, wurde das Design überarbeitet:

Die erweiterten Filter kann man nun ausschalten, wenn man sie nicht benötigt.

Ausserdem wurden die Optionen in einem eigenen Fenster untergebracht:

Neu ist auch die Option Netto-Betrag. Damit kann man die Spalte "Netto" in die Liste zusätzlich zum "Brutto" anzeigen lassen.

8 Eingangsrechnungen

8.1 Oberfläche

Die Oberfläche der Eingangsrechnungen wurde komplett überarbeitet! Eingangsrechnungen werden nun in verschiedenen Registern eingegeben, wie z.B. von den Ausgangsrechnungen (Faktura) bekannt. Bisher wurde eine Eingangsrechnung über einen modalen Dialog eingegeben bzw. bearbeitet. Der Nachteil: Stellte bei der Erfassung einer Eingangsrechnungen fest, dass z.B. der Lieferant nicht (richtig) angegelegt war, musste man die Erfassung abbrechen und in den Stammdaten die Änderung durchführen. Nun kann man einfach während der Erfassung zu den Stammdaten umschalten, die Änderung durchführen und wieder zu der Erfassung umschalten.

Je nach Einstellung im Benutzerprofil gibt es Register oben...

...oder links:

8.2 Zahlungen stornieren

Man kann nun direkt in der Anzeige der Zahlungen eine Zahlung stornieren.

9 Bestellung

9.1 Optik

Die Oberfläche des Bestellwesens wurde an die neue Optik angepasst.

10 Werkstatt-Reparaturen

10.1 Register

Auch das Werkstatt-Modul wurde komplett neu gestaltet. Wo bisher die Erfassung und Änderung über einen modalen Dialog vorgenommen wurde, gibt es nun die bekannten Register für die Übersicht, den Reparatur-Auftrag, die Kosten usw.

Beispiel:

Mit den Pfeil-Taste links oben kommt man von Register zu Register.

10.2 Fertig-Soll-Datum

Bei der Erfassung eines Reparatur-Auftrags kann man nun das Fertig-Soll-Datum nicht in der Vergangenheit angeben. Beim Speichern des Werkstattauftrags wird diese Meldung angezeigt:

Das Fertig-Soll-Datum kann nicht in der Vergangenheit liegen!

Wenn Sie versuchen, einen Reparatur-Auftrag ohne Fertig-Soll-Datum zu speichern, wird ein Dialogfenster angezeigt, wo Sie dieses Datum festlegen können. Das vorgeschlagene Datum beträgt 3 Tage (interne Reparatur) bzw. 7 Tage (externe Reparatur) ab heute.

10.3 Automatisches Speichern

Ein Reparaturauftrag wird nun automatisch gespeichert, wenn man eine Registerseite verlässt.

10.4 Neuen Einzelartikel anlegen, Nummern umbenennen

Innerhalb eines Reparatur-Auftrags können Sie nun einfacher einen oder mehrer neue Einzelartikel zu einem Artikel anlegen.

Außerdem kann man nun hier (das Zugriffsrecht vorausgesetzt!) auch Inventar- oder Seriennummern umbenennen.

Einzelheiten werden im Artikel REFLEX: Im Reparaturauftrag neue Einzelartikel anlegen beschrieben.

10.5 IntelliSuche

Die IntelliSuche wurde nun auch im Reparaturauftrag eingeführt. Außerdem gibt es eine neue Option, die Tabelle nach Typ zu gruppieren. Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.

10.6 KV Mwst.

Im Register KV kann man nun die Mehrwertsteuer auswählen, diese wird nun auch berechnet.

Beispiel:

10.7 Verbessertes Handling

Die Funktionen der Werkstatt-Verwaltung sind nun selbsterklärender.

Beispiel: Beim setzen des "Fertig"-Kennzeichens werden die Folgen erläutert:

11 Lager

11.1 Optik

Die Oberfläche dieses Programmteils wurde an die neue Optik angepasst.

12 Info-Center

12.1 Design

Das InfoCenter wurde an die neue flache Optik angepasst.

12.2 Top-Lieferanten

Die Berechnung der Top-Lieferanten wird nun nicht mehr nach dem Adress-Kurznamen gruppiert sondern nach der Adress-Nummer. Sollte sich der Name des Lieferanten geändert haben, tauchen die Umsätze nun trotzdem gesammelt bei dem Lieferanten auf.

Stornierte Eingangsrechnungen sind nicht mehr in der Berechnung enthalten.

Optional kann man gesperrte Eingangsrechnungen aus der Berechnung ausschliessen.

13 ToDo-Liste

13.1 Aktualisierung der Liste im Hintergrund

Wenn man das ToDo-Fenster im Hintergrund geöffnet hatte, wurde die Liste beim Starten und dann im Rhythmus der eingestellten Zeit aktualisiert. Auch wenn das Fenster gar nicht sichtbar war! Das führte zu unnötigen Datenbankzugriffen und Programm-Ausführungen.

Ab REFLEX 11 wird die ToDo-Liste nur aktualisiert, wenn das ToDo-Fenster auch im Vordergrund sichtbar ist. Allerdings merkt sich das Fenster, dass eigentlich eine Aktualisierung notwendig wäre. Wenn man nun das Fenster öffnet, wird die Liste aktualisiert, unabhängig davon, ob der Zeitgeber schon aktiviert wurde oder nicht.

Das bringt folgende Vorteile:

• Wenn das ToDo-Fenster beim Programmstart geöffnet wird, aber nicht das oberste Fenster ist, wird die ToDo-Liste nicht aufgebaut. Das beseitigt auch das Phänomen, dass noch einige Zeit lang die Sanduhr angezeigt wird, obwohl das oberste Fenster schon längst aufgebaut wurde.
• Wenn das ToDo-Fenster im Hintergrund liegt, wird die ToDo-Liste nicht neu aufgebaut. Es finden also keine unnötigen Datenbank-Zugriffe statt. Auch der Prozessor wird nicht unnötig belastet, was vor allem wichtig ist, wenn man viele Optionen im ToDo-Fenster eingeschaltet hat und die ToDo-Liste entsprechend groß ist!
• Das Gleiche gilt auch für den Programmstart, wenn das ToDo-Fenster wiederhergestellt wird oder automatisch geöffnet wird.

14 Fertigung

14.1 Optik

Die Oberfläche dieses Programmteils wurde an die neue Optik angepasst.

15 Ist-Kosten-Erfassung

15.1 Handling

Das Handling dieses Programmteils wurde komplett überarbeitet. Gelegentlich auftretende Fehlermeldungen sind nun eliminiert.

16 PrintJobs

16.1 Option für Dokumentenverknüpfungen von Prüfzetteln

Beim Druck kann man nun einstellen, dass zwar eine PDF-Datei erzeugt wird, aber kein Eintrag in den Artikel-Dokumenten erfolgen soll:

17 Sonstiges

17.1 Programmparameter

In den Programmparametern kann man nun nach einem bestimmten Parameter suchen. Einzelheiten werden hier beschrieben.

17.2 Automatisches E-Mail per SMTP

Automatische E-Mails können nun auch per SMTP-Protokoll verschickt werden.

Vorteile:

• Man benötigt keinen E-Mail-Client, um Mails verschicken zu können! Das ist insbesondere dann wichtig, wenn man für den E-Mail-Versand einen Server (z.B. Exchange©) verwendet und auf dem Server keinen E-Mail-Client einrichten will! Bisher musste man auf dem Server einen E-Mail-Client inclusive E-Mail-Konto einrichten, was den Administratoren überhaupt nicht gefiel!
• Beim Versenden einer E-Mail über Outlook©zeigt sich ein Dialogfenster, mit dem man den Versand des E-Mails über ein "Fremdprogramm" bestätigen musste. Nachteile:
  • Erst nach drei Sekunden kann man diese Meldung bestätigen.
  • Bei der Lager-Rückgabe "drängelt" sich dieses Outlook-Fenster nach vorne und verdeckt u.U. das Dialog-Fenster von REFLEX, das Meldung über den Buchungsvorgang anzeigt. REFLEX reagiert dann lt. Windows nicht mehr und "stürzt ab" (in Wirklichkeit wartet das Programm nur auf das "OK", das man aber nicht geben kann, weil das zugehörige Fenster im Hintergrund liegt. Man könnte nun mit Alt-TAB auf das Meldungsfenster umschalten, aber wer weiß das schon...).

Auswahl des Parameters:

Wenn Sie E-Mails per SMTP versenden wollen, so wählen Sie diesen Punkt im Parameter-Baum:

Geben Sie anschließend die gewünschten Daten für den SMTP-Versand ein:

Parameter	Beschreibung
Host-Server:	Geben Sie hier den Server-Namen an. Wenn Sie z.B. Exchange© verwenden, ist dies der Name des Exchange-Servers. Wenn Sie einen Internet-Provider verwenden, ist dies die Adresse des Providers, z.B. "smtp.strato.de".
Port:	Hier wird der Port für den Versand des E-Mails angegeben, Standard ist 25.
Absender:	Geben Sie hier den Absender-Namen des E-Mails an. Wenn Sie z.B. Exchange© verwenden, ist dies der Name eines speziellen Kontos, das SMTP-Mails versenden darf. Es ist nicht der tatsächliche Absender des Mails in REFLEX! Wenn Sie einen Internet-Provider verwenden, ist dies die E-Mail-Adresse des Kontos, z.B. "meinaccount@meineadresse.de".
Passwort:	Hier wird das Passwort für den Zugang angegeben.

17.3 E-Mail per SMTP testen

Mit diesem Punkt können Sie das Versenden eines E-Mails per SMTP testen.

17.4 SEPA

Ab Februar 2014 gilt im europäischen Raum das internationale SEPA-Verfahren für den Bankverkehr.

Mit REFLEX ab Version 11 sind Sie für SEPA gerüstet!

Einzelheiten dazu finden Sie im Artikel REFLEX und SEPA.

18 Links

• REFLEX: Übersicht

• REFLEX: Update-Beschreibungen

• REFLEX: Datenbank-Updates