REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Artikel: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 10. Januar 2014, 23:36 Uhr
Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemeines
- 2 Suche
- 3 Bearbeiten
- 4 Neuanlage
- 5 Zubehörpositionen zusammenfassen (Kostenpflichtige Zusatzfunktion)
- 6 Neuanlage mit Standardvorgaben
- 7 Speichern
- 8 Umbenennen
- 9 Etiketten
- 10 Auslastung
- 11 Statistik
- 12 HyperLinks
- 13 Links
1 Allgemeines
Ein Artikel ist etwas, das Sie vermieten oder verkaufen, eine Dienstleistung erbringen oder Arbeitszeit aufwenden.
Vor der Erfassung von Leihscheinen, Angeboten, Reservierungen oder Aufträgen müssen Sie zuerst die Artikel speichern, die Sie anbieten, reservieren oder vermieten wollen. Hier wird die Bezeichnung, das Gewicht, die Größe, der Bestand usw. angegeben.
- Jeder Artikel, den Sie mit REFLEX anbieten, reservieren oder verwalten wollen, muss in den Stammdaten gespeichert sein!
- Aus dem Artikel kann REFLEX erkennen...
- wie der Artikel berechnet werden soll, ob der Miet- oder Verkaufspreis benutzt werden soll
- ob die Verfügbarkeit in dem angegebenen Zeitraum geprüft werden soll, wenn Sie einen Auftrag erfassen
- wie (und ob) der Lagerbestand verwendet werden soll
- ob der Artikel nach der Ausgabe wieder zurückgebucht werden muss (Miet-Artikel) oder nur aus dem Lager ausgebucht wird (Verkaufs-Artikel)
- Für die Auftragsverwaltung gilt:
- Wenn Sie Fremdartikel anbieten wollen (Artikel, die Sie selbst nicht besitzen), müssen Sie dafür jeweils einen Artikel anlegen, jedoch mit Bestand = 0!
- Sie können jedoch auch einen (oder mehrere) "Dummy"-Artikel anlegen, die Sie für mehrere Zwecke verwenden. Wenn Sie also im Vorhinein schon wissen, dass Sie einen bestimmten Artikel nur einmal anbieten wollen, benutzen Sie dazu einen Dummy-Artikel und überschreiben im Angebot/Auftrag einfach die Artikel-Bezeichnung.
- Zusätzlich zu den allgemeinen Artikeldaten (wie Bezeichnung, Typ, Gewichte usw.) können Sie in REFLEX auch die Informationen über die vorhandenen einzelnen Teile (Einzelartikel) abspeichern, z.B. Einkaufsdatum und -preis, Seriennummer des Herstellers, Inventarnummer usw.
Folgende Artikel werden in den Artikelstammdaten gespeichert:
- Mietartikel
- Mengen-Artikel
- EinzelArtikel
- Verkaufsware/ Verbrauchsmaterial
- Dienstleistung
- Arbeitszeit
- Textartikel
Einzelheiten zur Artikel-Art werden hier beschrieben.
2 Suche
Wenn Sie das Artikelfenster öffnen (entweder über das Menü "Stammdaten" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol-Leiste) wird zuerst das Suchenfenster angezeigt. Hier können Sie eine Übersicht über die Artikel sehen. Zum Suchen (oder besser: Finden) eines Artikels gibt es das Suchen-Fenster:
Hier werden die gespeicherten Artikeldaten (und auf Wunsch die Einzelartikeldaten = Gerätedaten) angezeigt. Sie können die Anzeige sortieren und nach bestimmten Kriterien suchen. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift; damit ist das Sortierfeld ausgewählt. Außerdem können Sie die Anzeige nach bestimmten Artikelgruppen eingrenzen.
Hier können Sie mit der Joker-Suche (* oder %)” arbeiten.
In der Tabellendarstellung werden die Farben pro Artikel dargestellt, abhängig vom Zustand des jeweiligen Artikels:
Verkaufsartikel: Hellblau Kein Bestand: Rot Mietbestand in Verk.art.: Gelb
Einzelheiten werden hier beschrieben.
2.1 Artikelbaum
In der Tabellenansicht der Artikelstammdaten wird links eine Liste der Artikel-Obergruppen, Gruppen und ggf. Untergruppen angezeigt, der sog. Artikelbaum. Hier können Sie die Anzeige nach Artikelgruppen eingrenzen. Wenn Sie den Windows-Explorer kennen, wird Ihnen diese Darstellung bekannt vorkommen:
- In der “ersten Reihe” links stehen die Obergruppen. Wenn eine Obergruppe weitere Artikelgruppen hat, steht ein + vor dem Namen. Mit einem Mausklick auf das + können Sie alle Gruppen der ausgewählten Obergruppe anzeigen lassen.
- In der “zweiten Reihe” unter den Obergruppen stehen die Artikelgruppen. Wenn eine Artikelgruppe Untergruppen hat, steht ein + vor dem Namen. Mit einem Mausklick auf das + können Sie alle Untergruppen der ausgewählten Artikelgruppe anzeigen lassen.
Mit einem Mausklick auf die Artikelobergruppe, Gruppe oder eine Untergruppe können Sie festlegen, dass Sie nur die Artikel sehen wollen, die zu den Artikelobergruppen, Gruppen bzw. Untergruppen gehören.
Ganz oben in der Tabelle steht "Alle". Wenn Sie dieses anklicken, werden alle Artikel angezeigt. Diese Auswahl hebt also die Obergruppen-/Gruppen-/Untergruppenauswahl wieder auf. Allerdings kann die Suche in einem großen Netzwerk mit einer großen Datenmenge dadurch verlangsamt werden.
Im Menü unter "Bearbeiten" ⇒ "Artikelgruppen-Baum ein/aus" kann man den Artikelbaum ein- und ausblenden. Diese Option wird gespeichert und beim nächsten Öffnen des Fensters angewendet. Die Artikelbaum-Breite und die Auswahl „Sortiert-nach“ wird ebenfalls in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und beim nächsten Öffnen des Fensters wiederhergestellt.
2.2 Jokersuche
Wenn Sie im Feld Suchen die Zeichen * oder % eingeben, werden alle Artikel aufgelistet.
2.3 Suchbegriffseingabe
Wenn Sie einen bestimmten Artikel suchen wollen, geben Sie einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs in das Suchfeld ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens wird die Anzeige in der Tabelle auf die Artikel beschränkt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.
2.4 Suche in einer bestimmten Spalte
Wenn Sie bestimmen wollen, nach welchem Feld sortiert und gesucht werden soll, so klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift der gewünschten Spalte. Die so ausgewählte Spalte wird farbig markiert.
2.5 Suchen mit Wildcards (Jokersuche)
Wenn Sie wollen, dass der Suchbegriff nicht nur dann gefunden wird, wenn er exakt so im ausgesuchten Feld steht, so können Sie die Jokerzeichen "*, %" verwenden. Das Jokerzeichen (*, %) zeigt dem Programm, dass Sie einen Datensatz auch dann auswählen wollen, wenn der angegebene Suchbegriff nicht exakt mit dem Feld übereinstimmt. Das Jokerzeichen dient in dem Fall als Platzhalter.
3 Bearbeiten
Wenn Sie einen Artikel bearbeiten wollen oder sich die Einzelheiten dazu anschauen wollen, so doppelklicken Sie auf den gewünschten Artikel oder klicken auf [Bearbeiten] oder drücken [F2].Die Eingabemaske wird dann angezeigt.
4 Neuanlage
Zum Anlegen eines neuen Artikels haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie die Maus- oder die Tastaturbedienung bevorzugen:
⇒ Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Neu] oder ⇒ drücken Sie die Taste [F5].
Die Felder der Eingabemaske leeren sich nun und Sie können die Eingaben für den neuen Artikel beginnen. Überlegen Sie sich vor der ersten Erfassung, wie Sie die einzelnen Felder der Artikel erfassen wollen. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Hinweise zu den einzelnen Feldern.
Achten Sie darauf, dass sich der Eingabecursor in einem Feld der Artikel (Felder oben!) befindet! Wenn sich der Eingabecursor in einem Registerfenster (z.B. Lieferant) befindet, geht das REFLEX davon aus, dass Sie dort einen neuen Datensatz (also z.B. einen neuen Lieferanten) anlegen wollen!
Im oberen Teil der Eingabemaske sehen Sie die Felder für die Artikeldaten, darunter - auf mehrere Registerseiten aufgeteilt - befinden sich die Eingabemasken für Miete, Verkauf, Kalkulation/Kosten, Techn.Daten, Texte, Lieferanten, Dokumente und Zubehör.
4.1 Artikelnummer
Jeder Artikel wird über eine Artikelnummer verwaltet, die den Artikel eindeutig identifiziert. Die Artikelnummer ist sozusagen eine Typen-Nummer, weil ein Artikel ja einen Artikel-Typ repräsentiert.
- Die Artikelnummer hat nichts zu tun mit der Barcode-Nummer (=Inventarnummer)! Einer Artikelnummer können mehrere Inventarnummern zugeordnet sein. Eine Inventarnummer gehört aber immer zu einem bestimmten Artikel!
Die Stellenanzahl der Artikelnummer können Sie selbst in den Programm-Parametern festlegen, max. 20 Stellen sind möglich. REFLEX ermöglicht es Ihnen, ein eigenes Artikelnummernsystem festzulegen. Die Länge und der Aufbau der Artikelnummer kann selbst bestimmt werden, das richtet sich nach den in Ihrem Betrieb vorgegebenen Notwendigkeiten. Die Artikelnummer kann Zahlen und Buchstaben enthalten. Sonderzeichen wie !“§$%&/()=?`´ sind nicht erlaubt!
- In der Artikelnummer dürfen keine Sonderzeichen wie “ . , ; : / - _” usw. enthalten sein, da einige dieser Sonderzeichen bei Datentransfers als Trennzeichen verwendet werden!
Prinzipiell gibt es mehrere Möglichkeiten, die Artikelnummer zu verwenden:
4.1.1 Die automatische Vergabe der Artikelnummer
Sie nutzen die Programmoption zur automatischen Nummernvergabe anhand der Artikelgruppen, so dass die Artikelnummer nur eine fortlaufende Nummer (innerhalb einer Artikelgruppe!) darstellt, die vom Programm beim Speichern automatisch vergeben wird. Da man einen Artikel auch z.B. über den Typ oder die Bezeichnung finden kann, ist die Artikelnummer in diesem Fall für Sie nicht so wichtig und dient nur der eindeutigen Identifikation eines Artikels.
4.1.1.1 Programmparameter zur automatischen Vergabe der Artikelnummer
Um Artikelnummer vollautomatisch zu erzeugen, muss Ihr Systembetreuer die entsprechenden Programmparameter setzen. Das muss folgendermaßen vorgenommen werden:
- In den Stammdaten "Artikelgruppen" wird für die Obergruppen, Gruppen und für die Untergruppen das Feld “Sortierkennzeichen” als Artikelnummern-Zähler verwendet.
- Die Sortierkennzeichen innerhalb der einzelnen Obergruppen, Gruppen und Untergruppen müssen dabei immer in der gleichen Länge angegeben werden. Bei z.B. 2-stelligen Sortierkennzeichen ergibt sich eine Nummer von "10" bis "99"; bei 1-stelligen Sortierkennzeichen von "1" bis "9"; usw.
Sie können die Artikelnummer vollautomatisch erzeugen lassen. Dazu muss Ihr Systembetreuer die entsprechenden Programmparameter setzen. Um diese Option einzurichten, öffnen Sie DateiAdmin-OptionenProgrammparameter und EinstellungenArtikelNummern….
In den Programm-Parametern muss der Parameter „Automatische Vergabe der Artikelnummer (anhand der Sortierkennzeichen in den Artikelgruppen)“ auf „JA“ gesetzt werden.
In dem dann aufgehenden Fenster werden die Breiten(Stellenanzahl) für die einzelnen Bestandteile der erzeugten Artikelnummern angegeben.
Beachten Sie dabei diese Punkte:
- Die Gesamtlänge der entstehenden Artikelnummer darf max. 20 Zeichen lang werden!
- Die Breite der Gruppen muss zu der Breite der Sortierkennzeichen passen! Wenn Sie z.B. für die Breite der Obergruppen 2 angeben, aber 3-stellige Sortierkennzeichen in den Obergruppen haben, würde eine Stelle abgeschnitten.
- Kürzere Sortierkennzeichen sind dagegen kein Problem, diese werden automatisch mit Nullen aufgefüllt.
- Wenn Sie keine Breiten angeben, werden alle Gruppen 2-stellig und die Laufende Nummer 4-stellig formatiert. Breitere Sortierkennzeichen werden in diesem Fall abgeschnitten!
- Denken Sie zukunftsorientiert und wählen die Breiten nicht zu kurz, falls später einmal doch mehr Gruppen dazukommen als heute gedacht.
Voraussetzung ist, dass in den Stammdaten der Artikelgruppen Sortierkennzeichen vergeben worden sind. Beispiel:
4.1.1.2 Neuanlage des Artikel und der Artikelnummer
- In den Stammdaten “Artikelgruppen” wird für die Obergruppen, Gruppen und für die Untergruppen das Feld “Sortierkennzeichen” als Artikelnummern-Zähler verwendet
- Die Sortierkennzeichen innerhalb der einzelnen Obergruppen, Gruppen und Untergruppen sollten dabei immer in der gleichen Länge angegeben werden. Bei z.B. 2-stelligen Sortierkennzeichen ergibt sich eine Nummer von “10" bis “99"; bei 1-stelligen Sortierkennzeichen von “1" bis “9"; usw.
Hinweis: Bevor Sie Artikel anlegen, müssen Sie sich also Gedanken über die Struktur und Hierarchie der Artikelgruppen machen und diese in den Artikelgruppen-Stammdaten entsprechend anlegen!
- Beim Neu-Anlegen eines Artikels in den Artikelstammdaten (mit F5) ist die Artikelnummer erst einmal leer. Lassen Sie dieses Feld auch leer, weil es vom Programm ausgefüllt wird, wenn der oben beschriebene Parameter gesetzt ist.
- Geben Sie nun die Obergruppe, Gruppe und Untergruppe an, in die der neue Artikel gehören soll.
- Sobald Sie den Artikel speichern, holt sich das Programm aus der Obergruppe, Gruppe und der Untergruppe das jeweilige Sortierkennzeichen und verkettet diese Angabe. Beispielsweise wird aus den Obergruppen-/Gruppen-Sortierschlüsseln “1100" und dem Untergruppen-Sortierschlüssel “20" die Artikelnummer “110020" erzeugt.
- Danach holt sich das Programm die nächste freie fortlaufende Nummer für diese Artikelnummer. Wenn schon 3 Geräte/Teile dieses Artikels gespeichert wurden, wird nun also z.B. die laufende Nummer “0004" erzeugt. Daraus ergibt sich nun die gesamte Artikelnummer
Beispiel:
Obergruppe: Audio ⇒ Sortierkennzeichen 20
Gruppe: Mikrofone ⇒ Sortierkennzeichen 30
Untergruppe: Dynamisch ⇒ Sortierkennzeichen 3 ⇨ Der neue Artikel erhält die Artikelnummer 20303001, der nächste 20303002 usw.
Achtung:
Wenn eine Artikelnummer einmal auf diese Art und Weise vergeben wurde, so bleibt sie auch dann noch so gespeichert, wenn Sie nachträglich die Sortierschlüssel der Artikelgruppen verändern! Mit anderen Worten: Das Ändern eines Sortierschlüssels ändert nicht automatisch alle Artikelnummern, die früher einmal mit der alten Struktur des Schlüssels gespeichert wurden!
4.1.2 Die manuelle Vergabe der Artikelnummer
Sie benutzen die Artikelnummer als einen manuell einzugebenden "sprechenden Schlüssel", d.h. man erkennt anhand der Artikelnummer, um welche Art von Artikel es sich handelt.
4.2 Artikelart
In der “Artikelart” können Sie wählen, ob es sich um “Miete”, “Verkauf/Verbrauchsmaterial”, “Dienstleistung”, “Arbeitszeit” oder um reinen “Text” handelt. Dieses Kennzeichen steuert die Verarbeitungsform dieses Artikels in der Erfassung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen.
Einzelheiten zur Artikel-Art werden hier beschrieben.
4.3 Typ
In das Feld "Typ" in der Artikelstammdatei wird in der Regel meistens die vom Hersteller vorgegebene Typ-Bezeichnung eingetragen.
Da das Feld “Typ” ein Suchfeld ist, kann es für das Suchen/Sortieren verwendet werden. Für die Disposition, Reservierung, Suche nach Artikeln usw. ist dieses Feld sehr wichtig. Daher ist bei der Erfassung streng auf eine einheitliche Schreibweise zu achten. Besonders bei Verwendung von Bindestrichen, Schrägstrichen, Leerschritten usw. muss eine einheitliche Schreibweise vorliegen, da der Typ "KM/84" für das Programm ein anderer ist als z.B. "KM-84" oder "KM 84"!
4.4 Bezeichnung
Hier wird die Bezeichnung des Artikels im Klartext eingetragen. Dies ist im Normalfall die vom Hersteller vorgegebene Bezeichnung. Da dieses Feld auch für das Drucken benutzt werden kann, sollten Sie auch hier auf eine einheitliche Eingabe achten. Bei zusammengesetzten Begriffen sollten Sie z.B. immer die gleiche Reihenfolge einhalten. Dieses Feld ist ein mehrzeiliges Textfeld, so dass Sie auch Zeilenschaltungen im Text unterbringen können.
Die Artikel-Bezeichnung sollte so gewählt werden, dass Sie möglichst eindeutig und aussagekräftig ist, da sie einerseits zum Suchen eines Artikels im Bestand und andererseits zum Drucken auf dem Lieferschein/Leihschein benutzt wird.
4.5 Hersteller
Hier können Sie aus den Adressen den Hersteller auswählen.
4.6 AktLagerbestand
Der aktuelle Lagerbestand ist ausgewiesen. Dieser Lagerbestand hat nichts mit der Disposition zu tun und ändert sich/kann sich je Tag/Uhrzeit ändern.
4.7 Miete
4.7.1 Bestände
- DisponBestand
- Der disponierbare Bestand für diesen Artikel wird im Feld Dispon. Bestand angezeigt. Dies muss nicht der aktuelle Bestand sein, da es auch Artikel gibt, die nicht zur Disposition stehen (siehe nächstes Anzeigefeld “Nicht Dispon.”)
- nichtDispon
- Der nicht disponierbare Bestand für diesen Artikel wird in dem Feld nicht Dispon angezeigt. Diese Artikel sind zwar grundsätzlich da, sind aber in der Regel z.B. fest eingebaut oder bei Langzeitmieten und können daher nicht ausgegeben werden.
- GesamtBestand
- Der Gesamt-Bestand errechnet sich aus dem disponierbaren Bestand und dem nicht disponierbaren Bestand für diesen Artikel und wird hier angezeigt.
4.7.2 Einzelartikel
4.7.2.1 Eingabefelder
- SerNr
- Tragen Sie in dieses Feld die vom Hersteller vorgegebene Identifikationsnummer (Seriennummer) ein. Diese Nummer dient der Information und wird außerdem auf diversen Ausdrucken (Reparaturschein usw.) benötigt.
- InvNr.
- Hier wird die eindeutige Inventarnummer des jeweiligen Einzelartikels angegeben. Diese Inventarnummer wird (normalerweise) für den Barcode verwendet, um einen Einzelartikel eindeutig zu identifizieren! In diesem Fall kann es immer nur einen Einzelartikel mit einer bestimmten Inventarnummer geben!
Wenn Sie einen neuen Einzelartikel anlegen (F6), so wird die Inventarnummer vom Programm automatisch vergeben, wenn Sie keine Inventarnummer in das Feld eingegeben haben! Wenn Sie eine Inventarnummer in das Feld eingegeben haben, vergibt das Programm beim Speichern keine automatische Nummer!
Um eine Trennung zwischen Mietartikeln und Verkaufsartikeln zu erhalten, können zwei unterschiedliche Nummernkreise festgelegt werden: Z.B. ab 1xx.xxx = Mietartikel; ab 6x.xxx = Verkaufsartikel).
- Die Inventarnummer sollte max. 14-stellig sein und nur aus Ziffern bestehen. Dadurch kann der gedruckte Barcode kompakt gehalten werden (Buchstaben benötigen im Barcode sehr viel Platz!)
- Die Inventarnummer sollte mit “1" - “9" beginnen, damit es bei der Verwendung von Barcode eine größere Lesesicherheit gibt.
- Lieferant
- Tragen Sie hier den Lieferanten des Artikels ein. Mit dem [...]-Button können Sie eine Auswahl treffen. Diese Angabe können Sie auch über den Menüpunkt “Lager”, “Lager Zugang buchen” oder manuell machen.
- LiefDatum
- Bitte geben Sie in diesem Feld das Lieferdatum manuell ein oder wählen Sie das Datum über die Kalenderfunktion aus.
- EK-Preise
Es ist sinnvoll, auch in der Anfangsphase der Erfassung die Preise der Artikel anzulegen, damit die Auftragserfassung erleichtert wird. Sie müssten sonst nämlich bei der Auftragserfassung die Preise jeweils von Hand eintragen. Aus Kalkulationsgründen sollten Sie die Einkaufspreise ebenfalls eingeben. Vor allem der Kostensatz pro Tag ist für die Nachkalkulation von Vermietungen wichtig: Hier können Sie den von Ihnen kalkulierten Satz angeben, den ein Artikel pro Vermiettag mindestens erlösen muss. Diesen Satz kann man errechnen z.B. mit der Formel: Einkaufspreis + letzter Durchschnitts-EK + 8 % Gemeinkosten-Zuschlag = Kostensatz/Tag.
- DisponBar
- Mit einem Häkchen in diesem Feld bestimmen Sie die Zuordnung zum Disponierbaren Bestand. Fehlt das Häkchen bzw. wird es nicht gesetzt, wird dieser Artikel dem nicht disponierbaren Bestand zugeordnet (z.B. bei Langzeitmieten; sofern dieser Artikel fest eingebaut ist usw.).
- Zeitwert
- Hier wird manuelle der aktuelle Zeitwert des Artikels eingegeben.
- Hersteller
- Hier kann der Name des Artikelherstellers für diesen Einzelartikel vermerkt werden. Sofern es mehrere Hersteller dieses Artikeltyps gibt und im Feld “Hersteller” im oberen Teil der Bildschirmmaske nichts eingetragen wurde, kann nun hier der Hersteller für diesen speziellen Artikel eingetragen werden. Wurde im Feld “Hersteller” im oberen Maskenbereich eine Adresse angegeben/abgerufen, so wird diese Angabe in das Feld “Hersteller” beim Einzelartikel kopiert. Ggfs. kann diese Vorgabe noch manuell überschrieben werden.
Wenn man z.B. baugleiche Artikel von mehreren Herstellern unter einem neutralen Artikeltyp zusammenfasst, sollte zu jedem Einzelartikel der eigentliche Hersteller abgespeichert werden.
- BetrStd
- Hier wird manuell die Eingabe der Betriebsstunden vorgenommen. Mit dem [...]-Button können Sie in die Wartungsdaten umschalten. Die Anzahl der Betriebsstunden, der normale Wartungszyklus, wann die letzte Wartung durchgeführt wurde, das Datum der nächsten Wartung und eine Kurzbeschreibung mit Fehlerbeschreibung können zu diesem Artikel hinterlegt werden.
- LfDNr
- Mit dieser fortlaufenden Nummer wird ein Einzelartikel (= Gerät) in Verbindung mit der Artikelnummer eindeutig identifiziert. Die laufende Nummer wird immer vom Programm automatisch vergeben. Geben Sie also keine Nummer in diesem Feld an und speichern Sie den entsprechenden Artikel. Da Sie keine Nummer angegeben haben, vergibt das Programm automatisch die nächste freie Nummer und speichert den Artikel unter dieser lfd. Nummer.
Wenn Sie mit Barcode und mobilen Datenerfassungsgeräten arbeiten wollen, so muss die Inventarn¬ummer als Barcode verwendet werden, weil dieses Programm-Modul nur mit der Inventarnummer arbeitet! Die laufende Nummer eines Einzelartikels wird ja vom Programm automatisch vergeben, wenn man einen Einzelartikel neu anlegt. Dabei wird nicht einfach die höchste aktuell gespeicherte Nummer ermittelt und die nächstfolgende dann für den neuen Einzelartikel benutzt. Wenn z.B. (speziell im Verkauf) ein Einzelartikel aus der Liste gelöscht wurde (weil er z.B. verkauft wurde), so wird diese laufende Nummer beim nächsten neuen Einzelartikel nicht wieder verwendet. Deshalb überwacht das Programm nun auch die verkauften Einzelartikel und holt sich dort die höchste Nummer. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie beim Anlegen eines neuen Einzelartikels z.B. die Nummer 879 bekommen! In diesem Fall gab es schon mal die Nummer 878, die verkauft wurde und deshalb wird nun halt die 879 vergeben, obwohl Sie vielleicht nur einen einzigen aktuellen Einzelartikel haben!
- Lagerort
- Hier können Sie den Standard-Lagerort oder “Heimat-Ort” des Artikels angeben. Dieses ist vor allem wichtig beim Einlagern oder bei der Rücknahme von Artikeln, da dieser Lagerort angezeigt wird und den Benutzern damit anzeigen kann, wohin die Artikel gehören. Außerdem besteht die Möglichkeit, beim individuellen Bedrucken von Etiketten den Lagerort mit auf das Etikett zu drucken.
- Bereich
- Im Eingabefeld Bereich muss festgelegt werden, ob der Einzelartikel zum Miet- oder zum Verkaufs-bestand zählen soll. Diese Eingabe ist zwingend erforderlich!
- Eingentümer
- Unter Umständen teilen sich mehrere Firmen das technische Equipment eines gemeinsamen Lagers. Mit der Angabe des Eigentümers im Stammsatz erfolgt die Zuordnung zum jeweiligen Eigentümer des Artikels. Oder Sie tragen hier den Namen der Leasingfirma ein, sofern der Artikel geleast wurde.
- Zusatzinfo
- In den Eingabefeldern Zusatzinfo 1, 2 und 3 können beliebige Bemerkungen (z.B. Gehäuse zerkratzt, Montagsgerät usw.) hinterlegt werden.
- HerstBez
- Hier wird die Bezeichnung des Artikels vermerkt, die der Hersteller verwendet.
- HrstGarantie
- Hier kann das Datum (Hersteller-Garantie bis) eingetragen werden, bei dem die Hersteller-Garantie endet.
- KndGarantie
- Hier kann das Datum (Kunden-Garantie bis) eingetragen werden, bei dem die Kunden-Garantie endet.
- KoStelle
- Hier kann eine Kostenstelle zugeordnet werden.
- LtztInv
- Hier werden das Datum der letzten Inventur oder Lagerbewegung und der
Kurzname des Inventuraufnehmenden festgehalten.
4.7.2.2 Anzeigefelder
Die folgenden Felder werden automatisch durch die entsprechenden Lagerprogramme ausgefüllt und sind hier nur zur Information gedacht:
- Status
- Der Status zeigt den aktuellen "Zustand" des Artikels an:
- LAG: Am Lager, verfügbar
- AUSG: Ausgegeben
- REPA: Reparatur/Werkstatt
- ABG: Artikel/Gerät war bei einem Einsatz, der Auftrag dazu ist abgeschlossen.
- Akt.Standort
- Kurzname des aktuellen Standortes (wo steht Artikel gerade tatsächlich):
- entweder ein Kunden-Kurzname beim Status AUSGEGEBEN
- oder ein Lagerort-Kurzname beim Status AM LAGER
- von
- Wenn sich der Artikel bei einem Kunden (im Einsatz) befindet, steht hier das Datum der Ausgabe sowie im rechten, abgetrennten Feld die Uhrzeit der Ausgabe.
- bis
- Hier steht das Datum der Rückgabe sowie im rechten, abgetrennten Feld die Uhrzeit der Rückgabe.
- Auftrag
- Wenn sich der Artikel bei einem Kunden (im Einsatz) aufgrund eines Auftrags befindet, steht hier die Auftragsnummer; im rechten, abgetrennten Feld steht zusätzlich noch die Positionsnummer innerhalb des Auftrages.
- L’Schn.
- Wenn sich der Artikel bei einem Kunden (im Einsatz, mit Lieferschein) befindet, steht hier die Lieferschein- und Positionsnummer.
- Änderung
- Datum der letzten Änderung und Benutzer-Kürzel.
4.7.3 Preise
4.7.3.1 Preisart
Das Feld Preisart steuert die Preisberechnungsformel für die Mietpreisberechnung. Hiermit gibt Ihnen das Programm die Möglichkeit, den Mietpreis an verschiedene Zeiträume anzupassen. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten:
Leer: Berechnet wird das, was in der Auftragserfassung als Berechnungseinheit angegeben wird, also Tage, Wochen oder Monate. Berechnet wird jeweils die ermittelte und ggf. manuell korrigierte Einheit.
- Beispiel: 5 Tage Miete x Mietpreis: 15,00 pro Tag = Gesamt-Mietpreis: 75,00
Sie können den Gesamt-Mietpreis bei der Auftragserfassung noch beeinflussen, indem Sie z.B. die Anzahl der zu berechnenden Miettage verändern. In unserem obigen Beispiel könnten Sie z.B. aus den 5 Tagen 5,5 machen, um die Rolltage zu berechnen, was dann zu einem Mietpreis von 82,50 führen würde.
4.7.3.2 Mietpreis
In diese Felder tragen Sie den Mietpreis für jeden Artikel ein. Es handelt sich dabei um den Mietpreis für den ersten Tag bzw. die erste Woche bzw. den ersten Monat. Später bei der Auftragserfassung multipliziert das Programm dann diesen Mietpreis mit der Anzahl von Miettagen, um den Gesamt-Mietpreis zu errechnen. Wenn Sie eine Mietpreisstaffel angegeben haben, so wird diese u. U. auch noch zur Preisberechnung herangezogen.
4.7.3.3 BruchReinigung
Hier können Sie die Kosten/den Preis für Ersatz bzw. Reinigung vermerken.
4.7.3.4 Mietpreisstaffel
Mietpreisstaffeln legen Sie im Menü "Stammdaten" ⇒ "Mietpreisstaffeln" an, mit deren Hilfe der Mietpreis berechnet wird. In den Preisstaffeln stehen die Prozentwerte oder Faktoren (siehe "Optionen und Einstellungen"), mit denen der Mietpreis berechnet wird. So könnten Sie z.B. eine Staffel "100 %, 120%, 140%..." für den Lichtbereich anlegen und eine Staffel "100%, 130%, 160%..." für den Ton-Bereich.
Der im Preisfenster angegebene Mietpreis gilt dabei als der 100-%-Preis für den ersten Tag der Berechnung. Als Mietpreis gilt dann der Preis, der sich aus dem Grundpreis und dem Prozentwert/Faktor aus der Mietpreisstaffel für die angegebenen Tage/Wochen/Monate ergibt.
- Beispiel
- 5 Tage Miete Mietpreis: 15,00
| Staffel für | Faktor |
|---|---|
| 1 Tag | Faktor 1 |
| 2 Tage | Faktor 1,8 |
| 3 Tage | Faktor 2,7 |
| 4 Tage | Faktor 3,2 |
| 5 Tage | Faktor 3,75 |
Gesamt-Mietpreis lt. Staffel: 56,25
4.8 Verkauf
4.8.1 Bestführung
Im Feld “Verkauf Bestandsführung” kann durch Setzen eines Häkchens bestimmt werden, ob eine Lagerbestandsführung vorgenommen werden soll. Bei Mengenartikeln wie z.B. Batterien ist dies nicht sinnvoll, da diese Artikel in der Regel nicht gezählt werden.
Durch Setzen des Häkchens wird die Lagerbestandsführung aktiviert. Damit ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist, kann der Lagerbestand bei der Lagerausgabe auch ins MINUS gebucht werden. Dies kann der Fall sein, wenn z.B. Artikel ans Lager zurückgegeben wurden, jedoch der eigentliche Lagerzugang noch nicht am System gebucht wurde und somit auch in der Lagerbestandsführung momentan noch nicht zugebucht wurden. Da der Artikel aber faktisch am Lager ist und der Artikel aufgrund einer noch fehlenden Rückbuchung trotzdem wieder ausgegeben werden soll, geht der Lagerbestand erst einmal ins Minus.
Das System meldet diesen Minusbestand per Warnhinweis. Der Anwender entscheidet nun, ob die Ware trotz fehlender Rückbuchung trotzdem wieder ausgegeben werden soll.
4.8.2 Preise
Auf dieser Registerseite können bis zu 6 unterschiedliche Verkaufspreise abgelegt werden. In die Eingabefelder Verk. Preis 1 - Verk. Preis 6 tragen Sie im Bedarfsfall die unterschiedlichen Verkaufspreise für diesen Artikel ein. In den Kontakt-Stammdaten wird mit dem Feld „Preisgruppe“ festgelegt, welche VK-Preisgruppe standardmäßig zugeordnet werden soll. Ist keine Preisgruppe bei der Adresse hinterlegt, so wird immer der VK-1 (Verkaufspreis 1) zur Berechnung herangezogen.
- ErlösKonto
- Für die Fakturierung/Fibu: Die Angabe eines Erlöskontos ist wichtig, wenn Sie eine Finanzbuchhaltung benutzen und die Artikelerlöse auf ein spezielles Erlöskonto gebucht werden sollen. Diese Angabe wird also vor allem für die Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle der Faktura benötigt.
- BerEinheit
- Damit kann man angeben, dass sich der Preis des Artikels nicht auf einem Artikel bezieht sondern auf eine bestimmte Menge.
- letzterEK
- Diese Angabe entspricht dem letzten Einkaufspreis.
- DurchschnittsEK
- Es wird der Durchschnitts-Einkaufspreis angezeigt.
4.8.3 Einzelartikel
Wie bei den Mietartikeln werden hier (optional) die Daten der Einzelartikel gespeichert/angezeigt.
- SerNr
- Tragen Sie in dieses Feld die vom Hersteller vorgegebene Identifikationsnummer (Seriennummer) ein. Diese Nummer dient der Information und wird außerdem auf diversen Ausdrucken (Reparaturschein usw.) benötigt.
- InvNr.
- Hier wird die eindeutige Inventarnummer des jeweiligen Einzelartikels angegeben. Diese Inventarnummer wird (normalerweise) für den Barcode verwendet, um einen Einzelartikel eindeutig zu identifizieren! In diesem Fall kann es immer nur einen Einzelartikel mit einer bestimmten Inventarnummer geben!
Wenn Sie einen neuen Einzelartikel anlegen (F6), so wird die Inventarnummer vom Programm automatisch vergeben, wenn Sie keine Inventarnummer in das Feld eingegeben haben! Wenn Sie eine Inventarnummer in das Feld eingegeben haben, vergibt das Programm beim Speichern keine automatische Nummer!
Um eine Trennung zwischen Mietartikeln und Verkaufsartikeln zu erhalten, können zwei unterschiedliche Nummernkreise festgelegt werden: Z.B. ab 1xx.xxx = Mietartikel; ab 6x.xxx = Verkaufsartikel).
- Die Inventarnummer sollte max. 14-stellig sein und nur aus Ziffern bestehen. Dadurch kann der gedruckte Barcode kompakt gehalten werden (Buchstaben benötigen im Barcode sehr viel Platz!)
- Die Inventarnummer sollte mit “1" - “9" beginnen, damit es bei der Verwendung von Barcode eine größere Lesesicherheit gibt.
- Lieferant
- Tragen Sie hier den Lieferanten des Artikels ein. Mit dem [...]-Button können Sie eine Auswahl treffen. Diese Angabe können Sie auch über den Menüpunkt “Lager”, “Lager Zugang buchen” oder manuell machen.
- LiefDatum
- Bitte geben Sie in diesem Feld das Lieferdatum manuell ein oder wählen Sie das Datum über die Kalenderfunktion aus.
- EK-Preise
Es ist sinnvoll, auch in der Anfangsphase der Erfassung die Preise der Artikel anzulegen, damit die Auftragserfassung erleichtert wird. Sie müssten sonst nämlich bei der Auftragserfassung die Preise jeweils von Hand eintragen. Aus Kalkulationsgründen sollten Sie die Einkaufspreise ebenfalls eingeben. Vor allem der Kostensatz pro Tag ist für die Nachkalkulation von Vermietungen wichtig: Hier können Sie den von Ihnen kalkulierten Satz angeben, den ein Artikel pro Vermiettag mindestens erlösen muss. Diesen Satz kann man errechnen z.B. mit der Formel: Einkaufspreis + letzter Durchschnitts-EK + 8 % Gemeinkosten-Zuschlag = Kostensatz/Tag.
- Hersteller
- Hier kann der Name des Artikelherstellers für diesen Einzelartikel vermerkt werden. Sofern es mehrere Hersteller dieses Artikeltyps gibt und im Feld “Hersteller” im oberen Teil der Bildschirmmaske nichts eingetragen wurde, kann nun hier der Hersteller für diesen speziellen Artikel eingetragen werden. Wurde im Feld “Hersteller” im oberen Maskenbereich eine Adresse angegeben/abgerufen, so wird diese Angabe in das Feld “Hersteller” beim Einzelartikel kopiert. Ggfs. kann diese Vorgabe noch manuell überschrieben werden.
Wenn man z.B. baugleiche Artikel von mehreren Herstellern unter einem neutralen Artikeltyp zusammenfasst, sollte zu jedem Einzelartikel der eigentliche Hersteller abgespeichert werden.
- LfDNr
- Mit dieser fortlaufenden Nummer wird ein Einzelartikel (= Gerät) in Verbindung mit der Artikelnummer eindeutig identifiziert. Die laufende Nummer wird immer vom Programm automatisch vergeben. Geben Sie also keine Nummer in diesem Feld an und speichern Sie den entsprechenden Artikel. Da Sie keine Nummer angegeben haben, vergibt das Programm automatisch die nächste freie Nummer und speichert den Artikel unter dieser lfd. Nummer.
Wenn Sie mit Barcode und mobilen Datenerfassungsgeräten arbeiten wollen, so muss die Inventarn¬ummer als Barcode verwendet werden, weil dieses Programm-Modul nur mit der Inventarnummer arbeitet! Die laufende Nummer eines Einzelartikels wird ja vom Programm automatisch vergeben, wenn man einen Einzelartikel neu anlegt. Dabei wird nicht einfach die höchste aktuell gespeicherte Nummer ermittelt und die nächstfolgende dann für den neuen Einzelartikel benutzt. Wenn z.B. (speziell im Verkauf) ein Einzelartikel aus der Liste gelöscht wurde (weil er z.B. verkauft wurde), so wird diese laufende Nummer beim nächsten neuen Einzelartikel nicht wieder verwendet. Deshalb überwacht das Programm nun auch die verkauften Einzelartikel und holt sich dort die höchste Nummer. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie beim Anlegen eines neuen Einzelartikels z.B. die Nummer 879 bekommen! In diesem Fall gab es schon mal die Nummer 878, die verkauft wurde und deshalb wird nun halt die 879 vergeben, obwohl Sie vielleicht nur einen einzigen aktuellen Einzelartikel haben!
- Lagerort
- Hier können Sie den Standard-Lagerort oder “Heimat-Ort” des Artikels angeben. Dieses ist vor allem wichtig beim Einlagern oder bei der Rücknahme von Artikeln, da dieser Lagerort angezeigt wird und den Benutzern damit anzeigen kann, wohin die Artikel gehören. Außerdem besteht die Möglichkeit, beim individuellen Bedrucken von Etiketten den Lagerort mit auf das Etikett zu drucken.
- Bereich
- Im Eingabefeld Bereich muss festgelegt werden, ob der Einzelartikel zum Miet- oder zum Verkaufs-bestand zählen soll. Diese Eingabe ist zwingend erforderlich!
- Eigentümer
- Unter Umständen teilen sich mehrere Firmen das technische Equipment eines gemeinsamen Lagers. Mit der Angabe des Eigentümers im Stammsatz erfolgt die Zuordnung zum jeweiligen Eigentümer des Artikels. Oder Sie tragen hier den Namen der Leasingfirma ein, sofern der Artikel geleast wurde.
- Zusatzinfo
- In den Eingabefeldern Zusatzinfo 1, 2 und 3 können beliebige Bemerkungen (z.B. Gehäuse zerkratzt, Montagsgerät usw.) hinterlegt werden.
- HerstBez
- Hier wird die Bezeichnung des Artikels vermerkt, die der Hersteller verwendet.
- LtztInv
- Hier werden das Datum der letzten Inventur oder Lagerbewegung und der
Kurzname des Inventuraufnehmenden festgehalten.
4.9 Kalkulation/Kosten
4.9.1 Erlös-Konto
Für die Fakturierung/Fibu: Die Angabe eines Erlöskontos ist wichtig, wenn Sie eine Finanzbuchhaltung benutzen und die Artikelerlöse auf ein spezielles Erlöskonto gebucht werden sollen. Diese Angabe wird also vor allem für die Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle der Faktura benötigt.
4.9.2 Kostenarten
Im Artikelstamm kann man die Kostenarten für jeden Artikel hinterlegen. Die Kostenart wird automatisch in eine Bestellung übernommen, wenn der Artikel in die Bestellung eingefügt wird. Das ist insbesondere für die Kalkulation und die Eingangsrechnungen wichtig!
4.9.3 DurchschnEK
Dieser Preis wird für die Kalkulation verwendet. Er wird automatisch vom Programm errechnet, wenn Sie einen neuen Artikel erfassen oder den Artikelbestand über das Programm "Lagerzugang/-abgang" erhöhen. Sie können diesen Wert jedoch manuell überschreiben, wenn Sie eine manuelle Korrektur vornehmen müssen, weil z.B. der EK sehr stark gefallen ist und der Durchschnittswert nicht mehr die Realität reflektiert.
4.9.4 GeplEinsatz
Tragen Sie in diese Felder ein, wie lange der Artikel voraussichtlich im Einsatz sein wird. Diese Angaben werden für die Berechnung des Feldes "Kostensatz/Tag für die Miete" benötigt.
4.9.5 Kostensatz
Hier errechnet das Programm den Kostensatz pro Tag, den Sie mit diesem Artikel haben. Es handelt sich dabei um einen Wert, der die reinen Beschaffungskosten beinhaltet, nicht die Reparatur-, Finanzierungs- und Gemeinkosten. Diese Kosten werden in der Statistik (Report) berücksichtigt. Die Angabe Kostensatz/Tag Miete dient auch zur Roherlös-Ermittlung.
4.10 Texte
In diesem Teil der Artikelstammdaten können Sie zu jedem Artikel Textbausteine hinterlegen, die zum Ausdrucken auf Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen usw. benutzt werden. Im jeweiligen Formular kann bestimmt werden, dass nicht die Standardbezeichnung des Artikels gedruckt wird, sondern eben dieser Artikeltext! Man kann für Miete/Verkauf unterschiedliche Textbausteine anlegen. Wenn man keinen Bereich angibt, wird der Text sowohl in der Miete als auch im Verkauf verwendet.
Klicken Sie dazu in der Eingabemaske des Artikels auf das Register "Texte". Ihnen stehen nun die Funktionen “Text bearbeiten” bzw. “neuen Text anlegen” zur Verfügung.
Da Sie zu jedem Text auch ein Sprachkennzeichen abspeichern können, haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Sprachen für den Ausdruck der Artikeltexte zu verwenden! Die Texte müssen in der jeweiligen Sprache von Ihnen geschrieben werden. So kann z.B. im Formular festgelegt werden, dass nur die Artikeltexte gedruckt werden, die das gleiche Sprachkennzeichen haben.
4.10.1 Sprache
D, E, F oder I aus der Listbox auswählen: Mit diesem Kennzeichen legen Sie fest, in welcher Sprache für den jeweiligen Artikel Angebotstexte, Artikelbeschreibungen usw. gedruckt werden sollen. Es sind die Angaben D (deutsch), E (englisch), F (französisch) oder I (italienisch) möglich. Wenn Sie dieses Kennzeichen auswählen wollen, so können Sie den entsprechenden Buchstaben eingeben oder das Kennzeichen aus dem Listenfeld heraussuchen.
- Diese Angaben werden in einen Auftrag übernommen, d.h. im Auftrag stehen bei der Auswahl einer Sprache auch die entsprechenden Texte. Die Artikelbezeichnung wird aber immer in Ihrer Heimatsprache angegeben, also so wie sie in den Stammdaten erfasst wurde. Daher wird man (wenn man mehrsprachig drucken will) im Regelfall nicht die Bezeichnung drucken, sondern einen der sprachbezogenen Texte.
Die Texte müssen vom Anwender in der jeweiligen Landessprache eingegeben werden.
Die Kennzeichen sind standardmäßig nicht hinterlegt, das bedeutet, sie sind NICHT aktiv.
4.10.1.1 Kurzname
Zusammen mit der Sprache ist der Kurzname die eindeutige Identifikation des Textes, d.h. der Name und die Sprache zusammen müssen einen eindeutigen Begriff für einen bestimmten Text dieses Artikels ergeben!
4.10.1.2 Drucken
Durch Setzen eines Häkchens kann gesteuert werden, auf welcher Formularart der jeweilige Text gedruckt werden soll. Wenn z.B. ein Text nur auf dem Lieferschein gedruckt werden soll, so kreuzen Sie nur dieses Kennzeichen an und lassen die anderen leer.
4.11 Lieferanten
Auf dieser Registerseite können Sie hinterlegen, bei welchem Lieferanten Sie am liebsten diesen Artikel beziehen wollen. Sie können beliebig viele Lieferanten - nach Prioritäten - speichern.
Vor allem wenn Sie das Bestellwesen nutzen wollen, sind diese Angaben wichtig: Beim Erfassen einer Bestellung prüft das Programm, ob es für den bestellten Artikel und Lieferanten einen Preis gibt und holt diesen ggf. in die Bestellung. Auch für das automatische Bestellen aus der Auftragsverwaltung heraus sind diese Angaben wichtig, weil Ihnen in diesem Fall die Wunschlieferanten vorgeschlagen werden.
Beim Aufruf dieser Registerseite werden Ihnen die bereits gespeicherten Daten angezeigt.
Ihnen stehen nun die Funktionen “Lieferant bearbeiten” bzw. “neuen Lieferanten anlegen” zur Verfügung.
4.11.1 Anlage eines neuen Lieferant
Wenn Sie einen Lieferanten neu eingeben wollen, können Sie über den [...]-Button aus den gespeicherten Adressen Ihren Lieferanten auswählen. Die eingeblendete Nummer zeigt die Adress-Nummer des Lieferanten an. Folgende Angaben können hinterlegt werden.
- Rabatt
- Der Standard-Rabattsatz bei diesem Lieferanten kann hier eingetragen werden.
- EinkaufsPreis
- Tragen Sie bitte hier den Einkaufs-Preis ein.
- ArtikelNr
- Eingabe der Artikelnummer beim Lieferanten.
- Bemerkung
- Raum für Bemerkungs-Text.
4.11.2 Priorität
Das Programm vergibt eine fortlaufende Prioritäten-Nummer.
4.12 Bilder und Dokumente
Die Verwaltung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln umfasst folgende Funktionen:
- Sie können beliebig viele Dateien mit Artikeln verknüpfen
- Das Programm kann auf Knopfdruck die Verknüpfungen zu den Artikeln erstellen, wenn die Dateinamen mit der Artikelnummer beginnen.
- Man kann die Dokumente/Bilder eines Artikeln in diesen Fenstern aufrufen:
- Artikelstammstammdaten
- Suchen Artikel
- Auftragspositionen
- Lagerausgabe
- Lagerrücknahme
- Dokumente/Bilder können einfach per E-Mails verschickt werden.
- Man kann eine Liste der hinterlegten Dokumente drucken
Wenn man die Zuordnung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln vereinfachen will, so sollte man die Dateien, die mit Artikeln verknüpft werden sollen, mit dem Dateinamen der Artikelnummer versehen. Wenn von Dokumenten gesprochen wird, bezieht sich das auch auf Bilder!
4.12.1 Verknüpfung
Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...
Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.
Links werden die Dateinamen aufgelistet, hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.
- mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen
- mit der Schaltfläche[Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht
- mit der Schaltfläche [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d.h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z.B. zu bearbeiten
- mit der Schaltfläche [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen
- mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!
- mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken.
Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z.B. JPG, GIF, TIF, BMP Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC,AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!
4.12.2 Viele Verknüpfungen
Wenn Sie viele Dokumente oder Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.
- Vorgehensweise
- Legen Sie eine Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server).
- Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild [Ihr Ordner] steht.
- Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z.B. "ABC4711.JPG"“ für Artikel "ABC4711", "ABC4712.JPG" für Artikel "ABC4712" usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z.B. "ABC4712Front.JPG", "ABC4712 Seite.JPG" usw.
- Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü "Bearbeiten"
Hinweis: Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht auf das Optionen-Menü haben!
- Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Beispiel:
- Mit der Schaltfläche [Liste erzeugen] erzeugt das Programm nun alle Verknüpfungen, die sich aus den Artikelnummern und damit verbundenen Dateinamen ergibt.
- Mit der Schaltfläche [Liste prüfen] können Sie prüfen, ob alle Dateien, für die Verknüpfungen existieren, auch tatsächlich vorhanden sind und diese fehlerhaften Verknüpfungen ggf. entfernen.
4.13 Zubehör
Es gibt die Möglichkeit, an jeden Artikel eine Zubehörliste anzuhängen, in der beliebige Artikel stehen können. In den Auftragspositionen kann man das Zubehör auf Wunsch automatisch einfügen, d.h. hinter den Hauptartikel werden alle Artikel aus der entsprechenden Zubehörliste in den Auftrag eingefügt. Man kann das Zubehör gezielt für einen bestimmten Artikel in den Auftragspositionen einfügen oder alle Artikel der Auftragspositionen automatisch nach Zubehör durchsuchen lassen und dieses Zubehör komplett in den Auftrag einfügen lassen.
Im unteren Register gibt es eine Auswahl „Zubehör“. Klicken Sie darauf und Sie kommen in die Zubehörliste des ausgewählten Artikels.
- Grundsätzliches
- Die Zubehörliste, die an einen (Haupt-)Artikel angehängt ist, wird nicht automatisch in den Auftrag eingefügt, sobald Sie einen Artikel in den Auftrag holen, der Zubehör besitzt! Sie selbst entscheiden, ob und wann Sie die Zubehörartikel in den Auftrag einfügen wollen.
4.13.1 Verschachtelte Zubehörliste
Wenn Sie einen Zubehörartikel in der Zubehörliste haben, der wiederum Zubehör hat, so werden auch diese Zubehörartikel in den Auftrag eingefügt! Die Verschachtelungstiefe ist unbegrenzt, d.h. jeder Zubehörartikel kann Zubehörartikel haben, der Zubehörartikel hat usw. Sie können jedoch den Haupt-Artikel nicht auch in die Zubehörliste aufnehmen, weil dadurch eine unendliche Verschachtelung entstünde.
4.13.2 Zubehör Sets
Zubehörlisten und Sets sind vollkommen unabhängige Funktionen! Ob Sie lieber mit Sets arbeiten oder mit Zubehör oder gemischt mit beiden Funktionen, bleibt Ihnen überlassen. Im Unterschied zu Sets „weiß“ das Programm nach dem Einfügen der Zubehörpositionen nicht mehr, wie die Positionen in den Auftrag gekommen sind. Vorteil: Sie können diese Positionen beliebig bearbeiten, verschieben oder löschen. Nachteil: Sie sind für die sachlich korrekte Bearbeitung der Zubehörpositionen selbst verantwortlich, wenn Sie also z.B. aus dem eingefügten Zubehör nachträglich einen der Artikel ändern oder löschen.
4.13.3 Bearbeiten
Wenn Sie nachträgliche Änderungen an der Menge oder den Optionen eines Zubehörartikels vornehmen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten].
4.13.4 Neu
Wenn Sie einen neuen Artikel in die Zubehörliste einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu]. Es öffnet sich das Artikel-Suchen-Fenster, aus dem Sie den gewünschten Artikel auswählen können. Nach der Artikelauswahl können Sie die Optionen zu dem Zubehör eingeben:
- Menge
- Legen Sie hier die Menge des Artikels fest.
- Verwenden in Miete
- Sie können hiermit angeben, ob dieser Zubehörartikel in einem Mietauftrag erscheinen soll (also bei Bedarf eingefügt werden soll).
- Verwenden in Verkauf
- Sie können hiermit angeben, ob dieser Zubehörartikel in einem Verkaufsauftrag erscheinen soll (also bei Bedarf eingefügt werden soll. Mit den beiden Optionen „Verwenden in...“ können Sie also für Miete und Verkauf getrennte Zubehörlisten anlegen. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, wird der Zubehörartikel sowohl in einem Miet- als auch in einem Verkaufsauftrag zum Einfügen verwendet.
- Option "Position berechnen"
- Diese Option steuert, ob der jeweilige Zubehörartikel im Auftrag berechnet werden soll oder nicht.
- Option "Position drucken"
- Diese Option steuert, ob der jeweilige Zubehörartikel im Auftrag gedruckt werden soll oder nicht.
- Sortierung/Reihenfolge
- Hiermit wird die Reihenfolge bestimmt, in der der Zubehörartikel in der Zubehörliste steht und auch nachher in den Auftrag eingefügt wird. Das Programm gibt die Sortierung automatisch vor, so dass Sie eigentlich diese Angabe nicht ändern müssen. Wenn Sie die Sortierung nachträglich ändern wollen, so machen Sie das am Einfachsten über die entsprechenden Schaltflächen (s.u.).
Klicken Sie auf OK oder drücken Sie ENTER, um die Angaben zu speichern.
Sie können beliebig viele Artikel in die Zubehörliste aufnehmen. Ein Artikel kann in beliebig vielen Artikel-Zubehörlisten stehen, Sie können also z.B. ein Stromkabel in mehreren Zubehörlisten haben!
4.13.5 Löschen
Wenn Sie einen Zubehörartikel aus der Zubehörliste entfernen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen]. Hiermit wird der Artikel selbst natürlich nicht gelöscht, sondern nur die Verknüpfung des Zubehörartikels zum Hauptartikel entfernt.
4.13.6 Sortierung
Wenn Sie die Sortierung (Reihenfolge) der Zubehörartikel in der Zubehörliste ändern wollen, so klicken Sie auf die Schaltflächen 
, um den Artikel nach oben bzw. unten zu verschieben.
5 Zubehörpositionen zusammenfassen (Kostenpflichtige Zusatzfunktion)
Das Zusammenfassen von Zubehörpositionen soll die Übersichtlichkeit von Aufträgen durch die Reduzierung von immer gleichen lautenden Auftragspositionen erhöhen. Zu diesem Zweck werden bei aktivierter Zusammenfassungsoption gleiche Artikel, die mehreren Artikeln als Zubehör zugeordnet sind (z.B. Kaltgerätekabel) entweder auf Kapitel- oder Auftragsebene zusammengefasst.
Bisher:
- 2 x Aktiver Hoch-Mittelton-Lautsprecher
- 2 x Kaltgerätekabel
- 1 x Aktiver Subwoofer
- 1 x Kaltgerätekabel
- 3 x Scheinwerfer
- 3 x Kaltgerätekabel
Neu (bei aktivierter Option):
- 2 x Aktiver Hoch-Mittelton-Lautsprecher
- 6 x Kaltgerätekabel
- 1 x Aktiver Subwoofer
- 3 x Scheinwerfer
5.1 Aktivieren der Zusammenfassung
Um mit der Zusammenfassung der Zubehörartikel arbeiten zu können, muss die Funktion zunächst in den Programm-Parametern unter der Rubrik Auftrag / Diverses aktiviert werden:
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man auswählt, wie Reflex grundsätzlich mit den Zubehörpositionen umgehen soll:
Nachdem diese Einstellung entsprechend angepasst wurde, kann man dann in den Artikelstammdaten festlegen, für welche Zubehörartikel diese Funktion gelten soll. Grundsätzlich gilt aber: auch wenn die Zusammenfassungsfunktion aktiviert ist, wird diese nur auf Zubehörpositionen angewendet, d.h. wenn der gleiche Artikel nicht nur als Zubehörartikel in den Auftrag eingetragen wurde, sondern auch als normaler Artikel, so wird die Zusammenfassungsfunktion diese normalen Positionen bei der Zusammenfassung ignorieren.
Aktivieren der Zusammenfassung für einzelne Artikel
In den Artikelstammdaten kann man für jeden einzelnen Artikel festlegen, ob er, wenn er als als Zubehör-Position im Auftrag steht, zusammengefasst werden soll. Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Beim jeweiligen Artikel selbst:
Speichern nicht vergessen!
2. Im Dialog des Hauptartikels, in dem die Zubehörartikel angehängt werden:
5.2 Einfügen des Zubehörs in den Auftrag
Grundsätzlich gibt es 2 Möglichkeiten, das Zubehör zu dem jeweiligen Hauptartikel hinzuzufügen:
• Über den Zubehör-Button in den Auftragspositionen
• Über die Schnellerfassung (in den Optionen):
Allerdings funktioniert die Zusammenfassungsfunktion nur über den Zubehör-Button in den Positionen.
Je nach Einstellung in den Programm-Parametern werden dann beim Einfügen der Zubehörpositionen diese entweder Kapitelweise oder für den ganzen Auftrag zusammengefasst. Die Zusammenfassung findet jeweils unterhalb des 1. Artikels statt, der den Zubehörartikel besitzt.
Zustand vor dem Einfügen (alle Artikel haben Zubehör)
Zustand nach dem Einfügen des Zubehörs
(Einstellung Programm-Parameter: Zusammenfassung auf Kapitelebene)
Wichtiger Hinweis zum Löschen von Artikeln mit zugeordnetem Zubehör
Wenn man in den Programmparametern eine der beiden Zusammenfassungsoptionen ausgewählt hat, werden die Zubehör-Artikel vom jeweiligen Hauptartikel gelöst und unterhalb der 1. Position, die diesen Artikel als Zubehör hat, mengenmäßig hinzugefügt. Somit besteht keinerlei Beziehung mehr zwischen dem (ursprünglichen) Hauptartikel und dem Zubehörartikel.
Wenn nun ein (ursprünglicher) Hauptartikel gelöscht wird, von dem das Zubehör abgetrennt wurde, reduziert sich die zusammengefasste Zubehörmenge nicht.
Wenn im Gegensatz dazu ein Hauptartikel gelöscht wird, unter dem Zubehörartikel zusammengefasst wurden, wird diese zusammengefasste Position auch mitgelöscht, sodass für die anderen Artikel im Auftrag u.U. das komplette Zubehör fehlt.
Dieses Problem kann man durch erneutes Einfügen des Zubehörs über den "Zubehör"-Button beheben.
6 Neuanlage mit Standardvorgaben
Wenn Sie viele Artikel erfassen müssen, die gleiche oder ähnliche Feldinhalte haben, so können Sie Standardvorgaben festlegen. Diese setzt das Programm automatisch in die Eingabefelder, wenn Sie einen neuen Artikel anlegen (Tasten [F5] oder [Neu]).
- Vorgehensweise
- Wählen Sie im Menü "Stammdaten" ⇒ "Artikel" aus. Nun können Sie in den Artikelstammdaten einen neuen Artikel anlegen oder einen Artikel suchen, der als Standardvorgabe benutzt werden soll.
- Über "Bearbeiten" in der obersten Bedienleiste (neben "Datei") bitte auswählen: "Diese Felder als Standard verwenden". Dadurch werden die aktuellen Felder als Standard für die weitere Neueingabe verwendet.
- Neue Artikel erfassen.
Zum Ändern der Vorgaben können die Funktionen in 1. + 2. jederzeit wiederholt werden. Das Programm "merkt" sich immer die zuletzt angegebenen Vorgaben.
Zum Löschen der Vorgaben kann die Funktion - wie in 2. beschrieben - bei einer leeren Eingabemaske (z.B. direkt nach der Tasteneingabe [F5]-[Neu]) ausgewählt werden.
7 Speichern
Zum Speichern der Artikel klicken Sie entweder auf die Schaltfläche [Speichern] oder Sie drücken die Taste [F3].
8 Umbenennen
Mit der Schaltfläche [Umbenennen] können Sie die Artikelnummer eines Artikels ändern. Dabei werden alle Verweise auf diesen Artikel (z.B. in den Angeboten, Lieferscheinen usw.) ebenfalls geändert.
Wenn man einen Artikel umbenennt, werden alle Dokumente/Bilder, die im Dateinamen die Artikelnummer beinhalten, ebenfalls umbenannt. Dokumente/Bilder, die die Artikelnummer nicht beinhalten werden nicht geändert!
- Beispiel
Mit dem Artikel "4711" ist die Datei "4711Rechts.jpg", "4711Links.jpg" und "Beamer.jpg" verknüpft. ⇒ Der Artikel wird umbenannt in "4712".
Nun heißen die Dateien "4712Rechts.jpg" und "4712Links.jpg" und die Verknüpfungen wurden entsprechend geändert! "Beamer.jpg" heißt weiterhin so.
9 Etiketten
Mit REFLEX können Sie Etiketten für Ihre Artikel drucken, um diese dann als Barcode zum Erfassen der Lagerbewegungen zu benutzen.
Wählen Sie zuerst in den Artikelstammdaten den gewünschten Artikel aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Etikett]. Wählen Sie dann das gewünschte Druckformular und den Etikettendrucker aus.
Sie können festlegen, ob Sie das Etikett für den ausgewählten Einzelartikel drucken wollen oder für alle Einzelartikel (Seriennummern) des ausgewählten Artikels.
9.1 Seriendruck
REFLEX-6 ermöglicht beim Etiketten den sog. Seriendruck von Etiketten, also mehrere Etiketten eines gewählten Nummernkreises hintereinander drucken.
Der Etikettendruck wird prinzipiell mit Crystal-Reports-Formularen durchgeführt, einen eingebauten Druckertreiber für ZEBRA-Drucker (wie in GEVAS-Professional) gibt es nicht!
10 Auslastung
In den Artikelstammdaten gibt es die Schaltfläche [Auslastung] mit der man eine grafische Darstellung der Artikelauslastung anzeigen kann:
Auf den ersten Blick sieht das Diagramm aus wie die „normale“ Dispo-Grafik. Es gibt aber ein paar gravierende Unterschiede:
- Es werden Artikel (optional) auch aus abgeschlossenen Aufträgen angezeigt.
- Es werden Artikel (optional) auch aus Anfragen angezeigt.
- Es werden Artikel aus archivierten Aufträgen angezeigt.
- Die anzuzeigenden Auftrags-Status können ausgewählt werden.
Abgeschlossene Aufträge werden in der Farbe "Aktive Aufträge" angezeigt. Anfragen werden in der Farbe "Angebote" angezeigt.
Der Zeitraum für die Anzeige ist frei wählbar, je länger er ist, desto länger dauert das Berechnen des Diagramms.
Wenn man eine der Anzeige-Optionen (rechts oben) ändert, muss man die Schaltfläche [Aktualisieren] klicken oder die Funktionstaste F5 drücken, um die Anzeige neu aufzubauen. Das ist deshalb so gemacht worden, weil das sofortige Aufbauen der Grafik bei einer Optionsänderung bei großen Datenbeständen zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
10.1 Fremd-Zumietungen
Fremd-Zumietungen werden immer angezeigt, und zwar schraffiert ganz oben auf den Säulen des Diagramms. Bei Fremdmengen wird die sog. Konzernmenge in den Auftragspositionen berücksichtigt, diese wird von der Fremdmenge abgezogen. In den Mengenangaben (unten: Gesamtmenge, oben: Verfügbare Menge) wird die Fremdmenge nicht berücksichtigt!
- Technischer Hinweis
- Die Konzernmenge wird in der Datenbank unter MAUFPO.PACKLISTMENGE abgelegt.
11 Statistik
Über die Schaltfläche [Statistik] gelangen Sie zu der Artikel-Statistik, die aus interaktiven Listen (HTML) besteht.
Das Fenster besteht aus den Bereichen
11.1 Aktuelle Standorte
Zeigt die Informationen aus den Aufträgen an, d.h. es werden alle Auftragspositionen aufgeführt, in denen der Artikel vorkommt.
Sie können die Sortierung (=Reihenfolge) ändern.
Standardmäßig werden nur die aktuellen Ausgaben angezeigt. Optional können Sie alle Auftragspositionen anzeigen lassen, also auch bereits abgeschlossene Vorgänge.
11.2 Miethistorie
Zeigt die Miethistorie an, die bei der Lagerrücknahme eines Mietartikels geschrieben wird.
Sie können nach einem Suchbegriff suchen, d.h. es werden nur die Daten angezeigt, bei denen der eingegebene Suchbegriff in dem ausgewählten Feld vorkommt. Sie können das Sternchen "*" als Joker benutzen.
Standardmäßig bezieht sich die Anzeige auf alle Einzelartikel des Artikels. Sie können aber auch aus dem Auswahlfeld einen bestimmten Einzelartikel (anhand der Inventarnummer) auswählen. Um diese Auswahl wieder zu entfernen, löschen Sie die ausgewählte Inventarnummer aus dem Auswahlfeld oder klicken auf die Schaltfläche [Alle].
Sie können die Sortierung (=Reihenfolge) ändern
11.3 Protokoll
Zeigt das Lagerprotokoll an.
Standardmäßig werden die Vorgänge des aktuellen Tages angezeigt. Sie können aber einen beliebigen Zeitraum auswählen oder mit Hilfe des Auswahlfeldes rechts neben den Datumsfeldern einen Standard-Bereich auswählen.
Wenn Sie die Auswertung nach einer oder mehreren Buchungsarten filtern wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswählen]:
Doppelklicken Sie auf den/die gewünschte(n) Buchungsart(en), um sie in das Auswahlfeld zu übernehmen.
12 HyperLinks
In den Listen sind Links enthalten, mit denen Sie automatisch zu bestimmten Programmteilen kommen. Die Links sind (wie im Internet bekannt) unterstrichen. In der Standortliste und der Miethistorie kommen Sie mit einem Link zur Lagerrücknahme des entsprechenden Auftrags. Im Protokoll kommen Sie mit einem Link zur Lagerrücknahme des entsprechenden Auftrags, wenn Sie auf einen Rücknahme-Eintrag (40) im Protokoll klicken. Sie kommen zur Lagerausgabe des entsprechenden Auftrags, wenn Sie auf einen Ausgabe-Eintrag (30) im Protokoll klicken.
