REFLEX Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 17. Oktober 2022, 10:10 Uhr

1 Allgemeines

Über die Benutzerverwaltung und Zugriffssteuerung von REFLEX bzw. GEVAS-Professional werden die Rechte der Benutzer/innen innerhalb des Programms festgelegt.

1.1 Was ist ein Benutzer?¹⁾ Was ist ein Bearbeiter?¹⁾

Verwechseln Sie den Begriff "Benutzer" bitte nicht mit den so genannten „Bearbeitern“ des Programms:

• Ein Benutzer¹⁾ im Sinne des Programms ist eine Person, die sich über einen Kurznamen und einem Kennwort an das Programm anmelden kann und innerhalb des Programms bestimmte Rechte zu Ausführungen der Programmteile hat.
• Ein Bearbeiter¹⁾ im Sinne des Programms ist eine Person, die Angebote, Aufträge usw. anlegen kann und für diese als (Sach)-Bearbeiter¹⁾ eingetragen wird.
  • Ein Bearbeiter muss natürlich auch als Benutzer eingetragen worden sein, damit er sich überhaupt an das Programm anmelden kann.
  • Auf der anderen Seite muss ein Benutzer nicht unbedingt auch als Bearbeiter eingetragen sein, wenn er beispielsweise nur Gastrechte innerhalb des Programms haben soll. Als Gast kann er ja nicht als Sachbearbeiter eines Auftrags gelten!
  • Ein Bearbeiter kann auch für die Terminplanung verwendet werden.

1.2 Was sind Zugriffsrechte?

Zugriffsrechte geben einem Benutzer die Möglichkeit, bestimmte Programmteile zu nutzen bzw. bestimmte Programmteile zu sperren oder den Zugriff auf Informationen einzuschränken, sodass der Benutzer zwar z.B. bestimmte Daten anschauen kann, aber keine Änderungen vornehmen kann!

1.3 Wie wird der Administrator festgelegt?

Zum REFLEX-bzw. GEVAS-Professional Administrator wird man, indem man das Zugriffsrecht auf das Menü "Datei-->Admin-Optionen" hat. Dann hat man nicht nur Zugriff auf die Programmteile der Admin-Optionen, sondern innerhalb des Programms spezielle Rechte.

1.4 Wie werden Zugriffsrechte eingerichtet?

Um die Zugriffsrechte einen Benutzer zu vergeben bzw. einzuschränken, öffnet man im Menü "Datei->Admin-Optionen->Benutzerverwaltung".

• Nur ein Benutzer, der das Zugriffsrecht auf die Admin-Optionen hat, kann die Benutzerverwaltung öffnen! Die Recht „Menü Optionen (Administrator-Rechte)“ und „Menü Optionen-Zugriffssteuerung“ müssen für mindestens einen Benutzer eingestellt sein!
• Direkt nach der Installation gibt es einen Benutzer "REFLEX" bzw. "GEVAS" mit dem Passwort "start", der Admin-Rechte hat.

2 Benutzerverwaltung, Zugriffsrechte

Mit diesem Programmteil innerhalb des REFLEX-Admin-Moduls (RxAdmin) werden Benutzer angelegt und den Benutzern Zugriffsrechte auf die einzelnen Programmteile zugewiesen.

Hinweis

In GEVAS-Professional sieht das so aus.

Aufbau der Eingabemaske:

Sie können eine/n Benutzer/in über das Suchen-Feld auswählen oder eine Benutzergruppe auswählen:

Wenn Sie eine Gruppe auswählen wollen, klicken Sie auf Gruppe..., wenn Sie wieder alle anzeigen wollen, klicken Sie auf Alle....

3 Zugriffe auf Menüs und Programmteile

In dem Register Menüs können Sie den Zugriff der Benutzer auf Menüs und damit auf Programmteile steuern. Sie können jedem Benutzer ein Programm-Menü (und damit einen Programmteil) auf "Sichtbar" oder "Unsichtbar" schalten. Wenn ein Benutzer bei einem bestimmten Menüpunkt die Optionen " Unsichtbar " hat, erscheint bei ihm der entsprechende Menüpunkt nicht. Er kann damit nicht auf den entsprechenden Programmteile zugreifen!

• Wenn ein Menüpunkt unsichtbar geschaltet ist, so erscheint natürlich auch die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste nicht.

Wenn sie die Menüpunkte für einen bestimmten Benutzer zuweisen wollen, so suchen Sie den Benutzer zuerst im oberen Teil der Eingabemaske aus. Danach markieren Sie mit der Maustaste und der gedrückten Steuerungstaste (Strg +der Ctrl) die gewünschten Menüpunkte in der Tabelle und klicken danach auf die Schaltfläche "Unsichtbar" oder "Sichtbar". Das Häkchen bei den markierten Menüpunkte in wird nun entsprechend eingetragen beziehungsweise entfernt.

Beispiel:

• Sie müssen die Zugriffsrechte nicht extra speichern, die Speicherung erfolgt sofort nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche automatisch!

3.1 Liste der Menüs

Ein Liste der vorhandenen Menüs finden Sie hier.

3.2 Menü ist nicht vorhanden

Wenn es durch ein Programm-Update ein neues Menü bzw. einen neuen Menüpunkt gibt, ist dieser in Ihrer Datenbank noch nicht enthalten, das Zugriffsrecht erscheint deshalb nicht in der o.a. Tabelle! In diesem Fall klicken Sie auf das Menü „Bearbeiten“ und wählen :

Damit geht das Programm durch alle vorhandenen Menü's und kontrolliert, ob es eine Menü gibt, für das es noch kein Zugriffsrecht-Objekt gibt. Wenn ja, wird das Objekt eingetragen, es erscheint also in der Tabelle der Zugriffsrechte!

4 Zugriffe auf Pogrammteile

In diesem Register können Sie den Zugriff der Benutzer auf die Programmteile steuern. Im Gegensatz zu den Menüs geht es hier aber nicht einfach um den Zustand sichtbar oder unsichtbar. Vielmehr haben sie die Möglichkeit, jedem Benutzer gezielt den Zugriff auf die Daten in mehreren Stufen zu ermöglichen:

Beispiel:

Wenn sie die Rechte für einen bestimmten Benutzer zuweisen wollen, so suchen Sie den Benutzer zuerst im oberen Teil der Eingabemaske aus. Danach markieren Sie mit der Maustaste und der gedrückten Steuerungstaste (Strg +der Ctrl) die gewünschten Rechte in der Tabelle und klicken danach auf eine der Schaltflächen.

5 Zugriffe auf Felder

In diesem Register können Sie den Zugriff der Benutzer auf bestimmte Felder steuern. Innerhalb des Programms gibt es ein paar Felder, die sie auf diese Art und Weise schützen können.

• Dieses Zugriffsrecht bedeutet nicht, dass sie selbst den Zugriff auf bestimmte Felder des Programms steuern können! Wenn der Zugriff auf ein bestimmtes Feld durch das Programm nicht unterstützt wird, so können Sie dieses Feld auch nicht schützen!

Wenn sie die Rechte für einen bestimmten Benutzer zuweisen wollen, so suchen Sie den Benutzer zuerst im oberen Teil der Eingabemaske aus. Danach markieren Sie mit der Maustaste und der gedrückten Steuerungstaste (Strg +der Ctrl) die gewünschten Rechte in der Tabelle und klicken danach auf eine der Schaltflächen.

6 Objektliste

In diesem Registerfenster werden die Zugriffsobjekte aufgeführt, die in ihrer Datenbank enthalten sind. Diese Liste ist die Grundlage für die Zugriffsteuerung. Das Programm kann nur diese Zugriffsrechte steuern, die in der Objektliste der Datenbank enthalten sind. Im Normalfall müssen Sie die Objektliste nicht bearbeiten.

Beachten Sie die Liste der Zugriffsobjekte von REFLEX.

7 Neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie die Taste F5, um einen neuen Benutzer anzulegen. Es erscheint ein Dialogfenster, in das Sie die Benutzerdaten eingeben können.

Beispiel:

7.1 Personen-Daten

Tragen Sie in die entsprechenden die Felder den Benutzernamen, Vornamen, Nachnamen Nachname sowie (optional) die Personalnummer und seine Standard-Filiale ein. Speichern Sie die Daten mit der Schaltfläche OK.

• Der neu angelegte Benutzer hat anfangs noch keinerlei Zugriffsrechte, d.h. alle Programmteile sind für ihn anfangs unsichtbar! Sie müssen daher dem Benutzer Zugriffsrechte auf die Programmteile einrichten, die er benutzen darf.
• Wenn Sie schon Benutzer angelegt haben, die mit den gleichen oder ähnlichen Rechten ausgestattet sind wie der neue Benutzer, ist es einfacher, einen bestehenden Benutzer zu kopieren und damit dessen Rechte zu übernehmen.
• Wenn Sie irgendwann zuvor die Zugriffsrechte eines bestehenden Benutzer exportiert hatten (Schaltfläche „Export“), so können Sie nun dieses Profil für den neuen Benutzer übernehmen (Schaltfläche „Import“).

7.2 Auftragsverwaltung

7.2.1 Auftr.Info-Profil

Diese Angabe ist für das Zusatz-Modul Auftrags-Info notwendig. Sie steuert die Zugangsmöglichkeiten, die der/die Benutzer/in in diesem Modul hat. Für REFLEX hat diese Angabe keine Auswirkung.

7.2.2 Auftrag

Wenn diese Option eingeschaltet ist, darf der/die Benutzer/in nur eigene Aufträge öffnen/bearbeiten.

7.2.3 Rabatt-Limit-Überschreitung %

Bis zu diesem Rabattsatz darf das Artikel-Rabatt-Limit in der Auftragserfassung überschritten werden. Die Angabe "0" bedeutet, das das Rabatt-Limit der Artikel in der Auftragerfassung nicht überschritten werden kann!

Beispiel:

Der Benutzer "Anton" hat eine Rabatt-Limit-Überschreitung von 40 %.

• Anton erfasst nun ein Angebot und vergibt z.B. einen Pauschalpreis von 10.000. Daraus ergibt sich ein Rabatt von 23 %.
• Ein Artikel darin hat ein Rabatt-Limit von 30 %. Dieses wird aber nicht erreicht, also kommt die Rabatt-Limit-Überschreitung gar nicht zur Auswirkung.
• Nun ändert Anton den Pauschalpreis des Angebots auf 5.000. Daraus ergibt sich nun ein Rabatt von 50 %.
• Dieser Rabatt liegt nun über dem Rabatt-Limit von 30 % des Artikels. Durch Antons Rabatt-Limit-Überschreitung von 40 % wird nun der Rabatt dieser Position auf 40 % erhöht.
• Das Rabatt-Limit des Artikels wird also sozusagen für diesen einen Fall und nur für Anton auf 40 % erhöht.

7.2.4 Max. Kredit-Limit

Der/die Benutzer/in darf einem Kunden maximal diesen Betrag als Kreditlimit eintragen! Wenn er/sie versucht, bei einem Kunden ein höheres Kreditlimit einzutragen, wird eine Meldung angezeigt.

Beispiel: der Benutzer "Anton" versucht, das Kreditlimit auf 75.000 zu setzen, er hat aber ein Limit von 25000. Sobald er die Eingabe bestätigt (das feld verläßt), wird angezeigt:

Sie können das Kredilimit auf max. 25000 setzen!

Wollen Sie, dass eine Person mit höheren Rechten
das Limit auf 75000 setzen soll?

           Ja      Nein

Anton bestätigt mit "Ja" und setzt sich mit einer Person in Verbindung, die ein höheres Limit setzen darf. Wenn nun diese Person den Kontakt in den Stammdaten öffnet und auf die Kundenseite umschaltet, erhält Sie die Meldung:

Von Anton kommt der Wunsch, das Kreditlimit auf
75.000 zu setzen!

Wollen Sie das Limit jetzt eintragen?

           Ja      Nein

• Bei "Ja" wird das neue Kredit-Limit eingetragen.
• Bei "Nein" bleibt das bisherige Kredit-Limit bestehen. Diese Meldung kommt weiterhin beim Öffnen der Kundendaten. Um die Meldung zu unterbinden, muss man Ja auswählen. Anschließend kann man jedoch das Wunsch-Kredit-Limit überschreiben/reduzieren.

7.3 Artikel

7.3.1 Artikel-Favoritengruppe

Hier man man einem Benutzer/einer Benutzerin eine bestimmte Artikel-Favoritengruppe zuweisen. Einzelheiten zu den REFLEX Favoriten für Artikelgruppenbaum.

8 Anmeldungen

Hier kann man festlegen, dass sich der/die ausgewählte Benutzer/in nur mit einer bestimmten Windows-Anmeldung an REFLEX anmelden kann.

Der Rechner, an dem man sich anmeldet ist dabei egal, entscheidend ist die Windows-Anmeldung!

9 MultiLager

Diese Optionen beziehen sich auf das Zusatz-Modul MultiLager.

9.1 Standard-Lager

Hier wird das Standard-Lager des Users festgelegt. Beim Anmelden an das Programm wird dieses Lager (diese Filiale) verwendet.

9.2 Zulässige Filialen des Benutzers

Hier kann man festlegen, zu welchen Filialen der User wechseln darf (wenn er überhaupt das Recht hat, das Lager zu wechseln!).

9.3 Benutzer darf auch auf anderes Lager buchen

Wenn diese Option ausgewählt ist, kann sich der Benutzer auch in anderen Lagern anmelden und dort Buchungen vornehmen!

9.4 Benutzer darf NICHT die Filiale im Auftrag ändern

Wenn diese Option ausgewählt ist, kann der Benutzer im Auftrag NICHT den Menü-Punkt Filale ändern in dem Menü Bearbeiten auswählen!

10 Nummernkreise (optional)

Hier können Sie festlegen, dass der/die Benutzer/in nur Aufträge und Rechnungen innerhalb eines bestimmten Nummernkreises suchen darf.

Geben Sie dazu "Von" und "Bis" an. Die Angabe "Von=0" und "Bis=0" bedeutet, dass es keine Einschränkungen gibt!

Diese Funktion ist nur mit einem aufpreispflichtigen Modul verwendbar.

11 Benutzer duplizieren

Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen wollen, so können Sie auch einen bereits bestehenden Benutzer mit allen Zugriffsrechten duplizieren und dann die Änderungen für den neuen Benutzer eingeben.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kopieren und geben Sie anschließend den Namen des neuen Benutzers ein. Danach klicken Sie auf OK und bestätigen Sie den Hinweis, dass eine neues Passwort angelegt werden muss.

Anschließend öffnet sich das Fenster für die Passwort-Eingabe (Kennwort-Eingabe):

Das bisherige Passwort müssen Sie natürlich nicht eingeben, weil der neue Benutzer ja noch gar keines hat!

Das Passwort kann aus Zahlen und „normalen“ Buchstaben bestehen, Sonderzeichen sind nicht zulässig! Es wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden!

12 Passwort ändern

Sie können das Passwort eines Benutzers zwar nicht einsehen, aber als Administrator können Sie ein neues Passwort vergeben. Wenn Sie nicht Administrator sind, müssen Sie das alte Passwort des Benutzers kennen, um ein neues zu vergeben!

13 Links

• Liste der Zugriffsobjekte von REFLEX

¹⁾ Dieser Artikel verwendet den Begriff "Benutzer" bzw. "Berbeiter" aus Vereinfachungsgründen sowohl für männliche wie auch für weibliche Personen. Es vereinfacht nur die Schreibweise und bedeutet keine sexistische Benachteiligung eines Geschlechts.