REFLEX Dokumenten-Manager einrichten - Versionsgeschichte

Gevitas: /* Scannen, importieren */

2021-02-15T15:04:39Z

‎Scannen, importieren

Gevitas: /* Scannen, importieren */

2021-02-15T15:03:18Z

‎Scannen, importieren

Gevitas am 15. Februar 2021 um 14:40 Uhr

2021-02-15T14:40:30Z

Gevitas: /* Dokumenten-Ordner */

2021-02-15T14:30:10Z

‎Dokumenten-Ordner

Gevitas: /* Dokumenten-Ordner */

2021-02-15T14:29:01Z

‎Dokumenten-Ordner

Gevitas: /* Allgemeines */

2021-02-15T13:48:32Z

‎Allgemeines

Gevitas am 10. Februar 2021 um 12:19 Uhr

2021-02-10T12:19:45Z

Gevitas: Die Seite wurde neu angelegt: „== Allgemeines == Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet. === Scannen, importieren === === Bluetooth === Wenn man Dateien von ei…“

2021-02-10T12:18:13Z

Die Seite wurde neu angelegt: „== Allgemeines == Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet. === Scannen, importieren === === Bluetooth === Wenn man Dateien von ei…“

Neue Seite

== Allgemeines ==

Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet.

=== Scannen, importieren ===

=== Bluetooth ===

Wenn man Dateien von einem Bluetooth-Gerät empfängt, werden diese standardmäßig in den User-Dokumenten-Ordner kopiert.
Von dort aus kann man die Dateien dann übernehmen/verschieben und eine Dokumenten-Verknüpfung zu einem Beleg anlegen.

Nach dem Einlesen der Bluetooth-Dateien zeigt Windows in einem Fenster an, wo sich die Dateien befinden.

Beispiel:

[[Datei:FalscheAngabePfadUserDokumente.png]]

*Diese Angabe '''ist aber falsch!'''

;Windows zeigt den Pfad
:"C:\Users\{Username}\Dokumente" an.

;In Wirklichkeit lautet der Ordnername aber
:"C:\Users\{Username}\Documents"!

--> C:\Users\JC\Documents !!!!

@@ Zeile 60: / Zeile 60: @@
 Diesen Speicher-Quellen ist gemeinsam, dass die gelieferten Dateien auf dem lokalen Rechner (zwischen-)gespeichert werden. In den Einstellungen kann man nun festlegen, wo die Dateien für die unterschiedlichen Daten-Quellen abgelegt werden.
-Klicken Sie zum Einstellen im DokumentenManager &rArr; [[REFLEX DokumentenManager Beleg-Dokumente]] auf "Scannen" und dort auf "Einstellungen".
+Klicken Sie zum Einstellen im DokumentenManager &rArr; '''[[REFLEX DokumentenManager Beleg-Dokumente|Beleg-Dokumente]]''' auf '''Scannen''' und dort auf '''Einstellungen'''.
 Beispiel:

← Nächstältere Version		Version vom 15. Februar 2021, 15:03 Uhr
Zeile 51:		Zeile 51:
	=== Scannen, importieren ===		=== Scannen, importieren ===

		+	Sie können Dateien aus bis zu vier Quellen übernehmen und verknüpfen (neben der Drag and Drop-Funktion), z.B.
		+
		+	*Einem Dokumenten-Scanner, mit dem Papier-Dokumente in digitale Dokumente gewandelt werden.
		+	*Einer Digital-Kamera oder einem Smartphone, die an USB angeschlossen sind.
		+	*Einem Smartphone, das die Dateien per Bluetooth© sendet.
		+	*Einem Cloud-Speicher wie z.B. DropBox©, OneDrive© usw.
		+
		+	Diesen Speicher-Quellen ist gemeinsam, dass die gelieferten Dateien auf dem lokalen Rechner (zwischen-)gespeichert werden. In den Einstellungen kann man nun festlegen, wo die Dateien für die unterschiedlichen Daten-Quellen abgelegt werden.
		+
		+	Klicken Sie zum Einstellen im DokumentenManager ⇒ [[REFLEX DokumentenManager Beleg-Dokumente]] auf "Scannen" und dort auf "Einstellungen".
		+
		+	Beispiel:
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_ScanEinstellungen01.png]]
		+
		+	Für jede Datenquelle können Sie nun festlegen:
		+
		+	;Name der Konfiguration
		+	:Dieser Name wird in der Auswahl der Quelle oben angezeigt.
		+	:Verwenden Sie einen möglichst kurzen, aber eindeutigen Namen.
		+
		+	;Programm starten und Parameter dazu
		+	:Optional können Sie angeben, dass vor dem Einlesen von Verzeichnissen ein Programm gestartet werden soll und ggf. mit welchen Parametern.
		+	:Beispielweise könnt so eine spezielle Software für einen Dokumenten-Scanner gestartet werden.
		+
		+	;Originaldatei löschen
		+	:Aktivieren Sie diese Option, wenn die Dateien nach dem Kopieren und Verknüpfen gelöscht werden sollen.
		+	:Das macht Sinn, wenn die Dateien von der Quelle temporäre Dateien sind, die beim nächsten Vorgang nicht wieder angezeigt werden sollen.
		+
		+	;Ordner mit den Dateien
		+	:Die Quelle legt dort die (ggf. temporären) Dateien ab, die kopiert und verknüpft werden sollen.
		+	:Den Ordner-Namen kann man optional mit eine Datums-Zeit-Stempel versehen.
		+	:Dadurch werden "Platzhalter" (Variablen) eingefügt, die zur Laufzeit durch Datum und Uhrzeit ersetzt werden.
		+
		+	Klicken Sie oben auf die Quellen-Auswahl oder unten das gewünschte Register, um andere Quellen festzulegen.

	=== Bluetooth ===		=== Bluetooth ===

← Nächstältere Version		Version vom 15. Februar 2021, 14:40 Uhr
Zeile 2:		Zeile 2:

	Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet.		Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet.
		+
		+	== Zugriffsrechte ==
		+
		+	Über die '''[[REFLEX Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung]]''' muss man den Benutzer*innen zuweisen. Beispiel:
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Zugriffsrecht.png]]
		+
		+	*Unsichtbar, lesen
		+	:User können nur Dokumente anzeigen lassen und öffnen, aber keine Verknüpfungen ändern oder löschen.
		+	:'''Das ist das Standard-Recht''', das alle User anfangs haben.
		+	:Damit User Verknüpfungen ändern können, benötigen sie das Recht "Schreiben".
		+	:Damit User Verknüpfungen löschen können, benötigen sie das Recht "Löschen".
		+

	== Dokumenten-Ordner ==		== Dokumenten-Ordner ==

@@ Zeile 16: / Zeile 16: @@
 *Dokumenten-Basispfad ist
-;;R:\Reflex\Dokumente
+;;<nowiki>R:\Reflex\Dokumente</nowiki>
 *Darunter werden die Verzeichnisse immer zuerst nach dem Kunden-Kurznamen und darin nach Beleg-Arten getrennt.

@@ Zeile 5: / Zeile 5: @@
 == Dokumenten-Ordner ==
-In den [[REFLEX: Programmparameter und Einstellungen|Programmparameter und Einstellungen]]
+In den [[REFLEX: Programmparameter und Einstellungen|Programmparameter und Einstellungen]] kann man hinterlegen, wo die Dokumente prinzipiell abgelegt werden sollen ('''[[REFLEX_Programm-Parameter_Verzeichnisse,_Dateinamen,_Dokumente,_Dokumenten-Archivierung|Dokumenten-Basispfad]]''') und in welchen '''Unterverzeichnissen''' die unterschiedlichen Dokumenten-Arten (Angebot, Auftrag, Rechnung, Bestellung usw.) abgelegt werden sollen.
-DOKUMENTE	FILENAME_AUF	{REPORT}_{NR}_{DATUM}_{TIME}	 	{REPORT} - {NR} - {VA-NAME}
+Wir empfehlen, die Unterordner so anzugeben, dass eine hierarchische Struktur für jeden Kunden bzw. Lieferanten entsteht.
-DOKUMENTE	FILENAME_BST	{REPORT}_{NR}_{DATUM}_{TIME}	 	{REPORT} {NR} {VA-NAME} {DATUM} {TIME}
+Das ermöglicht es z.B. einer Aussendienst-Person, den Kunden-Ordner komplett auf sein Tablet zu kopieren und mit zum Kunden zu nehmen.

← Nächstältere Version		Version vom 15. Februar 2021, 13:48 Uhr
Zeile 2:		Zeile 2:

	Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet.		Hier wird beschrieben, wie man den Dokumenten-Manager einrichtet.
		+
		+	== Dokumenten-Ordner ==
		+
		+	In den [[REFLEX: Programmparameter und Einstellungen\|Programmparameter und Einstellungen]]
		+
		+
		+	DOKUMENTE FILENAME_AUF {REPORT}_{NR}_{DATUM}_{TIME} {REPORT} - {NR} - {VA-NAME}
		+	DOKUMENTE FILENAME_BST {REPORT}_{NR}_{DATUM}_{TIME} {REPORT} {NR} {VA-NAME} {DATUM} {TIME}
		+	DOKUMENTE ORDNER_ADR {KONTAKT}
		+	DOKUMENTE ORDNER_ARTNR Artikeldokumente\{ARTNR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_AUFTR {KONTAKT}\{NR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_BEST {KONTAKT}\{AUFTRNR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_FAKT {KONTAKT}\{NR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_MAHN {KONTAKT}\{NR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_PROJEKT {KONTAKT}\{NR}
		+	DOKUMENTE ORDNER_REP Werkstatt\{NR}
		+	DOKUMENTE PFAD d:\Reflex\Dokumente
		+
		+

	=== Scannen, importieren ===		=== Scannen, importieren ===

@@ Zeile 17: / Zeile 17: @@
 [[Datei:FalscheAngabePfadUserDokumente.png]]
-*Diese Angabe '''ist aber falsch!'''
+Diese Angabe '''ist aber falsch!'''
-;Windows zeigt den Pfad
+;Windows zeigt diesen Pfad an:
-:"C:\Users\{Username}\Dokumente" an.
+ "C:\Users\{Username}\Dokumente"
 ;In Wirklichkeit lautet der Ordnername aber
-:"C:\Users\{Username}\Documents"!
+ "C:\Users\{Username}\Documents"!