REFLEX: Scannen von Eingangsrechnungen - Versionsgeschichte

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2013-11-14T13:23:13Z

GevitasSupport verschob Seite REFLEX-DokumentenManager: Scannen von Eingangsrechnungen nach REFLEX: Scannen von Eingangsrechnungen

GevitasSupport am 14. November 2013 um 13:22 Uhr

2013-11-14T13:22:51Z

Gevitas: /* Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen */

2013-03-01T14:48:51Z

‎Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen

Gevitas: /* Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen */

2013-03-01T14:48:13Z

‎Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen

Gevitas: /* Installation */

2012-11-02T21:58:03Z

‎Installation

Gevitas: /* Installation */

2012-11-02T21:57:12Z

‎Installation

Gevitas: /* Einrichten der Ordner und Scanner-Software */

2012-11-02T21:53:16Z

‎Einrichten der Ordner und Scanner-Software

Gevitas: /* In REFLEX-Eingangsrechnungen */

2012-11-02T21:42:45Z

‎In REFLEX-Eingangsrechnungen

Gevitas: /* In REFLEX-Eingangsrechnungen */

2012-11-02T21:38:33Z

‎In REFLEX-Eingangsrechnungen

Gevitas: /* Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen */

2012-11-02T21:36:20Z

‎Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen

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 == Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen ==
-Wenn Sie die Lizenz für den [[REFLEX Bedienungsanleitung Dokumenten-Manager|Dokumenten-Manager]] erworben haben, können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
+Ab '''REFLEX 11''' können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
 [[Datei:Bildschirm_Anzeigen.jpg|rechts]]
 '''Ein Klick und Sie sehen die Eingangsrechnung am Bildschirm!'''
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 Auch mit der rechten Maustaste kann man die Dokumentenanzeige öffnen.

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 [[Datei:DokumentenScanner.jpg|rechts]]Dieser Programmteil ist '''direkt in [[REFLEX]] integriert'''!
-Wenn Sie die Lizenz für den [[REFLEX Bedienungsanleitung Dokumenten-Manager]] erworben haben, können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
+Wenn Sie die Lizenz für den [[REFLEX Bedienungsanleitung Dokumenten-Manager|Dokumenten-Manager]] erworben haben, können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
 [[Datei:Bildschirm_Anzeigen.jpg|rechts]]
 '''Ein Klick und Sie sehen die Eingangsrechnung am Bildschirm!'''

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 [[Datei:DokumentenScanner.jpg|rechts]]Dieser Programmteil ist '''direkt in [[REFLEX]] integriert'''!
-Wenn Sie die Lizenz für den [[REFLEX-DokumentenManager]] erworben haben, können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
+Wenn Sie die Lizenz für den [[REFLEX Bedienungsanleitung Dokumenten-Manager]] erworben haben, können Sie hiermit schnell und einfach gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen und die verknüpften Dokumente in den Eingangsrechnungen von [[REFLEX]] anzeigen. Das mühsame Suchen in Ordnern und Kopieren von Rechnungen entfällt damit!
 [[Datei:Bildschirm_Anzeigen.jpg|rechts]]
 '''Ein Klick und Sie sehen die Eingangsrechnung am Bildschirm!'''

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 Man könnte einfach die Programmdatei bei jedem PC in das Programmverzeichnis von REFLEX (z.B. „C:\Programme\Gevitas\Reflex“) kopieren. Einfacher ist es aber, die RxDokMan.exe in das [[REFLEX: Update des Programms|Update-Verzeichnis]] auf dem Server zu kopieren. In diesem Fall geschieht folgendes:
-* Der Benutzer wählt in REFLEX „DateiDokumentenManager“.
+* Der Benutzer wählt in REFLEX „Datei->DokumentenManager“.
 * REFLEX prüft, ob es die gewünschte Programmdatei im Programmverzeichnis gibt. Wenn nicht, wird geprüft, ob sich RxDokMan.exe im [[REFLEX:_Update_des_Programms#Der_Update-Ordner|Update-Ordner]] befindet und dann die Datei automatisch auf den PC in das Programmverzeichnis kopiert.
 ** In der INI-Datei von REFLEX steht unter [Path] -> Update=xxx der Pfad zum Update-Verzeichnis!
 Damit Sie beim Kauf des DokumentenManagers die in REFLEX integrierte Funktion „Gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen“ nutzen können, bekommen Sie ein Update für REFLEX, das diese Funktion freischaltet.

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 * Der Benutzer wählt in REFLEX „DateiDokumentenManager“.
-* REFLEX prüft, ob es die gewünschte Programmdatei im Programmverzeichnis gibt. Wenn nicht, wird geprüft, ob sich RxDokMan.exe im [[REFLEX: Update des Programms|Update-Ordner]] befindet und dann die Datei automatisch auf den PC in das Programmverzeichnis kopiert.
+* REFLEX prüft, ob es die gewünschte Programmdatei im Programmverzeichnis gibt. Wenn nicht, wird geprüft, ob sich RxDokMan.exe im [[REFLEX:_Update_des_Programms#Der_Update-Ordner|Update-Ordner]] befindet und dann die Datei automatisch auf den PC in das Programmverzeichnis kopiert.
 ** In der INI-Datei von REFLEX steht unter [Path] -> Update=xxx der Pfad zum Update-Verzeichnis!
 Damit Sie beim Kauf des DokumentenManagers die in REFLEX integrierte Funktion „Gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen“ nutzen können, bekommen Sie ein Update für REFLEX, das diese Funktion freischaltet.

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	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_EinrichtenScanner.jpg]]		[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_EinrichtenScanner.jpg]]
		+
		+	== Dokument scannen und verknüpfen ==
		+
		+	=== Scannen ===
		+
		+	Mit dem Scanner können Sie nun die Rechnung abscannen. Der Scanner legt die Dateien (im Normalfall als PDF-Dateien) in einem festgelegten Ordner ab. Diesen Ordner haben Sie im vorherigen Schritt festgelegt. In der Software für den Scanner kann man diesen Ordner normalerweise ebenfalls festlegen.
		+
		+	* Alternativ dazu können Sie die Software für den Scanner starten, wenn der Programmname festgelegt wurde (wie oben beschrieben).
		+
		+	Gängige Scanner haben einen Knopf, mit dem man das Dokument automatisch scannen und als PDF-Datei ablegen kann. Wenn der Scanvorgang fertig ist, erscheint die Datei automatisch im linken Dateifenster. Beispiel:
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_Datei.jpg]]
		+
		+	Klicken Sie auf die Datei, um die Vorschau zu öffnen. Damit können Sie prüfen, ob es sich um die richtige gescannte Rechnung handelt.
		+
		+	=== Dokument verknüpfen ===
		+
		+	In diesem Schritt wird die Verknüpfung der gescannten Datei(en) mit der Eingangsrechnung hergestellt: Einfach auf die gewünschte Datei (links) klicken und [Datei verknüpfen] anwählen.
		+	Alternativ auf [Alle Dateien verknüpfen] anwählen.
		+
		+	Die Datei/-en wird/werden in den angegebenen Ordner kopiert:
		+
		+	* Es wird ein Unterordner angelegt, der den Namen des ausgewählten Lieferanten (Kurzname) trägt. Sonderzeichen (wie z.B. ".", ":" oder "/") werden dabei in "_" umgewandelt.
		+	* Die Datei bekommt als Namen die Lfd.Nummer (ID) der Eingangsrechnung mit „_1“ angehängt. Wenn es mehrere Dateien sind, bekommen diese einfach "_2", "_3" usw. im Dateinamen.
		+	* Optional wird die Originaldatei (Quelldatei) gelöscht. Markieren Sie dazu die Option <code>☒ Originaldatei löschen</code> . Diese Option ist empfehlenswert, weil die gescannte Datei ja auf den Dateiserver kopiert wird und die Verknüpfung auf diese Kopie eingerichtet wird! Manche Scanner erzeugen Dateien mit einer fortlaufenden Nummer. In diesem Fall müssten Sie aufpassen, dass Sie auch die richtige Datei verknüpfen! Deshalb: Option markieren!
		+
		+	Die oben beschriebene Vorgehensweise ist wichtig:
		+	Da die gescannte Datei im Regelfall lokal auf dem PC gespeichert ist, könnten andere Benutzer nicht darauf zugreifen (von der Datensicherung mal ganz abgesehen).
		+
		+	=== Dokument für Eingangsrechnung anzeigen ===
		+
		+	Um Dokumente zu Eingangsrechnungen anzuzeigen, doppelklicken Sie einfach auf die Spalte „Anz.Dok.“ (Anzahl Dokumente). Es öffnet sich ein Anzeigefenster:
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_Anzeigen.jpg]]
		+
		+	Auch mit der rechten Maustaste kann man die Dokumentenanzeige öffnen.
		+
		+	== Installation ==
		+
		+	Der DokumentenManager ist ein eigenständiges Programm („'''RxDokMan.exe'''“), das man über REFLEX heraus aufrufen kann. Die Programmdatei „RxDokMan.exe“ muss dazu in dem Verzeichnis liegen, in dem auch REFLEX liegt.
		+
		+	Man könnte einfach die Programmdatei bei jedem PC in das Programmverzeichnis von REFLEX (z.B. „C:\Programme\Gevitas\Reflex“) kopieren. Einfacher ist es aber, die RxDokMan.exe in das [[REFLEX: Update des Programms\|Update-Verzeichnis]] auf dem Server zu kopieren. In diesem Fall geschieht folgendes:
		+
		+	* Der Benutzer wählt in REFLEX „DateiDokumentenManager“.
		+	* REFLEX prüft, ob es die gewünschte Programmdatei im Programmverzeichnis gibt. Wenn nicht, wird geprüft, ob sich RxDokMan.exe im [[REFLEX: Update des Programms\|Update-Ordner]] befindet und dann die Datei automatisch auf den PC in das Programmverzeichnis kopiert.
		+	** In der INI-Datei von REFLEX steht unter [Path] -> Update=xxx der Pfad zum Update-Verzeichnis!
		+
		+	Damit Sie beim Kauf des DokumentenManagers die in REFLEX integrierte Funktion „Gescannte Eingangsrechnungen verknüpfen“ nutzen können, bekommen Sie ein Update für REFLEX, das diese Funktion freischaltet.

← Nächstältere Version		Version vom 2. November 2012, 21:42 Uhr
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	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_Fenster.jpg]]		[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_Fenster.jpg]]
		+
		+	=== Einrichten der Ordner und Scanner-Software ===
		+
		+	Beim '''ersten Mal''' müssen Sie den Ordner für die Scanner-Dateien (da legt der Scanner die Dateien ab) und die Dokumente (auf dem File-Server) auswählen.
		+
		+	Wenn Sie das Programm, mit dem der Scanner arbeitet, direkt von REFLEX aus starten wollen, so können Sie den Programmnamen und ggf. weitere Start-Parameter für das Programm festlegen. Dazu die Einstellung mit der Schaltfläche [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_EinrichtenButton.jpg]] öffnen und die Programmdatei der Software und ggf. Parameter für den Aufruf dazu auswählen:
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_EinrichtenScanner.jpg]]

← Nächstältere Version		Version vom 2. November 2012, 21:38 Uhr
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	Es öffnet sich das Modul, mit dem die gescannten Dokumente mit der ausgewählten Eingangsrechnung verknüpft werden können.		Es öffnet sich das Modul, mit dem die gescannten Dokumente mit der ausgewählten Eingangsrechnung verknüpft werden können.
		+
		+	[[Datei:REFLEX_DokumentenManager_EingRechn_Scannen_Fenster.jpg]]