Quelltext der Seite GEVAS-Professional MultiStat Report Monatsstatistik

== Allgemeines ==
''In Bearbeitung!''

Hier finden Sie Tipps zum Erstellen eines Reports für eine Monatsstatistik für [[GEVAS-Professional]] [[GEVAS-Professional MultiStat|MultiStat]].

Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Artikel '''[[CrystalReports: Empfehlenswerte Optionen]]'''.

== Die Auswertung "Monatsstatistik" ==

In der Monatsstatistik sollen alle Einkäufe (Neukäufe), Verkäufe, Ausgänge und Eingänge aller gespeicherten Filialen in der '''Summe pro Lager''' aufgeführt werden. Grob soll das so aussehen:

 Monatsstatistik (MONAT IM KLARTEXT) (JAHR)
 
                     Lieferscheine   Positionen   Stückzahl   Gesamtwert
 Lager A                   7             22          210       2.170,00
 Lager B                  10             32          254       3.189,00

usw.

=== Die Struktur des Reports (Berichts) ===

Normalerweise besteht ein Bericht aus den Bereichen

* Berichtskopf für die erste Seite
* Seitenkopf für alle Seiten
* Details mit den eigentlichen Daten, z.B. den Verkaufspositionen, Eingängen '''oder''' Ausgängen
* Seitenfuss für alle Seiten, z.B. mit der Seitennummer, Überträge usw.
* Berichtsfuss für die letzte Seite, z.B. für Gesamtsummen

Die Besonderheit ist, dass in diesem Bericht mehrere Lager '''untereinander''' angesprochen werden sollen. Im Detailsbereich müssen also Eingänge, Ausgänge, Einkäufe und Verkäufe stehen, summiert nach Lager. Würde man diese Tabellen einfach in den Detailbereich platzieren, kämen die Daten '''gemischt''' an.

Die Lösung des Problems sind Unterberichte:

Man kann in einen Bericht weitere Berichte einfügen, sog. '''Unterberichte'''. Diese verhalten sich wie "normale" Berichte. Sie sind aber unabhängig vom Hauptbericht, können also eigene Datentabellen ansprechen. Mit einer Ausnahme: Ein Unterbericht ist immer mit einem oder mehreren Datenfelder des Hauptberichts verknüpft!

Beispiel:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik SchematischeDarstellung.jpg]]

Der Detailsbereich ist unterteilt in mehrere Abschnitte ('''Details A''', '''Details B''' usw.).

In '''Details A''' steht das Feld <code>{FILIALEN.FILIALE}</code>. Das bedeutet, dass in '''Details A''' alle Filial-Kurznamen aufgelistet werden. Dieser Bereich ist jedoch '''unterdrückt'''! Er dient nur dazu, die Filialen durchzulaufen und die Filial-Namen an die Unterberichte weiterzugeben!

Das geht dann also so:

* Berichtskopf: Eingabe '''Jahr''' und '''Monat'''
* '''Filiale A''' (Details A, unterdrückt)
** Unterbericht '''Filiale A''' Eingang '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale A''' Ausgang '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale A''' Einkauf '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale A''' Verkauf '''Jahr''' und '''Monat'''

* Filiale B (Details A, unterdrückt)
** Unterbericht '''Filiale B''' Eingang '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale B''' Ausgang '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale B''' Einkauf '''Jahr''' und '''Monat'''
** Unterbericht '''Filiale B''' Verkauf '''Jahr''' und '''Monat'''

usw.

== Bericht erstellen ==

=== Neuen Bericht anlegen ===

Öffnen Sie CrystalReports und legen einen neuen Bericht an:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Bericht_Neu_1.jpg]]

Danach werden Sie nach der Datenbankverbindung gefragt. Doppelklicken Sie auf die richtige Datenbankverbindung unter '''Meine Verbindungen'''. Beispiel:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Bericht_Neu_2.jpg]]

* Wenn Sie noch keine Verbindungen haben, müssen Sie diese über '''Neue Verbindung herstellen''' erstellen.

Danach werden Sie u.U. nach dem Kennwort für den Datenbank-Zugang gefragt. Dieses erhalten Sie von Ihrem SQL-Datenbank-Administrator.

Doppelklicken Sie auf den Baum '''Tabellen''', bis die Tabellennamen der Datenbank aufgelistet werden. Wählen Sie dann die Tabelle '''FILIALEN''' aus:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Bericht_Neu_4.jpg]]

=== Die Datenbank-Tabelle im Hauptbericht ===

Fügen Sie dann das Feld '''Filiale''' in die Liste rechts ein:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Bericht_Neu_5.jpg]]

Das ist das einzige Feld, das wird derzeit benötigen! Sie können deshalb den Bericht mit der Schaltfläche '''Ende''' erzeugen.

Danach wird ein Grundgerüst des Berichts angezeigt, das noch ziemlich dürftig aussieht. Deshalb ist der nächste Schritt die Formatierung des Berichts.

=== Die Formatierung ===

Zuerst sollten Sie mit '''Datei&rArr;Seite einrichten...''' das gewünschte Format der Seite festlegen, am Besten '''Querformat'''.

=== Führungslinien ===

Sie sollten '''Führungslinien''' für den Report festlegen:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Fuehrungslinien.jpg]]

Dies erleichtert es, die Felder, die untereinander liegen, exakt zu positionieren.

Wenn die Unterberichte ganz links positioniert sind, kann man auch in diesen Unterberichten die Führungslinien entsprechend setzen:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Fuehrungslinien_Unterbericht.jpg]]

== Der Berichtskopf ==

Im Berichtskopf stehen die Überschriften und ggf. Grafiken für die erste Seite. Darüberhinaus gibt es aber ein paar Besonderheiten.

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Berichtskopf.jpg]]

=== Parameterfelder für die Auswahl Jahr/Monat ===

Da sich der Bericht auf ein bestimmtes Jahr und einen bestimmten Monat beziehen soll, muss man den Anwendern die Möglichkeit schaffen, diese auszuwählen. Das geht am Einfachsten über sog. '''Parameterfelder'''.

* Reports, die für die Auswertungsseite von MultiStat gemacht werden, benötigen '''keine''' Parameterfelder! Diese Reports müssen einen Druckfilter mit festgelegten '''Variablen (Formeln)''' haben, der die Daten filtert. Siehe '''[[GEVAS-Professional MultiStat Report-Filter]]'''.

Wenn ein Parameterfeld in einem Bericht steht (sinnvollerweise im Berichtskopf), so wird beim Ausführen des Reports ein Dialogfenster eingeblendet, in dem der/die Anwender/in nach dem gewünschten Wert gefragt wird. Parameterfelder werden im '''Feld-Explorer''' (Baum rechts) über die rechte Maustaste und '''Neu''' angelegt.

In unserem Fall benötigen wird zwei Parameterfelder: Eins für die Auswahl des Jahres, eins für die Auswahl des Monats.

==== Parameterfeld "Jahr" ====

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Parameterfeld_Jahr.jpg]]

Die Einstellungen:

{| class="wikitable" style="text-align: left;"
!Einstellungen
!Beschreibung
|- valign="top"
|Name
|Geben Sie "Jahr" ein.
|- valign="top"
|Typ
|Da es um Jahreszahlen geht, wählen Sie "Zahl".
|- valign="top"
|Werteliste
|Wählen Sie "Statisch" aus. Das bedeutet, dass die Werteliste (die Auswahlliste der möglichen Eingaben) mit festen Werten gefüllt wird, in unserem Fall die möglichen Jahreszahlen. In der Tabelle "Wert" können Sie die möglichen Werte eingeben.
|- valign="top"
|Wertoptionen
|Hier ist vor Allem der '''Standardwert''' wichtig.
|}

Legen Sie nach diesem Schema auch ein Parameterfeld für die Auswahl des Monats an.

Ziehen Sie dann die beiden Parameterfelder in den '''Berichtskopf'''. Sie werden dann beim Starten des Berichts aktiv und fragen nach dem gewünschten Jahr und Monat.

=== Monat im Klartext ausgeben ===

Jahr und Monat werden auch gedruckt. Das ist soweit okay, aber schöner wäre es, wenn der Monat im '''Klartext''' ausgedruckt werden würde. Deshalb fügen wird noch eine Formel "'''MonatText'''" ein. Klicken Sie dazu im Feld-Explorer mit der rechten Maustaste auf '''Formelfelder&rArr;Neu...'''. Das geben Sie diese Formel ein:

 MonthName ({?Monat})

Die Formel benutzt die eingebaute Funktion '''<code>MonthName</code>''', die den Monatsnamen im Klartext zurückliefert. Der Funktion wird das Parameterfeld <code>{?Monat}</code> übergeben, also die vom Benutzer angegebene Monats-Nummer.

Weil der Monat nun im Klartext ausgegeben wird, können wir das Parameterfeld '''<code>{?Monat}</code>''' unterdrücken. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Parameterfeld im Berichtskopf und wählen '''Feld formatieren...''' und auf der Seite '''Allgemein''' markieren Sie die Option '''&#x2611; Unterdrücken'''.

== Der Seitenkopf ==

Jetzt wird's erst einmal einfacher: Der Seitenkopf beinhaltet nur die Überschriften, also Textfelder:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Seitenkopf.jpg]]

Beachten Sie, dass die Überschriftsfelder (Textfelder) genau links und rechts an den Führungslinien "hängen"! Zudem sind sie zentriert formatiert.

== Der Detailbereich ==

Hier wird es etwas anspruchsvoller! Der Detailsbereich ist unterteilt in mehrere Abschnitte ('''Details A''', '''Details B''' usw.).

=== Der Detailbereich A ===

In '''Details A''' steht das Feld <code>{FILIALEN.FILIALE}</code>. Das bedeutet, dass in '''Details A''' alle Filial-Kurznamen aufgelistet werden. Dieser Bereich ist jedoch '''unterdrückt'''! Er dient nur dazu, die Filialen durchzulaufen und die Filial-Namen an die Unterberichte weiterzugeben! Siehe oben [[GEVAS-Professional_MultiStat_Report_Monatsstatistik#Die_Struktur_des_Reports_.28Berichts.29|Struktur des Reports]].

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Detailbereich_A.jpg]]

Zum Unterdrücken des Bereichs klicken Sie links auf '''Details A''' mit der rechten Maustaste und wählen '''Sektionsassistent...". Dort aktivieren Sie die Option '''Unterdrücken''':

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Detailbereich_A_Sketionsassi.jpg]]

=== Der Detailbereich B ===

In '''Details B''' stehen keine Datenbankfelder, sondern ein '''Unterbericht'''! Dieser Unterbericht summiert die gewünschten Werte aus der '''Eingangstabelle''' der Statistik.

* Um einen Unterbericht zu erstellen, klicken Sie im Menü auf '''Einfügen &rArr; Unterbericht'''.
* Geben Sie dem Unterbericht einen aussagekräftigen Namen.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Berichtsassistent...''', um den Bericht zu erstellen.<br>
* Danach geht alles wie beim Erstellen eines neuen Berichts:
** Wählen Sie die Datenquelle (Datenbank) aus.
** Wählen Sie die benötigten Tabellen und Felder aus. In unserem Fall sind das die Tabellen <code>MULTISTAT_EINGANG</code> und <code>FILIALEN</code>.
** Verknüpfen Sie die Tabellen so:<br>[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Detailbereich_A_Unterbericht_TabellenVerknuepfungen.jpg]]<br>
** Verknüpfen Sie die Felder so, wie unten beschrieben.<br>
** Erzeugen Sie den Unterbericht mit der Schaltfläche '''Ende'''.

Wenn Sie sich den Unterbericht ansehen wollen, doppelklicken Sie auf ihn im Detailbereich. Der Unterbericht wird in einem neuen Register geöffnet:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Detailbereich_A_Unterbericht.jpg]]

Der '''Berichtskopf''' wird nicht benötigt, es ist unterdrückt.

Im Detailsbereich stehen die Felder aus der Eingangstabelle <code>MULTISTAT_EINGANG</code>. Würde man den Unterbericht einfach so ausführen, würden alle einzelnen Datensätze dieser Tabelle aufgeführt werden. Das wollen wir jedoch nicht!

==== Filterung der Daten ====

Weil ja nur die Daten einer bestimmten Jahres/Monats einer bestimmten Filiale aufgeführt werden sollen, hat der Unterbericht Verknüpfungen zum Hauptbericht:

[[Datei:BeispielberichtMonatsstatistik_Detailbereich_A_Unterbericht_Verknuepfungen.jpg]]

Diese Verknüpfungen werden beim Anlegen des Unterberichts festgelegt:

Das Parameterfeld '''?Jahr''' wurde mit dem Feld <code>MULTISTAT_EINGANG.JAHR</code> verknüpft. Somit werden nur noch die Daten ausgewählt, die aus dem angegebenen Jahr stammen!

Das Parameterfeld '''?Monat''' wurde mit dem Feld <code>MULTISTAT_EINGANG.MONAT</code> verknüpft. Somit werden nur noch die Daten ausgewählt, die aus dem angegebenen Monat des angegebenen Jahres stammen!

Das Datenfeld '''<code>MULTISTAT_EINKAUF.FILIALE</code>''' wurde mit dem Feld '''<code>FILIALEN.FILIALE</code>''' des Hauptberichts verknüpft. Somit werden nur noch die Daten der Filiale ausgewählt, die gerade im Hauptbericht stehen. Da der Hauptbericht alle Filialen nacheinander abruft und zu jeder Filiale den Unterbericht, wird der Unterbericht für jede Filiale einmal ausgeführt!

==== Summierung der Daten ====

Eigentlich wollen wir ja nicht die einzelnen Datensätze des Eingangs, sondern nur die Summen. Deshalb werden für jede Spalte Summenfelder in den Berichtsfuss eingefügt, sog. '''Gruppenergebnisse'''. 

* Um ein Gruppenergebnis einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Feld im Detailbereich und wählen aus dem Menü '''<code>Einfügen&rArr;Gruppenergebnis</code>'''.
* Es werden nun eine Reihe von Optionen angeboten:

[[Datei:CrystalReport_Tipps_Gruppensummen_Optionen.jpg]]

Es gibt eine Viezahl von Möglichkeiten, ein Gruppenergebnis zu berechnen. Die zwei wichtigsten sind:

'''Summe''': Es wird die Summe berechnet, die in den Feldern stehen. Alle Felder werden also '''addiert'''.

'''Anzahl''': Es wird die Anzahl der vorhanden Datensätze berechnet. Alle Felder werden also '''gezählt'''.

* Für das Feld <code>MULTISTAT_EINKAUF.LFDNR_IM_MONAT</code> wird '''Anzahl''' verwendet. Wir wollen ja wissen, wie viele Vorgänge es gab!

* Für das Feld <code>MULTISTAT_EINKAUF.ANZAHL_POS</code> wird '''Summe''' verwendet, weil ja die Summe der Positionen ausgewiesen werden soll! Dasselbe gilt auch für <code>MULTISTAT_EINKAUF.GES_MENGE</code> und <code>MULTISTAT_EINKAUF.GES_PREIS</code>!


==== Der Berichtsfuss des Unterberichts ====

Hier stehen schon die Summenfelder, die oben eingefügt wurden. Zusätzlich fügen wir noch ein '''Textfeld''' ein. Hier schreiben wir das Wort "Eingang" (um den geht es bei diesem Unterbericht ja). Dahinter ziehen wir mit der Maus aus dem '''Feld-Explorer''' das Datenbankfeld <code>FILIALEN.BEZEICHNUNG</code>. Damit wird die Klartext-bezeichnung gedruckt und nicht nur der kurze Filial-Name!

== Links ==

* [[GEVAS-Professional MultiStat Report-Filter]]

* [[CrystalReports: Empfehlenswerte Optionen]]

* [[CrystalReports, Formulare und Reports]]

* [[CrystalReports: Hinweise zur Formular-Anpassung]]