Quelltext der Seite CrystalReports: Rechnungsformular zu Auftragsformular umwandeln

== Allgemeines ==

Dieser Artikel gibt Tipps, wie man ein Formular (einen Report), das auf die Rechnungsdaten zugreift, so umbaut, dass daraus eine Auftragsbestätigung wird.

Dazu öffnet man das Formular (die Report-Datei) mit Crystal-Reports im Formular-Ordner "Rechnung".

;Wichtig!
* Speichern Sie die Datei gleich '''unter einem anderen Namen''' im Formular-Ordner "Auftrag"! Überschreiben Sie niemals die Original-Datei!
* Dieser Artikel setzt Kenntnisse von Crystal-Reports voraus!

== Datenbank-Zugriff ==

=== Anfangszustand ===

Ein Report für ein Rechnungsformular greift normalerweise auf diese Datenbank-Tabellen zu:

[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_DatenbankVerkn.png|600px]]

{| class="wikitable" style="text-align: left;"
!Tabelle
!Beinhaltet
|- valign="top"
|RECHKO
|Rechnungskopf
|- valign="top"
|RECHFU
|Rechnungsfuss, 1:1 verknüpft über die RECHNR mit dem Rechnungskopf
|- valign="top"
|RECHPO
|Rechnungspositionen, 1:n verknüpft über die RECHNR mit dem Rechnungskopf
|- valign="top"
|MARTTEXT
|Optional die Artikel-Textbausteine
|- valign="top"
|PERS
|Optional die Personentabelle, wenn man. z.B. die EMail-Adresse des Bearbeiters auf der Rechnung drucken will.
|}

=== Tabellen-Namen ändern ===

Nun muss man die Namen der Tabellen ändern, so dass sie nicht mehr auf die Rechnungen verweisen sondern auf die Auftragsdaten. Das ist nicht ganz so einfach, weil die Struktur der Rechnungstabellen etwas anders ist als die der Auftragstabellen. So gibt es z.B. in den Rechnungstabellen das Feld '''RechNr''' als zentrales Verbindungsglied der Tabellen, im Auftrag ist es das Feld '''AuftrNr'''.

{| class="wikitable" style="text-align: left;"
!Tabelle
!Beinhaltet
|- valign="top"
|MAUFKO
|Auftragskopf
|- valign="top"
|MAUFFU
|Auftragsfuss, 1:1 verknüpft über die AUFTRNR mit dem Auftragskopf
|- valign="top"
|MAUFPO
|Auftragspositionen, 1:n verknüpft über die AUFTRNR mit dem Auftragskopf
|- valign="top"
|}

Klicken Sie auf das Menü '''Datenbank --> Datenquellenpfad festlegen'''. Mit diesem Dialog kann man die Tabellen ersetzen:

[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_Datenquellen1.png|600px]]

* Im oberen Teil werden die Tabellen des Reports angezeigt
* Im unteren Teil klicken Sie auf den verwendeten Alias (z.B. "REFLEX") und öffnen den Baum bis zu den Tabellen.
* Dann klicken Sie im oberen Teil auf die Tabelle '''RECHKO''' und unten auf '''MAUFKO'''.
* Danach klicken Sie auf '''Aktualisieren'''.

[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_Datenquellen2.png|600px]]

CrystalReports hat nun festgestellt, dass es unterschiedliche Felder in den Tabellen gibt. Die Felder mit dem '''gleichen''' Namen konnten zugeordnet werden, Felder mit '''unterschiedlichen''' Namen müssen '''manuell zugeordnet''' werden:

[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_Datenquellen3.png|600px]]

{| class="wikitable" style="text-align: left;"
!Bisheriges Rechnungsfeld
!Zugeordnetes Auftragsfeld
|- valign="top"
|RECHNR
|AUFTRNR
|- valign="top"
|RECHDAT
|BESTDAT (Auftragsbestätigungsdatum). Sie können diese Zuordnung aber auch weglassen.
|}

Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Tabellen '''RECHFU-->MAUFFU''' und '''RECHPO-->MAUFPO'''.

* Wenn Sie '''Unterberichte''' im Report haben, müssen Sie diese Schritte auch für die Tabellen der Unterberichte ausführen!

Schließen Sie dann den Dialog '''Datenquellenpfad festlegen''' und speichern Sie die Report-Datei. Empfehlenswert ist es, jeden Stand erst einmal unter einer Versionsnummer ("Auftrag_V1" usw.) zu speichern, damit man notfalls auf die vorherige Version zugreifen kann.

=== Datenbank überprüfen ===

Nun sollte man CrystalReports dazu bringen, die Datenbak zu aktualisieren, damit die Felder, die es in der Auftragstabelle '''zusätzlich''' gibt, in die Report-Datei aufgenommen werden.

* Klicken Sie dazu auf das Menü '''Datenbank --> Datenbank überprüfen'''.

Dabei kann es Fehlermeldungen geben, weil bestimmte Felder nun nicht mehr gefunden werden. Beispielweise haben wir oben das Feld '''RECHDAT''' nicht zugeordnet, weil es im Auftrag dazu kein gleiches Gegenstück dazu gibt. 

[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_Datenquellen4.png]]

In diesem Beispiel zeigt die Meldung, dass in einem Feld auf RECHKO.DRUCKDAT Bezug genommen wird, ein Feld, das es nun nicht mehr gibt! In diesem Fall kann man die Formel

 if IsNull({RechKO.DRUCKDAT}) or {RechKO.DRUCKDAT} < CDate(1900,1,1) then
    ToText({RECHKO.RECHDAT},"dd.MM.yyyy") 
 else 
    ToText({RechKO.DRUCKDAT},"dd.MM.yyyy");

einfach ersetzen durch:

 ToText({RechKO.DRUCKDAT},"dd.MM.yyyy");

Haben Sie das Feld RechKO.DRUCKDAT in direkt Ihrem Report, wird es automatisch entfernt! Sie müssen dann ein passendes Feld der Auftragstabellen einfügen oder die Stelle komplett entfernen.


=== Tabellen-Aliase ändern ===

''Dieser Schritt ist aus technischer Sicht nicht notwendig, sollte aber trotzdem durchgegführt werden:''

Die Tabellen-Namen haben wird zwar geändert, in der Report-Datei heißen die Tabellen aber immer noch "RECH...", obwohl sie auf "MAUF..." verweisen! Das ist unschön und kann bei einer späteren Bearbeitung des Reports zu Verwirrung führen! Wir werden das deshalb korrigieren.

Klicken Sie dazu auf das Menü '''Datenbank --> Datenbank-Assistent'''. Rechts werden die Tabellen-Namen angezeigt. 

Klicken Sie nacheinander auf die Tabellen 

* RECHFU
* RECHKO
* RECHPO

und klicken mit der rechten Maustaste. Wählen Sie aus dem Popup-Menü '''Umbenennen''' und benennen die Namen entsprechen in "MAUF..." um:


[[Datei:CrystalReport_Bsp_Rechnung_Datenquellen5.png]]


== Fertig ==

Ihr Report sollte nun funktionieren. Sie müssen nun noch die kosmetischen Änderungen ausführen, also z.B. den Begriff "Rechnung" durch "Auftrag" ersetzen usw.

== Hinweis ==

Das Ganze geht natürlich auch umgekehrt, also vom Auftragsformular zum Rechnungsformular, man muss dann halt die Tabellen-Namen und Felder umgekehrt ändern, wie hier beschrieben...

== Links ==

* [[CrystalReports, Formulare und Reports|CrystalReports, Formulare und Reports]]

* [[Listen allgemein|Listen allgemein]]

* [[Reflex Übersicht|REFLEX Übersicht]]

* [[GEVAS-Professional|GEVAS-Professional Übersicht]]