XRechnung, E-Rechnung, ZUGFeRD

1 Allgemeines

Mit den Begriffen XRechnung, E-Rechnung und ZUGFeRD versteht man, dass Rechnungen in digitaler, maschinenlesbarer Form erstellt werden.

Mit REFLEX kann man ab IV/2024 digitale Rechnungen erstellen und einlesen! Außerdem kann man das Erfassen von Eingangsrechnungen vereinfachen, weil man die digitalen Rechnungen auslesen und importieren kann.

2 Warum das Ganze?

Innerhalb der EU sind E-Rechnungen ab einer Summe von 1.000 Euro für alle Lieferanten oder Auftragnehmer verpflichtend, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten.

Ab 2025 ist das Versenden von elektronischen Rechnungen für alle Firmen im B2B-Bereich verpflichtend!

Das gilt auch für die meisten Industrieländer.

Wichtig

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!

2.1 Der alte Weg

Früher...

...wurden Rechnung ausgedruckt und mit der Post an die Kunden verschickt.

In der Buchhaltung wurden die Rechnungsdaten manuell erfasst und kontrolliert.

2.2 Der neuere, etwas moderne Weg

Gestern...

...wurden Rechnung in PDF-Dateien umgewandelt und per E.Mail an die Kunden geschickt.

In der Buchhaltung wurden die Rechnungsdaten immer noch manuell erfasst, inclusive Schreibfehler und Zahlendreher!

2.3 Der neue, moderne Weg

Heute...

...werden Rechnung in maschinenlesbarer Form als XML-Dateien verschickt, optional auch als PDF-Dateien mit integrierten XML-Daten ("ZUGFeRD").

In der Buchhaltung werden die Rechnungsdaten per Software eingelesen und automatisch erfasst.

3 Basis XML-Format

Basis von allen elektronischen Rechnungen ist das XML-Format.

XML (Extensible Markup Language) ist eine Standard-Auszeichnungssprache zur Speichern von hierarchisch strukturierter Daten in Textdateien. Die Dateien können von Maschinen gelesen werden.

E-Rechnungen und XRechnungen bestehen aus reinen XML-Dateien. Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in eine PDF-Datei integriert.

Es sind zwei Syntax-Modelle sind für XRechnung zulässig:

• Universal Business Language (UBL)

Dieses Format wird von dem GEVITAS Druckmodul "GevitasFormPrint mit FastReport©" verwendet.

• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Die von REFLEX erzeugten XML-Dateien haben den gleichen Dateinamen wie die PDF-Dateien und liegen im gleichen Dokumentenordner.

REFLEX kann reine XML-Dateien erzeugen (E-/X-Rechnung) oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten ("ZUGFeRD").

3.1 E-Rechnung

E-Rechnungen wurden von der EU standardisiert. Sie bestehen aus reinen XML-Dateien mit den Rechnungsinformationen, wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge usw.

3.2 XRechnung

XRechnungen werden in Deutschland von den Behörden verwendet. Auch sie bestehen aus reinen XML-Dateien.

Deutsche Besonderheiten sind z.B. die Leitweg-ID. Mit dieser kann der Empfänger innerhalb der deutschen Behörden einfach und zuverlässig zugeordnet werden. Zusätzlich enthält die XRechnung Informationen zu Skonto, Verzugszinsen usw. Seit April 2020 sind alle staatlichen Rechnungsempfänger in Deutschland dazu verpflichtet, Rechnung gemäß dem Standard XRechnung entgegenzunehmen.

Die elektronische Rechnung ist in Deutschland durch den Standard XRechnung definiert (§ 4 Abs. 1 ERechV). Dieser Standard ist konform zur EU EN-16931.

3.3 ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in eine PDF-Datei integriert. Man verschickt/empfängt also keine XML-Dateien, sondern für den Menschen lesbare PDF-Dateien. Zusätzlich sind die XML-Daten aber maschinenlesbar in die PDF eingebettet.

Die PDF-Datei muss dabei das schreibgeschützte Format "PDF-A3a" haben.

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland".

4 Einrichten in REFLEX

Bevor man mit REFLEX elektronische Rechnungen erzeugen kann, muss man ein paar Vorbereitungen treffen:

• Lizenz erwerben

Bis zum 31.12.2024 können Sie eine kostenlose Test-Lizenz erhalten.

Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Support.

• Angaben zur eigenen Firma eintragen.

Klicken Sie dazu auf dieses Menü:

Weitere Einzelheiten dazu gibt es hier.